اشتباهات رایج دولت‌ها در پیاده‌سازی مدیریت دانش

از پیاده‌سازی مدیریت دانش سال‌های زیادی می‌گذرد. در این مدت بسیاری از سازمان‌ها در سراسر جهان درک بهتری از برنامه‌های مدیریت دانش پیدا کرده‌اند. بااین‌حال، کماکان شاهد اختلاف سطح بلوغ مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی و خصوصی هستیم. پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی و سایر سازمان‌ها همچون پیاده‌سازی هر روش دیگری باید در طی یک فرآیند گام‌به‌گام و به‌ آرامی انجام پذیرد. مهم‌ترین هدف پیاده‌سازی مدیریت دانش، انطباق سریع با تغییرات محیط پیرامون به‌منظور ارتقاء کارآیی و سودآوری بیشتر است. در ادامه به اشتباهات رایج دولت‌ها در پیاده‌سازی مدیریت دانش می‌پردازیم.

پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی

مأموریت سازمان‌های دولتی با سازمان‌های خصوصی متفاوت است. سازمان‌های خصوصی در نظر دارند تا سود خود را به حداکثر برسانند. آن‌‌ها در این مسیر هر آنچه بر این شاخص  اثرگذار باشد را موردتوجه قرار خواهند داد و هدف اصلی آن‌ها در به‌کارگیری مفاهیم نوین مدیریتی نیز کاهش هزینه‌ها است. اما آنچه در سازمان‌های دولتی اهمیت دارد افزایش سود ذی‌نفعان نیست، چراکه ذی‌نفعان اصلی سازمان‌های دولتی، عموم مردم جامعه هستند و این سازمان‌ها باید خدمات مناسب را به ذی‌نفعان خود ارائه کنند. سازمان‌های دولتی به اشتباه فکر می‌کنند که جمع‌آوری داده‌های بیشتر به آن‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری را اتخاذ کنند. اما این موضوع  به دو دلیل نادرست است؛ اول اینکه حجم بالای داده‌ها، تشخیص داده‌های درست از نادرست و درک آن‌ها را دشوار می‌کند. دیگر آن که داده‌ها به‌خودی‌خود فاقد معنای قابل استفاده‌ای هستند؛ یعنی داده‌ها تنها بخشی از واقعیت را نشان داده و از هر نوع قضاوت، تفسیر و مبنای قابل‌اتکاء برای اقدام مناسب تهی هستند. از این رو داده‌ها را می‌توان یکی از عناصر موردنیاز برای تصمیم‌گیری و به عبارت دقیق‌تر مواد خام تصمیم‌گیری به شمار آورد.

بسیاری از بزرگ‌ترین و پیچیده‌ترین سازمان‌های غیردولتی و مؤسسات خصوصی درحال‌حاضر سرمایه‌گذاری‌های قابل‌توجهی در زمینه مدیریت دانش و تحولاتی که در مدیریت دانش رخ داده است انجام داده‌اند. با‌این‌حال، به نظر می‌رسد سازمان‌های دولتی با تمرکز بر تعاریف قدیمی مدیریت دانش در وضعیت موجود گیر کرده‌اند. به‌عنوان‌مثال سازمان‌ها دولتی‌ای که مأموریت اصلی آن‌ها تحقیق و توسعه در سطح کشور است باید بر فرآیند خلق و تولید دانش جدید و توزیع دانش و تجربیات موجود در سازمان و در میان تمامی کارکنان متمرکز شوند. آن‌ها در این مسیر از ابزارهاوتکنیک‌های مناسب مدیریت دانش استفاده می‌کنند؛ اما به‌دلیل درکی ناقص از مدیریت دانش، شاهد آن هستیم که که این سازمان به طور مداوم صرفاً بر مستندسازی دانش تأکید دارند و از مدیریت مستندات به‌عنوان مدیریت دانش یاد می‌کنند.

سازمان‌های دولتی بیشتر به‌دنبال ذخیره‌سازی مدارک و استقرار سیستم‌های مدیریت مستندات هستند. همه این موارد فعالیت‌های بسیار خوبی هستند، اما این تمام ماجرا نیست و خلاصه کردن «مدیریت دانش» در این فعالیت‌ها، به درک ما از این مفهوم آسیب می‌زند. به بیان دیگر، این سازمان‌ها باید نیازهای مدیریت دانشی را به‌درستی شناسایی کرده و متناسب با هریک از آن‌ها از تکنیک‌ها و ابزارهای مناسبی استفاده کنند. به‌عنوان‌‌مثال یکی از تکنیک‌هایی که می‌تواند در بسیاری از سازمان‌ها دولتی مورد استفاده قرار گیرد، استخراج دانش خبرگان و اشتراک‌گذاری آن با استفاده از تکنیک داستان‌سرایی است؛ این امر از خروج دانش خبرگان سازمان که به زودی بازنشسته می‌شوند جلوگیری می‌کند.

ارکان پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی

مدیریت دانش خوب باید ارکان اصلی یک سازمان یعنی کارکنان، فرآیند، محتوا، فرهنگ و فناوری را تحت تأثیر قرار دهد. در ادامه 5 رکن اصلی پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی را با هم مرور می‌کنیم. دقت در موارد زیر برای جلوگیری از اشتباهات رایج دولت‌ها در پیاده‌سازی مدیریت دانش ضروری است.

• کارکنان

تمامی کارکنانی که در یک سازمان مشغول به کار هستند، می توانند بر چرخه دانشی سازمان تأثیرگذار باشند. سازمان‌های بالغ برای تمامی کارکنان بسترهایی را فراهم می‌کنند تا بتوانند دانش و آموخته‌های خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

• فرایند

یکی از ارکان مهم در پیاده‌سازی مدیریت دانش، فرآیند است. فرآیند یعنی سیاست‌ها، رویه‌ها، نقش‌ها و مسئولیت‌های حاکم بر نظام مدیریت دانش. سازمان‌های بالغ  تمامی این موارد را در سیستم‌های مدیریت دانش خود تعبیه کرده‌اند تا پیروی از آن‌ها آسان باشد یا به بیان دیگر، پیروی نکردن از آن‌ها تقریباً غیرممکن باشد.

• محتوا

مفهوم محتوا به تمام دانشی که به‌صورت داده‌ها و اطلاعات در یک سازمان وجود دارد اشاره می‌کند. این محتوا شامل اطلاعات بدون ساختار، مانند فایل‌ها، ایمیل‌ها، اسناد و تصاویر در کنار اطلاعات ساختاریافته است. سازمان‌های بالغ، انواع محتوای خود را به هم متصل می‌کنند تا کارکنان بتوانند محتوای مورد‌نظر خود را پیدا کنند و بر اساس آن به روشی که می‌خواهند عمل کنند.

• فرهنگ

مهم‌ترین بستر برای رشد مدیریت دانش در یک سازمان فرهنگ سازمان است. برای ایجاد یک فرهنگ مناسب در سازمان، رهبران باید از رویکردهای مدیریت دانش به‌خوبی حمایت کنند سازمان‌های بالغ از لحاظ فرهنگی، انگیزه‌های لازم برای مشارکت کارکنان در فرآیند مدیریت دانش را به‌خوبی ایجاد کرده‌ و آن را توسعه می‌دهند.

• فناوری

آخرین رکن پیاده‌سازی مدیریت دانش «فناوری» است. فناوری شامل مخازن مدیریت اسناد و سوابق و هر سیستم دیگری است که دانش، داده یا اطلاعات در آن نگهداری می‌شوند. سازمان‌های بالغ از نرم‌افزار متمرکز مدیریت دانش بهره می برند که با سایر سیستم های سازمانی یکپارچه شده، با یکدیگر کار می‌کنند و کار با آن  برای کاربر نهایی بسیار ساده است. خدمات‌رسانی و سیاست‌گذاری دو فعالیت اصلی دولت‌ها هستند. در یک اقتصاد دانش‌محور، دولت‌ها در عرصه بین‌المللی و حتی ملی به دشت درگیر رقابت هستند. برای مثال در سطح بین‌المللی، سازمان‌های غیردولتی و دولت‌ها با سازمان‌های خارجی که خدمات مشابهی را ارائه می‌دهند رقابت می‌کنند و مؤسسات تحقیقاتی برای جذب بهترین محققان و سرمایه‌گذاران در حال رقابت با یکدیگرند و دانشگاه‌ها نیز به دنبال به دست آوردن بهترین سرمایه‌گذاری‌ها، دانشجویان و استادان هستند.

در سطح ملی نیز رقابت بالا گرفته است. کالاها و سرمایه‌ها آن‌قدر که در بخش خصوصی دارای اهمیت هستند، در بخش دولتی مهم شمرده نمی‌شوند، بلکه این دانش است که به‌عنوان مهم‌ترین فاکتور رقابتی شناخته می‌شود. دولت هم ابزار بهره‌گیری از مدیریت دانش و هم اختیار سرمایه‌گذاری واقعی در این زمینه را دارد. سازمان‌های دولتی باید به این باور برسند که تنها با قدرت دانش می‌توانند در بلندمدت جایگاه برتر خود را در عرصه‌های رقابتی حفظ کنند و با استقرار مدیریت دانش، می‌توانند کارایی خود را بهبود بخشند.

منبع:

لینک