در مطلب ورودی‌های فرآیند مدیریت دانش پروژه درباره ضرورت مدیریت دانش پروژه طبق استانداردPMBOK صحبت شد. در استاندارد PMBOK مدیریت دانش هم، مانند سایر فرآیندها دارای ورودی، ابزارها و تکینیک‌ها و خروجی است. در مطلب قبل ورودی‌های مدیریت دانش طبق استاندارد PMBOK بررسی شد. در این مطلب قصد داریم به ابزارهای و تکینک‌های مدیریت دانشِ پروژه بپردازیم. در ادامه 4 ابزار مدیریت دانشِ پروژه به تفصیل بیان می‌شود.
ابزارهای مدیریت دانش پروژه
1- قضاوت متخصص
- از تخصص افراد یا گروه‌های دارای تخصص زیر و یا آموزش در قبال موضوعات زیر بایستی استفاده شود.
- مدیریت دانش
- مدیریت اطلاعات
- یادگیری سازمانی
- ابزارهای مدیریت اطلاعات و دانش
- اطلاعات مرتبط از دیگر پروژه‌ها
2- مدیریت دانش
ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش ، افراد را به یکدیگر متصل می‌نمایند تا بتوانند با همکاری با یکدیگر دانش جدید خلق نمایند. همچنین دانش ضمنی را به اشتراک گذارند و دانش اعضاء مختلف تیم را یکپارچه سازند. ابزارها و تکنیک‌های مناسب برای یک پروژه بستگی به ماهیت پروژه، به ویژه میزان نوآوری، پیچیدگی پروژه و سطح تنوع و گوناگونی در میان اعضا تیم دارد.
- شبکه سازی: شامل تعاملات اجتماعی غیر رسمی و شبکه‌های اجتماعی آنلاین، فُروم‌های آنلاین به عنوان محلی که افراد بتوانند پرسش‌های آزاد و باز مطرح نماید. این موارد همه می‌تواند برای شروع گفتگوهای به اشتراک‌گذاری دانش با متخصصان مفید باشد.
- انجمن خبرگی: گروه های تخصصی که پیرامون هر یک از دیسیپلین های پروژه تشکیل شده و در بستری غیررسمی به تبادل دانش می پردازند.
- جلسات: شامل ملاقات‌های مجازی که حاضرین بتوانند با هم تعمل دانشی داشته باشند می‌شود.
- رویداد به اشتراک‌گذاری دانش: مانند سمینارها و همایش‌ها
- کارگاه‌ها: شامل جلسات حل مسئله، بازنگری و یادگیری که قصد شناسایی درس آموخته‌ها طراحی شده‌اند.
- داستان‌سرایی: تکنیکی است که در آن تجربیات افراد به صورت داستانهایی با ساختار مشخص برای سایر همکاران پروژه ارائه می شود.
تمام این ابزارها و تکنیک‌ها را می‌توان هم به صورت چهره به چهره و یا هر دو با هم اجرا کرد. تعاملات چهره به چهره معمولا موثرترین راه برای ایجاد فرهنگ اعتماد بین فردی و تسهیم دانش است که برای مدیریت دانش لازم و ضروری اسن. پس از اینکه ارتباط بر پایه اعتماد ایجاد شد می‌توان از روش‌های مجازی برای حفظ ارتباط استفاده نمود.
3- مدیریت اطلاعات
ابزارها و تکنیک‌های مدیریت اطلاعات به منظور ایجاد و اتصال افراد به اطلاعات، مورد استفاده قرار می‌گیرند و برای به اشتراک‌گذاری دانش صریح کدگذاری شده، ساده و بدون ابهام مناسب هستند. برخی از این ابزارها و تکینک‌ها شامل موارد زیر می‌شوند:
- روش‌های کدگذاری دانش صریح: به عنوان مثال برای تولید درس آموخته‌هایی جهت یادگیری و وارد کردن ان در لیست درس آموخته.
- ثبت درس آموخته‌ها: ثبت و به اشتراک گذاری دروس آموخته در فرمت های استاندارد.
- جمع‌آوری اطلاعات: برای مثال مطالعه مقالات چاپ شده
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه [1]: سیستم اطلاعات مدیریت پروژه اغلب شامل مدیریت اسناد می‌شود.
ابزارها و تکنیک‌هایی که افراد را به اطلاعات متصل می‌نمایند را می‌توان به کمک عنصر تعانل ارتقا داد. تعامل و پشتیبانی همچنین به افراد در پیدا کردن اطلاعات مرتبط کمک می‌کند. معمولا درخواست کمک کردن، ساده‌تر و سریع‌تر از یافتن عبارت مناسب جهت جستجو می‌باشد.
ابزارها و تکینک‌های مدیریت دانش و اطلاعات بایستی به فرآیندهای پروژه و صاحبان فرآیند متصل باشند. برای مثال انجمن خبرگی می‌توانند نگرشی ایجاد نمایند که منجر به بهبود فرآیندهای کنترلی گردد. همچنین امکان تحلیل داده‌های ورودی لیست درس آموخته‌های ثبت شده نیز توسط آنان وجود دارد تا موارد و مسائل مشترک حاصل از تغییرات در رویه‌های پروژه را مشخص نمایند.
4- مهارت‌های میان فردی و تیمی
برخی از مهارت‌های میان فردی و تیمی قابل استفاده شامل موارد زیر هستند.
- تسهیل‌گری: تسهیل‌گری برای کمک موثر به یک گروه جهت اخذ یک تصمیم، انتخاب یک راه‌حل و یا نتیجه‌گیری موفق کمک می‌نماید.
- رهبری: رهبری جهت انتقال چشم انداز و الهام بخشیدن به تیم پروژه به منظور تمرکز پیدا کردن بر روی داشن مناسب و اهداف دانشی درست استفاده می‌گردد.
- شبکه سازی: شبکه سازی امکان ایجاد روابط و ارتباطات غیر رسمی در میان ذینفعان را فراهم و موجب خلق شرایط به اشتراک‌گذرای دانش صمنی و صریح گردد.
- آگاهی سیاسی: آگاهی سیاسی به مدیر پروژه کمک می‌کند تا ارتباطات را بر اساس محیط پروژه و همچنین محیط سیاسی پروژه برنامه‌ریزی نماید.
منبع:
کتاب فرآیند مدیریت دانش پروژه در در استاندارد PMBOK
پانوشت
[1] Project Management Information System
