به اشتراک‌گذاری دانش برای بسیاری از کسب‌وکارها، کلمه چندان جدیدی نیست ولی ایده پشت آن ساده و قابل‌بررسی است. اساساً، سازمان‌ها می‌دانند که تجربه و دانش کارکنانشان یکی از مهمترین منابع آن‌هاست و با تشویق کارکنان به اشتراک گذاری دانش خود با یکدیگر، نه‌تنها بهعنوان یک تیم موفق عمل می‌کنند، بلکه به رشد ثروت فکری کل سازمان نیز کمک می‌کنند. اشتراک‌گذاری دانش یک ایده عالی است، اما متأسفانه، بسیاری از کسب‌وکارها در تشویق کارکنان به اشتراک‌گذاری دانش آن‌ها، رویکردی نسبتاً بی‌پرده اتخاذ می‌کنند. برخی اوقات سازمان‌ها با تدوین ستورالعمل‌هایی کارکنان را مجبور به این کار می‌کنند. درواقع این مدیران بدون اینکه ایجاد هیچ انگیزه‌ای در کارکنان و یا تخصیص منابعی برای این منظور، دراین‌باره اقدم می‌کنند. جای تعجب نیست اگر این رویکرد هیچ خروجی مفید و مثمرثمری به همراه ندارد!
ایجاد فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش
اگر می‌خواهید فرهنگی در سازمان خود ایجاد کنید که از اشتراک دانش پشتیبانی می‌کند، موارد زیر را در نظر بگیرید:
-
در اولویت قرار دادن به اشتراک‌گذاری دانش
مشکل بیشتر طرح‌های به اشتراک‌گذاری دانش این است که از بیانیه و ابلاغیه فراتر نمی‌روند. اشتراک دانشی که تنها در زبان و بر روی کاغذ اتفاق بیفتد کفایت نمی‌کند. برای دستیابی به نتیجه مطلوب باید وارد عمل شده و به صورت مداوم در این راستا فعالیت کنید. کارکنان سازمان باید سخاوتمندانه زمان خود را به این کار اختصاص بدهند؛ سازمان نیز باید زمانی را به آموزش کارکنان اختصاص دهد. اولویت دادن به اشتراک دانش به این معنی است که به‌وضوح اشتراک دانش را بر سایر وظایف کارکنان مقدم بشمارید. بدون اولویت‌بندی صحیح، کارکنان سازمان به‌طور طبیعی بر روی وظایف روتین روزانه خود تمرکز می‌کنند. اگر می‌خواهید از این اتفاق جلوگیری کنید، باید کارکنان را به این مسئله آگاه کنید که به دلیل اولویت دادن به آموزش و همکاری با سایر کارکنان مقصر نیستند و این به معنی کوچک شمردن سایر وظایفشان نیست و سازمان از این مسئله حمایت می‌کند.
-
ایجاد مشوق‌هایی برای به اشتراک‌گذاری دانش
زمانی که کارکنان سازمان می‌خواهند دانش خود را به اشتراک بگذارند، بستر و فرصت فعالیت را در آن‌ها ایجاد کرده و مشوقشان باشید! کارکنان خود را تشویق کنید تا در میان فعالیت‌های خود به اشتراک‌گذاری دانش را در اولویت قرار دهند و نگرانی‌های مربوط به این مسئله را از آن‌ها دور کنید. برخی از افراد برای شروع به اشتراک‌گذاری دانش به چیزی به‌غیراز بهانه نیاز ندارند، اما برخی دیگر به انگیزه بیشتری نیاز دارند. برای جلب مشارکت این کارکنان مشوق‌هایی انگیزه‌بخش در نظر بگیرید. اگر چیز زیادی برای ارائه ندارید، شاید به این دلیل است که این مسئله آن‌قدرها هم برای سازمان شما اولویت ندارد!
-
ایجاد فضایی برای به اشتراک‌گذاری دانش
در یک استراتژی به اشتراک‌گذاری دانش مؤثر، گام بعدی ایجاد یک فضای فیزیکی و سیستمی برای آموزش و به‌اشتراک‌گذاری دانش است. شاید این مسئله بی‌اهمیت به نظر برسد ولی در بسیاری از سازمان‌ها فضاهای مناسبی برای به اشتراک‌گذاری دانش راه‌اندازی نشده است و هیچ تلاشی هم ازاین‌جهت مشاهده نمی‌شود. ایجاد فضاهای به‌اشتراک‌گذاری دانش به همان اندازه ساده است که ایجاد فضایی بهعنوان اتاق کنفرانس. این فضا همچنین می‌تواند فضای آنلاینی باشد که در آن کارکنان از راه دور نیز دانش خود را با سایر کارکنان به اشتراک بگذارند و از همکاران خود بیاموزند.
-
بررسی مجدد روش‌های آموزشی
اگرچه ممکن است به این روش فکر نکرده باشید اما آموزش و حضور کارکنان بخشی از فرآیند به اشتراک‌گذاری دانش در سازمان است. بسیاری از سازمان‌ها مسئله آنبوردینگ و آموزش را دست‌کم می‌گیرند؛ آن‌ها نیروی جدید را به اعماق دریا پرتاب کرده و انتظار دارند خود را نجات دهد! اگر شرکت‌ها برای نگهداری فعال و به‌روزرسانی محتواهای آموزشی وقت نگذارند ممکن است این محتواها در طول زمان منسوخ شوند. به‌روزرسانی دانش برخی از باتجربه‌ترین کارکنان سازمان به کارکنان جدید کمک می‌کند تا دانش‌های جدید را با سرعت بیشتری بیاموزند.
-
اتخاذ یک استراتژی بلندمدت
در بسیاری از مواقع به‌اشتراک‌گذاری‌دانش به‌صورت غیررسمی اتفاق می‌افتد. مثلاً یکی از همکاران برای مشکلی درخواست کمک می‌کند؛ یا افراد هنگام ناهار با یکدیگر گفتگو می‌کنند؛ یا شخصی پس از یک جلسه، سخنرانی کوتاهی ارائه می‌دهد و سایرین می‌توانند دانش و درس‌آموخته موفقیت یا شکست جدیدی را بیاموزند. بااین‌حال، اگر سازمان شما می‌خواهد استراتژی بلندمدتی ایجاد کند، ممکن است زمان رسمی‌سازی فرآیند اشتراک دانش فرارسیده باشد. یکی از بهترین راه‌ها برای انجام این کار، سرمایه‌گذاری در یادگیری نرم‌افزار مدیریت دانش است. سیستمی کردن این فرآیند به سهولت و تسریع دسترسی افراد دورکار و بهره‌مند شدن آن‌ها از دانش اشتراک‌گذاری‌شده منجر می‌شود.
-
ایجاد یک کتابخانه دانش
کارمندان می‌آیند و می‌روند؛ این یک واقعیت در کسب‌وکار است. یکی از مزایای استراتژی به اشتراک‌گذاری دانش این است که وقتی یک کارمند به سمت فرصت جدیدی در داخل سازمان و یا سازمان دیگری می‌رود، بخشی از دانش و تخصص خود را در سازمان به‌جا می‌گذارد. بااین‌حال تا زمانی که راهی برای حفظ و نگهداری از این دانش ایجاد نکرده باشید، ممکن است آن را از دست بدهید. یک کتابخانه دانش آنلاین نه‌تنها منابع شما را سازمان‌دهی می‌کند، بلکه آن‌ها را جهت استفاده در دسترس سایر کارکنان نیز قرار می‌دهد.
فواید به اشتراک‌گذاری دانش در اجرای درست آن است!
سازمان‌ها از فرهنگی که در آن کارکنان احساس کنند در به اشتراک‌گذاری دانش خود تشویق می‌شوند، چیزهای زیادی به دست می‌آورند. بااین‌حال، هرچقدر هم که ایدئال‌گرایانه به نظر برسد، به اشتراک‌گذاری دانش اتفاق نمی‌افتد مگر اینکه سازمان‌ها مایل به اختصاص منابعی برای تحقق آن باشند. این منابع شامل صرف زمان برای کارمندانی است که برای به‌اشتراک‌گذاری دانش خود انگیزه دارند، ایجاد انگیزه برای تشویق همکاران مردد و اختصاص بخشی از بودجه خود به فناوری که به ریشه‌یابی این برنامه‌ها کمک می‌کند. با تشویق به اشتراک‌گذاری دانش در محل کار، نه‌تنها سلامت سازمان خود را بهبود می‌بخشید، بلکه به کارمندان دلیلی برای ماندن در سازمان را می‌دهید . کار را برای کارکنان جدید نیز کار را آسان‌تر می‌کنید تا موفق به پیدا کردن جایگاه خود شوند.
منبع:
https://www.learndash.com/6-ways-to-encourage-knowledge-sharing-at-work