در این مطلب به بررسی از دست‌دادن دانش سازمانی در همه‌گیری کرونا می‌پردازیم.
یکی از مهمترین اثرات همه‌گیری بیماری کرونا در یک سال گذشته، بروز چالش‌های جدی برای کسب‌وکارها بود؛ به‌گونه‌ای که برخی از مشاغل در سراسر دنیا در حال نابودی هستند؛ اما موضوعی که کمتر موردتوجه قرارگرفته است، از دست دادن سرمایه فکری و دانش سازمانی است که هنگام اخراج کارگران، دورکاری و یا کاهش ساعات کار آن‌ها اتفاق می‌افتد. هنگامی‌که سازمان‌ها در ابتدای شیوع پاندمی برای نجات خودشان اقداماتی را انجام می‌دادند، احتمالاً ذهنیت چندانی در خصوص چگونگی شرایط پس از پاندمی نداشتند، اما پس از مدتی متوجه شدند که از دست دادن دانش بزرگ‌ترین مشکلی است که می‌تواند بسیاری از شرکت‌ها را آزار دهد.
جی دی نورمن، مدیر ارشد شرکت دیلویت می‌گوید “من فکر می‌کنم از دست دادن دانش بیشتر از هر چیز دیگری تأثیر منفی و طولانی‌مدت خواهد داشت؛ چراکه شرکت‌ها با تعدیل کارکنان تنها قدرت رقابتی خود را از دست نمی‌دهند، بلکه آن‌ها دانش، تجربه، روابط و بسیاری موارد ارزشمند دیگر را از دست می‌دهند که برای یافتن، بازسازی و یا جایگزینی آن‌ها به زمان، تلاش و سرمایه‌گذاری بسیاری نیاز است.”
نگهداری و حفظ دانش تا حد زیادی به فرهنگ بستگی دارد
عامل مهم در تدوین و جاری‌سازی استراتژی مدیریت دانش، فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش و پشتیبانی از بالا به پایین است. اگر اشتراک دانش در فرهنگ‌سازمانی نمود داشته باشد و این فرهنگ در زمان جذب کارکنان جدید به آن‌ها انتقال یابد، فرآیند مدیریت دانش تسهیل می‌شود.
جنیفر مندز، مدیر دانش موسسه حقوقی فیشر و فیلیپس در موری‌هیل، نیوجرسی، تأکید می‌کند که موضوع از دست دادن دانش در هر سازمانی در درجه اول به فرهنگ آن سازمان بستگی دارد. به عقیده مندز، پیاده‌سازی مدیریت دانش باید در تمامی سطوح سازمان انجام شود و این کار وظیفه تمامی کارکنان شاغل در سازمان خواهد بود. برقراری ارتباط و آموزش برای پذیرش هر سیستمی که از مدیریت دانش در سازمان پشتیبانی می‌کند امری حیاتی بوده و وجود یک تیم چند رشته‌ای از متخصصان برای هدایت فرایندهای مدیریت دانش می‌تواند نقش قابل‌توجهی در موفقیت آن داشته باشد.
یکی از بزرگ‌ترین تهدیدها برای دانش سازمانی، تعداد زیاد کارمندان اخراجی است که پاندمی کرونا به شرکت‌ها تحمیل کرده است. این امر به‌ویژه در ماه‌های آغازین شیوع کرونا و هنگامی‌که بسیاری از کشورها به حالت قرنطینه درآمدند بیشتر به چشم می‌خورد. این موضوع موجب شد تا بخش زیادی از دانش پنهان کارکنان که مستند نشده بود از دست برود.
مندز با ذکر مثالی از شرکت‌های حقوقی بیان می‌کند که ما حجم زیادی دانش در سیستم‌های شرکت مانند سیستم‌های مدیریت اسناد، ایمیل‌ها و غیره داریم. بااین‌وجود، اغلب اطلاعاتی وجود دارد که هیچ‌کس زحمت مستند کردن آن‌ها را نکشیده و در ذهن کارکنان ذخیره‌شده است؛ مانند اینکه چرا سیستم‌ها به روشی خاص پیکربندی شده‌اند و یا اینکه اولویت‌بندی مشتریان خاص به چه صورت است؟
مدیریت دانش و نیروی‌های دورکار
به‌طورکلی راهبردهای کاهش نیروی انسانی همیشه دشوار است؛ به‌ویژه هنگامی‌که این تصمیم ناشی از چیزی است که از کنترل ما و کارکنان خارج است. در حال حاضر، برای بسیاری از سازمان‌ها، حفظ دانش یک چالش ویژه است که باید حل شود. بسیاری از کارشناسان حوزه منابع انسانی توصیه می‌کنند که در این برهه زمانی به دنبال گزینه‌های جایگزین به‌جای اخراج کارکنان باشید. سازمان‌ها باید در صورت امکان، با تجزیه‌وتحلیل تمام راهکارهای ممکن گزینه‌های کاهش نیروی انسانی را کنار بگذارند؛ بدین ترتیب می‌توانند مانع از دست دادن دانش، تجربه و مجموعه مهارت‌های موجود در سازمان خود شوند.
دورکاری در کنار مزایایی که به همراه داشته، چالش‌هایی را نیز برای برخی سازمان‌ها به وجود آورده است. شرکت‌هایی که پیش از شیوع کرونا در زمینه فناوری‌ها و بسترهای موردنیاز برای دورکاری سرمایه‌گذاری کرده بودند در یک سال گذشته با مشکلات کمتری مواجه شدند.
مجموعه ابزارهایی مانند کنفرانس ویدئویی، نرم-افزارهای تعاملی، بسترهای گفتگوی آنلاین، موتورهای جستجوی سازمانی و تعدادی از راه‌حل‌های مدیریت دانش، این امکان را برای شرکت‌ها فراهم کرده‌اند تا دانش را با موفقیت ثبت کرده و به اشتراک بگذارند؛ اما این موضوع برای شرکت‌هایی که بسترها و زیرساخت‌های مناسبی برای دورکاری نداشتند چالش‌های زیادی را به همراه داشته و موجب شده تا انجام فرایندهای کاری با اختلال مواجه شود.
حفظ دانش کلیدی سازمان در پاندمی کرونا
یکی از اولین اقدامات در راستای حفظ دانش کلیدی سازمانی در پاندمی کرونا، سرمایه‌گذاری در جدیدترین و بهترین فناوری و تجهیزات به‌منظور حمایت از کارمندان از راه دور است. استفاده هوشمندانه از فناوری‌های مناسب، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا از دانش و ایده‌های هوشمندانه کارکنان در شرایط دورکاری نیز بهره‌مند شوند.
یکی از مهمترین درس آموخته‌‌های چند ماه گذشته، اهمیت حیاتی ارتباط بین کارمندان با کارمندان و مدیران با کارمندان بوده است. در این راستا فناوری بسیار کمک‌کننده بوده، اما چالش‌های جدیدی را نیز ایجاد کرده است. همه‌گیری شیوع کرونا سازگاری کارمندان با فن‌آوری‌های مختلف را تسریع کرده تا به شرکت‌ها کمک کند که با دنیای دیجیتال بهتر همسو شوند؛ اما پس از تسلط بر این ابزارها، ادامه ارتباط و همکاری برای بهره‌مندی کامل از دانش، تجربه و ایده‌های کارکنان موضع کلیدی است که رهبران سازمان باید برای آن راهکارهای مشخصی داشته باشند.
با تداوم پاندمی کرونا، از دست دادن دانش پس از اینکه یک کارمند بیمار می‌شود، مرخصی می‌گیرد و یا اخراج می‌شود موضوعی است که همه شرکت‌ها باید با آن دست‌وپنجه نرم کنند. به دست آوردن دوباره این دانش به طرز باورنکردنی چالش‌برانگیز خواهد بود؛ به همین دلیل وجود یک نظام مدیریت دانش برای پیاده‌سازی راهکارهایی نظیر برنامه‌های جانشینی، استخراج و انتقال دانش، مصاحبه خروج بسیار مهم است. سازمان‌هایی می‌توانند از این بحران عبور کنند که سازوکارهای مشخص و تدوین‌شده‌ای برای حفظ دانش کلیدی خود داشته باشند.
مجموعه ابزارهایی مانند کنفرانس ویدئویی، نرم-افزارهای تعاملی، بسترهای گفتگوی آنلاین، موتورهای جستجوی سازمانی و تعدادی از راه‌حل‌های مدیریت دانش، این امکان را برای شرکت‌ها فراهم کرده‌اند تا دانش را با موفقیت ثبت کرده و به اشتراک بگذارند؛ اما این موضوع برای شرکت‌هایی که بسترها و زیرساخت‌های مناسبی برای دورکاری نداشتند چالش‌های زیادی را به همراه داشته و موجب شده تا انجام فرایندهای کاری با اختلال مواجه شود.
حفظ دانش کلیدی سازمان در پاندمی کرونا
یکی از اولین اقدامات در راستای حفظ دانش کلیدی سازمانی در پاندمی کرونا، سرمایه‌گذاری در جدیدترین و بهترین فناوری و تجهیزات به‌منظور حمایت از کارمندان از راه دور است. استفاده هوشمندانه از فناوری‌های مناسب، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا از دانش و ایده‌های هوشمندانه کارکنان در شرایط دورکاری نیز بهره‌مند شوند.
یکی از مهمترین درس آموخته‌‌های چند ماه گذشته، اهمیت حیاتی ارتباط بین کارمندان با کارمندان و مدیران با کارمندان بوده است. در این راستا فناوری بسیار کمک‌کننده بوده، اما چالش‌های جدیدی را نیز ایجاد کرده است. همه‌گیری شیوع کرونا سازگاری کارمندان با فن‌آوری‌های مختلف را تسریع کرده تا به شرکت‌ها کمک کند که با دنیای دیجیتال بهتر همسو شوند؛ اما پس از تسلط بر این ابزارها، ادامه ارتباط و همکاری برای بهره‌مندی کامل از دانش، تجربه و ایده‌های کارکنان موضع کلیدی است که رهبران سازمان باید برای آن راهکارهای مشخصی داشته باشند.
با تداوم پاندمی کرونا، از دست دادن دانش پس از اینکه یک کارمند بیمار می‌شود، مرخصی می‌گیرد و یا اخراج می‌شود موضوعی است که همه شرکت‌ها باید با آن دست‌وپنجه نرم کنند. به دست آوردن دوباره این دانش به طرز باورنکردنی چالش‌برانگیز خواهد بود؛ به همین دلیل وجود یک نظام مدیریت دانش برای پیاده‌سازی راهکارهایی نظیر برنامه‌های جانشینی، استخراج و انتقال دانش، مصاحبه خروج بسیار مهم است. سازمان‌هایی می‌توانند از این بحرانعبور کنند که سازوکارهای مشخص و تدوین‌شده‌ای برای حفظ دانش کلیدی خود داشته باشند.
منبع:
One Business Outcome of the Pandemic: Organizational Knowledge Loss, David Weldon, Nov2020
