در این مقاله اصول تاثیرگذار بر خلق دانش، کارکردهای سیستمهای اطلاعاتی در مدیریت دانش و مدیریت دانش در گوگل توسط شرکت مشاوره مدیریت دانش دانا بررسی شده است.
معرفی شرکت گوگل
گوگل یک شرکت آمریکایی فعال در حوزه فناوری اطلاعات شامل جستجوی اینترنتی، رایانش ابری و تبلیغات، نرمافزار و سختافزار است. این شرکت توسط لری پیج و سرگئی برین تأسیس شد که هر دوی آنها در دانشگاه استنفورد به عنوان دانشجوی دکترا حضور داشتند و با نام «مردان گوگل» شناخته میشدند. گوگل در ابتدا بهعنوان یک شرکت خصوصی در ۴ سپتامبر ۱۹۹۸ ثبت شد و فروش اولیه سهام آن در ۱۹ اوت ۲۰۰۴ انجام شد.
هدف گوگل از آغاز «سازماندهی کردن اطلاعات دنیا و دسترسپذیر کردن آنها برای عموم» بود و شعار غیررسمی شرکت (که توسط مهندس گوگل امیت پاتل ابداع شد و توسط پل بوچهیت از آن حمایت شد)« شرور نباشید»(به انگلیسی: Don’t Be Evil) بود. در سال ۲۰۰۶ شرکت به محل جدید و کنونیش در مانتین ویو، کالیفرنیا منتقل شد. در سال ۲۰۱۵، گوگل قسمتهای مختلف خود را بهصورت شرکت خوشهای آلفابت سازماندهی کرد. گوگل در حال حاضر بزرگترین زیرمجموعهی آلفابت است.
نقش دانش و اطلاعات
مدیریت دانش بهعنوان یکی از جدیدترین رویکردهای مدیریتی که به تکامل سازمان کمک میکند مطرح شده است. گوگل یکی از سازمانهای برجستهای است که از مدیریت دانش بهره میگیرد و ابزار ها و تکنیک های مدیریت دانش را بهصورت کامل و صحیح دنبال میکند. همین استراتژ ی گوگل را به بهترین موتور جستجو در جهان تبدیل کرده و به سازمان در غلبه بر رقیبانش از قبیل یاهو و مایکروسافت کمک کرده است.
گوگل بهطورکلی بر روی مشتریانش و راحتی آنها تمرکز میکند. رابط کاربری در گوگل بسیار ساده است؛ در مقایسه با سایر رقبا که صفحاتشان را با تبلیغات پر کردهاند، گوگل صفحاتش را ساده نگه میدارد. با حضور کارکنان ارشد و کارکنان رده پایین در گوگل جلساتی برگزار میشود. در این جلسات شرکتکنندگان به تبادل دانش میپردازند و با این کار زنجیره دانش در سازمان را به حرکت در میآورد.
کارکردهای سیستم اطلاعاتی و مدیریت دانش در گوگل
سیستم مدیریت دانش در گوگل با اهداف مختلفی مورداستفاده قرار میگیرد. مهمترین این موارد عبارتند از:
- کمک به ذخیره دادههای قبلی و استفاده از تجربیات گذشته در صورت مواجه شدن با مسائل مشابه در آینده
- کمک به تصمیمگیری
- آسان کردن فعالیتها در سازمان و کاهش حجم کاری اضافه
- شناسایی مشتریان و آگاهی از دیدگاههای آنها
- حفظ هماهنگی و یکپارچگی در داخل سازمان
- تدوین استراتژیهایی مناسب برای توسعه بلندمدت سازمان، استراتژیهایی که برای سازمان مزیت رقابتی به همراه دارد و آن را یک قدم جلوتر از سایر برندها نگه میدارد.
خلق دانش در گوگل
بهرهبرداری حداکثری از قابلیتهای دانشکاران نقش کلیدی در موفقیت کسب و کار دارد. گوگل هم از اهمیت این موضوع غافل نشده است. گوگل به خوبی چگونگی مدیریت نسل جدید “دانشکاران” را درک کرده است. دانشکاران باور دارند که برای اثربخش بودن حقوق میگیرند نه برای کار کردن در یک بازه زمانی مشخص. گوگل به دنبال فراهم کردن بهترین شرایط برای خلق دانش است و به عنوان یک کسب و کار هوشمند هر مانعی که بر سر راه دانشکاران باشد را از میان بر میدارند. از این طریق گوگل توانسته بهترین کارکنان را جذب و توسعه دهد و مهمترین فاکتور برای کسب مزیت رقابتی خود را تضمین کند. این سازمان تاکید بسیاری بر نقش نوآوری در خلق دانش دارد. استفاده از تکنیکهای مدیریت دانش باعث شده از گوگل با عناوین زیر یاد شود:
گوگل-ماشین نوآوری
- یک نوآور مداوم
- رهبر در عرصه فناوری و کسبوکار اینترنتی
- بهترین موتور جستجوی جهان
- پیشگام در نسل جدید کسبوکار
شش اصل تأثیرگذار برخلق دانش در گوگل:
یکی از مهمترین اجزای فرایند مدیریت دانش در سازمان خلق دانش است. گوگل برای خفظ مزیت رقابتی خود همواره بر خلق دانش توسط کارکنان تاکید داشته و بدین منظور اقدامات متنوعی را انجام میدهد که در ادامه به آن اشاره میشود.
1- تمایل (Intention):
در گوگل از طریق ایجاد تعهد جمعی، افراد را متمایل به خلق دانش میکنند. در گوگل رهبران میدانند که فراهم کردن محیطی برای نوآوری بسیار مهم است. برای ایجاد این محیط مدیران از تحقق موارد زیر مطمئن میشوند:
- حداکثر بهرهبرداری از دانشکاران
- استخدام کارکنان ارزشمند توسط کمیتههای منابع انسانی
- تأکید بر اجرای سریع پروژهها توسط تیمها
- فراهم کردن محیطی که در آن همه ایدههایشان را بیان میکنند.
2- استقلال(Autonomy)
رهبران گوگل معتقدند که برای حفظ عملکرد بالای کارکنان در ایجاد بانکی از ایدهها، انگیزش یک پیشنیاز است. یکی از راهکارهای ایجاد انگیزش در کارکنان، تفویض اختیار به آنهاست تا با استقلال کافی بتوانند ایدههای خلاقانه خود را ارائه کرده و به اجرا در بیاورند. مدیران ارشد گوگل برای ایجاد بستر موردنظر به موارد زیر توجه میکنند:
- ایجاد فضای مناسب برای خلق ایده
- کنترلهای مدیریتی کمتر و اعطای درجه بالاتری از استقلال به کارکنان
- اختصاص بودجه برای خلق دانش و نوآوری
3- نوسان و تغییر (Fluctuation)
یکی از دلایل موفقیت گوگل توجه به تغییر و پویایی تیمهای کاری است. رهبران گوگل با اقدامات مختلفی تمایل به ایجاد تغییر و تشویق پویایی در میان تیمها را افزایش میدهند. این کار از طریق اقدامات زیر انجام میشود:
- دادن آزادی به افراد برای کار کردن در تیمهای کاری مختلف
- تشکیل تیمها با کنار هم قرار دادن افراد مستعد و خبره
- توانایی انجام کارها در پروژهها بدون مداخلات مدیریتی
4- بی نظمی خلاقانه
یکی از مهمترین زیرساختهای خلق دانش در گوگل رفتار رهبران در مواجه با شکست است. طعم شکست و بینظمی ناشی از آن، همراه با استعداد جبران اشتباهات در گوگل یکی از رموز موفقیت است. کارکنان بدون ترس از شکست برای خلق دانش و نوآوری تلاش میکنند. رهبران گوگل در تلاش هستند تا مفاهیم زیر در میان کارکنان بهخوبی احساس شود:
- گوگل در جستجوی موفقیت است، اما در صورت شکست خوردن، افراد را تشویق به تلاش مجدد میکند.
- خلاقیت از برخوردهای غیرمنتظره افراد با یکدیگر به وجود میآید نه از برنامههای منظم
- وجود فرهنگی که میگوید “لطفا خیلی سریع شکست بخور، تا بتونی دوباره تلاش کنی”
5- همافزایی در گوگل
گوگل با ایجاد پلتفرمهای مبتنی بر فناوری، دانش سازمانی را به اشتراکگذاشته و از آن بهعنوان منبع مهم یادگیری استفاده میکند. این کار با هدف همافزایی بین آموختههای کارکنان در زمینههای مختلف کاری انجام میشود تا سرعت نوآوری بیشتر شود. بدین منظور اقدامات زیر همواره در حال انجام است:
- تبدیل داده به یک جزء چند منظوره
- اهمیت تمرکز بر تحلیل دادهها و استخراج اطلاعات و دانش از آن
- استفاده از درسآموختههای به دست آمده از یک محصول برای توسعه محصولی دیگر
- انجام پیشبینی بازار برای تکرار ایدههای جدید میان کارکنان
6- تنوع، شرط لازم در گوگل
خلق دانش و نوآوری در سازمان نیاز به بسترهای فرهنگی مناسبی دارد. در گوگل “زیاد” یعنی خوب و “متفاوت” یعنی ابتکار! رهبران گوگل تلاش میکنند تا با اقدامات خود الگوی مناسبی برای تحقق این شعار باشند که شرط لازم گوگل برای حفظ جایگاه فعلی “تنوع” است.
- ارتقای ایدههای نوآورانه و جدید از طریق تنوع
- درک نیاز به نوآوری و اطلاعات در سرتاسر سازمان برای انطباق با پیچیدگیهای محیطی
- تلاش برای کسب رضایت کارکنان از طریق در نظر گرفتن مدیر به عنوان شخصی که نظارت میکند و با توجه به نظرات افراد تیم تصمیم میگیرد نه بهعنوان دیکتهکننده تصمیمات.
چه چیزی در گوگل منحصر به فرد است؟
سازمانهای برتر در دنیا همواره در تلاش هستند تا فرهنگ سازمانی مختص خود را ایجاد کرده و آن را توسعه دهند. گوگل نیز از این قاعده مستثنی نیست. موارد زیر نمونههایی از اقداماتی است که بدین منطور انجام میشود:
- وجود یک فرهنگ برای نوآوری
- درآمدزایی بدون شرور بودن
- درک اینکه ” هنوز کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد”
- تصمیمگیری بر اساس تحلیل دادهها
- داشتن فضاهای ارتباطی باز، هم بهصورت واقعی هم مجازی
- امکان کار کردن به روشهای بینظمی خلاقانه و فرصتهای تصادفی و نوسان
- فراهم آوردن همه نیازهای کارکنان و تلاش برای از بین بردن هر مانعی برای کار
- تخصیص بودجه برای نوآوری در شرح شغل همهی کارکنان
- استفاده از یک روش عادلانه برای ارزیابی عملکرد کارکنان
دروس کسب و کار
یک ترکیب اثربخش از اصول به کارگرفته شده، گوگل را به یک ماشین نوآوری تبدیل کرده، این اصول عبارتند از:
- استفاده از پیشبینی بازار برای بهرهبرداری از دانش
- تخصیص زمان برای نوآوری در برنامه کاری کارکنان
- توجه به محرکهای فکری
- فراهم کردن یک محیط کاری آسوده برای افراد با طراحی و دیزاین بهتر دفاتر کاری
- برگزاری جلسات همگانی به منظور برقراری ارتباطات بیشتر
- استفاده از متدهای علمی برای ترویج فرهنگ نوآوری
منابع
http://1000ventures.com/business_guide/org_winning_google10rules.html
https://www.slideshare.net/ArchanaKC/google-and-knowledge-management
https://www.academia.edu/34367847/Management_Information_system_Company_Google
ترجمه و تلخیص: فهیمه زمانی
ویرایش: محمد حسن عزیزی پور
