پیدا کردن تعریفی برای مدیریت دانش مشکل است و هیچ تعریف مشخص که به طور جهانی مورد توافق باشد وجود ندارد . یک مشکل معمول در تعریف مدیریت دانش این است که تعریف دانش به‌اندازه‌ای وسیع است که تقریباً هر چیزی که اجازه درک مفاهیمی را بدهد که فرد برای کارکرد اثربخش در این جهان بدان نیاز دارد، می‌تواند مدیریت دانش نامیده شود. سختی ارائه تعریف مشخص از مدیریت دانش موجب شده تا صاحب‌نظران بر اساس تجارب خود و دیدگاه‌های مختلف، تعاریف گوناگونی را بیان کنند. ازاین‌رو یک تعریف جهان‌شمول که تمامی صاحب‌نظران بر سر آن توافق نظر داشته باشند ، وجود ندارد. در این مقالبه مروری بر چند تعریف کلاسیک مدیریت دانش خواهیم داشت. برای مثال، داون پورت، مدیریت دانش را به‌عنوان جمع‌آوری، توزیع و استفاده کارا از منابع دانش تعریف کرده است .
اودل و گری سون، مدیریت دانش را به‌عنوان یک استراتژی که باید در یک سازمان ایجاد شود تا اطمینان حاصل شود که دانش به افراد مناسب در زمان مناسب می‌رسد و آن افراد آن دانش را تسهیم کرده و از اطلاعات بر ای اصلاح عملکرد سازمان استفاده می‌کنند ؛ تعریف می‌کند. ازنظر بت ، مدیریت دانش، فرایند خلق، تأیید، ارائه و توزیع و کاربرد دانش می‌باشد. بون فور ، مدیریت دانش را به‌عنوان مجموعه‌ای از رویه‌ها، ز زیرساخت‌ها و ابزارهای فنی و مدیریتی می‌داند که در جهت خلق، تسهیم و به‌کارگیری اطلاعات و دانش در درون و بیرون سازمان طراحی‌شده‌اند . اَمین و همکارانش نیز تعریفی نزدیک به تعریف بون فور ارائه می‌کنند : “فرایندها و فناوری‌ها برای جذب، تسهیم و به‌کارگیری دانش جمعی به‌منظور اتخاذ تصمیمات بهینه در زمان مناسب. “در اینجا، زمان مناسب، به معنی زمان موجود برای تصمیم‌گیری در مورد یک عمل است که ازنظر مادی بر نتیجه تأثیر می‌گذارد. با توجه به این تعریف؛ شولام برگر هدف نهایی از مدیریت دانش را چنین بیان می‌کند: “هر آنچه را که در جایی یاد می‌گیرید، در همه جا بکار برید .” تحقق این مقصود، متکی به ادغام فناوری، فرایندها و سرمایه‌های ذهنی افراد و سپس تبدیل این نتایج به یک عمل مؤثر و مشخص می‌باشد. ابتدایی‌ترین تعریف از مدیریت دانش عبارت است از: یافتن راهی جهت خلق، از ، شناسایی، شکار و توزیع دانش سازمانی به افراد نیازمند طرف دیگر، بهره‌وری و کیفیت آمریکا، مدیریت دانش را فرآیند گسترده کسب، سازمان‌دهی، انتقال و استفاده از اطلاعات در سازمان می‌داند.
بت مدیریت دانش را فرآیند تسهیل امور مربوط به دانش مانند خلق، ضبط، انتقال و استفاده از دانش می‌داند. به نظر وی، مدیریت دانش شامل طیفی از فعالیت‌ها، یادگیری، همکاری و آزمایش گرفته تا اتحاد مجموعه‌های مختلف کاری و اجرایی است. ازنظر روبرت لوکان، مدیریت دانش عبارت است از استفاده از اطلاعات برای دستیابی به واقعیت کسب‌وکار؛ مدیریت دانش فعالیتی سازمانی بوده که هدف آن ایجاد محیطی اجتماعی و زیربنایی فنی است که بتوان در این محیط، دانش تولید کرد، به آن دسترسی داشت و دیگران را در آن سهیم ساخت.
البته نباید مدیریت دانش را با مدیریت داده‌ها اشتباه گرفت . تفاوت عمیقی بین مدیریت داده که مختص به فناوری و فرایند می‌باشد) و مدیریت دانش (که بر افراد و تعاملات و همکاری‌شان متمرکز است وجود دارد . این فاصله بین مدیریت دانش و داده‌ها، تنها زمانی برطرف می‌شود که سازمان درزمینه یک فرهنگ جامع تسهیم دانش سرمایه‌گذاری کرده و به آن نیز متعهد باشد . امروزه پیشرفت قابل‌توجه‌ای در راستای ایجاد چنین فرهنگ‌هایی در حال انجام است، اما فاصله بسیاری مانده است تا این کار به طور کامل صورت گیرد. دانش برخلاف دیگر منابع، نامتناهی است و با استفاده بیشتر، حجم آن افزایش می‌یابد و در ذهن افراد جای دارد. تمرکز مدیریت دانش بر روی افراد است و بر افراد به‌عنوان منابع دانش تأکید دارد. تلاش مدیریت دانش در آشکار کردن سرمایه‌های ضمنی و ناملموس و به کار بردن آن‌ها برای بقای سازمان و مزیتی در عرصه رقابت سازمانی است.
- توانایی ارزیابی تصمیمات گرفته شده بر روی منابع ضمنی و مفهومی سازمان،
- هدایت دید ما به‌سوی مشکلات موجود و کمک به فهم دقیق از واقعیت‌ها،
- فراهم ساختن شرایط و لوازم تجزیه‌وتحلیل موقعیت،
- توسعه دادن معیارهایی برای اندازه‌گیری موقعیت،
- سازوکاری با سیستم و منابع موجود برای حل کردن مسائل و چالش‌ها،
- توانایی رمزگذاری به‌وسیله زبان سازمانی تا بتوان آن را برای هر زمانی که لازم باشد به کار برد. مدیریت دانش باید به مدیران این توانایی را بدهد تا منابع دانش را بشناسند و عقاید عملی را که قابل اجرا شدن هستند را تحریک کنند. مدیریت دانش را فرآیند تسهیل امور مربوط به دانش مانند خلق، ضبط، انتقال و استفاده از دانش می‌دانند.
- دانش تنها به‌عنوان دارایی کلیدی در سازمان‌ها مطرح نیست، بلکه به‌عنوان مهمترین عامل تعیین‌کننده رشد اقتصادی، شناخته می‌شود. وی همچنین اعتقاد دارد که از پیوند فناوری‌های جدید با مهارت-های منحصربه‌فرد و تجربه کارکنان، منبعی از انرژی پدید می‌آید که مدیریت دانش را به پیش خواهد برد.
جامع‌ترین تعریف کلاسیک مدیریت دانش
در یک تعریف خوب، مدیریت دانش عبارت از تلفیقی از کسب و ذخیره‌سازی دانش آشکار، همراه با مدیریت سرمایه‌های فکری است. دالکر با بررسی بیش از صد تعریف منتشرشده درباره مدیریت دانش در سه دیدگاه آن‌ها را خلاصه کرده است:
- دیدگاه کسب‌وکار: مدیریت دانش فعالیتی تجاری است که دو جنبه اصلی دارد. توجه به عنصر دانش فعالیت‌های کسب‌وکار به‌عنوان جزء آشکار کسب‌وکار که در استراتژی، خط‌مشی، و رویه در همه سطوح سازمان منعکس می‌شود، و همچنین ایجاد رابطه مستقیم بین سرمایه‌های فکری و نتایج مثبت کسب‌وکار. از همین دیدگاه، مدیریت دانش یک رویکرد تلفیقی و همکارانه برای خلق، کسب، سازمان‌دهی، دسترسی و استفاده از سرمایه‌های فکری سازمان است.
- دیدگاه علم شناختی یا علم دانش: دانش– بینش‌ها، ادراکات، و دانش فنی کاربردی- منبعی اساسی است که به ما امکان می‌دهد به شکل هوشمندانه عمل کنیم. در طول زمان، دانش مهم به اشکال دیگر-مثل کتب، فناوری، رویه‌ها، و سنن- در درون همه سازمان‌ها و به‌طورکلی در جامعه تبدیل می‌شود. این تغییر شکل‌ها به انباشت تجربه منجر و وقتی به‌طور مناسب استفاده شود، به افزایش اثربخشی منتج می‌شود. دانش یکی از عوامل اصلی است که رفتار هوشمندانه شخصی، سازمانی، و اجتماعی را ممکن می‌سازد.
- دیدگاه فرایند/ فناوری. مدیریت دانش مفهومی است که بر اساس آن اطلاعات به دانش قابل کاربرد تبدیل و با تلاش اندک قابل‌استفاده برای افرادی می‌شود که می‌توانند آن را به کار برند.
به‌طورکلی، در این تعریف کلاسیک مدیریت دانش ماهیت میان‌رشته‌ای دارد. رشته‌ها عبارتنداز:
- علم سازمانی،
- علم شناختی،
- زبا‌ن‌شناسی و زبان محاسباتی،
- فناوری‌های اطلاعاتی از قبیل سیستم‌های مبتنی بر دانش، مدیریت اطلاعات و اسناد، سیستم-های حمایت عملکرد الکترونیکی، و فناوری‌های پایگاه داده،
- علم اطلاعات و کتابخانه،
- نوشتار فنی،
- مردم‌شناسی و جامعه‌شناسی،
- آموزش و توسعه،
- داستان‌سرایی و مطالعات ارتباطاتی،
- فناوری‌های همکارانه/ جمعی از قبیل فعالیت همکارانه مبتنی بر رایانه و گرو ه افزار، و همچنین اینترانت‌ها، اکسترانت ها، پورتال‌ها، و سایر فناوری‌های شبکه.
