در اين قسمت، مواردي كه براي ساخت برنامه مديريت دانش لازم است و فعاليت مديريت دانش كه هماهنگ و جامع‌اند معرفي می‌شوند. لزوم انجام همه اين فعالیت‌ها براي اجراي مديريت دانش، لازم نيست، بلكه بايد مواردي از آن‌ها كه با شرايط سازمان موردبررسی، تناسب بيشتري دارد را در دستور كار قرار داد. در ادامه به بررسی چگونگی طراحی یک سیستم مدیریت دانش در سازمان می‌پردازیم.
گام‌های طراحی یک سیستم مدیریت دانش
به‌طورکلی شانزده مرحله/ فعاليت بالقوه براي معرفي و پیاده‌سازی مديريت دانش وجود دارد كه بايد با توجه به شرايط سازمان، تعداد مناسبي از اين فعالیت‌ها در پیاده‌سازی مديريت دانش، انتخاب و به طور تكراري با دوره‌ای دنبال شود. اين فعالیت‌ها عبارتنداز:
- به دست آوردن پذيرش مديريت. براي موفقيت مديريت دانش، كسب پذيرش و تعهد مديريت و نيز حمايت پياپي او از طرح ، داراي اهميت فراواني است. براي به دست آوردن اين تعهد و حمايت ، گروه مديريت دانش بايد بتواند، پيوند محكمي بين طرح‌های مديريت دانش با اهداف ، احتياجات و قابلیت‌های حقيقي حال و آينده سازمان برقرار كند. نمايش اين ارتباط می‌تواند از راه‌هایی چون بيان شرايط فشارها و رقابت در بازار ، فرصت‌هایی كه مديريت دانش می‌تواند ايجاد كند تا نيازهاي سازمان در اين رابطه برآورده شود و سرانجام اينكه نمايش قابلیت‌های بالقوه مديريت دانش، می‌تواند در اين راستا ، نقش مثبتي ايفا نمايد؛ بنابراين ، تنها هنگامی‌که مديران ، اين بينش و باور را نسبت به مديريت دانش به دست آورند، می‌توان به‌طور منطقي از آنان خواست تا در اين زمينه اقدام كنند.
2.ترسيم چشم‌انداز دانش. گام بعدی برای طراحی یک سیستم مدیریت دانش، شناخت طبيعت و نقاط قوت و ضعف دارایی‌های دانش شركت و شرايط از ديد رهبري شركت و عملیات‌ها و فشارهاي بازار و فرصت‌ها.
3. برنامه‌ریزی استراتژي دانش. تعيين چگونگي حمايت مديريت دانش از استراتژي شركت يا واحد كار و ترسيم هدف‌های مديريت دانش و اولویت‌ها و منافع مورد انتظار.
4. ايجاد و تعريف گزینه‌ها و ابتكارات بالقوه وابسته به دانش. شناخت فرصت‌ها براي پيشرفت، مثل فرصت‌هایی براي افزايش درآمد، ساختن محصولات و خدمات جديد، ترميم تنگناهاي دانشي و ديگر فعالیت‌های مربوط به دانش به‌وسیله حمايت از بخش مربوط و تنظيم اولویت‌ها براي شركت و بازسازي تأثیرات و سود مورد انتظار از آن‌ها.
5. توصيف انتظارات از سود براي ابتكارات مديريت دانش. تعيين انتظارات براي اولویت‌بندی، هدايت ، اجرا و نشان دادن تأثیر تلاش‌های مديريت دانش.
6. تنظيم اولویت‌های مديريت دانش. تعيين اولویت‌ها براي فعالیت‌های مبتني بر استراتژي مديريت دانش، انتظارات براي سود خالص، احتياجات و فراهم كردن قابلیت‌ها.
7. تعيين نيازهاي كليدي دانش. شناختن دانش لازم براي ارائه كار باکیفیت در سمت‌های كليدي يا پيچيده.
8. به دست آوردن دانش كليدي. كسب دانش لازم براي كارها و عمليات حساس و مهم از درون و بيرون سازمان.
9. ايجاد برنامه‌های جامع انتقال دانش. مانند هماهنگ كردن برنامه‌های آموزشي ، ايجاد شبکه‌های تخصصي يا مبادله دانش تخصصي همچون سلسله‌مراتب نظري و استراتژی‌های ذهني براي شاغلان.
10. انتقال، توزيع و به‌کارگیری دارایی‌های دانش. سازمان دادن و انتقال دانش تخصصي به شاغلان و شكل دادن دوباره ، گسترش و بهره‌برداری از دانش به‌وسیله استفاده مؤثر از بهترين دانش در همه كارهاي روزانه و جاري.
11. ايجاد و به روز درآوردن زیرساخت مديريت دانش. ايجاد و نگهداري زیرساخت‌های لازم براي انجام مديريت دانش.
12 . اداره دارایی‌های دانش. ايجاد، تجديد، ساخت و سازمان دادن دارایی‌های دانش براي تعيين اولويت فرصت‌های دانش.
13 . ايجاد برنامه‌های تشويقي. دادن انگيزه به كارمندان براي هوشمندانه عمل كردن؛ انگیزه‌هایی چون، نوآور بودن، تسهيم دانش، تلاش براي به دست آوردن دانش( مثل دروس فراگرفته شده) يا پاسخ به درخواست‌های افراد به هنگام رويارويي با وضعیت‌های ناآشنا، مشكل و غيره.
14 . هماهنگ ساختن فعالیت‌ها و عملكردهاي مديريت دانش در سراسر سازمان. شناخت فعالیت‌های مربوط به مديريت دانش و ياري كردن آن‌ها به‌منظور هماهنگ ساختن، همكاري و تشریک‌مساعی و ايجاد قابلیت‌های باارزش.
15. تسهيل مديريت دانش متمركز بر دانش. همچون ارائه فعالیت‌های سطح بالا براي تغيير الگوي خدماتي مشتري، فرهنگ ، محيط كاري ، فلسفه و فعالیت‌های مديريت ، فعالیت‌های عملياتي ، حق تصمیم‌گیری ، گردش كار و فرصت‌هایی براي عملكرد هوشمندانه.
16 . نظارت بر مديريت دانش. ارائه بازخور در پيشرفت و اجراي برنامه و فعالیت‌های مديريت دانش. بدين منظور، در شكل ارتباط كلي بين اين فعالیت‌ها آورده و ارتباطات اصلي در آن برچسب‌گذاری شده‌اند. نقطه آغازين اين فرايند ، معرفي مديريت دانش است و فعالیت‌های ديگر، بايد از اين نقطه به بعد ، برحسب مورد انجام شود. البته هر مورد از اين فرايند كه در سازمان وجود داشته باشد، از مجموعه فعالیت‌ها حذف می‌شود.
