الگوی‌های اثربخش داستان‌سرایی سازمانی

داستان‌سرایی استفاده از روایت و داستان برای شعله‌ور کردن عمل، اجرای ایده‌های جدید، برقراری ارتباط، ایجاد برند، القای ارزش‌های سازمانی، تقویت همکاری برای انجام کارها، به اشتراک گذاشتن دانش، خنثی کردن شایعات و هدایت افراد به آینده است. داستان‌سرایی می‌تواند موجب تغییر شده، اعتماد ایجاد کند و ارزش‌های سازمانی را تببین کرده و در نهایت منجر به بهبود همکاری شود.

داستان‌سرایی باید در بسیاری از مراحل و اجزای پیاده‌سازی مدیریت دانش گنجانده شود. داستان‌ها نقش مهمی در نوآوری سازمانی دارد. به عنوان نمونه انجمن‌های خبرگی را می‌توان با گفتن داستان‌هایی از کارکنان و اشتراک‌گذاری دانش درباره آنچه آموخته‌اند، پرورش داد. اثربخشی آموزش و ارتباطات نیز با استفاده از روایات و داستان‌سرایی افزایش می‌یابد.

یعنی به‌جای طراحی اسلایدهای پاورپوینت معمولی برای ارائه مفاهیم آموزشی، می‌توان از داستان‌ تجربیات برخی از کارکنان برای انتقال مفاهیم استفاده کرد. بسیاری از درس آموخته‌ها این قابلیت را دارند که به‌جای مدون‌سازی در قالب متن، به‌عنوان داستان بازگو شوند. این کار موجب می‌شود تا به‌کارگیری دانش در سطح سازمان افزایش یابد. استفاده از فیلم و صدا در بیان داستان تأثیرگذارتر از یک سند مکتوب است. علاوه بر این کارکنان را می‌توان با استفاده از تکنیک داستان‌سرایی به همکاری و مشارکت بیشتر ترغیب کرد. تقریباً همه اشکال داستان‌سرایی در مدیریت تغییر مفید هستند، ازجمله برانگیختن دیگران برای کارها، ایجاد اعتماد، انتقال ارزش‌ها، جلب همکاری دیگران و ایجاد و به اشتراک گذاشتن دانش. سازمان‌ها می‌توانند از داستان‌سرایی برای تولید فایل‌های صوتی و پادکست‌ها  نیز استفاده کنند. این کار کمک می‌کند که اشتراک گذاشتن دانش به‌صورت شفاهی و بدون نیاز به نوشتن چیزی، ارسال هرگونه سند یا واردکردن داده‌ها در فرم‌ها انجام شود.

الگوهای داستان‌سرایی سازمانی

به گفته استیو دنینگ «یکی از مهارت‌های کلیدی هر نوآوری این است که خطرات ناشی از ماندن در وضعیت موجود و نتایج بالقوه در پذیرش آینده‌ای کاملاً متفاوت را به سازمان منتقل کند. برای دستیابی به این امر، داستان‌ها ابزار مناسب و کاربردی هستند» بیان داستانی در مورد مسیر رسیدن به آینده مطلوب به‌گونه‌ای که شنونده را کاملاً درگیر خود کند، می‌تواند منجر به توسعه نوآوری در سازمان شود.

برای پیاده‌سازی این تکنیک روش‌های متنوعی وجود دارد. استیو دنینگ الگوی‌های متنوعی برای داستان‌سرایی سازمانی تعریف کرده است که در ادامه به آن می‌پردازیم.

این رویکردها به شما کمک می‌کند تا برای چالش‌های رایج برنامه‌ریزی کنید، موانع را حداقل کنید و انگیزش کارکنان برای مواجه با تغییرات را حداکثر کنید.

1. برانگیختن دیگران؛ استفاده از داستان برای شعله‌ور کردن و اجرای ایده‌های جدید

امروزه چالش برانگیختن افراد و اجرای ایده‌های جدید در سازمان‌ها فراگیر شده است. عناصر اصلی نوع داستانی که می‌تواند این کار را انجام دهد، داستان سکوی پرش است. در این الگوی داستانسرایی مواردی همچون پایه و اساس داستان، حقیقت آن، سبک مینیمالیستی و لحن مثبت باید مورد توجه قرار گیرد.

2. ایجاد اعتماد؛ استفاده از داستان‌سرایی برای بیان اینکه چه کسی هستید

برقراری ارتباط و ایجاد اعتماد در سایرین یکی از نیازهای بسیار کلیدی برای رهبران است. این مهم با استفاده از داستانسرایی تسهیل می‌شود. نوع داستانی که می‌تواند این کار را انجام دهد، معمولاً داستانی است که بر نقطه عطفی در زندگی شما تمرکز دارد.  این داستان باید با لحن مثبتی و ترجیحا بر اساس متن گفته می‌شود.

3. توسعه برند؛ استفاده از داستان‌سرایی برای ساختن برند سازمان

همان‌طور که با استفاده از داستان می‌توانید بگوید که چه کسی هستید و خود را با آن معرفی کنید، یک داستان خوب می‌تواند سازمان و برند شما را نیز به بهترین شکل معرفی کند. معمولا یک برند قوی توسط یک داستان خوب پشتیبانی می‌شود. در این داستان‌، شما وعده‌هایی را به مشتریانتان می‌دهید که باید حتما به آن عمل کنید. باید اطمینان حاصل کنید که مدیران و کارکنان سازمان از داستان برند آگاه هستند. محصولات و خدماتی که ارائه می‌شوند اغلب مؤثرترین وسیله برای انتقال داستان برند به ذینفعان خارجی هستند.

4. انتقال ارزش‌ها؛ استفاده از داستان‌سرایی برای انتقال ارزش‌های سازمانی

ارزش‌ها شامل ارزش‌های اخلاقی، فردی و سازمانی هستند. ارزش‌ها می‌توانند با استفاده از داستان‌‌های قوی و تمثیل‌هی که لزوماً واقعی هم نیستند بیان شده و تاثیر بسیار زیادی بر روی کارکنان سازمان داشته باشد. برای انتقال ارزش‌ها معمولاً  باید از داستان‌هایی که به شیوه‌ای مینیمالیستی گفته می‌شوند، استفاده کنیم.

5. تقویت همکاری؛ استفاده از داستان‌سرایی برای تقویت همکاری

تقویت روحیه همکاری یکی از اهداف کلیدی مدیریت دانش است. سازمان‌ها برای تحقق این مهم از گروه‌های کاری، تیم‌ها و انجمن‌های خبرگی استفاده می‌کنند. در حالی که تکنیک‌های مدیریت دانش مرسوم در ایجاد تیم‌های با عملکرد بالا مشکلاتی را به همراه دارند، تکنیک‌ داستان‌سرایی به‌خوبی بر این چالش غلبه کرده و می‌تواند منجر به تقویت همکاری شود.

6. اشتراک دانش؛ استفاده از داستان‌سرایی برای انتقال و اشتراک دانش

یکی از اهداف مهم پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان، اشتراک‌گذای دانش و تجربیات افراد است و تکنیک داستانسرایی کمک بسزایی به این هدف می‌کند. این داستان‌ها معمولاً در مورد حل مسائل، مشکلات و چالش‌های سازمانی هستند و الگوی متفاوتی نسبت به داستان‌های سنتی دارند. در این داستان‌ها باید بر دلایل به‌وجود آمدن چالش، راهکارهای به کارگرفته شده برای حل آن و نتایج کسب شده تمرکز کرد.

7. ایجاد چشم‌انداز مشترک؛ استفاده از داستان‌سرایی برای هدایت افراد به سوی آینده

نشان دادن آینده سازمان، یکی از موضوعاتی است که برای راهبران اهمیت بسیار زیادی دارد. اگرچه گفتن آن‌ به شکلی قانع‌کننده دشوار است، زیرا آینده ذاتا نامشخص است؛ اما خلق یک داستان خوب می‌تواند این موضوع را تسهیل کند و منجر به شکل‌گیری یک چشم‌انداز مشترک در میان کارکنان شود.

3 راهکار برای ارائه داستان‌های موثر

همانطور که گفته شد، داستان‌سرایی بهترین‌ راه برای مشارکت کارکنان در مدیریت دانش است. در بیشتر مواقع، نمی‌توان کارکنان را مجبور به مشارکت در فرایند مدیریت دانش کرد. تیم‌های مدیریت دانش باید داستان‌هایی را پیدا کنند که نشان دهند چرا مدیریت دانش مهم است و چگونه در سازمان اجرایی می‌شود. همه ما هر روز داستان‌هایمان را به اشتراک می‌‌گذاریم، بنابراین به‌نظر می‌رسد استفاده از داستان‌سرایی در یک برنامه مدیریت دانش باید آسان باشد، اما متأسفانه همیشه اینطور نیست.
بسیاری از تیم‌های مدیریت دانش تلاش می‌کنند داستان‌ها را به روش‌های جذاب به‌اشتراک بگذارند. برای یادگیری این‌که چگونه در مدیریت دانش داستان‌های بهتری بگوییم، روش‌ها و رویکردهای متنوعی وجود دارد که در ادامه سه مورد از آن‌ها را مرور می‌کنیم:
استفاده از پرسش‌های مناسب برای یافتن داستان: پیداکردن ایده مناسب برای روایت یک داستان باعث وحشت و مقاومت بسیاری از کارکنان می‌شود. آن‌ها به این فکر می‌کنند که ایده‌هایشان به اندازه کافی خلاقانه و جذاب نیست. بنابراین، اگر مستقیماً از کارکنان بخواهید داستان‌ها و تجارب خود را به اشتراک بگذارند، احتمالاً نتیجه مطلوبی به دست نمی‌آورید. برای این کار بهتر است از پرسش‌های مناسب استفاده کنید. سوالاتی بپرسید که کارکنان را ترغیب کند تا بر نقاط قوت خود تمرکز کنند. پاسخ به پرش‌هایی مثل چه چیزی باعث افتخار شما در این پروژه شد؟ چه عاملی باعث رضایت شما در طول کارتان شد؟ چه چیزی شما را متعجب کرد؟ دوست دارید در پروژه‌های بعدی چه اتفاقی بیفتد؟ کمک می‌کند که ایده مناسب برای ارائه داستان را پیدا کنید.

ارائه داستان‌های کوتاه و قدرتمند: این روزها بیشتر کارکنان تمایل ندارند زمان بسیار طولانی را صرف مطالعه یک تجربه و یا شنیدن یک داستان بکنند. به‌همین دلیل تیم مدیریت دانش باید به دنبال راهکارهایی برای ارائه داستان‌های اثرگذار در مدت زمانی کوتاه باشد. به‌طور کلی استفاده از انیمیشن برای جذابیت بصری بیشتر و یا تصاویر گویا و فیلم‌های کوتاه می‌تواند داستان‌های ما را جذاب‌تر کرده و مخاطبان بیشتری را به خود جلب کند.

ایجاد فرایندی برای داستان‌سرایی: مانند هر کار دیگری، هر چه بیشتر این داستان‌سرایی را انجام دهیم، در آن خبره‌تر می‌شویم. تیم مدیریت دانش در هر سازمانی باید تلاش کند تا داستانسرایی را به عنوان یکی از رویکردهای ساده و اثربخش مدیریت دانش در فرایندهای مختلف سازمانی وارد کند. اگر شما تمام تجربیات با ارزش خود را در گوشه‌ای از نرم‌افزار مدیریت دانش قرار دهید، فقط کنجکاوترین کارمندان آن‌ها را می‌بینند. درعوض به‌اشتراک‌گذاری آن در قالب یک داستان موجب می‌شود تا همکاران بیشتری به دانش شما دسترسی پیدا کرده و از آن استفاده کنند. با توجه به این موضوع تیم مدیریت دانش نباید صرفا بر روی شیوه‌های کلاسیک ثبت و به‌اشتراک‌گذاری دانش تمرکز کند و شیوه‌های ساده‌تر مانند داستان‌سرایی را ترویج کرده و آن را به یک فرایند تکرارپذیر بدل کند.

منبع:

https://lucidea.com/blog/km-component-27-storytelling-business-narrative-and-anecdote-circles/