نقش حمایت رهبران در موفقیت مدیریت دانش

تجربه چندین ساله من به عنوان کارشناس، مدیر پروژه و مشاور در حوزه مدیریت دانش نشان می‌دهد که دلایل شکست پروژه‌های مدیریت دانش در کشور بسیار شبیه به هم هستند و منشاء بروز آن‌ها نیز در بیشتر مواقع«عدم حمایت کافی رهبران» سازمان است. نکته جالب توجه اینجاست که آسمان مدیریت دانش همه جا همین رنگی است! آقای نیک میلتون، مشاور برجسته مدیریت دانش نیز در یکی از کتاب‌های خود که در سال‌های اخیر منتشر کرده، آماری از دلایل شکست پروژه‌های مدیریت دانش ارائه می‌کند و «رهبری» را به عنوان یکی از 3 دلیل پرتکرار شکست مدیریت دانش برمی‌شمرد. به‌هر حال شناخت هرچه بهتر دلایل شکست به مدیران دانش و تیم‌های اجرایی مدیریت دانش در سازمان‌ها کمک می‌کند تا برای مواجه با آن‌ها آماده باشند و مسیر اشتباه را مجددا طی نکنند. در ادامه این مطلب تلاش کردم برخی از مهم‌ترین این موارد را با شما به اشتراک بگذارم.

عدم تعهد سازمانی: یکی از دلایل اصلی شکست پروژه‌های مدیریت دانش، عدم تعهد سازمانی است. اگر سازمان درک کافی از اهمیت مدیریت دانش نداشته باشد و به طور جدی به پروژه‌های مدیریت دانش روی نیاورد، احتمال شکست پروژه بسیار بالا خواهد بود. ایجاد تعهد سازمانی نسبت به مدیریت دانش امری بسیار حائز اهمیت است. برای این منظور، باید آگاهی و فهم لازم درباره اهمیت مدیریت دانش در سازمان را ایجاد کنید و سطح بالایی از تعهد و حمایت مدیریتی را فراهم آورید.

عدم حمایت رهبران سازمان: یکی از دلایل پرتکرار شکست مدیریت دانش حمایت ناکافی مدیران و رهبران سازمان از پروژه‌های بهبودی از جمله مدیریت دانش است. عدم تخصیص بودجه و منابع، عدم تعیین اهداف و رویکردهای مشخص و عدم تعهد مدیریتی قطعا می‌تواند باعث شکست پروژه شود.

نقص در ارتباطات و هماهنگی: ارتباطات نامناسب و نقص در هماهنگی بین اعضای تیم واحد متولی مدیریت دانش و همچنین ارتباط نامطلوب با سایر واحدها می‌تواند عاملی برای شکست پروژه باشد. عدم انتقال اطلاعات کافی و هماهنگی بین تیم‌ها میتواند به تدریج باعث از دست رفتن انگیزه و بروز مشکلات در اجرای پروژه مدیریت دانش شود. ایجاد فضایی برای به اشتراک گذاری اطلاعات، تجربیات و دانش بین اعضای تیم، استفاده از ابزارهای مشارکتی و استفاده از فناوری‌های ارتباطی مناسب می‌تواند در این زمینه کمک کند.

فرهنگ سازمانی: فرهنگ سازمانی زمین بازی مدیریت دانش است. برخی سازمان‌ها قبل از شروع پروژه مدیریت دانش، فرهنگ مناسبی در خصوص کار تیمی، به اشتراک‌‌گذاری دانش و همکاری ندارند. ضعف در شاخص‌های فرهنگ سازمانی مانند مقاومت در برابر تغییر، عدم انگیزه و علاقه به به اشتراک‌گذاری دانش، رقابت داخلی و عدم تشویق به همکاری و یادگیری مشترک می‌توانند شکست پروژه‌های مدیریت دانش را تسریع کنند. برای موفقیت در پروژه‌های مدیریت دانش، باید فرهنگ مناسبی در سازمان ایجاد کنید که به به اشتراک گذاری دانش، همکاری و یادگیری فعال تشویق کند. آموزش‌ها، کارگاه‌ها و فعالیت‌های تیمی می‌توانند برای ایجاد این فرهنگ مفید باشند.

عدم تجربه و دانش کافی: در برخی موارد، تیم مدیریت دانش به دلیل نبود دانش و تجربه کافی، با مشکلات مواجه می‌شود. عدم آگاهی از روش‌ها و ابزارهای مناسب برای مدیریت دانش می‌تواند عاملی برای شکست پروژه باشد. استفاده از تجربه‌ها و یادگیری‌های به دست آمده از پروژه‌های قبلی می‌تواند به موفقیت پروژه‌های آینده کمک کند.

مشکلات فنی و فناوری: مشکلات فنی و فناوری، مانند عدم سازگاری سیستم‌ها، نقص در زیرساخت‌ها و ابزارها، یا انتخاب نادرست ابزارهای مدیریت دانش، یکی از دلایل شکست پروژه است.

مدیریت نامناسب تغییر: مدیریت تغییر به عنوان یک عامل کلیدی در پروژه‌های مدیریت دانش محسوب می‌شود. عدم مدیریت مناسب تغییر، ایجاد مقاومت، عدم انطباق با تغییرات فرهنگی و سازمانی و نقض فرایند‌های ارزیابی و بازخورد می‌تواند منجر به شکست پروژه شود.

اهمال نظر به نیازهای کاربران: یکی از عوامل مهم در موفقیت پروژه‌های مدیریت دانش، توجه به نیازها و خواسته‌های کاربران و استفاده‌کنندگان نهایی است. اگر پروژه به درستی به نیازهای کاربران پاسخ ندهد و یا آن‌ها را در فرآیند طراحی و اجرا دخیل نکند، احتمال شکست مدیریت دانش بالا خواهد بود. استفاده از روش‌ها و ابزارهای مناسب برای مدیریت دانش به شکل صحیح می‌تواند در پیشبرد پروژه‌های مدیریت دانش کمک کند. بررسی و انتخاب ابزارها و فرآیندهای متناسب با نیازهای پروژه، امکان بهره‌برداری بهتر از دانش سازمان را فراهم می‌کند.

نبود استراتژی و برنامه‌ریزی مناسب: عدم وجود استراتژی و برنامه‌ریزی دقیق و مناسب برای پروژه مدیریت دانش می‌تواند به عدم هدف‌گذاری صحیح، تخصیص منابع ناکافی، و عدم مشخصیت در مسئولیت‌ها و وظایف منجر شود که در نهایت به شکست پروژه منجر می‌شود. ارزیابی و بازخورد مداوم در طول پروژه می‌تواند به شناسایی مشکلات و نواقص پروژه کمک کند و اقدامات اصلاحی را انجام دهید. بازبینی‌های منظم و جلسات گروهی برای بررسی پیشرفت پروژه و انجام تغییرات ضروری را در نظر بگیرید. این فهرست تنها چند مورد از دلایل ممکن برای شکست پروژه‌های مدیریت دانش است و بسته به شرایط و عوامل مختلف، موارد دیگری نیز ممکن است وجود داشته باشند. در هر صورت، شناخت دقیق از چالش‌ها و مواردی که ممکن است به شکست پروژه منجر شوند، می‌تواند در اجرای موفق‌تر پروژه‌های مدیریت دانش کمک کند.

برای هریک از این چالش‌ها می‌توان اقدامات بهبودی درنظر گرفت و پیش و یا حین اجرای پروژه مدیریت دانش به آن‌ها پرداخت، اما به‌طورکلی برخی اقدامات باید توسط واحد متولی مدیریت دانش مورد توجه قرار گیرد. در ادامه به برخی از این موارد اشاره شده است:

تشکیل تیم متخصص: اطمینان حاصل کنید که در تیم اجرایی مدیریت دانش، اعضایی با تجربه و تخصص متناسب حضور دارند. تشکیل یک تیم ترکیبی از افراد با تخصص‌های مختلف می‌تواند به کمک بهبود اجرای پروژه شود.

برنامه‌ریزی دقیق و مداوم: تهیه یک برنامه‌ریزی دقیق و مداوم برای پروژه مدیریت دانش اهمیت زیادی دارد. باید اهداف را مشخص کنید، مسئولیت‌ها را تعیین کنید، منابع را تخصیص دهید و زمانبندی را رعایت کنید.

مدیریت منابع: تخصیص منابع کافی و مناسب برای پروژه مدیریت دانش بسیار مهم است. از جمله منابعی که باید مدیریت شوند، زمان، بودجه، نیروی انسانی و فناوری است. اطمینان حاصل کنید که هر یک از این منابع به درستی تخصیص داده شده و مدیریت می‌شوند.

ایجاد مکانیزم‌های اندازه‌گیری و ارزیابی: تعیین شاخص‌های عملکرد و ایجاد مکانیزم‌های اندازه‌گیری و ارزیابی می‌تواند به شناسایی مشکلات و نقاط ضعف پروژه کمک کند. با استفاده از این اطلاعات، می‌توانید تغییرات و بهبودهای لازم را اعمال کنید.

مدیریت ریسک: شناسایی و مدیریت ریسک‌های مرتبط با پروژه مدیریت دانش اهمیت دارد. از پیش‌بینی و پیشگیری از ریسک‌های محتمل استفاده کنید و برنامه‌های اضطراری و اصلاحی را در نظر بگیرید.

ایجاد فرصت‌های یادگیری: در طول اجرای پروژه، فرصت‌های یادگیری را به اعضای تیم ارائه دهید. ایجاد فضایی برای به اشتراک‌گذاری دانش و تجربیات، برگزاری کارگاه‌ها و جلسات آموزشی و تشویق به یادگیری مستمر می‌تواند به بهبود پروژه کمک کند.

مدیریت تغییر: برای اجرای موفق پروژه مدیریت دانش، تغییرات فرهنگی لازم را اعمال کنید. برای ایجاد تفکر جدید، همکاری، به اشتراک گذاری دانش و یادگیری فعال، فرهنگ سازمان را تغییر دهید. برای این کار می‌توانید از مدل‌هایی مانند مدل آدکار ایده بگیرید.

تسلط بر فناوری‌های و تکنیک‌های مدیریت دانش: آشنایی و تسلط بر ابزارها، سیستم‌ها و فناوری‌های مدیریت دانش به بهره‌برداری بهتر از دانش و اطلاعات در سازمان کمک می‌کند. از فناوری‌های مناسب و ابزارهای مدیریت دانش بهره‌برداری کنید و آن‌ها را با سیستم‌های موجود در سازمان یکپارچه کنید. با شناخت تمامی این موارد شاید نیاز داشته باشید با مشاوران و متخصصان مدیریت دانش مشورت کنید تا راهکارهای خاص و مناسب برای مواجهه با عوامل شکست پروژه‌های مدیریت دانش در سازمان شما را ارائه کنند.

این افراد می‌توانند دانش و تجربه خود را در این زمینه با شما به اشتراک بگذارند و راهنمایی‌های لازم را ارائه دهند. همچنین، مهم است که در طول اجرای پروژه، به تجربیات و بازخوردهای قبلی توجه کنید و بهبودهای لازم را در روند اجرایی و فرایندهای مدیریتی اعمال کنید. از این تجربیات یاد بگیرید و از مشکلات گذشته برای پیشگیری در پروژه‌های آینده استفاده کنید.

چه انتظاری از موتور پیکان داریم؟

یکی از نقش‌های مهم در ساختار مدیریت دانش، مدیر ارشد دانش است. این نقش در سازمان‌های کشور ما کمتر مورد توجه قرار گرفته و یا به‌صورت فرمالیته به یکی از مدیران سازمان تخصیص یافته است؛ درصورتیکه مدیرارشد دانش راهبری فرایند مدیریت دانش را برعهده دارد. اگر سازمان را به مثابه یک خودرو درنظر بگیرم، مدیر ارشد دانش موتور این خودرو است. هرچقدر موتور قوی‌تر باشد، معمولا انتظار عملکرد بهتری از خودرو داریم؛ بنابراین وقتی مدیر ارشد دانش قوی انتخاب نمی‌کنیم، در عمل نباید انتظار چندانی هم از خروجی ماشین مدیریت دانش خود داشته باشیم. البته این موضوع یک متغیر وابسته است و به سایر ارکان مدیریت دانش نیز بستگی دارد.

مدیر ارشد دانش چه وظایفی برعهده دارد؟

مدیر ارشد دانش (Chief Knowledge Officer) نقش بسیار مهمی در موفقیت مدیریت دانش دارد. وظایف و نقش مدیر ارشد دانش ممکن است در سازمان‌ها متفاوت باشد، اما در کل عملکرد آن‌ها به بهبود استراتژی‌ها، فرآیندها و عملکرد مدیریت دانش و تسهیل بهره‌برداری بهینه از دانش در  سازمان متمرکز می‌شود. در زیر، چند نقش کلیدی مدیر ارشد دانش را معرفی می‌کنم:

تدوین و اجرای استراتژی‌های مدیریت دانش: مدیر ارشد دانش مسئول تعیین استراتژی‌ها و اهداف مدیریت دانش در سازمان است. او باید با توجه به اهداف سازمانی، نیازهای دانش و فرصت‌ها، استراتژی‌های مناسبی را تدوین و برای اجرا در سازمان به کار ببرد.

بهبود فرهنگ مدیریت دانش: مدیر ارشد دانش باید فرهنگ مدیریت دانش را در سازمان ترویج دهد. او باید از اعضای سازمان حمایت کند، آگاهی را افزایش دهد و همکاری بین اعضا را تشویق کند. فرهنگ مدیریت دانش باید به اشتراک گذاری دانش، یادگیری مستمر، نوآوری و تسهیل دسترسی به دانش متمرکز شود.

تعیین و مدیریت سیستم‌ها و فرآیندهای مدیریت دانش: مدیر ارشد دانش مسئول تعیین و پیاده‌سازی سیستم‌ها، فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش در سازمان است. او باید سیستم‌های مناسب را برای جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره، جستجو، به اشتراک گذاری و استفاده از دانش ایجاد کند و فرآیندهای مدیریت دانش را برای بهینه‌سازی استفاده از دانش در سازمان تعیین کند.

تسهیل انتقال دانش: مدیر ارشد دانش باید فرآیندها و روش‌های مناسبی را برای انتقال دانش در سازمان تعیین کند. او باید از فرصت‌های به اشتراک‌گذاری دانش، آموزش و تربیت، کارگاه‌ها و جلسات آموزشی بهره‌برداری کند تا دانش بهینه‌تری به اعضای سازمان منتقل شود.

ایجاد شبکه‌های دانش: مدیر ارشد دانش باید ایجاد شبکه‌ها و ارتباطات موثر بین اعضای سازمان را تسهیل کند. ایجاد فضاهایی برای به اشتراک گذاری دانش، تعامل، تبادل اطلاعات و همکاری میان اعضا، به تسریع جریان دانش و افزایش ارزش دانش در سازمان کمک می‌کند.

اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد: مدیر ارشد دانش باید شاخص‌های عملکرد مدیریت دانش را تعیین کند و عملکرد سازمان در زمینه مدیریت دانش را اندازه‌گیری و ارزیابی کند. این شاخص‌ها می‌توانند شامل به اشتراک گذاری دانش، تسهیل یادگیری و نوآوری، بهبود عملکرد سازمانی و ارزش‌آفرینی باشند.

نقش مدیر ارشد دانش در موفقیت مدیریت دانش بسیار حائز اهمیت است. این فرد با تعیین استراتژی‌های صحیح، پیاده‌سازی سیستم‌ها و فرآیندهای مناسب، ایجاد فرهنگ مدیریت دانش و تسهیل بهره‌برداری از دانش، می‌توانند به بهبود عملکرد و موفقیت در مدیریت دانش در سازمان کمک کند.

مدیر ارشد دانش بهتر است از چه واحدی انتخاب شود؟

انتخاب واحد مناسب برای مدیر ارشد دانش بستگی به ساختار و نیازهای سازمان دارد. در برخی سازمان‌ها، مدیر ارشد دانش ممکن است در واحد مدیریت دانش یا واحد استراتژی و نوآوری مشغول به کار باشد. در دیگر سازمان‌ها، این نقش می‌تواند به عنوان یک پست اجرایی در واحد عملیات، راهبرد، توسعه کسب و کار یا تحقیق و توسعه وجود داشته باشد. آنچه در انتخاب مدیرارشد مهم است، میزان نفوذ او در رده مدیران ارشد سازمان است. هرچقدر مدیر ارشد دانش مدیر قوی‌‎تری در سازمان باشد، مدیریت دانش هم قدرت نفوذ بیش‌تری خواهد داشت.

مدیر ارشد دانش باید دانش و تخصص قوی در زمینه مدیریت دانش، روش‌های یادگیری، فرآیندهای انتقال دانش و فناوری‌های مرتبط با مدیریت دانش داشته باشد. همچنین، آشنایی با زمینه کسب و کار سازمان نیز مفید است. علاوه بر این مدیر ارشد دانش باید مهارت‌های مدیریتی قوی از جمله برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، ارتباطات، تیم‌سازی و مدیریت تغییر را داشته باشد. او باید بتواند فرآیندها را طراحی و پیاده‌سازی کند و با تمامی اعضای سازمان همکاری کند.

با توجه به نیازهای و ویژگی‌های سازمان خود، می‌توانید واحدی را برای مدیر ارشد دانش انتخاب کنید که بهترین تطابق را با نیازهای سازمان و وظایف مدیر ارشد دانش داشته باشد. همچنین، امکان تعیین نقش مدیر ارشد دانش در سازمان شما به میزان تمرکز و اهمیتی که سازمان بر مدیریت دانش قائل است، بستگی دارد.

برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.