“چگونه مانع شکست پروژه مدیریت دانش شویم؟” عنوان مطلبی است که به موانع پیش روی اجرای پروژههای مدیریت دانش در سازمان میپردازد.
هنگامی که سازمانها در مسیر پیادهسازی مدیریت دانش گام میگذارند باید به سختیهای مسیر پیشرو آگاه باشند. همانطور که شناخت دقیق عوامل موفقیت مدیریت دانش و تمرکز بر آن میتواند چراغ راه حرکت در مسیر موفقیت باشد، شناسایی موانع پیشرو و یافتن راهکارهای مناسب برای مواجه با آن نیر تاثیر بسزایی در حرکت درست و هدفمند در این مسیر دارد.
تاکنون تحقیقات بسیار زیادی در زمینه عوامل شکست پروژههای مدیریت دانش انجام شده است و محققان از زوایای مختلفی این موضوع بسیار مهم را مورد مطالعه قرار دادند. فاکتورهای موثر بر عدم موفقیت پروژههای مدیریت دانش در بسیاری از سازمانها شبیه به هم است و تفاوت چندانی ندارد. در مطالب پیشین وب سایت گروه مشاوره مدیریت دانش دانا، چندین مقاله با محوریت عوامل شکست مدیریت دانش در سازمان تدوین شده است. اما در این مطلب و بر پایه یک تحقیق آکادمیک، عوامل شکست مدیریت دانش را در 4 بُعد با هم مرور میکنیم:
- موانع فرهنگی
- موانع محتوایی
- موانع تکنولوژی
- موانع مدیریت پروژه
موانع فرهنگی
بهطور کلی فرهنگ به ارزشها و اعتقادات اشخاص درون سازمان و نیز خود سازمان مربوط میشود. در صورتی که سازمان فرهنگ مشارکتی نداشته باشد، پروژه مدیریت دانش با موفقیت مواجه نمیشود. برخی از خطرات مهم فرهنگی شامل موراد زیر میباشد.
- تعصب فنی: با داشتن دیدی تکنولوژی محور نسبت به مدیریت دانش، همواره این خطر وجود دارد که جنبههای فرهنگی، سازمانی و نرمتر آن نادیده گرفته شود. برای مدت زمانی طولانی، این تصور غلط وجود داشت که تکنولوژی نوشداروی تمام مشکلات و مسائل مدیریت دانش است. این اشتباه از این موقعیت ناشی میشد که تکنولوژی طیف وسیعی از گزینههای آشکار و ملموس را ارائه مینماید. تکنولوژی صرفاً یک اهرم حامی تلاشهای مدیریت دانش است. .توجه زیاد به آن موجب عدم توجه به موضوعات کلیدی دیگر میشود .
- عدم تطابق سازمانی: این خطر از این حیث ناشی میشود که پروژه مدیریت دانش بر اساس استراتژی سازمانی بنیاد نهاده نشده است یا براساس نقشها و ساختارهای سازمانی موجود تنظیم نشده است.
- احتکار دانش و فقدان مشارکت دانشی: کارکنان دانش را درون سازمان به مشارکت نمیگذارند و حتی در وضعیتی بدتر تمایلی قوی جهت احتکار آن از خود نشان میدهند. البته این امر ممکن است ناشی از انگیزش پایین آنها برای مشارکت دانش و فرهنگ سازمانی حاکم باشد.
- ادراک ضعیف از استفاده مجدد دانش: کارکنان ادراکات ضعیفی از استفاده مجدد دانش دارند. استفاده مجدد دانش همانند بازتابی از فقدان خلاقیت و نوآوری شخصی اشخاص، ناپسند و مذموم شمرده میشود. به عبارتی در بسیاری از پروژههایی که به شکست منتهی شده است، استفاده مجدد و استفاده از انبار دانشی بهعنوان یک نقطه منفی در تخصص افراد و عدم کفایت افراد محسوب مییشد.
موانع محتوایی
پروژههای مدیریت دانش روی خلق ،کسب و انتشار محتوای دانش متمرکز است. بر این اساس ماهیت محتوای دانش، شکل و قالب آن به این پروژه خاص وابسته خواهد بود. برخی از انواع خطرات محتوایی شامل موارد زیر خواهد بود .
- تعریف غیر دقیق مسئله مدیریت دانش: تعریف واضحی از مسئله مدیریت دانش که بایستی حل شود و ضرورت پیاده سازی آن، وجود ندارد . به عبارتی در این نوع خطرات تیم پروژه در غیاب استفاده کنندگان واقعی مدیریت دانش درباره نیازمندیها و الزامات پروژه و بر اساس عقاید شخصی خیال پردازی مینمایند. در این نوع از خطرات حتی اگر استفاده کنندگان واقعی مدیریت دانش مشخص باشند، هیچ مفهوم واضحی از مسئله مدیریت دانش وجود ندارد.
- ساختاردهی محتوایی ضعیف: در این نوع خطرات محتوای دانشی به گونهای ساختار بندی میشود که برای وظایف موجود با معنی نبوده یا برای استفاده کنندگان مدیریت دانش قابل هضم نیست. بعنوان مثال محتوای دانشی بصورتی بخشی، ناقص و پراکنده برای گروههای مختلف استفاده کنندگان مدیریت دانش ارائه میشود.
- فقدان گستردگی، تعمیم ، ارتباط و بومی سازی: محتوای دانشی قدیمی و منسوخ و غیر مرتبط است یا برای وظایف موجود کافی نیست. در چنین مواقعی بعنوان مثال، طراحان از طراحی جدید بواسطه عدم اثربخشی آن در کمک به کاهش هزینه احتراز نموده یا تلاش کمی از جهت به روز نمودن پایگاه دانشی نشان میدهند.
- فقدان فربه سازی دانشی: در این نوع خطرات هیچ مکانیزم اثر بخشی برای فربه سازی دانش از گزارشات و مباحثات وجود ندارد. این امر بدان دلیل است که مواد مهم آموزشی و علمی گلچین و پرورانده نمیشوند و نیز مفاهیم دانشی ارزشمند همچنان پنهان و ناپیدا میمانند.
موانع تکنولوژیکی
اکثر پروژههای مدیریت دانش از نرمافزارها و تکنولوژیهای فناورانه برای ایجاد مخازن دانشی و بهبود ارتباط و تعامل میان افراد استفاده میکنند؛ اما در این زمینه چالشهایی وجود دارد که در ادامه به برخی از آنها اشاره شده است:
- جهل تکنولوژیک: در این نوع حالت درک درستی در خصوص تکنولوژی و چگونگی استفاده از آن جهت حمایت از مدیریت دانش وجود ندارد یا بینش فنی بهوضوح تعریف نشده است یا این بینش متناسب با اهداف پروژه تعریف نشده است.
- پیچیدگی فنی زیاد: در این حالت راهکارهای فناورانه بسیار پیچیده طراحی میشوند. در نتیجه زمان و تلاش بیشتری در پروژه صرف شده و به افت پروژه و هزینههای اضافی منجر خواهد شد.
- قابلیت اطمینان و استفاده از ابزار مدیریت دانش ضعیف: مدیریت دانش همواره از جانب استفاده از ابزارهای ضعیف و همچنین استفاده ضعیف استفاده کنندگان مورد نظر آسیب پذیر است. عدم اطمینان، فقدان آموزش و بهدنبال آن ناتوانی در استفاده و استفاده ضعیف از تکنولوژی میتوانند به این خطر دامن بزنند. بهعنوان مثال طراحی ضعیف یا پیچیده نرم افزار مدیریت دانش از استفاده گسترده آن در سراسر سازمان جلوگیری میکند.
موانع مدیریت پروژه
پروژههای مدیریت دانش همانند هر پروژه دیگری میتوانند از ناحیه خطرات مدیریت مدیریت پروژه آسیب پذیرند. برخی از مهمترین این خطرات شامل موارد زیر میباشد.
- کمبود تخصص: در این نوع خطرات معمولاً تخصص لازم جهت حفظ پروژه از ابعاد مختلف فنی، تجاری ، تغییر سازمانی یا مهارتهای مدیریت پروژه وجود ندارد. در این گونه موارد معمولاً سازمان افرادی با تخصص، جهت حمایت فنی و تخصص تجاری در اختیار ندارد. گرچه استفاده از نظرات تخصصی مشورتی مشاوران میتواند بدیلی برای حل مشکل باشد ولی همیشه گزینه مفیدی نیست.
- فقدان درگیری و مشارکت سازنده استفاده کنندگان و تعارض ذینفعان: در این گونه خطرات شاهد عدم درگیری و فعال بودن اعضا هستیم و بین ذینفعان پروژه تعارضاتی وجوددارد. مسلماً در برخی موارد این تعارض در بردارنده تنازعات سیاسی بین دپارتمانهای IT یا سایر بخشهای درگیر است که انرژی سرشار تیم پروژه را از همان ابتدا تحلیل میبرد.
- گسترش اتفاقی: در برخی موارد پروژه مدیریت دانش هیچ نوع استراتژی گسترش مناسبی ندارد یا بصورتی بسیار با عجله به اجرا در میآید و از پختگی لازم برخوردار نیست. موانع واقعی بالقوه در مسیر اجرا شناسایی نمیشوند و گاهی حتی در برخی سازمانها مرحله اجرای آزمایشی و مقدماتی نیز وجود ندارد.
- فقدان اندازه گیری و ارزیابی مدیریت دانش: در برخی سازمانها علی رغم تلاشهای بسیار شایسته و کافی جهت اجرا وانجام مراحل آغازی، هیچگونه تلاش نظاممندی برای پیگیری و اندازهگیری موفقیت مدیریت پروژه مذکور وجود ندارد. از هیچگونه فرصتی جهت تبلیغ و جلب توجه همگانی از داستان موفقیتهای مدیریت دانش وحتی بطور معکوس برای تصحیح اشتباهات استفاده نمیشود. همچنین مکانیزمی برای اندازهگیری شکاف عملکرد از مواضع تدوین شده حاصل از به کارگیری پروژه مدیریت دانش وجود ندارد.
منبع:
Knowledge Management Project Abandonment: An Exploratory Examination of Root Causes
