آیا می‌توان جوابی فراگیر به این پرسش داد که پیاده‌سازی مدیریت دانش چقدر طول می‌کشد؟ و برای آن زمانی قطعی تعیین کرد؟ در دنیای دیجیتال مدرن امروزی ما، هر کسب‌وکار کوچک یا بزرگ دارای حجم زیادی از اطلاعات و داده است و هر روز که می‌گذرد حجم این اطلاعات در حال افزایش است. دانش ضربان قلب تمام تصمیماتی است که در سازمان شما گرفته می‌شود. حفظ حافظه سازمانی و دانشی سازمان از مهمترین دارایی‌های سازمان‌ها به شمار می‌آید و راهکار مناسب برای حفظ این سرمایه ناملموس، پیاده‌سازی مدیریت دانش است. عدم توجه به مدیریت دانش موجب اتلاف وقت، هزینه و دوباره‌کاری شده و در بر رشد سازمان تاثیر منفی می‌گذارد. در دنیای دیجیتال مدرن امروزی ما، هر کسب‌وکار کوچک یا بزرگ دارای حجم زیادی از اطلاعات و داده است و هر روز که می‌گذرد حجم این اطلاعات در حال افزایش است. دانش ضربان قلب تمام تصمیماتی است که در سازمان شما گرفته می‌شود. حفظ حافظه سازمانی و دانشی سازمان از مهمترین دارایی‌های سازمان‌ها به شمار می‌آید و راهکار مناسب برای حفظ این سرمایه ناملموس، پیاده‌سازی مدیریت دانش است. عدم توجه به مدیریت دانش موجب اتلاف وقت، هزینه و دوباره‌کاری شده و در بر رشد سازمان تاثیر منفی می‌گذارد.
پیاده‌سازی مدیریت دانش می‌تواند به جلوگیری از هدر رفت زمان، منابع مالی و سایر منابع سازمان منجر شود و در مقابل، اجرای صحیح تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت دانش می‌تواند نتایج ارزشمندی را برای سازمان خلق کند. مدت زمان لازم برای پیاده‌سازی مدیریت دانش به فرآیندهای سازمان و میزان اطلاعات و داده‌هایی که در حال حاضر در اختیار دارید، جمع‌آوری می‌کنید و می‌خواهید در سیستم مدیریت دانش مدیریت کنید بستگی دارد. هیچ رویکرد یکسانی برای مدت زمان اجرای سیستم مدیریت دانش وجود ندارد و بازه زمانی آن به عوامل مختلفی بستگی دارد. در برخی سازمان‌ها به‌ویژه استارت‌آپ‌های کوچک‌تر، پیاده‌سازی خیلی سریع و یکپارچه اتفاق می‌افتد؛ درصورتی‌که ممکن است در سازمان‌های بزرگ‌تر که طبیعتاً پیچیده‌تر هستند، پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز سیستم مدیریت دانش ماه‌ها و سال‌ها طول بکشد.
چگونه پیاده پیاده‌سازی مدیریت دانش را تسهیل کنیم؟
برای پیاده‌سازی مدیریت دانش مدل‌ها و چارچوب‌های مختلفی وجود دارد که ازجمله مهمترین آن‌ها می‌توان به APQC و APO اشاره کرد. هر سازمانی بسته به نوع فعالیت‌ها و ماموریت‌های خود می‌تواند از این مدل‌ها بهره ببرد، اما در تمامی مدل‌ها برخی نکات پایه‌ای وجود دارد که توجه به آن می‌تواند فرایند پیاده‌سازی مدیریت دانش را تسهیل کند. در ادامه برخی از این موارد را مرور می‌کنیم:
1-هدف سازمان از پیاده‌سازی مدیریت دانش را تعیین کنید
قبل از انتخاب تکنیک‌ها و یا ابزارهای مدیریت دانش و انجام فرآیند پیاده‌سازی، باید اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت خود را شناسایی کنید؛ اهدافی که مشکلات کلان سازمان شما را در نظر می‌گیرد و از فرآیندهایی که سازمان را به موفقیت سوق می‌دهد حمایت می‌کند. مطمئن شوید که اهداف مدیریت دانش شما در مسیر درست قرار گرفته‌است و اهداف بلندمدت شما به تصویری که برای آینده سازمان خود در نظر گرفته‌اید کمک می‌کند.
2- بیش‌ازاندازه به تکنولوژی توجه نکنید!
استفاده تنها از تکنولوژی و یا به بیان ساده‌تر، نرم‌افزار مدیریت دانش به‌تنهایی کاربردی نیست و با احتمال بسیار زیاد مدیریت دانش را با شکست مواجه می‌کند و این چیزی است که بسیاری از سازمان‌ها از درک آن ناتوان هستند. فناوری‌های مدیریت دانش ابزارهایی هستند که می‌توانند فرایند مدیریت دانش را تسهیل کنند، به همین دلیل جاری‌سازی فرایند در اولویت بالاتری قرار دارد. برای ایجاد یک نظام درست مدیریت دانش باید پیش از تهیه نرم‌افزار، به ابعاد زیر توجه کنیم.
- کارکنان: مهمترین رکن پیاده‌سازی مدیریت دانش در هر سازمانی، کارکنان آن هستند. برای موفقیت در سفر مدیریت دانش باید سطح توانایی و آگاهی کارکنان خود را افزایش دهید و آموزش‌های لازم را به آن‌ها ارائه کنید.
- فرآیندها: فرایندها به شما کمک می‌کنند تا بهترین شیوه‌ها را برای تسهیل جمع‌آوری، سازمان‌دهی، مدیریت، به اشتراک‌گذاری دقیق دانش و بهبود عملکرد دانش کارکنان ایجاد کنید.
- محتوا: محتوا، نحوه کنترل و اصلاح ساختارهای سازمانی را برای تسهیل دانش و خبرگی بین واحدی مشخص می‌کند.
- اندازه‌گیری: همه فعالیت‌های مدیریت دانش باید به‌طور مداوم اندازه‌گیری، تجزیه‌وتحلیل شوند تا بهبود مستمر و حداکثر سود برای سازمان حاصل شود.
دانستن این نکته مهم است که فناوری به‌تنهایی نمی‌تواند راه‌حل جامعی ارائه دهد. قبل از شروع پروژه مدیریت دانش باید مطمئن شوید برای 4 موضوع بالا راهکارهایی دارید و پس‌ازآن وارد مقوله پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش شوید.
3-برای تغییر آماده شوید
مدیریت دانش فقط پیاده‌سازی یک نرم‌افزار مدیریت دانش نیست، بلکه تغیر در نگرش و روش کاری کارکنان سازمان است تا دانش خود را توسعه دهند و به اشتراک بگذارند. توجه به رویکردهای مدیریت تغییر یکی از مهمترین موضوعاتی است که بر پیاده‌سازی موفق نظام مدیریت دانش اثرگذار است. با دور شدن از نگرش «دانش قدرت است» که اشتراک دانش را از طریق پاداش دادن به عملکرد فردی محدود می‌کند.
شما شروع به کسب حداکثر سود از مدیریت دانش خودکرده و به سمت فرهنگ‌سازمانی دانش‌محور حرکت می‌کنید. اغلب، سازمان‌ها از این موضوع غافل هستند و نمی‌توانند برای تغییراتی که مدیریت دانش ایجاد می‌کند، آماده شوند. ممکن است کارکنان در برابر این تغییرات مقاومت کنند اما مهم این است که شما در انجام این امر پشتکار داشته باشید.
4-برای پیاده‌سازی مدیریت دانش آماده شوید
پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش به حمایت رهبری و تخصیص منابع نیاز دارد. اگر آمادگی کافی برای چالش‌های پیشرو دارید، باید این را بدانید که پیاده‌سازی این نظام مدیریتی چندان دشوار نخواهد بود. در ابتدای مسیر پیاده‌سازی مدیریت دانش حتما با مقاومت‌هایی روبرو می‌شوید، اما زمانی که سازمان شما مزایا و ارزشی که مدیریت دانش برای کارکنان به همراه دارد را درک کند و آن را به اطلاع کارکنان برساند، احتمالاً مقاومت کمتری از سمت کارکنان وجود خواهد داشت. همان‌طور که فرآیند پیاده‌سازی را طی می‌کنید و با مدیریت دانش دست‌وپنجه نرم می‌کنید در مورد مزایای کوتاه‌مدت آن فکر کنید و به تمرکز بر اهداف بلندمدت سازمان خود ادامه دهید.
پیاده‌سازی مدیریت دانش لازم نیست پیچیده باشد
پیاده‌سازی نیاز به تمرکز، رهبری و منابع دارد اما نیازی نیست آن را پیچیده کنید. با آماده‌سازی بسترهای موردنیاز، فرآیند اجرایی مدیریت دانش خیلی سریع‌تر و کارآمدتر انجام می‌شود. اگرچه مدت‌زمان پیاده‌سازی به عوامل مختلفی بستگی دارد اما می‌توانید کارهایی برای ساده‌سازی فرآیند اجرایی انجام دهید. سازمان‌هایی که سریعاً دست‌به‌کار می‌شوند و یک نظام مدیریت دانش را پیاده‌سازی می‌کنند، فواید آن را مشاهده می‌کنند و به‌راحتی داده و اطلاعات خود را مدیریت می‌کنند، تصمیمات بهتری می‌گیرند و درنهایت نتایج مفید آن را برای سازمان خود مشاهده می‌کنند.
