شما افراد را به یک جلسه دعوت میکنید و بر اساس آنچه در طول پروژه تجربه کردهاند، درباره فرصتهای بهبود مدیریت درسآموختهها در سازمانهای پروژه محور بحث و تبادل نظر میکنید. بااینحال، بسیاری از تیمها و سازمانها در درک ارزش درس آموختههایشان، با مشکل مواجه میشوند.
مدیریت درسآموختهها در سازمانهای پروژه محور باید به طرز فریبندهای ساده باشد
ابتدا، تعریف اینکه درس آموخته چیست، مفید است. در یک مفهوم گسترده، درس آموخته همان دانشی است که در حین انجام کار بهدستآمده و برای بهبود فرآیندهای حال و آینده بهکار میرود. بهعنوانمثال، یک تیم پروژه که با تطبیق یک فرآیند یا ابزار موجود بر چالشها غلبه میکند، میتواند تجربیاتش را برای پروژههای آینده ارائه دهد. تیم دیگری ممکن است شکست رخداده را تشریح کند و تغییراتی را برای جلوگیری از آن در آینده اعمال کند. در این مقاله، به بررسی پنج نکته در مورد چگونگی ذخیرهسازی و بهکارگیری درس آموختهها در سازمان صحبت میکنیم.
لحظات خلق دانش با ارزش را شناسایی کنید
حافظه انسان بسیار فرار است. جزئیات آنچه بهعنوان بخشی از یک پروژه رخداده است میتواند بهسرعت به دست فراموشی سپرده شود و هر چه زمان بیشتر میگذرد، تلاش ذهنی هر فرد برای بازیابی تجربیات بیشتر میشود.
بسیاری از تیمها جزییات درس آموخته را در پایان پروژه از طریق استخراج دانش و یا بازنگری پس از اقدام شناسایی میکنند. اگر پروژه شما چندین ماه یا حتی چند سال طول میکشد، منتظر ماندن تا پایان آن برای استخراج درس آموختهها، خطر از دست دادن جزئیات کلیدی را بسیار زیاد میکند؛ پس باید در زمان مناسب دانش خلقشده را شناسایی و ذخیرهسازی کنیم.
پادزهر از دست دادن جزئیات کلیدی در طول زمان چیست؟
مایلستونهای خلق دانش با ارزش در پروژه را شناسایی کنید و آنها را از قبل در برنامه پروژه یا برنامههای اسپرینت خود بگنجانید. ممکن است نیازی نباشد تا پایان کار منتظر بمانید تا درس آموختهها را ثبت کنید، زیرا هر مرحله از پروژه فرصتی برای بحث در مورد درس آموختهها است. بهعنوانمثال، اگر تصمیمات مهمی گرفتهاید، چیز جدیدی را امتحان کردهاید، یا چیزی را تجربه کردهاید که آنطور که انتظار میرفت پیش نرفته حتما به دنبال ثبت این موارد باشید.
صدای همه ذینفعان درگیر در پروژه را بشنوید
در محیطهای کاری که بهطور فزایندهای پیچیده است، بهندرت پیش میآید که هر فردی بتواند دید کاملی ازآنچه در یک پروژه اتفاق میافتد با همه وابستگیهای متقابل و تعاملاتی که بر نتیجه یک کار دارد، ارائه دهد؛ بنابراین، بحثها بهتر است از دیدگاه کلنگر و توسط گروه متنوعی از افراد ارائه شود.
اعضای تیم، ذینفعان و شرکایی را که میتوانند در این گفتگوها مشارکت کنند، دعوت کنید تا در ارائه درس آموختههای پروژه شرکت کنند. این افراد احتمالاً در چندین عملکرد و سلسلهمراتب بالا و پایین قرار دارند. در صورت لزوم، افرادی را که خارج از سازمان هستند، مانند شرکا، فروشندگان، مشاوران و سایرین که ممکن است بتوانند به درک جامع پروژه کمک کنند را نیز به این جلسات دعوت کنید. با تعیین یک دستور کار و اولویتبندی نکات بحث و گفتگو از قبل، بهترین استفاده را از این جلسات ببرید.
کارکنان پروژه را بهطور معناداری درگیر کنید
کارکنان بخشهای مختلف پروژه، مهمترین ارکان مدیریت درسآموختهها در سازمانهای پروژه محور هستند؛ بنابراین نظرات آنها بسیار مهم است.
برای برگزاری جلسههای تدوین درسآموخته؛ ترجیحات، عادات و برنامههای شرکتکنندگان را در نظر بگیرد. قوانین، انتظارات و اهداف را برای جلسات مستندسازی درس آموختههای پروژه تدونی کنید و آنها را اجرا کنید. در صورت لزوم، یک نقطه تماس سریع با شرکتکنندگان منتخب ایجاد کنید تا قبل از جلسه از همسویی با اهداف مطمئن شوید. به خاطر داشته باشید که ممکن است افرادی وجود داشته باشند که بر موضوعات مسلط هستند و افراد دیگری، بهطور طبیعی ساکت هستند. برخی از شرکتکنندگان هستند که نیاز دارند ایدههای خود را با صدای بلند بیان کنند، درحالیکه برخی دیگر ممکن است به زمان کوتاهی برای تأمل نیاز داشته باشند. بهمنظور استخراج درس آموختههای شرکتکنندگان، ممکن است بخواهید از کانالهای مختلفی استفاده کنید؛ برخی شفاهی، برخی نوشتاری، نکته کلیدی در اینجا این است که از تمام ظرفیتها به نحو مطلوب استفاده کنید.
علاوه بر این، درحالیکه این جلسات ممکن است بهترین روش برای به حداکثر رساندن تعامل باشد، واقعیت کار این است که برخی از افراد نیاز به پیوستن از راه دور دارند و برخی دیگر در مناطق مختلف ممکن است اصلا نتوانند به آن بپیوندند. داشتن گزینههای متنوع برای مشارکت، بخش وسیعتری از افراد را قادر میسازد تا مشارکت کنند.
همانطور که گفته شد، هدف از مشارکت دادن ذینفعان در مدونسازی درس آموختهها این است که از نحوه انجام کار، عوامل موثر بر نتایج پروژه آگاه شویم تا در پروژههای آینده عملکرد بهتری داشته باشیم.
زمینه کسبوکار بهندرت در یک پروژه یکسان میماند، زیرا فرضیات نادرست هستند، محدودیتهای جدید به وجود میآیند و اولویتهای رقابتی در سایر بخشهای کسبوکار ظاهر میشوند. ممکن است از شرکتکنندگان بپرسید: پروژههای آینده باید به چه چیزهایی توجه کنند؟ پاسخ به این سوال یکی از مهمترین اقدامات برای انتقال دانش است.
از ابزارهای مناسب برای مدیریت درسآموختهها در سازمانهای پروژه محور استفاده کنید
برای ذخیره درس آموختههای سازمانها معمولاً مجموعهای از راهحلها وجود دارد. ابزارهایی مانند Confluence، Google Drive، SharePoint، درایوهای شبکه مشترک و یا نرمافزارهای تخصصی مدیریت دانش به این کار کمک میکنند. اما بهطور کلی سازمان باید یک مکان مشخص برای ذخیرهسازی درسآموختهها ایجاد کند تا تیمهای پروژه در مواقع مورد نیاز از آن استفاده کنند
مدونسازی درسآموختهها باید بهصورت استاندارد باشد. «فرم ثبت درس آموختهها» باید دارای اجزایی مانند عنوان، جزئیات درس آموخته، نوع پروژه، فاز پروژهای که در آن اعمال میشود، موضوع درس آموخته و موارد دیگر، برای توصیف و دستهبندی درس آموختههای مرتبط باشد. داشتن یک ساختار استاندارد نوشتن درس آموختهها را آسان میکند و همچنین فیلتر کردن آنها را در هنگام تلاش برای یافتن آنها آسان میکند.
درس آموختهها را به فرآیندهای کسبوکار خود متصل کنید
در تجربیات سازمان، اغلب دیدهشده است که ثبت درس آموختهها بهعنوان یک آیتم در فهرست کارهای روتین تبدیلشده و در پایان پروژه جلسهای برای مستندسازی دارند تا ادعا کنند که «مستندسازی درس آموختهها » را انجام میدهند، اما سازمان بهطور معناداری در حال یادگیری نیست. یک سازمان عملاً یاد نمیگیرد مگر اینکه درس آموختهها و دانشی را که در حین پروژه به دست آورده است در کار فعلی و آینده به کار گیرد. بهعنوانمثال، درس آموختهها ممکن است منجر به تغییر در مراحل مختلف پروژه شود. این تغییرات علاوه بر ثبت در سیستم مدیریت دانش باید در فرایندهای جاری سازمان نیز لحاظ شده و موجب بهروزرسانی آن شود.
غلبه بر چالشهای رفتاری برای متقاعد ساختن کارکنان میتواند دشوار باشد و شما میتوانید از یک رویکرد از بالا به پایین و هم از پایین به بالا برای رفع آنها استفاده کنید. استراتژیهای بالا به پایین ممکن است شامل تعبیه درس آموختهها در مراحل مختلف پروژه یا قبل از فعالیتهای کلیدی پروژه باشد. بااینحال، این موارد باید از طریق یک رویکرد از پایین به بالا تکمیل شوند؛ افرادی که دانش جدید را در قالب درس آموختهها دریافت میکنند باید متقاعد شوند که دانش ارزشمند است و استفاده از آن مزایایی برای کارشان به همراه خواهد داشت. یک رویکرد مدیریت تغییر و ارتباطات کلنگر ممکن است برای تقویت انتظارات پیرامون درس آموختهها، به اشتراک گذاشتن داستانهای موفقیت و تکرار ارزشی که درس آموختهها برای افراد و تیمهایشان به ارمغان میآورد، ضروری باشد.
Five Tips for Improving Lessons Learned in Project-Based Organizations
