در این مطلب به بررسی توصیه‌ی مدیریت دانش برای تنظیم قواعد همکاری مجازی می‌پردازیم.
تنظیم قواعد همکاری مجازی [1] نیازمند راهنمایی مدیریت دانش است.
هر ابزار جدیدی به یک کتابچه‌‌ی راهنما نیاز دارد. اکثر ابزارهای تعاملی دورکاری به خودی خود جدید نیستند؛ بلکه ما به دلیلی شیوع کرونا مجبور به استفاده از آن‌ها شدیم. در آشفتگی سال ۲۰۲۰، بسیاری از سازمان‌ها بدون تقویت سیاست‌ها، آموزش و بسترهای ارتباطی متاسب به دورکاری روی آوردند. فاصله‌گذاری اجتماعی، کاهش هزینه‌ها، یکپارچگی جهانی، فناوری‌های جدید و انتظارات در حال رشد کارکنان، همه به این معنی هستند که ما زمان بیشتری برای تعامل آنلاین با همکاران صرف خواهیم کرد. ضروری است که سازمان‌ها قوانینی را برای چگونگی حضور و کار در کنار یکدیگر در محیط‌های دیجیتال تدوین کنند و این همان جایی است که فرآیندهای مدیریت دانش وارد عمل می‌شوند.
زمانی که بیشتر کارکنان در محیط کار مشغول بودند، تیم‌های مدیریت دانش آن‌ها را به تعامل با همکاران دور خود از طریق انجمن‌های خبرگی و پلتفورم‌های همکاری مجازی تشویق می‌کردند. بسیاری از بهترین شیوه‌های مدیریت دانش را می‌توان بر استراتژی‌های همکاری مجازی سازمانی اعمال کرد. همچنین مدیریت دانش، نقطه‌ی آغاز مناسبی را برای کشف فرآیندهای درست به منظور تعاملات آنلاین مستقیم فراهم می‌کند.
قواعد و دستورالعمل‌ها
در ماه مِی، سازمان APQC میزبان یک جلسه‌ی طوفان فکری[2] پیرامون مدیریت دانش برای نیروی کار به صورت مجازی بود. در این جلسه نظرات بسیاری برای استقرار، انتقال و تقویت دستورالعمل‌های دورکاری ایجاد شد. ما در این مقاله 6 مورد از آن پیشنهادات را به اشتراک می‌گذاریم.
1) درباره‌ی چالش‌ها صادق و صریح باشید
پیش از شیوع کرونا افراد بسیاری در محیط‌های کاری با حواس پرتی‌های بی‌شمار، مشغول به کار بوده‌اند. برای تدوین قوانین دورکاری و همکاری مجازی باید به این موارد توجه شود تا دقت در انجام کارها افزایش یابد.
2) انتظارات خود را روشن سازید
سازمان ها باید در تدوین قوانین دورکاری تمامی انتظارات خود را به ضورت شفاف تدوین کنند. به عنوان مثال، اگر نیاز به ارتباط ویدیویی دارید، این مسئله را به صورت عمومی اعلام کنید تا مطمئن شوید همه‌ی افراد تکنولوژی لازم را در محل خود در اختیار دارند، محیطشان را برای برگزاری جلسات ویدئویی آماده کرده اند و در شرایط ذهنی درست برای مقابل دوربین ظاهر شدن قرار دارند.
3) کنفرانس ویدیویی را محدود سازید
ارتباط ویدیویی، بخشی حیاتی از ارتباط آنلاین است؛ اما معمولا برای جلسات طولانی مدت (کل روز)، خسته‌کننده هستند. به جای اینکه ارتباط ویدیویی را به عنوان پیش فرض خودکار قرار دهید، به این موضوع فکر کنید که چه زمانی همکاران واقعا نیاز به دیدن یکدیگر دارند و چه زمانی می‌توانند دوربین‌های خود را خاموش کنند.
4) توضیح دهید از چه ابزاری در چه زمانی استفاده شود
برخی کارکنان نمی‌دانند که چه زمانی در کانال‌های عمومی مانند تیم‌ها یا شبکه‌های مجازی و در مقابل چه زمانی به صورت خصوصی از طریق ایمیل یا پیام‌دهی مستقیم، با هم در ارتباط باشند و یا محتوایی را به اشتراک بگذارند. علاوه بر این، بسیاری از پلتفرم‌های سازمانی بسترهای مناسبی برای آغاز جلسات و پیام‌دهی هستند. این مسئله به طرح‌ریزی دقیق اینکه افراد چگونه با یکدیگر تعامل کنند، کمک می‌کند.
5) آموزش را متنوع و قابل دسترس کنید
مطمئن شوید که همه ی افراد – صرف نظر از شرایط و سبک یادگیری – دستورالعمل را دریافت می‌کنند. برخی افراد می‌توانند از خودآموزی استفاده کنند؛ در حالی‌که برخی دیگر به پشتیبانی متمرکز تک‌به‌تک پاسخ بهتری می‌دهند. آموزش را به تمام صورت‌های ممکن ارائه کنید، از وبینارهای زنده و ساعات اداری مجازی گرفته تا جلسات پرسش از متخصصین، ارتباطات ویدیویی درخواستی و گفت‌وگوهای غیرهمزمان از جمله بسترهای آموزش و تعامل هستند.
6) از همکاران بخواهید تا قواعد تعیین شده را تقویت کنند
درحالی‌که ترغیب کارمندان به انتقاد یا سخن‌چینی درباره‌ی یکدیگر نتیجه‌ی معکوس خواهد داد، اما فشار گروهی مثبت می‌تواند سیاست‌ها و انتظارات را تقویت کند. تیم‌ها و انجمن‌های مجازی را تشویق کنید تا از ارتباطات شخصی موجود برای کمک به همکاران خود استفاده کنند و آنان را به تدریج در مسیر درست هدایت نمایند.
منبع:
https://www.apqc.org/blog/km-advice-setting-virtual-collaboration-norms/
پانوشت:
[1] Virtual Collaboration
[2] brainstorming session
