آیا تفاوت بین اطلاعات و دانش را می‌دانید؟ اطلاعات در هر حوزه‌ای از تمام سطوح سازمان جمع‌آوری می‌شوند و همه‌چیز، از تعامل با مشتریان گرفته تا جلسات داخلی شرکت را دربرمی‌گیرند. درمقابل دانش همان چیزی است که هریک از اعضای یک سازمان می‌فهمد و در فعالیت‌های روزمره خود از آن استفاده می‌کند. 75 درصد از شرکت‌ها می‌دانند که مدیریت دانش برای موفقیت آن‌ها بسیار مهم است. در این مطلب که با عنوان مدیریت دانش در یک نگاه تدوین شده است مزایای مدیریت دانش را برای سازمان‌ها مرور می‌کنیم:
مدیریت دانش چیست؟
IBM مدیریت دانش را راهی برای شناسایی، سازماندهی، ذخیره و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات تعریف می‌کند. سیستم مدیریت دانش پلتفرمی است که اطلاعات کسبوکار را برای کمک به ساده‌سازی فعالیت‌های زیر سازماندهی می‌کند:
- استخدام
- آموزش
- ارتباط
علاوه‌براین، مدیریت دانش می‌تواند موارد زیر را بهبود بخشد:
- شفافیت
- پاسخگویی
- همکاری
هرکدام از موارد بالا به بهبود رضایت و حفظ کارکنان کمک می‌کنند.
اهداف مدیریت دانش چیست؟
مدیریت دانش چندین هدف کلیدی را در یک سازمان دنبال می‌کند. اهداف یک سیستم مدیریت دانش در یک نگاه عبارتنداز:
-
- حفظ کردن دانش به شکلی که به‌راحتی قابل دسترسی باشد
- اشتراک دانش در زمان مناسب و با همکاران مناسب
- خراب کردن سیلوهای اطلاعات
- حفظ دانش در زمانی که کارکنان ارزشمند شرکت را ترک می‌کنند
- ایجاد فرهنگ یادگیری مستمر
مزایای مدیریت دانش
مزیت اصلی مدیریت دانش، عملیات سازمان کارآمد است. یک سیستم مدیریت دانش به چابک‌تر شدن کسبوکار ها می‌انجامد زیرا:
- کیفیت داده‌های کسبوکار را بهبود می‌بخشد
- همکاری در تیم شما را تقویت می‌کند
- شکاف‌های مهارتی و شایستگی را برای فرصت‌های آموزشی شناسایی می‌کند
- تصمیم‌گیری سریع‌تر را در همه سطوح امکان‌پذیر می‌کند
- امنیت داده‌ها را برای مالکیت معنوی افزایش می‌دهد
- فرآیندهای کسبوکار استاندارد را ایجاد می‌کند
چالش‌های مدیریت دانش چیست؟
مانند هر فرآیند سازمانی دیگر، مدیریت دانش می‌تواند چالش‌هایی را برای یک سازمان ایجاد کند. در اینجا چهار مورد از چالش‌های مهمی که سازمان‌ها درحین پیاده‌سازی مدیریت دانش با آن مواجه هستند ذکر شده است:
- برخی از کارمندان ممکن است دانش خود را برای حفظ موقعیت خود در شرکت احتکار کنند
- اشتراک دانش برای کارمندان به دلیل حجم کاری موجود در اولویت نیست
- سیستم‌های مدیریت دانش نیاز به پیکربندی مناسب با مجوزهای مناسب دارند. هدف محافظت از اطلاعات حساس سازمان است
- یک چارچوب مدیریت دانش به زمان و منابع انسانی بیشتری برای به روزرسانی و نگهداری نیاز دارد
انواع دانش در یک سازمان
دو نوع اصلی دانش سازمانی، فرآیند مدیریت دانش شما را هدایت می‌کنند:
1. دانش آشکار
اطلاعات مستند، مانند خط‌مشی‌ها، مشخصات محصول، عملکرد خدمات و سایر محتوای تولید‌شده توسط سازمان را دانش آشکار می‌گویند.
2. دانش پنهان
دانش پنهان اطلاعاتی را دربرمی‌گیرد که به فرآیندهای سازمان اشاره دارد؛ مانند:
- سیستم‌های استخدام یا شایستگی
- کارهای روزمره
- دفترچه راهنما
- فرهنگ سازمانی
این دانش، یک دانش عملی درمورد عملیات‌های تجاری سازمان است که از طریق تجربه به دست می‌آید. این دانش به تخصص در یک حوزه خاص اشاره دارد و در اختیار کارمندان متخصص در همان حوزه است. دانش پنهان از نظر عملی از موارد زیر به دست می‌آید:
-
اسناد سازمانی
مانند: گزارش‌ها، سوابق سازمان و تحقیقات بازار
-
اطلاعات ساختاری
مانند: نمودارهای سلسله مراتب شرکت، کتاب‌های راهنما، جریان کار فرمت‌های ارائه، بهترین شیوه‌ها، استراتژی‌های کسبوکار
-
داده‌های گروهی
مانند: برنامه‌های مربیگری، تیم‌های پروژه و گروه‌های آموزشی
موارد استفاده مدیریت دانش
چارچوب مدیریت دانش در فرآیندهای سازمانی زیر ارزش پیدا می‌کند:
- خدمات 24 ساعته
اعضای جدید تیم می‌توانند به‌سرعت در یک سیستم مدیریت دانش متمرکز آنچه را که نیاز دارند جستجو کرده و بیابند. این به طور قابل‌توجهی زمان آموزش را کاهش و سطح شایستگی را افزایش می‌دهد.
- پشتیبانی مشتری
تیم‌های خدمات مشتری می‌توانند مراجع و پاسخ‌های سریع برای پرس‌وجو پیدا کنند.
- ارتباطات داخلی
تیم‌ها می‌توانند دانش را مستقیماً از سیستم جستجو کنند و ایمیل‌ها و چت‌ها را برای درخواست‌های اولویت‌دار ذخیره کنند.
- به‌روزرسانی موجودی
همه بخش‌ها از تغییرات محصول مانند قیمت‌ها، ارتقاء یا کمبود مطلع می‌شوند.
فرآیند مدیریت دانش چیست؟
ابتدا باید بدانید که چگونه دانش در جریان کسبوکار خلق می‌شود و چگونه آن را برای شما کارآمد می‌کند؟ به‌طورایده‌آل فرآیند مدیریت دانش در یک نگاه دارای شش مرحله است:
-
کشف دانش
منابع آشکار و پنهان دانش سازمان خود را بیابید.
-
حسابرسی دانش
بررسی کنید که تمام اطلاعات شما مرتبط، به‌روز و بدون خطا باشد.
-
ساختاردهی دانش
اطلاعات خود را در یک پایگاه داده مدیریت دانش قابل جستجو و قابل دسترسی سازماندهی کنید.
-
به اشتراک‌گذاری دانش
به تیم خود اجازه دسترسی ایمن به سیستم مدیریت دانش خود را بدهید. آن‌ها را تشویق کنید تا دانش خود را در این پلتفرم به اشتراک بگذارند و یک برنامه تشویقی برای ترویج فرآیند اشتراک ایجاد کنند.
-
کاربرد دانش
به اعضای تیمی که از دانش برای بهبود عملکرد خود استفاده می‌کنند، پاداش دهید.
-
ایجاد دانش
به جمع‌آوری و به‌روزرسانی سیستم مدیریت دانش خود طبق مراحل ذکرشده ادامه دهید.
ابزارهای مدیریت دانش چیست؟
هرچیزی که اطلاعات کسبوکار را جمع‌آوری کرده و بینش ایجاد کند، یک ابزار مدیریت دانش است. بااین‌حال، ابزارهای مدیریت دانش مطابق با صنعت شما می‌توانند بسیار تخصصی باشند. رایج‌ترین ابزارهای مدیریت دانش عبارتند از:
- سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS) برای انتشار آنلاین
- اینترانت برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات سازمان به‌صورت ایمن در یک سازمان
- انبارهای داده‌ای که از یادگیری ماشین و هوش مصنوعی (AI) برای جمع‌آوری و تجزیه‌و‌تحلیل داده‌ها استفاده می‌کنند.
- پایگاه‌های اطلاعاتی برای ارتباطات مدیریت پروژه
- سیستم‌های مدیریت اسناد برای میزبانی کلیه اسناد سازمان دیجیتال
نتیجه‌گیری
فرآیند مدیریت دانش به اندازه و ساختار سازمان شما بستگی دارد. شرکت‌های کوچک‌تر می‌توانند معدن طلایی از داده‌های سازمان بسازند و در طول زمان به حجم آن بیفزایند. شرکت‌های بزرگتر می‌توانند سیستمی برای تحول دیجیتال و پیش‌بینی کسبوکار ایجاد کنند. برای بهبود نتایج کسبوکار خود همین امروز یک استراتژی مدیریت دانش را در سازمان خود پیاده کنید!
https://www.kminstitute.org/blog/explaining-knowledge-management-its-importance-use-cases-and-types