تجربیات گمرک‌های برتر دنیا در مدیریت دانش

گمرک‌های برتر دنیا در مدیریت دانش نیز به‌مثابه سایر برترین سازمان‌ها نیازمند راهکارها و اقدامات مدیریت دانش است. اهمیت این موضوع به‌گونه‌ای بوده است شعار سال ۲۰۲۳ سازمان جهانی گمرک اشاره مستقیم به موضوع مدیریت دانش دارد:

“پرورش نسل آینده، با ترویج فرهنگ تبادل دانش و احساس افتخار از کار در گمرک“

گمرک‌ها در اقضی نقاط جهان به‌واسطه ماهیت کاری که دارند، به‌شدت به راهکارهای مدیریت دانش نیاز دارند. برخی از این موارد عبارت‌اند از:

• پویایی: فعالیت‌های گمرکی با تغییرات بسیاری در سطح کشور و جهان همراه است. بنابراین، گمرک‌ها برای پیش‌بینی و مدیریت این تغییرات، نیاز به دسترسی به اطلاعات و دانش مناسب دارند.
• پیچیدگی: فعالیت‌های گمرکی شامل مجموعه‌ای از روندهای پیچیده مانند بررسی کالاهای وارداتی و صادراتی، تعیین نرخ‌های گمرکی و غیره است. برای انجام این فعالیت‌ها، گمرک‌ها نیاز به دانش و اطلاعات کافی دارند.
• حساسیت: فعالیت‌های گمرکی با توجه به نوع کالا و همچنین کشورهای مبدأ و مقصد کالا، با حساسیت بالایی همراه است. بنابراین، گمرک‌ها نیاز به دانش و اطلاعات دقیق در مورد کالاها، تجارت و قوانین گمرکی دارند.

ازاین‌رو، مدیریت دانش به گمرک‌ها کمک می‌کند تا با این پویایی، پیچیدگی و حساسیت مواجه شده و بتوانند به‌صورت بهینه و باکیفیت فعالیت کنند. مدیریت دانش در گمرک‌ها باعث بهبود ارتباطات داخلی و بین‌المللی، کاهش خطاها و هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و کیفیت خدمات، افزایش توانایی رقابتی و دسترسی به اطلاعات دقیق و به‌روز و همچنین کاهش ریسک‌ها می‌شود.

مهم‌ترین مزایای استقرار مدیریت دانش در گمرک

همان‌طور که اشاره شد، مدیریت دانش به‌عنوان یک اصل ضروری در ‌ها به‌واسطه شرایط کاری خاصی که دارند، موردتوجه قرارگرفته است. در همین راستا به موارد زیر به‌عنوان مهم‌ترین مزایای استقرار مدیریت دانش در گمرک می‌توان اشاره کرد:

1. افزایش کیفیت و کارایی: با استفاده از مدیریت دانش در گمرک، کارکنان می‌توانند از دانش و تجربیات پیشین خود استفاده کنند و از آن‌ها در فرآیندهای کاری خود بهره بگیرند. همچنین، جمع‌آوری، ثبت و انتقال دانش بین کارکنان، بهبود کیفیت و کارایی فرآیندهای گمرکی را تسهیل می‌کند.
2. افزایش اطمینان حقوقی: گمرک باید قانونی عمل کند و رعایت تمامی مواردی که در قوانین و مقررات تعیین‌شده است، ازجمله صدور گواهی‌نامه‌ها، اخذ مجوزها و ممیزی‌های لازم و … . با استفاده از مدیریت دانش، اطمینان حقوقی در گمرک بهبود می‌یابد و خطر تخلف از قوانین و مقررات کاهش می‌یابد.
3. بهبود تصمیم‌گیری: در گمرک، برای تصمیم‌گیری در مورد ورود و خروج کالاها و محصولات، نیاز به داشتن اطلاعات دقیق و جامع است. با استفاده از مدیریت دانش، اطلاعات مرتبط با واردات و صادرات کالاها جمع‌آوری، ثبت و دسته‌بندی می‌شوند که باعث سرعت بخشیدن به فرآیند تصمیم‌گیری و بهبود کیفیت آن می‌شود.
4. کاهش هزینه‌ها: استفاده از مدیریت دانش در گمرک، باعث کاهش هزینه‌های مرتبط با آموزش کارکنان، جستجوی اطلاعات مرتبط با فرآیندهای گمرکی، تکرار کار و خطاهای مکرر و غیره می‌شود.
5. افزایش رقابت‌پذیری: ایجاد یک فرهنگ مشارکتی و یادگیری مستمر، ارتقاء سطح دانش و مهارت‌های کارکنان و تسهیل در انتقال دانش به‌صورت سریع و موثر، باعث افزایش رقابت‌پذیری گمرک در سطح بین‌المللی می‌شود. با داشتن دانش و تخصص در زمینه‌های مرتبط با گمرک، امکان اجرای بهینه‌تر واحدهای گمرکی، کاهش هزینه‌ها و افزایش راندمان را به دنبال دارد.
6. بهبود ارتباطات و هماهنگی: استقرار مدیریت دانش باعث بهبود ارتباطات داخلی و بین‌المللی در سازمان گمرک می‌شود. همچنین، این امکان را برای کارکنان فراهم می‌کند تا به‌صورت موثر و هماهنگی با مشتریان، بنگاه‌های تولیدی و صادرکنندگان در ارتباط باشند
7. بهبود فرآیند تصمیم‌گیری: استفاده از دانش و تجربیات کارکنان و ثبت آن‌ها در پایگاه دانش گمرک، باعث افزایش سرعت و کیفیت فرآیند تصمیم‌گیری در گمرک می‌شود. همچنین، تجربیات کارکنان گمرک در فرآیند تصمیم‌گیری برای حل مسائل و یافتن راه‌حل‌های بهتر مورداستفاده قرار می‌گیرد.
8. بهبود کیفیت خدمات: استقرار مدیریت دانش باعث بهبود کیفیت خدمات گمرکی به مشتریان و صادرکنندگان می‌شود. در این راستا، کارکنان گمرک به دانش و تجربیات خود دسترسی دارند و با بهره‌گیری از آن‌ها، بهبود کیفیت خدمات را بهبود می‌بخشند.

گمرک‌های برتر دنیا در مدیریت دانش

کشورهای بسیاری اقدام به پیاده‌سازی مدیریت دانش در گمرک‌های خود کرده‌اند که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌شود:

مدیریت دانش در گمرک سنگاپور

سنگاپور به‌عنوان یکی از کشورهای پیشرو در حوزه گمرک، توانسته است با استفاده از روش‌های مدیریت دانش به بهبود عملکرد خود در این حوزه بپردازد. یکی از ابزارهای مورداستفاده در گمرک سنگاپور برای مدیریت دانش، سامانه مدیریت دانش گمرک[1] است. این سامانه شامل پایگاه داده‌هایی در حوزه‌های مختلف ازجمله قوانین و مقررات، محصولات، خدمات و روش‌های صادرات و واردات است. با استفاده از این سامانه، کارکنان گمرک می‌توانند به‌راحتی به اطلاعات لازم برای انجام وظایف خود دسترسی پیدا کنند

گمرک سنگاپور در پیاده‌سازی راهکارهای مدیریت دانش از روش‌های مختلفی اعم از شبکه‌های اجتماعی داخلی، پایگاه‌های داده محلی و سیستم‌های رایانش ابری استفاده می‌کند. همچنین، این گمرک از شبکه‌های بین‌المللی مانند شبکه جهانی مدیریت دانش استفاده می‌کند تا با دیگر گمرک‌ها به اشتراک تجربیات و دانش مرتبط با حوزه خود بپردازد.

همچنین، در این گمرک توجه به ارتقای مهارت‌های کارکنان بسیار مهم است. برای این منظور، گمرک سنگاپور از دوره‌های آموزشی مختلف استفاده می‌کند تا مهارت‌های کارکنان خود را در حوزه‌های مختلف ارتقا دهد. همچنین، این گمرک از فرایندهای آموزشی برای توسعه مهارت‌های نوین و کاربردی کارکنان خود استفاده می‌کند. برای مثال، این گمرک در زمینه تحلیل داده‌ها و استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات برای بهبود عملکرد خود تلاش می‌کند.

از دیگر راهکارهای مدیریت دانشی که در گمرک سنگاپور استفاده می‌شود، تشکیل گروه‌های کاری است. این گروه‌ها باهدف بهبود فرایندهای گمرکی و ارائه راهکارهای نوین و کاربردی در حوزه مدیریت دانش تشکیل می‌شوند. در این گروه‌ها، کارکنان مختلف گمرک سنگاپور با همکاری برای ارائه راهکارهای مدیریت دانشی به‌صورت تیمی به کار می‌پردازند.

درنهایت، به‌منظور موفقیت در پیاده‌سازی راهکارهای مدیریت دانش در گمرک، لازم است تمرکز بر روی ارتقای فرهنگ‌سازمانی باشد. برای این منظور، گمرک سنگاپور به کارکنان خود آموزش می‌دهد که به‌عنوان یک تیم با همکاری و به اشتراک گذاشتن دانش و تجربیات خود، بتوانند بهبود و بهترین‌کردن فرایندهای کاری خود را به‌دست آورند گمرک سنگاپور توانسته است فرایندهای خود را بهبود بخشیده و کارایی و کیفیت آن‌ها را افزایش دهد. به‌عنوان‌مثال، با استفاده از سامانه گمرک الکترونیکی، زمان ترخیص کالاها به‌شدت کاهش‌یافته و به‌طور متوسط به چند ساعت برای هر تراکنش کاهش‌یافته است. با استفاده از راهکارهای مدیریت دانش، گمرک سنگاپور توانسته است برای حفظ امنیت مرزی و جلوگیری از قاچاق کالاهای غیرمجاز تلاش کند. به‌عنوان‌مثال، با تشکیل گروه‌های کاری برای تحلیل داده‌ها و به‌کارگیری تکنولوژی‌های هوش مصنوعی، گمرک سنگاپور توانسته است تعداد کالاهای قاچاق ورودی به کشور را به‌شدت کاهش دهد.

مدیریت دانش در گمرک ژاپن

ژاپن یکی از موفق‌ترین گمرک‌ها در جهان است که از مدیریت دانش به‌طور فعال استفاده می‌کند. در این گمرک، یک سیستم مبتنی بر داده‌های کامپیوتری به نام NACCS [2] به کار گرفته‌شده است. این سیستم به‌عنوان یک پایگاه‌ دانش جامع از اطلاعات مربوط به تجارت و گمرکات عمل می‌کند و از تکنیک‌های هوش مصنوعی برای پردازش داده‌های بزرگ و پیش‌بینی وضعیت آینده استفاده می‌کند.
سیستم NACCS به‌عنوان یکی از اولین سیستم‌های پردازش الکترونیکی اسناد گمرکی در جهان، قابلیت اتصال به سیستم‌های مشابه دیگر کشورها را دارد و درنتیجه ارتباطات بین‌المللی را تسهیل می‌کند. از دیگر راهکارهای مدیریت دانش در گمرک ژاپن می‌توان به ارتقای سطح دانش کارکنان و توسعه آن‌ها در زمینه‌های مربوط به گمرکات و تجارت بین‌المللی، استفاده از تکنولوژی‌های مختلف مانند اینترنت اشیاء و ابرشبکه‌ها، و همچنین تشکیل یک شبکه مستندات الکترونیکی اشاره کرد. به‌صورت کلی، از طریق به‌کارگیری راهکارهای مدیریت دانش، گمرک ژاپن توانسته است که روند تجاری را سریع‌تر و کارآمدتر کند و درنتیجه این کشور به‌عنوان یکی از برترین کشورهای صادرکننده محصولات صنعتی و الکترونیکی به شمار می‌رود.

مدیریت دانش در گمرک آمریکا

گمرک آمریکا نیز همانند سایر گمرک‌های بزرگ دنیا، از مزایای مدیریت دانش برای بهبود عملکرد خود استفاده کرده است. برای این منظور، این گمرک اقدامات متعددی را در زمینه مدیریت دانش انجام داده است که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از ایجاد سامانه‌های الکترونیکی ACE  [3]و ITDS [4] که سعی در جمع‌آوری و به اشتراک‌گذاری داده‌های مربوط به تجارت بین‌المللی دارد. این سامانه‌ها به‌عنوان منابع اصلی داده‌ها و اطلاعات مربوط به تجارت بین‌المللی عمل می‌کنند که امکان دسترسی به آن‌ها برای مدیران گمرک را فراهم می‌کنند.

همچنین گمرک آمریکا با راه‌اندازی آموزش‌های آنلاین در زمینه تجارت بین‌المللی و مسائل گمرکی، کارکنان خود را در جریان آخرین دانش‌ها و فناوری‌های مربوط به این حوزه قرار می‌دهد. این آموزش‌ها به‌عنوان یکی از ابزارهای مدیریت دانش، به افزایش کیفیت کارکنان و ارتقای توانمندی آن‌ها کمک می‌کنند. توسعه شبکه‌های اجتماعی داخلی از دیگر اقدامات گمرک آمریکا در زمینه مدیریت دانش است. این گمرک با توسعه شبکه‌های اجتماعی داخلی، امکان تبادل دانش و تجربیات بین کارکنان را فراهم کرده است. این شبکه‌ها به‌عنوان یکی از ابزارهای مدیریت دانش، به ارتقای توانمندی کارکنان منجر می‌شوند.

مدیریت دانش در گمرک چین 

گمرک کشور چین  ازجمله گمرک‌های برتر دنیا در مدیریت دانش است که در زمینه پیاده‌سازی راهکارهای مدیریت دانش پیشرو بوده و با استفاده از رویکردی مبتنی بر دانش، توانسته است بهبود قابل‌توجهی در کیفیت و کارایی خدمات خود داشته باشد. در ادامه به برخی از تجارب این گمرک در استقرار راهکارهای مدیریت دانش اشاره می‌کنیم:

• ایجاد یک سامانه مدیریت دانش یکپارچه: گمرک چین با ایجاد یک سامانه مدیریت دانش یکپارچه تلاش کرده است تا تمامی اطلاعات مربوط به فرآیندهای گمرکی را به یکجا جمع‌آوری کند و مدیریت آن‌ها را بهبود دهد. این سامانه، شامل اطلاعاتی از قبیل قوانین و مقررات گمرکی، روش‌های بازرسی کالا، اطلاعات مربوط به مبادلات تجاری و… است.
• ایجاد پایگاه داده گمرکی: گمرک چین با ایجاد یک پایگاه داده گمرکی بزرگ، توانسته است اطلاعات مفیدی را در اختیار دستگاه‌های اجرایی گمرک و شرکت‌های تجاری قرار دهد. این پایگاه داده شامل اطلاعاتی از قبیل روش‌های صدور گواهی اصلیت، اطلاعات مربوط به تجارت خارجی، نرخ‌های گمرکی و… است.
• استفاده از فناوری‌های نوین: گمرک چین با استفاده از فناوری‌های نوین مانند هوش مصنوعی و بلاک‌چین، توانسته است بهبود قابل‌توجهی در فرآیندهای گمرکی خود داشته باشد.

یکی از رویکردهای مهم در مدیریت دانش در گمرک چین، ایجاد یک سامانه آنلاین برای جمع‌آوری و به اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات بوده است. این سامانه با نام “گمرک چین” (China Customs) شامل یک سری سرویس‌های الکترونیکی مانند گمرک الکترونیکی، مدیریت آمار و اطلاعات، مانیتورینگ و نظارت، خدمات مربوط به مرز و مواد مخدر و … است.

در این سامانه، داده‌های مربوط به مبادلات تجاری و اطلاعات گمرکی متنوعی جمع‌آوری می‌شود و به‌صورت الکترونیکی در دسترس قرار می‌گیرد. این داده‌ها شامل اطلاعات مربوط به محموله‌های صادراتی و وارداتی، گواهی‌های بهداشتی و فنی، مجوزهای لازم برای صادرات و واردات، اطلاعات مربوط به گمرک‌های مرزی و … است

همچنین، سامانه “گمرک چین” شامل یک سامانه مدیریت دانش مرکزی نیز می‌شود. در این سامانه، دانش و تجربیات گمرکی جمع‌آوری، ارزیابی و به اشتراک‌گذاری می‌شود تا در آینده نیز بتوان از آن استفاده کرد. همچنین، این سامانه شامل ابزارهای آموزشی مختلفی است که برای بهبود دانش و مهارت کارکنان گمرکی تدارک دیده‌شده است.

برخی از نتایج و خروجی‌های به‌کارگیری مدیریت دانش در گمرک

استقرار مدیریت دانش در گمرک‌ها، بهبود کارایی و عملکرد آن‌ها را به دنبال دارد و در بسیاری از موارد موجب شده تا به دلیل ایجاد فرآیندهایی باکیفیت‌تر و بازدهی بالاتر، مزیت رقابتی در مقایسه با سایر گمرک‌ها پیدا کنند. برخی از مثال‌های نتایج و اثربخشی مدیریت دانش در گمرک عبارت‌اند از:

• گمرک سنگاپور با اجرای پروژه‌ی «فرهنگ محوری مدیریت دانش»، توانست بهبود قابل‌توجهی در کیفیت و سرعت ارائه خدمات به مشتریان خود داشته باشد. با پیاده‌سازی این پروژه، گمرک سنگاپور توانست به داده‌ها و اطلاعات موردنیاز خود سریع‌تر دسترسی پیدا کند و بدین ترتیب، بهبود قابل‌ملاحظه‌ای در عملکرد و کارایی خود داشته است. با به‌کارگیری راهکارهای مدیریت دانش، گمرک سنگاپور توانسته است فرایند اخذ مجوزهای صادرات و واردات را بهبود بخشیده و زمان آن را به نصف کاهش دهد.
• گمرک هلند نیز با اجرای پروژه‌ی مدیریت دانش خود، توانست به بهبود قابل‌توجهی در فرآیندهای گمرکی خود برسد. با پیاده‌سازی سامانه‌ی مدیریت دانش، گمرک هلند توانست داده‌های موردنیاز خود را به‌صورت سریع و دقیق به دست آورد و از آن‌ها در تصمیم‌گیری‌های خود بهره بگیرد. همچنین گمرک هلند توانسته است از این طریق، فرایند بازرسی و کنترل کالاهای وارداتی را بهبود بخشیده و باعث کاهش زمان بازرسی و همچنین کاهش خطاهای انسانی شود.
• گمرک آمریکا نیز از مزایای مدیریت دانش برای افزایش کارایی خود بهره گرفته است. با استفاده از فناوری‌های مختلف مدیریت دانش، گمرک آمریکا توانست داده‌های خود را به‌صورت هوشمند و باکیفیت بالا در اختیار کارکنان خود قرار دهد و بدین ترتیب، فرآیندهای خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهد.
• گمرک کانادا با به‌کارگیری راهکارهای مدیریت دانش و تحلیل داده‌ها، گمرک کانادا توانسته است فرایند انتخاب خودروهایی که برای بازرسی به گمرک می‌آیند را بهبود بخشیده و همچنین باعث کاهش زمان و هزینه‌های بازرسی شود.
• گمرک استرالیا با به‌کارگیری راهکارهای مدیریت دانش، گمرک استرالیا توانسته است فرایند شناسایی کالاهای ممنوعه و خطرناک را بهبود بخشیده و باعث کاهش احتمال ورود کالاهای خطرناک به کشور شود.
• گمرک چین توانسته است با به‌کارگیری راهکارهای مدیریت دانش فرایند ترخیص کالاها را بهبود بخشیده و باعث کاهش زمان و هزینه‌های ترخیص شود.

https://www.wto.org/

 

[1] Customs Knowledge Management System

[2] National Automated Customs Clearance System

[3] Automated Commercial Environment

[4] International Trade Data System