مدیریت دانش و افزایش بهره‌وری

مدیریت دانش و افزایش بهره‌وری؛ چگونه مدیریت دانش می تواند بهره وری را افزایش دهد؟

کسب و کارها برای بقا و رشد در یک فضای رقابتی، دانش گسترده‌ای را به کار می‌گیرند. در صورت مدیریت اثربخش، دانش می‌تواند بهره‌وری شرکت‌ها را افزایش دهد. به همین دلیل سازمان‌های پیش‌رو در دنیا بر روی سیستم‌های مدیریت دانش سرمایه‌گذاری می‌کنند؛ ابزارهایی که اشتراک، دسترسی و به روزرسانی اطلاعات و دانش را در داخل سازمان آسان می‌کند. در این مطلب به چگونگی افزایش بهره‌وری سازمانی با استفاده از پنج تکنیک مدیریت دانش می‌پردازیم:

1. سیستم‌های مدیریت اسناد
2. برنامه‌های آموزش متقابل
3. سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS[1])
4. چت‌بات‌ها
5. ابزارهای شبکه‌های اجتماعی

1- سیستم‌های مدیریت اسناد و بهره‌وری 

معمولا تمامی سازمان‌ها از سیستم‌های مدیریت اسناد مانند Google Docs یا سیستم‌های مشابه استفاده می‌کنند. کارکنان برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات و ذخیره‌سازی دانش آشکار ارزشمند، ارائه‌ها، دستورالعمل‌ها و اسناد متنی را در این سیستم‌ها بارگذازی می‌کنند. ابزار Google Docs ساده و رایگان است؛ هر کسی می‌تواند از این مجموعه برای ایجاد اسناد، به اشتراک گذاری آن‌ها، کنترل مجوزهای دسترسی و بارگذاری پرونده‌ها استفاده کند. با استفاده از این سیستم مدیریت اسناد، یک شرکت می‌تواند اطلاعات را در یک مکان، با خیال راحت ذخیره کرده و در هر زمان به آنها دسترسی پیدا کند.مزیت دیگر این است که سیستم ابری Google Docs نیاز به مخزن متمرکز داده‌های سازمانی را کاهش می‌دهد و امکان همکاری را فراهم می‌کند. این ویژگی‌ها به کارمندان کمک می‌کند تا بهره‌وری داشته و سریعتر به اهداف تعیین شده برسند.

2- برنامه‌های آموزش متقابل و بهره‌وری 

سازمان‌ها بایدمهارت‌های کارکنان را با اجرای تکنیک‌های مختلف و برنامه‌های آموزشی بهبود دهند. بیشتر سازمان‌ها دارای برنامه‌های آموزشی هستند تا به کارکنان جدید اجازه دهند که در کنار کارمندان باتجربه، دانش کسب کنند. از طرف دیگر، برنامه‌های آموزش متقابل برای کارمندان برای گسترش مجموعه مهارت‌هایشان است. به عنوان مثال، در صنعت هتل‌داری،کارمندان یاد می‌گیرند که چگونه در هتل یا رستوران مشاغل مختلفی کار کنند. شخصی که در یک موقعیت شغلی مشغول به کار می‌شود، نقش‌های جدیدی را برای ارائه خدمات به میهمانان، به صورت آنلاین و آفلاین می‌پذیرد.

تأثیر مثبت بر بهره‌وری می‌تواند قابل توجه باشد. کارکنانی که در آموزش شرکت می‌کنند مجموعه مهارت های خود را گسترش می‌دهند و می‌توانند خدمات بهتری به مشتریان ارائه دهند. به همین دلیل آموزش متقابل یک رویکرد مدیریت دانش موثر برای افزایش بهره وری کارکنان است و مدیران از اهمیت آموزش متقابل به عنوان راهی برای بهبود بهره وری کارکنان فعالیت‌های سازمان استفاده می‌کنند.

3- سیستم‌های مدیریت محتوا و بهره‌‎وری 

سیستم‌های مدیریت محتوا، عملکرد چرخه محتوا را برای تیم‌های سازمانی به ویژه حوزه بازاریابی و فروش آسان می‌کنند. بازاریابی محتوا روشی مقرون به صرفه برای مشاغل آنلاین برای برقراری ارتباط با مشتریان و تبلیغ محصولات و خدمات آن‌ها است. بیش از 91 درصد شرکت‌ها برای دستیابی به اهداف بازاریابی خود از محتوا استفاده می‌کنند و ایین محتوا نیاز به ردیابی با استفاده از طیف وسیعی از شاخصهای کلیدی عملکرد KPI[2] دارند.

در این حوزه مدیریت دانش به موارد زیر کمک می‌کند:

• مدیریت محتوای وب سایت
• محتوای وبلاگ را ایجاد، ذخیره و منتشر کنید
• صفحات محصول و لندیتگ پیج را مدیریت کنید
• قابلیت مشاهده یک سایت در Google را افزایش دهید
• با افزونه‌های داخلی وب سایت ها را ایمن نگه دارید
• در پروژه‌های بازاریابی محتوا در یک مکان همکاری کنید
• عملکرد محتوا را تحلیل کنید.

CMS اساساً یک پایگاه داده از اطلاعات و دانش مربوط به محتوا است که یک کسب و کار از آن برخوردار است. با استفاده از این ابزار، مشاغل می‌توانند تلاش‌های بازاریابی محتوای خود را سازماندهی کنند، عملکرد آنها را کنترل کنند و بهره‌وری بیشتری داشته باشند.

4- چت‌بات‌ها و بهره‌وری 

چت‌بات برنامه ای است که مکالمه را با یک انسان بصورت آنلاین شبیه سازی می‌کند. وقتی کاربر از چت بات سوال می‌پرسد، از الگوریتم‌ها یا پاسخ های از پیش تعیین شده برای ارائه پاسخ در چند ثانیه استفاده می‌کند. مدیران دانش تشخیص می‌دهند که ربات‌های چت روشی نوآورانه برای جمع آوری، ذخیره و اشتراک اطلاعات با کارمندان و مشتریان است.

سازمان‌ها چت‌بات ایجاد می‌کنند تا به اشتراک گذاری دانش داخلی را به صورت خودکار انجام دهند. مواردی همچون  به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مورد سیاست‌ها و رویه‌های شرکت با کارمندان پاسخ به رایج‌ترین موارد پردازش و سوالات.

استفاده از ربات‌های چت برای اهداف بازاریابی نیز معمول شده است. ربات های وب نظرسنجی‌های مشتری را انجام می دهند ، lead magnet به اشتراک می‌گذارند ، اطلاعاتی برای مقاله یا گزارش تحقیقات بازاریابی تولید می‌کنند، به سوالات پشتیبانی مشتری پاسخ می‌دهند و بازدیدکنندگان را با نمایندگان خدمات ارتباط می‌دهند. همانند بسیاری دیگر از ابتکارات مدیریت دانش نوآورانه  مدیران باید خرید از شرکت را تضمین کنند. باید مدیران ارشد شروع به توسعه چت‌بات‌ها کنند. به همین دلیل آنها برای ارتقا  پروژه‌های جدید به هر ذینفع به ابزارارتباطی موثر نیاز دارند.

5- ابزار شبکه‌های اجتماعی و بهره‌وری 

تقریباً امروزه هر شرکتی از یک ابزار شبکه اجتماعی خصوصی استفاده می کند. مدیران دانش  ازجمله کسانی هستند که این نوآوری را ترویج و مدیریت می‌کنند. مهم‌ترین مزیت ابزارهای شبکه برای بهره‌وری این واقعیت است که آن‌ها کارکنان، فناوری ها و فرآیندها را به هم نزدیک می‌کند. یک سازمان به یک جامعه بهم پیوسته تبدیل می‌شود که در آن ثانیه هر اطلاعات یا دانش را می توان به اشتراک گذاشت.

نقش جوامع در مدیریت دانش عمیق است. نه تنها همکاری و به اشتراک گذاری اطلاعات، بلکه ذخیره دانش نیز آسان تر می‌شود. از آنجا که ابزارهای شبکه اجتماعی خصوصی همه مکالمات تاریخی را ذخیره می‌کنند، هر کسی در این شرکت می‌تواند به پرونده‌ها یا مکالمات قبلاً به اشتراک گذاشته شده دسترسی پیدا کند.

نقش مدیران دانش در ارتقا و حفظ استانداردهای عملکرد بالا قابل توجه است. به عنوان مثال، با استفاده از این پنج روش ، آن‌ها امکان همکاری و افزایش مشارکت در یک سازمان را فراهم می‌کنند که برای اشتراک موثر دانش، نوآوری و تحول دیجیتال ضروری است.

در طول فرآیند، مدیران همچنین در تعیین اطمینان از اینکه مدیریت دانش متناسب با نیازها و چالش های کارکنان است، نقشی تعیین کننده دارند. موفقیت این پروژه به معنای افزایش همکاری و تعامل است که در نهایت منجر به افزایش بهره‌وری کلی می‌شود.

منبع:

https://www.kminstitute.org/blog/how-knowledge-management-can-boost-productivity

پانوشت:

[1] Content Management Systems

[2]  Key Performance Indicator