شکاف دانشی عبارت است از اختلاف بین آنچه میدانیم و آنچه باید بدانیم؛ هنگامیکه یک شکاف دانش شناسایی میشود، به این معنی است که برای پر کردن این شکاف به تحقیقات، آموزش یا آموزش بیشتر نیاز است. بهعبارتدیگر، شکاف دانشی به اختلاف بین دانش فعلی و دانش لازم یا موردنیاز برای حل یک مشکل یا انجام یک وظیفه اشاره دارد. بهعبارتدیگر، شکاف دانشی به موقعیتی اشاره دارد که یک فرد یا سازمان دانش موردنیاز برای انجام یک کار خاص را ندارد.
بهمنظور مدیریت شکاف دانشی، میتوان از ابزارهای مختلفی استفاده کرد. یکی از این ابزارها، سامانههای مدیریت دانش یا Knowledge Management Systems (KMS) هستند. سامانههای مدیریت دانش با جمعآوری، ذخیره و به اشتراکگذاری دانش و اطلاعات درون سازمان، به کاهش شکاف دانشی کمک میکنند. با استفاده از یک سامانه مدیریت دانش، کارکنان میتوانند بهطور سریع و آسان اطلاعات و دانش موردنیاز برای انجام کار خود را پیدا کنند و به اشتراک بگذارند. این کار باعث میشود که دانش و تجربیات کارکنان در سازمان جمعآوریشده و بهبود کیفیت کار و کارایی به دست میآید. همچنین، استفاده از سامانههای مدیریت دانش به شکل مرتب، منظم و منسجمی به جمعآوری دانش و اطلاعات کمک میکند و باعث میشود که دانش موردنیاز بهصورت مستمر و مداوم بهروزرسانی شود. این کار باعث میشود که شکاف دانشی کاهش یابد و درنتیجه بهبود کیفیت کار و رشد سازمان حاصل شود.
گامهای کلی برای شناسایی و کاهش شکاف دانشی به شرح زیر میباشد:
- شناسایی شکاف دانشی: این گام شامل شناسایی و تعریف مسئله دقیق و مشخصی است که نیاز به دانش و تجربه دارد.
- جمعآوری دانش: در این مرحله، باید دانش و تجربیاتی که در رابطه با مسئله موجود است را جمعآوری کرد. این دانش میتواند از کارکنان، مشتریان، رقبا و سایر منابع درون یا خارج از سازمان جمعآوری شود.
- ساختاردهی دانش: در این گام، باید دانش جمعآوریشده را ساختاردهی کرد تا بهآسانی در دسترس باشد. برای این کار، میتوان از روشهای مختلفی مانند دستهبندی، تفکیک و دستهبندی بر اساس موضوع، سطح دسترسی و دیگر معیارهای مرتبط استفاده کرد.
- به اشتراکگذاری دانش: در این گام، باید دانش ساختاردهی شده را بهصورت مناسب به اشتراک گذاشت. میتوان از روشهای مختلفی مانند سامانههای مدیریت دانش، دورههای آموزشی، کارگاههای آموزشی و نشریات داخلی استفاده کرد.
- پیشگیری از شکاف دانشی: در این گام، باید برنامههایی برای پیشگیری از شکاف دانشی و بهروزرسانی دائمی دانش اجرا کرد. بهعنوانمثال، میتوان برای آموزش کارکنان و بهروزرسانی مداوم دانش و تجربیات آنها برنامههایی طراحی کرد.
- ارزیابی و بهبود: در این گام، باید ارزیابی و بازبینی دائمی برای برنامهها و فرآیندهای مدیریت دانش انجام شود. با انجام ارزیابی، میتوان بهدقت اندازهگیری میزان کاهش شکاف دانشی و بهبود کارایی برنامهها را داشت. برای بهبود برنامهها و فرآیندهای مدیریت دانش، باید از نتایج ارزیابی استفاده کرد و بهروزرسانیهای لازم را انجام داد.
با انجام این گامها، سازمان میتواند بهدقت شکاف دانشی خود را شناسایی کرده و برنامههایی برای کاهش آن تدوین کند. علاوه بر این، با استفاده از روشهای مناسب برای ساختاردهی و بهاشتراکگذاری دانش، سازمان میتواند بهطور موثری از دانش خود بهره ببرد و در برابر مشکلات و چالشهای جدید، اقدام کند.
مدلهای شناسایی شکاف دانشی
مدلهای مختلفی برای شناسایی شکاف دانشی وجود دارند. در زیر، چند مدل رایج را برای شناسایی شکاف دانشی معرفی میکنیم:
- مدل Nonaka و Takeuchi: این مدل چهار نوع دانش را شناسایی میکند: دانش ضمنی، دانش صریح، دانش تجربی و دانش روابطی. این مدل به این نتیجه رسیده است که بیشترین شکاف دانشی در بین دانش ضمنی و صریح وجود دارد.
- مدل Bukowitz و Williams: این مدل شش شکاف دانشی را شناسایی کرده است: شکاف بین دانش فردی و سازمانی، شکاف بین دانش متصل و انفصالی، شکاف بین دانش تصویری و غیر تصویری، شکاف بین دانش توسعه و عملیات، شکاف بین دانش استراتژیک و تاکتیکی، و شکاف بین دانش درون و بیرون سازمان.
- مدل Wiig: در این مدل، شکاف دانشی را به سه دسته تقسیم میکند: شکاف دانش افراد و سازمان، شکاف دانش بین واحدهای سازمانی، و شکاف دانش بین سازمان و مشتریان و بازار.
- مدل Probst و Raub و Romhardt: این مدل شش شکاف دانشی را شناسایی کرده است: شکاف دانش بین مدیران و کارکنان، شکاف دانش بین واحدهای سازمانی، شکاف دانش بین سازمان و بازار، شکاف دانش درون و بیرون سازمان، شکاف دانش بین دانش فنی و دانش مدیریت، و شکاف دانش بین دانش افراد و دانش سازمان
چالشهای شناسایی شکاف دانشی
علیرغم اهمیت شکاف دانش و وجود مدلها و روشهای مختلف، برای شناسایی شکاف دانش چالشهایی نیز وجود دارد که در ادامه به برخی از آنها اشارهشده است:
- مقاومت در برابر تغییر: پرداختن به شکافهای دانش اغلب مستلزم ایجاد تغییراتی در رویهها یا سیاستهای موجود است. مقاومت در برابر تغییر از سوی ذینفعان داخل یا خارج سازمان میتواند مانع مهمی برای رسیدگی به شکافهای دانش باشد. بر اساس تجارب بهدستآمده در سازمانهای ایرانی، برخی از مدیران و افراد کلیدی قدیمی سازمان، با خو گرفتن به روشهای سابق خود، آن را معیار و فیل مقدس تلقی میکنند و اجازه تغییر و نوآوری را به سازمان نمیدهند. همین امر، انجام پروژه شکاف دانشی را با چالش مواجه میکند.
- منابع محدود: سازمانها ممکن است منابع محدودی مانند بودجه، پرسنل یا زمان برای رسیدگی به شکافهای دانش داشته باشند. این امر میتواند انجام تحقیق، توسعه مداخلات یا انتشاریافتهها را دشوار کند.
- سیلوها و پراکندگی: شکافهای دانش زمانی ایجاد میشوند که بخشهای مختلف یک سازمان بهطور مؤثر اطلاعات را به اشتراک نمیگذارند یا با یکدیگر همکاری نمیکنند. این میتواند به سیلوها و پراکندگی منجر شود، جایی که دانش و تخصص بهطور کامل مورداستفاده قرار نمیگیرد.
- سیستمهای پیچیده: شکافهای دانش میتوانند پیچیده و چندوجهی باشند و سطوح متعددی از تأثیر، عوامل و تعاملات را شامل شوند. پرداختن به این شکافها نیازمند یک رویکرد سیستمی است که زمینه گستردهتر و ارتباطات متقابل بین اجزای مختلف را در نظر میگیرد.
- عدم استقبال از سوی ارکان سازمان: پرداختن به شکافهای دانش اغلب مستلزم حمایت ذینفعان ازجمله سیاستگذاران، متخصصان و کارکنان است. بدون حمایت آنها، مداخلات یا سیاستها ممکن است اجرا یا تداوم پیدا نکنند.
- دادههای محدود: پرداختن به شکافهای دانش ممکن است به جمعآوری دادههای جدید نیاز داشته باشد، اما این میتواند پرهزینه و زمانبر باشد. علاوه بر این، منابع داده موجود ممکن است ازنظر دامنه یا کیفیت محدود باشند، که درک کامل مشکل را دشوار میکند.
- تخصص محدود: رسیدگی به شکافهای دانش ممکن است به دانش یا تخصص تخصصی نیاز داشته باشد که در سازمان در دسترس نیست. این امر میتواند طراحی مداخلات یا سیاستهای مؤثر را دشوار کند.
این چالشها میتوانند شناسایی و رفع شکافهای دانش را برای سازمانها دشوار کنند. بااینحال، سازمانها با آگاهی از این چالشها و توسعه استراتژیهایی برای غلبه بر آنها، میتوانند توانایی خود را در تولید و بهکارگیری دانش برای بهبود نتایج بهبود بخشند.
زیمنس، نمونه موفق در مدیریت شکاف دانشی
شرکتهای موفق در حوزه مدیریت دانش از ابزار شکاف دانشی بهطور مؤثر استفاده میکنند ازجمله شرکت زیمنس بهعنوان یکی از شرکتهای پیشرو در حوزه مدیریت دانش از روشهای مختلفی برای شناسایی و تحلیل شکافهای دانشی استفاده میکند. در زیر، چند روش مورداستفاده شرکت زیمنس برای شناسایی و تحلیل شکاف دانشی ذکرشده است:
- بررسی وضعیت کنونی دانش: در این روش، شرکت زیمنس ابتدا به بررسی وضعیت کنونی دانش در سازمان میپردازد. بهعنوانمثال، میتوان به بررسی سطح دانش کارکنان و مدیران، میزان بهروزرسانی دانش در سازمان، نحوه انتقال دانش در سازمان و … اشاره کرد.
- بررسی مشتریان و بازار: شرکت زیمنس برای شناسایی شکاف دانشی، به بررسی نیازهای مشتریان و بازار نیز میپردازد. این بررسی شامل بررسی نیازهای مشتریان، رقبا و روند بازار است.
- مصاحبه با کارکنان و مدیران: در این روش، شرکت زیمنس از مصاحبه با کارکنان و مدیران استفاده میکند. این مصاحبهها به دست آوردن اطلاعاتی از دیدگاه افراد درباره شکاف دانشی در سازمان کمک میکند.
- برگزاری کارگاهها: شرکت زیمنس برای شناسایی و تحلیل شکاف دانشی، کارگاههای آموزشی برگزار میکند. در این کارگاهها، کارکنان و مدیران با یکدیگر درباره موضوعات مختلف مرتبط با شکاف دانشی گفتگو میکنند و نظرات خود را بیان میکنند.
- استفاده از نرمافزارهای مدیریت دانش: شرکت زیمنس برای شناسایی و تحلیل شکاف دانشی، از نرمافزارهای مدیریت دانش نیز استفاده میکند. این نرمافزارها به شرکتها کمک میکنند تا دانشهای موجود در سازمان را مدیریت کنند و برای کارکنان و مدیران سازمان بهراحتی قابلدسترسی باشند. با استفاده از این نرمافزارها، شرکت زیمنس میتواند دانشهای موجود در سازمان را بهتر بشناسد و شکافهای دانشی را شناسایی کند. همچنین، این نرمافزارها به شرکتها کمک میکنند تا دانشها را بهروزرسانی کرده و در اختیار کارکنان و مدیران سازمان قرار دهند تا از آنها بهدرستی استفاده کنند و از طریق آنها مشکلات و شکافهای دانشی را برطرف کنند.
علاوه بر موارد مطرحشده، شرکت زیمنس یک مدل تحلیل شکاف دانشی[1] را برای تحلیل شکاف دانشی ابداع کرده است. این مدل شامل ۵ گام اصلی است که در زیر توضیح دادهشده است:
۱. تشخیص موضوع: در این گام، موضوعاتی که در ارتباط با شکاف دانشی موردبررسی قرار میگیرند، شناسایی میشوند و از بین این موضوعات، موضوع اصلی مدنظر برای تحلیل شکاف دانشی مشخص میشود.
۲. تحلیل محتوا: در این گام، محتوای مرتبط با موضوع اصلی، شناسایی و تحلیل میشود. این تحلیل ممکن است شامل بررسی مقالات علمی، گزارشها، دستورالعملها و سایر منابع مرتبط با موضوع باشد.
۳. تعیین میزان شکاف دانشی: در این گام، میزان شکاف دانشی بین دانش فعلی و دانش موردنیاز برای توسعه موضوع موردبررسی تعیین میشود. برای این کار، مقایسه بین دانش فعلی و دانش موردنیاز صورت میگیرد.
۴. تحلیل علل و عوامل شکاف دانشی: در این گام، عوامل و علل موجود در شکاف دانشی شناسایی میشوند. این عوامل ممکن است شامل نوع شکاف دانشی، عدم دسترسی به منابع مناسب، عدم ارتباط بین اعضای گروه و یا تفاوتهای فرهنگی باشند.
۵. تدابیر اصلاحی: در این گام، تدابیر اصلاحی برای کاهش یا رفع شکاف دانشی پیشنهاد میشوند. این تدابیر ممکن است شامل ارتقای ارتباطات بین اعضای گروه، توسعه منابع آموزشی باشد.
[1] Knowledge Gap Analysis Model