در این مقاله راه‌های موفقیت در پیاده‌سازی مدیریت دانش بررسی می‌شود. آقای گارفیلد به‌عنوان یکی از مشاوران و سخنرانان مطرح در زمینه مدیریت دانش، در نوامبر سال 2019 مقاله‌ای را تحت عنوان «عوامل کلیدی موفقیت مدیریت دانش در سازمان» منتشر کرده است. زمانی که آن را مطالعه می‌کردم، قرابت این موضوع با اقدامات مدیریت دانش سازمان‌ها در کشور توجهم را به خود جلب کرد. از مواردی که ایشان مطرح کردند، تمامی آنها در اجرای طرح های مدیریت دانش در کشور ایران نیز صادق هستند. با توجه به اهمیت این موضوع، سعی می‌کنم طی سلسله مطالبی، ضمن بیان هریک از این عوامل کلیدی، به فراخور توضیح و مثالی نیز برای تشریح موضوع ارائه کنم.
در دو بخش قبلی، به تشریح 6 مورد از راه‌های موفقیت در پیاده‌سازی مدیریت دانش پرداخته شد و در این مطلب، بخش سوم را خواهید خواند.
6- رواج فرهنگ درخواست کمک آشکار از دیگر همکاران
هریک از پرسنل سازمان با پیشینه‌ای مختص به خود در سازمان مشغول به فعالیت هستند. هریک از پرسنل تیپ‌های شخصیتی متفاوتی نیز دارند. این عوامل باعث می‌شود تا همه افراد به شکل مشابهی از دیگران درخواست کمک نکنند. به‌طورکلی کمک خواستن از دیگری مقوله‌ای سخت و به سان کوه کندن می‌باشد! همچنین بسیاری از افراد به دلایل مختلفی از جمله اینکه نمی‌خواهند ضعیف جلوه کنند و اصطلاحاَ زیر دین دیگران بروند، درمقابل درخواست کمک از دیگران مقاومت می‌کنند. فرهنگ‌سازی در این زمینه کمک شایانی به کمرنگ کردن پارادایم‌های مذکور و توسعه فضای تعاملی در سازمان می‌شود، چراکه بسیاری از افراد به‌شدت از یاری رساندن به دیگران خشنود می‌شوند و اتفاقا منتظر سوال یا درخواست دیگران هستند.
چند سال پیش در یک شرکت بزرگ معدنی به استقرار راهکارهای مدیریت دانش مشغول بودیم. در یکی از جلسات از پرسنلی که در شرف بازنشستگی بود پرسیدم: «آیا هرگز دانش خود را با دیگران به اشتراک گذاشته‌اید؟ اگر کسی از شما درخواست کمک کند به یاری او می‌شتابید!؟». با لبخند پاسخ داد که قطعا این کار را خواهم کرد و بیتیاز مولانا خواند که تا همیشه در ذهنم ماندگار خواهد بود : «تو نیکی می‌کــن و در دجلــه انـداز،کــه ایــزد در بیــابــانت دهــد بـاز»
7- مهیا کردن شرایطی که اطلاعات و دانش مفید به‌راحتی یافته شوند:
یک‌چهارم زمان پرسنل، صرف جستجوی اطلاعات و دانش در سازمان می‌شود! چندی پیش در یکی از شرکت‌های فعال درزمینه مواد غذایی، یکی از پرسنل حوزه ایمنی درس‌آموخته‌ای را مطرح کرد با این مضمون که با وجود عدم دسترسی آسان و سریع به یکی از روش‌های اجرایی و تسلط نداشتن به جزئیات انجام کار، وارد عمل شده و اقداماتی را انجام داده بودند که منجر به وقوع حادثه شده بود! نمونه‌های مشابه بسیاری را مشاهده کرده‌ایم که پرسنل به دلیل عدم دسترسی آسان و سریع به مستندات و اطلاعات و دانش سازمانی، مشکلات زیادی را برای خود و سازمان به وجود آورده‌اند. نظام مدیریت دانش کارا و اثربخش با رکن فناوری اطلاعات قوی، می‌تواند از این موضوع پیشگیری کند و بستر مشارکت فعال پرسنل در فرآیند مدیریت دانش را فرآهم نماید.
کارکنان باید بتوانند از جزئیات روش‌های اجرایی اطلاع داشته و در حین انجام کار آنها را چک کنند. با این کار مانع از آن می‌شویم که کارکنان دست به ابتکار عمل زده و با شتابزدگی اقدامات اشتباهی انجام دهند. دانش سازمان باید همانند نور آفتاب بر کارکنان بتابد و هر کنج و زاویه‌ای که در هاله‌ای از ابهام قرار گرفته است را روشن کند.
بهره‌وری کارکنان در سازمان تاحدود زیادی به این موضوع بستگی دارد.
8-فضای کاری به‌گونه‌ای طراحی شود که پرسنل به‌راحتی باهم در ارتباط باشند
فضای کاری باز (Open Office) یکی از رویکردهای نسبتا جدید در طراحی فضای کاری سازمان‌ها است.
یکی از ویژگی‌های این فضا این است که به دلیل نبودن موانع افراد به شکلی ناخوداگاه تمایل بیشتری به برقراری ارتباط با همدیگر و انجام کارهای تیمی دارند.
فضا کاری باز فضایی است که فارغ از صمیمی‌تر کردن فضای کاری و نزدیکی بیشتر پرسنل با همدیگر، این رویکرد شرایطی را مهیا می‌کند تا پرسنل راحت‌تر به تعامل با یکدیگر بپردازند و از دانش یکدیگر بهره‌مند شوند. تعداد زیادی از سازمان‌هایی که در استقرار راهکارهای مدیریت با آنها افتخار همکاری داشته‌ام در برخی از واحدها به این سمت حرکت کرده و سعی داشتند این رویکرد را در آینده‌ای نزدیک گسترش بدهند.
از مزیت‌های طراحی سازمان‌ها در قالب فضای باز این است که درنتیجه تبادل سریع اطلاعات سرعت انجام کارها افزایش پیدا می‌کند و دانش کارکنان نیز به همین میزان با سرعت بیشتری افزایش پیدا می‌کند.
