دانش قدرت است، اما برای موفقیت در کسب این قدرت به یک سیستم قدرتمند مدیریت دانش نیاز دارید. در عصر مشتری‌محوری که تمرکز ارائه خدمات بر هوشمندی، در دسترس بودن و تعالی است، این ایده اهمیت فزاینده‌ای پیدا کرده است. حال چه باید کرد که این ایده از آگاهی فراتر رفته و در کسب‌وکار شما به جریان بیفتد؟ به‌عبارت دیگر چگونه می توان یک سیستم مدیریت دانش را پیاده‌سازی کرد؟ نگران نباشید، شما در جای درستی هستید! ما در این مقاله سعی داریم در مورد فرآیندها و بهترین شیوه‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش اطلاعاتی در اختیار شما گذاشته و یک چارچوب مدیریت دانش را به شما ارائه دهیم.
چارچوب یک سیستم قدرتمند مدیریت دانش
راه‌های زیادی برای پیاده‌سازی مدیریت دانش وجود دارد و روشی که شما انتخاب می‌کنید به فرهنگ، ساختار و فرایندهای سازمان شما بستگی دارد. همچنین متقابلاً رویکردی که در پیاده‌سازی مدیریت دانش اتخاذ می‌کنید نیز بر افراد، فناوری و فرآیندهای سازمان شما تأثیر می‌گذارد. وقتی شروع به فکر کردن در مورد پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت دانش می‌کنید، باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
کارکنان
مدیریت دانش برای چه کسی ایجاد شده است؟ چه کسانی قرار است در پروژه پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش شرکت کند؟ نقش و مسئولیت هریک از این کارکنان چیست؟
فناوری
کدام ابزار و فناوری قرار است برای پشتیبانی از پروژه یاده‌سازی سیستم مدیریت دانش استفاده شود؟ فناوری افراد را قادر می‌سازد تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و همچنین به جستجو و یافتن و دسترسی به دانش سازمان نیز کمک می کند.
فرایند
باید برای هر مرحله از مدیریت دانش یک سیستم قوی تعریف شود و درعین‌حال انعطاف‌پذیری را نیز حفظ کند.
بهترین شیوه‌های مدیریت دانش
مرحله 1 -شناسایی منابع دانش
شرکت ها منابع دانشی متعددی دارند و اولین قدم باید شناسایی این منابع باشد. برای این مرحله باید درک عمیقی از جریان دانش در سازمان خود داشته باشید. ابتدا از آنچه وجود دارد شروع کنید و فرآیند مدیریت دانش خود را بر اساس آن طراحی کنید. چه کسی یا چه چیزی دانش را به شرکت شما می‌آورد؟ این اطلاعات در کجا ذخیره می‌شود؟ امروز چگونه این دانش به اشتراک گذاشته می‌شود؟
مرحله 2 – جمع‌آوری و ضبط اطلاعات
هنگامی که نسبت به چگونگی جریان دانش و اطلاعات چگونه در سازمان خود آگاهی پیدا می‌کنید و می‌دانید دانش در کجا پیدا می‌شود، نوبت به دسته‌بندی، نقشه‌برداری، سازماندهی و ذخیره این دانش است. هدف از این مرحله این است که با ساختاربخشی به گردش اطلاعات، قابلیت دسترسی به آن را سریع‌تر و آسان‌تر کنید.
مرحله 3 – پردازش اطلاعات
در مرحله بعد، باید اطلاعاتی را که ازطریق 2 مرحله اول جمع آوری کرده‌ا‌ید، تجزیه‌وتحلیل کنید. به عبارت دیگر باید اطلاعات را تجمیع، سازماندهی و مرور کنید تا ببینید چگونه می‌توان از آن برای سازمان شما به بهترین شکل استفاده کرد. در این مرحله اطلاعات را با هم ترکیب کرده و دانش جدید خلق کنید. پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت دانش پروژه بزرگی است؛ پروژه‌ای که در هسته اصلی شرکت پیاده‌سازی می‌شود و نشان‌دهنده یک تغییر فرهنگی واقعی خواهد بود. در این مرحله، مشارکت کارکنان سازمان به‌عنوان محرک‌های تغییر و نیز پرورش و توسعه روحیه نوآورانه آن‌ها، یک عامل کلیدی موفقیت است.
مرحله 4 – سازماندهی، ذخیره و به‌اشتراک‌گذاری دانش
در آخرین مرحله که اهمیتی کمتر از سایر مراحل ندارد همه این دانش را در دسترس سایر کارکنان قرار دهید. ساختن یک سیستم مدیریت دانش کارآمد اقدام کلیدی این مرحله است. اما آنچه که باعث تفاوت در سیستم‌های به‌اشتراک‌گذاری دانش می‌شود کارکنان هستند. افرادی که پایگاه دانش شما را به کار می‌گیرند، پرورش می دهند و حفظ می‌کنند. این افراد باید نحوه استفاده از این سیستم را بدانند و ممکن است نیاز به آموزش آن‌ها وجود داشته باشد.
جایگاه هوش مصنوعی و NLP نمادین در چارچوب مدیریت دانش
درست مانند خود ربات چت، یک نرم‌افزار مدیریت دانش می‌تواند توسط فناوری‌های مختلفی تقویت شده و عملکرد شما را به طور متفاوتی تحت تأثیر قرار می‌دهد؛ در این سیستم هوش مصنوعی جای مشاوران انسانی که داده‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کنند گرفته و بر فرآیندهای مدیریت دانش نظارت می‌کنند. یک سیستم مدیریت دانش مبتنی بر هوش مصنوعی نمادین و NLP (پردازش زبان طبیعی) می‌تواند زبان انسان را به راحتی درک کند و بلافاصله اطلاعات مناسب را بازیابی کند.
منبع:
https://www.inbenta.com/en/blog/knowledge-management-framework
