برای حل مشکل احتکار دانش و اطلاعات در هر شرکت، باید به اشتراک‌گذاری اطلاعات و دانش در بخش‌ها را تقویت کرد تا بهره‌وری کل شرکت افزایش یابد. ثابت شده است که احتکار دانش در همه شرکت‌ها وجود داشته و یک مشکل مهم محسوب می‌شود. برخی از کارکنان دانش و اطلاعات بسیاری را احتکار می‌کنند زیرا بر این باور هستند که این عمل باعث اقتدار و امنیت آنان در محل کار می‌شود. آنان خواهان این هستند که همکارانشان با آن‌ها تماس گرفته و از آن‌ها برای اجرای فعالیت‌های روزمره و یا انجام اقداماتی خاص، مشاوره بگیرند. علاوه‌براین، مشکل دیگر این است که، ممکن است به اشتراک‌گذاری دانش و همکاری به‌اندازه‌کافی توسط خود شرکت‌ها تقویت نشود و انتقال بهترین روش در بین کارکنان اجرا نشود. به‌هرحال هر چه باشد، نتیجه همیشه یکسان است: نبود و یا کاهش بهره‌وری!
عواقب احتکار دانش و اطلاعات در یک شرکت
هنگامی‌که به اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات بین کارکنان دشوار است (یا دانش پراکنده، بی‌نظم و ناقص است)، آن‌ها نمی‌توانند به‌طور مؤثر، بین بخش‌های مختلف شرکت ارتباط برقرار کنند و به دنبال آن، همکاری بهینه اتفاق نمی‌افتد. درنتیجه، سرعت انجام کارها، کندتر و کندتر می‌شود. ازجمله یافتن آنچه برای انجام مراحل مختلف یک سند مثل ذخیره و جستجو و یا ارائه پاسخ به مشتریان، همیشه مشکل و سخت خواهد بود. درواقع وقت خود را برای جستجوی منابع پراکنده تلف می‌کنیم. این بدان معناست که ما بهره‌وری خود شرکت را کاهش می‌دهیم.
درنتیجه، روابط با مشتریان بدتر می‌شود. برای مثال، بیایید به زمانی که یک مدیر خدمات مشتری مجبور است عملیات مشتری خدمات را هماهنگ کند، فکر کنیم. او باید اطمینان حاصل کند که تمام اپراتورها، اطلاعات منسجم و دقیقی را در اختیار مشتری قرار می‌دهند تا رضایت او را تضمین کنند. سپس، همه باید دسترسی آسان و فوری به دانش داشته باشند تا زمان صرف شده برای تحقیق و بهینه‌سازی منابع کاهش یابد.
گاهی ممکن است این اتفاق بیفتد که اطلاعاتی در اسناد وجود نداشته باشد. اگر این‌طور است، ما درمورد «شکاف‌های دانش» صحبت می‌کنیم و مهم است که فوراً بدانیم آیا اطلاعاتی که به دنبال آن هستیم وجود دارد یا باید ایجاد شود. به همین دلیل، همه بخش‌های تجاری باید یک نقطه دسترسی واحد و متمرکز به کل پایگاه دانش داشته باشند. توسعه یک سیستم مدیریت دانش، بازیابی حتی اطلاعات بد سازمان‌دهی شده یا پنهان را آسان‌تر می‌کند و این امر نتایج مثبت را ازنظر کارایی کار، تضمین می‌کند.
شش نشانه و راه‌حل برای مشکل انباشت اطلاعات
اگر هنوز مطمئن نیستید که شرکت شما ممکن است مشکل انباشت دانش داشته باشد یا خیر، در اینجا شش علامت احتمالی معرفی و به شما کمک می‌کند تا بتوانید شرکت خود را تحت کنترل نگه دارید.
-
مشکل مکان‌یابی
افراد کمی وجود دارند که (حفظ‌کنندگان دانش) همیشه به سؤالات تکراری پاسخ می‌دهند. ما به کارشناسانی اشاره نمی‌کنیم که هر شرکتی به‌درستی باید داشته باشد. اما اگر گروهی از افراد مجبور به کاهش سرعت کار خود شوند تا بارها و بارها به سؤالات مشابه پاسخ دهند، مشکلی وجود دارد که باید حل شود.
راه‌حل: ایجاد یک پایگاه داده پرسش و پاسخ، که به‌راحتی از یک نقطه دسترسی، قابل‌دسترسی باشد، کمبود گردش این اطلاعات را برطرف می‌کند و آن را برای همه قابل‌دسترس و به‌روزرسانی را آسان می‌کند. علاوه بر این، شناسایی کارشناسان در هر صنعت و ارتباط با همکاران در سراسر شرکت به ساده‌سازی انتشار و به اشتراک‌گذاری اطلاعات کمک می‌کند.
-
از بین رفتن ابزار جستجو
آماده‌سازی یک فایل پاورپوینت برای ارائه، یک کار بزرگ به نظر می‌رسد زیرا جستجو و کنار هم قرار دادن اطلاعات، تصاویر، توضیحات و غیره زمان و تخیل زیادی می‌طلبد.
راه‌حل: می‌توانید ابزارهایی را پیاده‌سازی کنید که به کامرکزی که کارکنان اجازه می‌دهد به‌راحتی مطالب را جستجو و پیشنهادات مفیدی را دریافت کنند. به‌عنوان‌مثال، یک پایگاه داده کنان فروش و بازاریابی می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند، اشتراک‌گذاری و یافتن مطالب را بین این دو بخش آسان‌تر می‌کند و به آن‌ها کمک می‌کند تا مشکلاتی را که باید با آن‌ها حل کنند.
-
مشکل حفظ دانش:
وقتی یکی از کارکنان شرکت را ترک می‌کند، دانش از بین می‌رود. به‌ویژه دانش پنهان و بهترین روش‌های انجام کار توسط وی، که باید قبل از بازنشستگی یا ترک شرکت به شخص دیگری منتقل شود. راه‌حل: با یک سیستم متمرکز، مانند یک سیستم مدیریت دانش، که در آن همه این اطلاعات ثبت و جمع‌آوری می‌شود، هرکسی می‌تواند به آن دسترسی داشته باشد و از آن بیاموزد. همچنین توسعه سیاست‌ها و گسترش فرهنگ اشتراک دانش برای ترویج اشتراک‌گذاری اطلاعات در سراسر سازمان ضروری است. این امر از، از دست رفتن دانش‌های مهم، جلوگیری می‌کند.
-
عدم وجود ابزارهای اشتراک‌گذاری دیجیتالی اطلاعات
اطلاعات معمولاً از طریق ارتباط شخصی به اشتراک گذاشته می‌شود. هر بار که یک سند مهم را دریافت می‌کنید نه‌تنها وقت خود را برای جستجوی آن در صندوق ورودی ایمیل خود (احتمالاً بسیار پر) تلف می‌کنید، بلکه باید آن را برای هر یک از اعضای جدید تیم نیز ارسال کنید.
راه‌حل: یک راه‌حل به اشتراک‌گذاری دانش می‌تواند با در دسترس قرار دادن اسناد و اطلاعات برای کارکنان، از این اتلاف وقت جلوگیری کند. علاوه بر این، به لطف هوش مصنوعی، امروزه می‌توان از فناوری‌های نوین که در انواع نرم‌افزار مدیریت دانش اعمال می‌شود برای یافتن سریع اطلاعات مرتبط استفاده کرد.
-
نقاط ضعف در فرآیند ورود
کارکنان جدید مجبورند ساعتها جلسات تئوری را دنبال کنند. هر زمان که یک کارمند جدید به یک تیم کاری ملحق می‌شود، معمولاً ماه‌ها طول می‌کشد تا بتواند به طور مؤثر در حجم کاری معمول شرکت مشارکت کند. او درواقع باید در بسیاری از سمینارها شرکت کند تا برای درک تمام رویه‌های سازمانی آموزش ببیند. بااین‌حال، هنگامی‌که از او خواسته می‌شود آنچه را که ظاهراً آموخته است، عملی کند، بعید نیست که مجبور شود از همکاران کمک بخواهد.
راه‌حل: برای جلوگیری از مراجعه مداوم اعضای تیم جدید به همکاران خود برای بازیابی اطلاعات موردنیاز، لازم است اشتراک‌گذاری اطلاعات در سیستم داخلی پیاده‌سازی شود تا کارکنان بتوانند هر زمان که بخواهند به‌طور مستقل در پایگاه دانش آنچه را که به دنبال آن هستند بیابند. ازآنجایی‌که اشتراک دانش امکان دسترسی رایگان دائمی به اطلاعات را فراهم می‌کند، کارکنان همیشه از آخرین اطلاعات نیز باخبر می‌شوند.
-
بی‌اعتمادی به انجمن‌های خبرگی
شفافیت، یک ارزش در فرهنگ شرکتی نیست. افزایش تنها بعد موفقیت فردی، منجر به بهبود شکست‌ها و کاستی‌ها نمی‌شود.
راه‌حل: فرهنگ شرکتی که هدفش شفافیت است، سعی می‌کند آن‌قدر بر عملکرد فردی تمرکز نکند، بلکه سعی می‌کند از تجربیات درس بگیرد و از این دانش برای توسعه طرح‌ها و ایده‌های جدید و ایجاد انجمن‌های خبرگی در بین کارکنان استفاده کند. شروع به اشتراک‌گذاری دانش در عمل به معنای ایجاد فضایی از نوآوری و توسعه، ازجمله موارد فناوری، برای تقویت همکاری و رشد افراد و سازمان است. این بهبود به لطف پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش نیز امکان‌پذیر شده است.
