“کدام فرایندهای سازمانی باید دانش‌محور باشند؟” عنوان مطلبی است که به اهمیت رویکرد فرایندی و استفاده از دانش سازمانی در طراحی و توسعه فرایندها می‌پردازد.
یکی از رویکردهایی که کمک بسیار زیادی به موفقیت سازمان‌ها می‌کند مدیریت فرایندهای سازمان است. بدین منظور تمامی فعالیت‌ها در سازمان باید با نگاه فرایند محور انجام شود. بر اساس مدل‌های فرایندی مطرح دنیا مانند مدل PCF که توسط مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا(APQC) ارائه شده است، دانش و مدیریت کردن آن نقش بسیار پررنگی در شکل‌گیری، بهبود و توسعه فرایندهای سازمانی ایفا می‌کند و بر بهبود وضعیت شاخصهای عملکردی سازمان اثرگذار است.
اما در میان انبوه فرایندهای سازمانی، برخی فرایندها نیاز بیشتری به دانش و مدیریت دانش دارند و حتما باید مبتنی بر دانش سازمان طراحی و مدیریت شوند. در ادامه این مطلب به معرفی برخی از این فرایندها می‌پردازیم:
- مدیریت استراتژیک دانش‌محور
- جذب و استخدام دانش‌محور
- آموزش و توسعه دانش‌محور
- ارزیابی عملکرد دانش محور
- پاداش و تقدیر دانش‌محور
- مکانیسمهای یادگیری
- فناوری اطلاعات پشتیبان مدیریت دانش
- نظارت و پشتیبانی مدیریت دانش
- حفظ دانش
مدیریت استراتژیک دانش‌محور
مدیریت راهبردی دانش میتواند به عنوان برنامه یک برنامه استراتژیک مرتبط با دارایی‌های مبتنی بر دانش در شرکت تعریف شده، پیاده‌سازی و به روز رسانی شود. مدیریت استراتژیک دانش‌محور، شناسایی استراتژی‌های کلیدی درون سازمان و ایجاد یک استراتژی مبتنی بر دانش در سازمان است. همچنین فعالیتهای نظیر نظارت و اندازه گیری دارایی‌های دانش، سنجش شکاف‌های دانش و نیازهای توسعه فعالیتهای سازمان متناسب با شرایط محیط کسب و کار از جمله اقداماتی است که در حوزه مدیریت استراتژیک دانش محور جای می‌گیرد. فعالیتهای مدیریت استراتژیک مبتنی بر دانش استراتژیک میتواند عملکرد سازمانی را از طریق مکانیسمهای زیر افزایش دهد:
- سازمان را قادر می سازد تا بر روی فعالیتهای ارزشمندتر شرکت تمرکز کند.
- مدیریت استراتژیک دانش‌محور همچنین سازمان را قادر می سازد تا استراتژی‌های مبتنی بر مزایای رقابتی مبتنی بر دانش را در اختیار داشته باشد.
- رویکرد مدیریت استراتژیک دانش‌محور سازمان را قادر می‌سازد تا با به اشتراک گذاشتن پایگاه دانش خود در سازمان، اهداف کلان، برنامههای اجرایی خود را در سطح سازمان توسعه دهد.
جذب و استخدام دانش‌محور
اقدامات مدیریت منابع انسانی نقش مهمی در مدیریت دانش دارند. مدیریت منابع انسانی معمولا به عنوان مدیریت کارکنان سازمان تعریف می‌شود.
معمولا حوزه مدیریت منابع انسانی شامل وظایفی مانند استخدام، جبران خدمات، ارزیابی عملکرد و آموزش و توسعه کارکنان می‌شوند. هدف نهایی مدیریت منابع انسانی یافتن و انتخاب بهترین متخصصان، آموزش و ارزیابی رویکردهایی برای حفظ و به کارگیری بهترین آنها در سازمان است. فرایندهای مدیریت منابع انسانی متمرکز به مدیریت دانش می تواند عملکرد نوآوری را از طریق چهار مکانیسم اصلی افزایش دهد.
واژه دانشکار نخستین بار توسط پیتر دراکر در دهه 50 میلادی مطرح شد. دراکر ویژگی‌هایی همچون خلاقیت، یادگیرنده بودن، متفکر بودن، خودانگیزشی، انعطافپذیری، تحرک شغلی را برای دانشکاران در سازمان تعریف کرد. امروزه نقش سرمایه‌های انسانی بسیار پررنگ شده و عموما سازمان‌ها به دنبال جذب افرادی هستند که با تجزیه و تحلیل شرایط کاری، مشکلات موجود در فرایندهای کاری را شناسایی و مرتفع کنند. تعریف صحیح نقش‌ها و موقعیت‌های کاری براساس دانش، شایستگی‌ها و مهارت‌ها، احتمال پذیرش افرد با بهترین تخصص در سازمان را افزایش می‌دهد. کارکنانی که بر اساس این ویژگی‌ها در یک سازمان جذب می‌شوند، در بهبود شاخصهای سازمانی ایفای نقش کنند.
آموزش و توسعه دانش‌محور
امروزه به اعتقاد همه صاحبنظران و متخصصان، فراگیری علوم به صورت دانش محور و کسب مهارت‌های لازم در زمینه‌های تخصصی به صورت خاص به عنوان یک ضرورت اجتناب ناپذیر اجتماعی از اهمیت بالایی در امر توسعه کارکنان برخوردار است. این اهمیت از آن جا است که انسان تنها از طریق آموزش میتواند توانایی‌های خاص و نامحدود خود را از بالقوه بودن به سمت فعل به حرکت در آورد.
آموزش و توسعه یکی از اقدامات مدیریت منابع انسانی است که تا حد زیادی بر پایگاه دانش شرکت تاثیر می گذارد. شرکتی که برنامههای فعال دوره ها، سمینارها و سایر آموزش‌ها را برای کارکنان خود اجرا می‌کند، با به‌روز رسانی پایگاه دانش خود عملکرد بهتری در عرصه رقابت دارد و در مسیر دانش‌محور شدن گام بر می‌دارد. وظیفه مدیریت منابع انسانی، ارزیابی و تحلیل نیازهای آموزشی و ارائه آموزش متناسب با نیازهای شناسایی شده است.
ارزیابی عملکرد دانش محور
ارزیابی عملکرد در تسهیل اثربخشی سازمانی یک وظیفه مهم مدیریت منابع انسانی تلقی می‌شود. در سالهای اخیر به نقش ارزشیابی عملکرد توجه زیادی معطوف شده است. به عقیده صاحبنظران یک سیستم اثربخش ارزشیابی عملکرد میتواند انبوهی از مزیت‌ها را برای سازمان‌ها و کارکنان آنها ارزانی دارد.
ارزیابی عملکرد فرایند مداوم ارزیابی و مدیریت رفتار و بروندادهای انسانی در محل کار است که طی فرایند منظم انجام می‌شود. در شیوههای سنتی ارزیابی عملکرد، مهمترین شاخص برای ارزیابی کارکنان سابقه کاری آنها بود. اما سیستم مبتنی بر مدیریت دانش فعالیتهای دانشی افراد برجسته می‌شود و شاخصهای مرتبط با فرایندهای مدیریت دانش نظیر خلق، بهاشتراکگذاری و استفاده از دانش به عنوان شاخصهای اصلی مطرح می‌شوند. با این کار احتمال افزایش کارایی کارکنان و بهبود عملکرد آنها در راستای توسعه دانشمحوری در سازمان افزایش می‌یابد.
پاداش و تقدیر دانش‌محور
جبران خدمات کل عبارت از هر آن چیزی است که برای کارکنان در روابط استخدامی دارای ارزش است، یعنی هرچیزی که کارکنان به عنوان نتیجه کارکردن خود در سازمان به دست میآورند.شرکت مشاوره‌ای هی گروپ، مدل جبران خدمات را بر پرداخت‌های نقدی ثابت، تغییرات پرداخت سالانه، مشوق‌های بلندمدت، مزایا، پاداش‌های غیرمالی و نامحسوس تقسیم کرده است.
خلق، بهاشتراکگذاری و استفاده مجدد از دانش، کارایی کارکنان را افزایش می‌دهد. طرح جبران خدمات مبتنی بر دانش، انگیزه کارکنان را برای استفاده بیشتر از دانش در کار خود بیشتر کرده و موجب افزایش انگیزه آنان نیز می‌شود.
مکانیسمهای یادگیری
مکانیسمهای یادگیری (یعنی بهبود و افزایش دانش و مهارت سازمانی) یک جنبه کلیدی از عملکرد مبتنی بر دانش است. در سازمان، یادگیری عمدتا از طریق یادگیری توسط انجام کار، یادگیری مبتنی بر تمرین، از طریق یادگیری اجتماعی(یعنی یادگیری از دیگران با مشاهده رفتار آنها) صورت می‌پذیرد. به طور خاص، ابزارهای مدیریت دانش مرتبط با یادگیری، با بهبود دسترسی به دانش ضمنی و صریح سازمان موجب افزایش عملکرد نوآوری در سازمان می‌شوند.
با مشروعیت بخشیدن به یادگیری داوطلبانه، شرکتها می توانند انگیزه کارکنان را برای خلق و به اشتراگگذاری دانش افزایش دهند. همچنین شیوههای مختلف یادگیری موجب بهبود عملکرد نوآوری شرکت شده و با ایجاد فرصت‌های تعامل در سازمان، به کارکنان کمک می کند به خلق و توسعه و بهاشتراکگذاری دانش برای مزایای سازمانی کمک کنند
فناوری اطلاعات پشتیبان مدیریت دانش
اقداماتی که با استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی فناوری محور به کار گرفته می‌شوند، یکی دیگر از ابزارهای مهم برای بهبود اهرم دانش در شرکت هستند.استفاده از فناوری اطلاعات برای مدیریت دانش از چند منظر میتواند بر عملکرد نوآوری تاثیر گذار باشد:
- دسترسی بهبود یافته، و سریع به مقدار زیادی از اطلاعات الکترونیکی که در شبکه‌های اجتماعی سازمانی وجود دارد و امکان استفاده از منابع جدید اطلاعات را برای سازمان فراهم می‌کند. این امر موجب بهبود فرایند تصمیم گیری می‌شود.
- فناوری اطلاعات امکانات متعددی را برای تبدیل شدن دانش ضمنی به صریح و بالعکس که در چرخه نوناکا و تاگوچی بوده در اختیار سازمان قرار می‌دهد.
- فناوری اطلاعات کمک می‌کند که ذخیره‌سازی دانش به صورت پیشرفته انجام شود و بنابراین حافظه سازمانی را بیشتر ساخته و قابلیت استفاده مجدد از دانش را فعال می‌کند.
- فناوری اطلاعات میتواند به طور گستردهای به تجزیه و تحلیل دانش سیستماتیک کمک کند، ترکیب دانش را از منابع مختلف بهبود بخشد، اجازه دسترسی مستقل به دانش و اطلاعات در داخل سازمان و فراتر از آن را فراهم می کند و ابزار و کانال‌های همکاری و تعامل میان کارشناسان سازمان را افزایش می‌دهد.
نظارت و پشتیبانی مدیریت دانش
پشتیانی رهبران سازمان از سیستم‌های بهبودی مسلما یکی از مهمترین عوامل سازمانی در توسعه فرهنگ به‌کارگیری آن سیستم است. اقدامات مدیریت سازمان تأثیر مستقیم بر چگونگی عملکرد سایر کارکنان شرکت دارد. به عنوان مثال پشتیبانی از فعالیتهای کلیدی مدیریت دانش توسط مدیران ارشد سازمان، نقش تعیین کنندهای برای مشارکت سایر کارکنان دارد. حتی میتوان گفت که اگر وظیفه مدیریت دانش به تمام سطوح سازمان باز نگردد، مدیران ارشد سازمان بایستی به آن متعهد باشند. رهبران سازمان باید در نقش یک کاتالیزور برای الهام بخشیدن، راهنمایی کردن، ایجاد انگیزش، ایجاد فضای اعتماد و احترام، ایجاد یک فرهنگ خلاق، توسعه فرهنگ مشارکت، یادگیری و به اشتراک گذاری دانش ایفای نقش کنند. بنابراین، میتوان کار نظارت و پشتیبانی بر مدیریت دانش را به عنوان بستری برای ایجاد فرهنگ نوآورانه در یک شرکت در نظر گرفت.
حفظ دانش
محافظت از دانش استراتژیک شرکت در مواجه با رقبا یک مسئله کلیدی برای اطمینان از صحت سود غیرمستقیم است. دانش به طور کلی یک دارایی عمومی برای سازمان محسوب می‌شود در نتیجه، داشتن شیوههای آگاهانه برای حفاظت از این دارایی ارزشمند و کلیدی و ایجاد نهاد متولی برای این کار در شرکت بسیار مهم است. شرکت هایی که از مکانیسمهای غیر رسمی نظارت و پشتیبانی از دانش و مدیریت دانش استفاده می کنند احتمالا در رقابت و نوآوری موفق تر هستند.
ما را در شبکه‌های اجتماعی لینکدین، تلگرام و اینستاگرام دنبال کنید.
