موانع مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی

مدیریت دانش رویکردی یکپارچه در سطح سازمان برای رسیدن به بهره‌وری، رشد و کاهش هزینه‌هاست. مفهوم مدیریت دانش، مزایای آن، عوامل تاثیرگذار بر مدیریت دانش، موانع مدیریت دانش و غیره به‌طور روزافزونی موردتوجه قرارگرفته است. اکثر سازمان‌های دولتی به دنبال استقرار نرم‌‌افزار مدیریت دانش هستند تا هرچه بیشتر از دانش موجود در سیاست‌گذاری سود برند و به ایجاد و حفظ مزیت رقابتی در محیط داخلی و بین‌المللی نایل شوند.

مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی نوپا و در مراحل اولیه خود است و با وجود دلایل محکمی که برای استفاده استراتژیک از مدیریت دانش به‌منظور بهبود عملکرد سازمانی وجود دارد، موانع مختلفی برای پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی به چشم می‌خورد که در پژوهش‌های مختلف در این حوزه نیز به آن اشاره شده است. این موانع را می‌توان در موارد زیر خلاصه نمود:

1‌- موانع انسانی 2‌- موانع سازمانی 3‌- موانع فرهنگی و محیطی 4‌- موانع سیاسی 5‌- موانع فنی و تکنولوژیکی

موانع مدیریت دانش

1‌- موانع انسانی

منابع انسانی و مدیریت دانش، ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند ازاین‌رو لازم است برای اجرای موفق مدیریت دانش، به نقش و جایگاه انسان توجه ویژه‌ای شود. موانع انسانی عبارتند از:

• ذهنیت سیلویی بودن دانش

ازآنجاکه سازمان‌های دولتی از سیستمی بسته برخوردارند هریک از کارکنان دانش خود را به‌صورت سیلویی از دانش ذخیره می‌کنند و با افراد و واحدهای دیگر به اشتراک نمی‌گذارند و درنتیجه جریان دانش در سازمان اتفاق نمی‌افتد.

• ذهنیت دانش قدرت است

بزرگ‌ترین مانع وقتی بروز پیدا می‌کند که از کارکنان خواسته شود دانش خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. چراکه کارکنان ترس از دست دادن مالکیت دارایی‌های ذهنی خود را دارند و از آنجاکه دانش را عامل مهم امنیت شغلی می‌دانند در اشتراک دانش خود مقاومت می‌کنند.

• عدم آگاهی کارکنان از مزایای مدیریت دانش

هنگامی که کارکنان ماهیت و کارکرد مدیریت دانش را نمی‌دانند و از فواید آن مطلع نیستند با بی‌میلی آن‌ها در تسهیم دانش و یا سایر مراحل فرایند مدیریت دانش روبه‌رو هستیم. بنابراین پایین بودن سطح آگاهی کارکنان یکی از موانع تحقق مدیریت دانش در سازمان‌ها به شمار می‌رود.

• فقدان زمان

فقدان زمان یکی دیگر از دلایل عمده سازمان‌ها در تسهیم دانش است. در هر سازمان فشار زیادی برای بهره‌وری و اتمام کار وجود دارد که بر تسهیم دانش اثرگذار می‌باشد. لازم است مدیران فرصتی را برای کارکنان جهت پرداختن به تبادل دانش اختصاص دهند.

2‌- موانع سازمانی

عوامل سازمانی نیز ازجمله موانع تحقق مدیریت دانش در سازمان هستند. عمده این موانع در 3 دسته عوامل ساختاری، عوامل مدیریتی و عوامل شغلی عبارت‌اند از:

عوامل ساختاری شامل

• ساختارهای غیرمنعطف

ساختار سازمانی باید از انعطاف و پویایی لازم برخوردار باشد. سازمان‌های دانش‌محور، بایستی دارای ساختاری باشند که از نشاط، خلاقیت و نوآوری در سازمان حمایت کند. نبود فضای رسمی و غیررسمی لازم برای تسهیم دانش، وجود قوانین غیرمنعطف سازمانی كه باعث محدود شدن خلاقیت می‌شود و ساختارهای سلسله مراتبی از موانع تحقق مدیریت دانش در بخش دولتی هستند.

• جریان‌های عمودی دانش

یک‌طرفه بودن جریان دانش از بالا به پایین تفویض اختیار در سازمان‌های دولتی را محدود نموده و به‌تبع آن اختیار مدیران میانی در پیاده‌سازی مدیریت دانش و اجرای اقدامات مرتبط را با مانع روبه‌رو نموده است.

برکینشاو و گیبسون توضیح می‌‏دهند که دو شکل دوسوتوانی سازمانی می‌‏تواند در دو دسته قرار بگیرد؛ ساختاری و موقعیتی.

• دوسوتوانی ساختاری

یعنی ایجاد سازمان‏‌ها یا ساختارهای مجزا برای انواع مختلف فعالیت‏‌ها؛ سازمان‌‏هایی که یا صرفا اکتشافی هستند یا صرفا استخراجی. در این سازمان‏‌ها کارمندان احکام مشخصی دارند و مطابق آن هم حقوق و پاداش دریافت می‏‌کنند.

• دوسوتوانی موقعیتی

زمانی است که افراد در امور روزانه خود بین فعالیت‏‌های اکتشاف‌ محور و استخراج‌محور حق انتخاب دارند. برای اجرای چنین روندی، لازم است فضای سازمان منعطف‌‏تر باشد.

متاسفانه در دنیای امروز، تعداد کمی از سازمان‏‌ها توانایی اتخاذ ساختارهای مستقل برای تمرکز صرف بر اکتشاف را دارند. این موضوع برای بسیاری از شرکت‌هایی که سرمایه‏‌گذاری هنگفت بر بخش R&D داشته‌‏اند (مثل اریکسون) یک معضل بوده است. این شرکت‌ها ساختاری نسبتا مستقل با مدیریت و بودجه مختص خود را داشتند و از کسب‌وکار اصلی روزانه خود را جدا کرده بودند؛ اما بعد از بحران مالی و در نتیجه تمرکز شدید بر بازدهی و کنترل هزینه‏‌ها، بیشتر این ساختارهای مستقل یا از شدت‏شان کاسته شد یا به‌طورکلی از بین رفتند.

واضح است که انزوای ساختاری که بیشتر تحقیقات آکادمیک بر آن متمرکز هستند، واقع‏‌گرایانه نیستند، چون بیشتر بر تئوری متمرکز است تا عمل؛ بنابراین تعجبی ندارد که دوسوتوانی سازمانی ازسوی مدیران به‌عنوان یک مفهوم مهم چندان مطرح نمی‏‌شود، درحالی‌که اثبات شده است که این شکل از توانمندی سازمان‌ها به بازدهی بیشتری می‏‌انجامد. برای حل این موضوع، این مفهوم دوسوتوانی سازمانی را به‌عنوان تنش بین دو مدل کسب‌‏وکار مختلف توصیف می‏‌کنم: اداره کسب‌وکار در برابر تغییر کسب‌‏وکار .

اداره کسب‏‌وکار همان دانشگاه سازمان است و شامل فرآیندهای اصلی مانند فروش، خدمات به مشتری و مدیریت مالی می‏شود. بیشتر درآمدهای یک شرکت از فعالیت‏‌های اداره کسب‏وکار حاصل می‏شود. اداره کسب‏‌وکار شرکت را زنده نگه می‌‏دارد و توقف آن باعث مرگ آن می‌‏شود و تمرکز آن کوتاه‌مدت است.

تغییر کسب‏‌وکار آینده سازمان است و شامل کلیه اقدامات، پروژه‌‏ها و برنامه‌‏های استراتژیک و تاکتیکی آن می‌‏شود. تغییر کسب‌‏وکار ارزش آینده را برای سازمان ایجاد می‏‌کند؛ اهداف آن معمولاً استراتژیک‏‌تر و نزدیک‏‌تر به رویکرد هستند، اما مزایا در میان‏‌مدت و بلندمدت به دست می‏‌آیند و درنتیجه نسبت به اهداف عملیاتی غیرملموس‌‏تر به نظر می‏‌رسند.

عوامل مدیریتی شامل

• عدم آشنایی مدیران با مدیریت دانش

یکی از موانع جدی در سازمان‌ها انتظارات نابجا از مدیریت دانش به دلیل درک نابجا از آن است. آیا هدف از مدیریت دانش صرفاً سیستمی برای جمع‌آوری دانش و نهایتاً داشتن سیلویی از دانش است؟ اگر نگاه به مدیریت دانش این‌گونه باشد عدم درک صحیح از این مفهوم را نشان می‌دهد. آگاهی نسبت به مدیریت دانش در بخش دولتی پایین است. این مسئله می‌تواند بر پیاده‌سازی کارآمد اقدام‌های مدیریت دانش و ترویج آن در سازمان‌هایی که به دنبال ارتقای عملکرد خود هستند، تأثیر بگذارد؛ بنابراین، برای یک سازمان حیاتی است که هنگام شروع اقدام‌های مدیریت دانش مفهوم مدیریت دانش را به‌خوبی فهمیده باشد. لازم است تا با برگزاری دوره‌های آموزشی جایگاه مدیریت دانش و چگونگی آن برای مدیران روشن شود؛ زیرا آن‌ها هستند که باید این فرایند را در سازمان پیاده‌سازی نمایند.

• عدم‌حمایت مدیران عالی

اگر مدیران عالی با قدرت در حرف، عمل و رفتار از مدیریت دانش حمایت نکنند هر تلاشی در زمینه مدیریت دانش خدشه‌دار خواهد شد.

• مقاومت مدیران میانی

قرار دادن دانش در دستان کارکنان و دادن اقتدار به آن‌ها جهت تصمیم‌گیری و اقدام به‌طور مستقل بر اساس آن دانش برای مدیران میانی خیلی خوشایند نخواهد بود چراکه نقش مدیران میانی را به‌عنوان خط مقدم تصمیم‌گیرندگان دارای اختیار تهدید می‌کند.

• عدم ایجاد محیطی مطمئن

مدیران باید به کارکنان اطمینان دهند که از دانش و دارایی باارزش آن‌ها در راستای موفقیت خودشان بکار گرفته می‌شود و از دارایی‌های دانشی آن‌ها سوءاستفاده نمی‌گردد. مدیران باید محیطی را به وجود آورند که رفتار توأم با اعتماد مورد تشویق، حمایت و شناسایی قرار گیرد.

 

• رویکرد اشتباه

شاید یکی از مهم‌ترین موانع، داشتن رویکرد اشتباه به مدیریت دانش باشد. تمام دانشی که در سازمان وجود دارد باارزش نیست، صرفاً دانشی که خلق ارزش کند حیاتی است. مدیریت دانش باید در فرایندها نهادینه و به بخشی از امور روزمره کارکنان تبدیل گردد. ضروری است مدیران سازمان‌ها رویکرد صحیحی به مدیریت دانش داشته باشند و استراتژی مشخصی برای تسهیم دانش به‌گونه‌ای که استراتژی کسب‌وکار با استراتژی مدیریت دانش همسو باشد.

 

• نبود سیستم‌های انگیزشی برای همکاری و مشاركت كاركنان

دانش به‌عنوان یک سرمایه ارزشمند، موقعیت و جایگاه شغلی افراد را تحت تأثیر قرار می‌دهد از همین رو یکی از چالش‌های مدیران ایجاد این باور است که ارزش عرضه دانش بیش از احتکار آن است بنابراین شناسایی شیوه‌ای کارا برای تشویق کارکنان به تسهیم دانش را باید از ویژگی‌های یک شبکه دانشی موفق دانست. حمایت از کارکنان دانشی، اعطای استقلال به آنان و ارزیابی عملکرد بر مبنای عملکرد دانشی موجب خودانگیختگی کارکنان در جهت خلق دانش می‌گردد.

عوامل شغلی شامل

• جابه‌جایی کارکنان

بدین ترتیب انسجام، ذخیره و نگهداری دانش را با معضلاتی مواجه خواهد کرد چراکه ممکن است فرد بعد از دریافت دانش منتقل گردد.

• محرمانه بودن برخی از اطلاعات

باید از فرد محوری در درون سازمان خودداری کرد و به سمت تیم‌سازی و تیم‌محوری حرکت کرد؛ به‌عبارت‌دیگر به‌جای اینکه بگوییم سطح دسترسی فرد الف، خیلی محرمانه است، بگوییم سطح دسترسی تیم الف، خیلی محرمانه است. لذا باید با تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح و کدگذاری و ذخیره‌ی آن، قدرت را از فرد به تیم منتقل کرد تا حجم بالایی از دانش ضمنی باارزش همراه فرد از سازمان خارج نگردد.

• برنامه‌های آموزشی

در تبدیل سازمان‌های سنتی به یک سازمان یادگیرنده، برنامه‌های آموزشی یک سازمان، نقش حساسی ایفا می‌کنند، برنامه‌های آموزشی نامناسب می‌توانند موانع عمده‌ای برای مدیریت دانش ایجاد نمایند. توجه به اهداف آموزشی برای برقراری یک جریان دانشی که منجر به انتقال دانش و یادگیری می‌شود اهمیت بسیاری دارد.

• تأمین مالی

فراهم آوردن منابع مالی لازم برای استقرار، حفظ و استفاده از مدیریت دانش در سازمان‌ها، ازجمله موانع دیگر این پروژه‌هاست كه بخش دولتی به دلیل تأمین این منابع از بودجه عمومی با دشواری‌های متعددی در مقایسه با بخش خصوصی روبه‌روست. همچنین در تحلیل هزینه فایده این پروژه‌ها با توجه به میان‌مدت یا بلندمدت بودن نتایج آن، در كسب رضایت مسئولان به‌منظور تأمین هزینه‌های مربوطه از محل بودجه عمومی سازمان‌های دولتی با سختی‌های فراوانی مواجه است.

3‌- موانع فرهنگی و محیطی

عوامل فرهنگی یکی از مهم‌ترین موانع تحقق مدیریت دانش در سازمان است و نبود فرهنگ تسهیم دانش مؤثرترین دلیل بروز این چالش است. داشتن فرهنگ اشتراک دانش نقش مهمی در پیاده‌سازی مدیریت دانش در هر سازمانی ایفا می‌کند. اشتراک‌گذاری دانش نیازمند کارمندانی است که به‌طور دلخواه دانش خود را وارد حافظه سازمان کنند. درصورتی‌که فرهنگ مبتنی بر كار گروهی و تعاملات اجتماعی، تشویق كاركنان برای كارهای روزانه با رویكرد خلاقانه، انجام فعالیت تیم محور و اعتماد متقابل در فرهنگ‌سازمانی نباشد، مدیریت دانش را با چالش‌های ناگوار روبه‌رو خواهد کرد. وجود فرهنگ رقابت منجر به محدود شدن اشتراک‌گذاری دانش می‌شود و جو منفی نسبت به اشتراک‌گذاری دانش القا می‌نماید و یکی از موانع تحقق مدیریت دانش در سازمان‌ها، اعم از دولتی و خصوصی به شمار می‌رود.

4‌- موانع سیاسی

موانع سیاسی در سازمان‌های دولتی چشم‌گیرتر هستند. ثبات یا عدم ثبات فضای سیاسی کشور نیز به دلیل اثرگذاری بر فرایند خط مشی‌گذاری و ثبات مدیریت در سازمان‌های دولتی، مدیریت دانش را تحت تأثیر قرار خواهد داد.

5‌- موانع فنی و تکنولوژیکی

یکی دیگر از موانع مدیریت دانش قرار دارد نبود بسترهای مناسب فناورانه است که در ادامه به آن اشاره شده است:

• فناوری ناکافی و نامناسب

فناوری اطلاعات اجازه می‌دهد سازمان فرآیندهای کسب‌وکار را با کارایی بیشتر انجام دهد. اگر زیرساخت‌های فناوری اطلاعات در سازمان ناکافی و غیرمنعطف باشد و یکپارچگی بین سامانه‌های موجود در سازمان وجود نداشته باشد ارتباطات الکترونیکی در درون و بیرون سازمان دچار اختلال خواهد شد.

• دسترسی محدود کارکنان به اینترنت و شبکه‌های تحت وب

این موضوع که به دلیل مسائل امنیتی اتفاق می‌افتد از دیگر موانع مدیریت دانش می‌باشد که در غنای دانش کارکنان و سرعت تسهیم آن با سایرین ایجاد اختلال می‌نماید.

 

درمجموع باید اذعان داشت، خروجی مدیریت دانش باید در کالاها و خدمات، مهارت‌های کارکنان، فرهنگ‌ سازمانی و تفکر مدیران خود را نشان دهد. جایگاه مدیریت دانش در نگاه مدیران است البته در کنار مدیران کارکنان هم باید بخواهند. ارتقاء سطح انگیزش کارکنان، تربیت کارکنان دانش‌مدار، استخدام بر اساس شایستگی و مهارت، مبارزه با روحیه تغییرگریزی، آموزش، اعتماد و تشویق در زمینه رشد منابع انسانی از راهکارهای مهم پیاده‌سازی مدیریت دانش است. چشم‌انداز سازمان می‌بایست مبتنی بر بهره‌وری و نوآوری با نگاه مدیریت دانش باشد. شاید یکی از راه‌حل‌های مناسب برای پاسخگویی به چالش‌ها این باشد که نگاه ویژه‌ای نسبت به تجربیات مدیریت دانش و موانع تحقق مدیریت دانش در بخش خصوصی داشته باشیم و آن‌ها را اقتباس نموده و در بخش‌های دولتی به کار گیریم.

نویسندگان:

مجید دشتی _ فاطمه حمیدی 

تیم اجرایی مدیریت دانش بانک ملی