مثَلی در حوزه مدیریت دانش وجود دارد که بسیاری از سازمان‌های بزرگ و مطرح از آن استفاده می‌کنند، با این مضمون که اگر «سازمان ما می‌دانست که چه می‌داند و چه داشته‌های ارزشمندی از دانش آشکار و پنهان در اختیار دارد، چندین برابر می‌توانست سودآورتر و بهره‌ورتر باشد.» این مثَل را می‌توان برای ضرورت مدیریت دانش در شرکت زیمنس نیز بکار برد و گفت” “اگر زیمنس می‌دانست که چه می‌داند، چه‌ها که نمی‌کرد!” زیمنسی که همه می‌دانیم که چه‌ها کرده است! این ضرب‌المثل به خوبی مشکلات و چالش‌های مربوط به عدم بهره گیری از مدیریت دانش را در سازمان‌های بزرگ بیان می‌کند.
شرکت زیمنس و دانش سازمانی
زیمنس[1] شرکت آلمانی و چندملیتی است که در سال ۱۸۴۷ توسط ارنست فون زیمنس در شهر برلین تأسیس شد. امروزه شرکت زیمنس در زمینه تولید تجهیزات مخابراتی و نورپردازی، لوازم خانگی، انواع قطار، تجهیزات تولید برق، سیستم‌های خودکارسازی، اتوماسیون صنعتی، تجهیزات پزشکی و سامانه‌های اعلام حریق فعالیت می‌کند. زیمنس با ده هزار پروژه و صدها هزار نفر از کارکنان در 7 قاره جهان از جمله قطب جنوب، هر روز در حال خلق دانش است.
در بسیاری از موارد، این دانش، با دانش خاص و محلی کارکنان این شرکت که وظیفه ارائه راهکارهای عملیاتی به نیازهای مشتریان در اقصی نقاط جهان را بر عهده دارند، مرتبط است. در این حالت، دانش مذکور همان دانش ضمنی و مهارت‌های شخصی افراد است؛ به عبارتی همان دانشی که سرمایه انسانی سازمان را شکل می‌دهد. به واسطه فضای کاری دانش محور و به سرعت در حال تغییر امروزی، دانش به طور فزاینده، تبدیل به یک عامل کلیدی و تعیین‌کننده تولید و یکی از مهمترین منابع استراتژیک سازمان شده است و مدیریت و استفاده بهینه از دانش، برای موفقیت سازمانی بسیار مهم و حیاتی تلقی می‌شود.
شرکت زیمنس تلاش زیادی می‌کند تا دانش فردی و سازمانی را در سطح جهانی، خلق کند، به اشتراک بگذارد و در نهایت بکار بگیرد. محدوده این اقدامات صرفا مرزهای شرکت زیمنس نیست، بلکه این اشتراک دانش با شرکا، مشتریان و تمامی ذینفعان نیز انجام می‌شود.
مدیریت دانش در شرکت زیمنس
اولین اقدام در ایجاد یک بستر تعاملی و دیجیتال برای به اشتراک گذاشتن تجربیات[2]، روش‌ها [3] و دروس‌آموخته [4] پروژه‌ها در زیمنس، به سال 1999 و با راه اندازی ICN ShareNet برمی‌گردد، سامانه‌ای که در سال 2004 به Com ShareNet تغییر نام داد. چند سال بعد، سیستم Community4Competence در دپارتمان تحرک و اتوماسیون صنعتی مورد استفاده قرار گرفت و در ادامه نیز سیستم TechnoWeb 2.0 برای کل سازمان زیمنس در نظر گرفته شد. در سال 2005، باید یک پایگاه داده برای پروژه‌های مرجع و پکیج راهکارهای اثبات شده برای واحد سیستم‌های امنیتی ایجاد می‌شد؛ در نتیجه، پلتفرم تعاملی References @ SBT توسعه داده شد که هدف آن بیشتر دپارتمان فناوری‌های ساختمان‌سازی[5] زیمنس بود.
پس از گسترش دامنه این سامانه در چندین بخش دیگر زیمنس، این سرویس در سال 2012 به References + تغییر نام داد. تقریباً 15 سال است که این بستر شناخته شده و بسیار موفق، دسترسی به هزاران منبع دانشی را برای کارکنان زیمنس فراهم کرده است. در سال 2019، سامانه References + به پایگاه دانش جامع و مرجع زیمنس تبدیل شد. این برنامه جدید با تغییر رابط کاربری، افزودن اپلیکیشن تلفن همراه و تعدادی بهبود کاربردی دیگر، دسترسی کلیه کارکنان زیمنس در اقصی نقاط جهان را به این سامانه تسهیل کرد.
تجربه‌ای از زیمنس، زمانی که در ایران بود!
در گیر و دار جلسات اولیه و توجیهی آغاز طرح مدیریت دانش در یکی از سازمان‌های بزرگ دولتی بودیم که در یکی از جلسات، مدیر واحد پژوهش از مدیر آموزش آن سازمان دعوت کرد تا برای بیان پیشنهادات و نظرات خود در جلسه حضور پیدا کند. ایشان آمد و ضمن مطرح کردن چندین سوال که به آنها پاسخ دادیم، خاطره‌ای از مدیریت دانش در زیمنس زمانی که در ایران بود تعریف کرد. ایشان که سال‌ها پیش در عسلویه و در یکی پروژه‌های مشترک زیمنس با ایران فعالیت می‌کرد گفت:
«کارکنان زیمنس که در ایران بودند باید هر روز گزارش روزانه خود را در سامانه جهانی زیمنس ثبت می‌کردند. نکته قابل توجه این بود که گزارش روزانه مذکور با آنچیزی که در ذهن ما بود تفاوت داشت، چرا که گزارش اقدامات روزانه خود را ثبت نمی‌کردند، بلکه تجارب موفق و ناموفق خود و آنچیزی را آن روز آموخته بودند را ثبت می‌کردند!
یکی از روزها حین انجام یکی از کارهای کلیدی و مهم پروژه، به مشکلی برخوردیم که راهکار آن را نمی‌دانستیم. ما دچار نگرانی شده بودیم و اینکه چگونه سر از کار این مشکل در بیاوریم ولی کارکنان زیمنس خیلی نگران نبودند، آنها می‌گفتند که قطعا یک نفر از همکاران جهانی ما قبلا به این مشکل یا شبیه آن برخورده است[6]! آنها سوال خود را در همان سامانه یکپارچه و جهانی مطرح کردند و در کمتر از یک روز کاری، درس آموخته‌ای از تجارب شرکت زیمنس در کشور برزیل پیرامون مشکل مذکور برای آنها فرستاده شد و ما با بکارگیری آن توانستیم مشکلی که ایجاد شده بود را حل کنیم!»
منبع
Knowledge Management and Digital Collaboration at Siemens, Jacqueline Guth, March 2020
پانوشت:
[1] Siemens
[2] experiences
[3] best practices
[4] lessons learned
[5] Building Technologies
[6] طی یک پژوهش مشخص شد که 77 درصد مشکلاتی که افراد در سازمان‌ها با آن مواجه م ی‌شوند، قبلا توسط دیگران تجربه شده است.
