۳ توصیه برای هدایت سازمان در کرونا عنوان مطلبی است که به تازگی در سایت APQC منتشر شده است.
در حالی که ورود به وضعیت فعلی و بیماری COVID-19، ناگهانی بود، اما خروج از این بیماری همه‌گیر با سرعت بسیار کمی پیش می‌رود. اکنون زمان آن است که به این سوال فکر کنیم: ” بعد از کرونا چه اتفاقی خواهد افتاد؟ ” وقتی از این بحران خارج شویم، چه کار خواهیم کرد؟ استراتژی ما برای حفظ دانش پنهان چیست؟ باید ببینیم چه چیزی در طول این زمان یاد گرفتیم و چگونه به آنچه که در آینده اتفاق خواهد افتاد، عمل می‌کنیم؟
۳ توصیه برای هدایت سازمان در کرونا
یکی از اهداف مدیریت دانش در چنین شرایطی حفظ آمادگی کسب‌وکارها به شکل متداول و همیشگی است. بنابراین بر اساس سه نکته زیر میتوان فضای مدیریت دانش سازمان را به نوعی هدایت کرد که با چالش‌های کمتری مواجه باشد.
-
آماده بیان داستان خود باشید.
لیستی از کارهای انجام شده، ذینفعان، و ارزش افزوده کسب شده از طریق افراد و کسب‌وکارها را مستندسازی کنید. در ذیل، چند نکته از برخی از داستان‌های منحصر به فرد و جالب در مورد آنچه که گروه‌های مدیریت دانش برای کمک در وضعیت فعلی بیماری COVID-19 انجام می‌دهند، آورده شده است.
- “مدیریت دانش چسبی است که اشخاص را کنار هم نگه می‌دارد!”
- ” تیم‌های پراکنده مدیریت دانش، پوشش جهانی مورد نیاز برای حفظ محتوای ارزشمند را فراهم کرده و این محتواها را به‌روزرسانی می‌کنند. “
- “با توجه به تغییراتی که در هر ساعت در جهان اتفاق می‌افتد، گروه مدیریت دانش، مدیریت عالی‌ای از پروژه را در اختیار سازمان قرار داده، تا افراد را بر روی موضوعات مهم متمرکز کند.”
- ” مدیریت دانش به اشخاص کمک می‌کند تا بدون تاخیر در زمان پروژه خود، جلسات رو در رو برای پروژه‌های مهم و فشرده دانش را به شکل مجازی ایجاد کنند.”
چه اتفاقی داستان افراد را ارزشمندتر خواهد کرد؟ آیا میتوان با حداقل از دست دادن بهره‌وری به کار ادامه داد؟ آیا پروژه‌هایی هستند که قادر به بازگشت به برنامه با کم‌ترین کاهش زمان و هزینه باشند؟، آیا اطلاعات/ تخصص کسب شده کارکنان در ارائه خدمات بهتر به مشتریان کمک کرده است؟ قرار دادن معیارهای مشخصی برای کار، باعث بیادماندنی شدن داستان یک کسب و کار می‌شود.
-
آنچه را کار نمی‌کند تشخیص داده و آن را تعمیر کنید!
این دوره بحرانی، فقدان برخی از قابلیت‌های دانشی با اهمیت در سازمان‌ها را برجسته کرده‌است. وضعیت کنونی در حال حرکت به سوی سرعت بخشیدن به همه فناوری‌های دیجیتالی است و استراتژی‌ها نیز سریع‌تر پیش می‌روند. اگر پیاده‌سازی و اجرای فناوری‌های دیجیتالی و همکاری مشترک، قبل از شیوع بیماری همه‌گیر کرونا در فهرست خواسته‌های شما قرار داشت، احتمالا این ابزارها هم اکنون به بالای این لیست منتقل شده‌اند و در حال حاضر به خوبی در حال اجرا هستند.
بسیاری از گروه‌های مدیریت دانش به درستی توانسته‌اند دست‌اندازهای این مسیر را مدیریت کنند و همه چیز از نظر افرادی که قادر به استفاده از این فناوری‌ها هستند، بهتر خواهد شد. سازمان‌هایی که در حال حاضر از ابزارها و فناوری‌های تعاملی استفاده می‌کنند، می‌آموزند که چگونه با آنها بهره‌وری بیشتری داشته باشند و همچنین تماس‌های شخصی مانند افزودن کانال‌های اجتماعی در سایت‌های چت برای کارمندان خود را فراهم می‌کنند.
نگران کننده‌ترین مواردی که مشاهده شده و باید برطرف شود، عدم وجود فرآیندهای کار مشترک است. کارکنان با برقراری ارتباط و صحبت کردن چندان راحت نیستند. آنها انجام چند کار را به عهده می‌گیرند و کارهای مشارکتی را در اولویت قرار نمی‌دهند. ابزارهای مختلف و کاربردی وجود دارند؛ اما در واقعیت نحوه کار گردن با آنها تبدیل به چالش شده است. فرآیندهای کاری مشترک منجر به ایجاد روابطی بر پایه اعتماد می‌شود. فرایندها و تکنیک‌های زیر ارزش زمان و منابع را حفظ کرده و و می‌توانند به سازمان کمک کنند تا عدم اطمینان زمان را مدیریت کند.
- تهیه نقشه دانش برای کمک به افراد در خصوص حل مشکلات پیچیده، انجام کارهای عمیق و مفهومی و یا شناسایی شکاف دانشی.
- از کارشناسان بخواهید برای جلوگیری از، از دست رفتن دانش در معرض خطر، الگوهای مشاغل را تکمیل کنند.
- استفاده از برنامه هفتگی جهت “مرور پس از اقدام” برای به دست آوردن دانش محلی و اشتراک گذاری در سطح جهانی.
-
تمرکز روی دانش انتقادی را متوقف نکنید.
محتوا و تخصص با ارزش بالا که به سرعت میتوان به آن دسترسی داشت، هنجار جدیدی است. قرار دادن دانش مرتبط و متناسب در مقابل افراد، به آنها کمک خواهد کرد تا کاری که باید انجام شود را تسریع کنند. یکی از نکات مهم در طول این بیماری همه‌گیر، رسیدگی به این موضوع است که چگونه بسیاری از تیم‌های مدیریت دانش به نیازهای کسب وکار خود توجه نشان داده و آنها را سازماندهی می‌کنند. کارمندان باید از آنچه به طور منظم اتفاق می‌افتد، مطلع شوند و مدیریت دانش به تسهیل جریان مداوم و ثابت محتوا کمک کرده است؛ که اغلب از طریق راه‌حل‌های فناوری سطح پایین[1] ارائه می‌شود. این محتوا برای پرداختن به سوالات و چالش‌های موجود ایجاد می‌شود.
هم اکنون با وجود این بیماری همه‌گیر، لحظه‌ای از زمان به وجود آمده که پنجرهای برای تغییر عمیق به روی ما باز است. به جای زیاد فکر کردن، عمل کنید. به کسب و کار خود نزدیک باشید و به این درک برسید که تجارت خود به دلیل تجربه همه‌گیر شدن این بیماری چگونه تغییر کرده است و یا تغییر خواهد کرد. تمایل به استفاده از قابلیت‌های دانش بالا است؛ بنابراین از آموخته‌های خود استفاده کنید تا به شما کمک کند قبل از بسته شدن پنجره فرصت‌ها را در دست گیرید.
فناوری‌های سطح پایین: به آن دسته از صنایع و ابزار گفته می‌شود که آغاز استفاده از آنها به دوران قبل از انقلاب صنعتی باز می‌گردد. یک معیار برای تشخیص فناوری پست این است که می‌تواند به وسیلهٔ یک فرد یا گروه کوچکی از افراد و با کم‌ترین میزان سرمایه‌گذاری ساخته و پرداخته شود؛ همچنین، یک فرد بدون نیاز به تخصص اضافی قادر است دانش لازم برای ساختن و پرداختن فناوری پست را به‌طور کامل درک کند.
اصطلاح فناوری پست در تقابل با فناوری عالی در توصیف طرح‌ها و فنون جدید، بر این موضوع تاکید دارد که فنون مورد نظر در مرزهای فناوری نیستند. طرح‌ها و فناوری‌های پست ممکن است به دلیل شرایط و اولویت‌های اجتماعی و اقتصادی از رده خارج شوند.
منابع:
https://www.apqc.org/blog/kms-exit-strategy-3-recommendations-leading-your-organization-out-pandemic
پانوشت:
[1] Low technology
