غلبه بر مهمترین چالش‌های مدیریت دانش در سازمان حائز اهمیت است.
آیا تابه‌حال در دریایی از اطلاعات غرق شده اید؟ و برای غربال کردن داده‌های عظیمی که روزانه شما را بمباران می‌کنند با چالش روبرو بوده اید؟ مطمئنا با قرار گرفتن در این شرایط ارزش مدیریت دانش را به‌خوبی درک خواهید کرد ولی هنوز هم ممکن است در پیاده‌سازی مدیریت دانش با چالش روبرو باشید. آیا شما هم از خود پرسیده اید که بهترین روش برای فیلتر، سازمان‌دهی و به اشتراک‌گذاری دانش در سازمان چیست؟ حتماً شما هم با در نظر گرفتن قدرت شکستن یکپارچه سیلوها، تقویت همکاری و مدیریت مؤثر تغییر درصدد برآمده‌اید تا مدیریت دانش را در سازمان خود پیاده‌سازی کنید و بدون نگرانی از بابت خطر از دست رفتن دانش، امنیت اطلاعات و اعتبارسنجی دانش این کار را انجام دهید. در این نوشته، ما سفری را برای کشف پیچیدگی‌های چالش‌های مدیریت دانش آغاز می‌کنیم. اگر یک مدیر کارکشته یا کارشناس مشتاق هستید، با ما همراه شوید تا شما را با ابزارهایی برای غلبه بر این موانع و استفاده از پتانسیل کامل مدیریت دانش در سازمانتان مجهز کنیم.
5 تا از مهمترین چالش‌های مدیریت دانش
درحالی‌که پیاده‌سازی مدیریت دانش یک کارکرد اساسی در دنیای کنونی است، همان‌طور که دیلویت به‌درستی اشاره کرده است پایین بودن سطح بلوغ مدیریت دانش یکی از مهمترین معضلات مدیریت دانش است. بر اساس تحقیقات انجام‌شده علی‌رغم اینکه 75٪ از سازمان‌های موردبررسی پیاده‌سازی مدیریت دانش را ضروری می‌دانند تنها بخش کوچکی (9٪) از آمادگی کافی برای پیاده‌سازی مدیریت دانش برخوردار هستند. این مسئله تیم‌های تحقیق و توسعه را با مشکل مواجه می‌کند. در ابتدا به 5 تا از مهمترین چالش‌های مدیریت دانش و سپس به چگونگی رفع این چالش‌ها می‌پردازیم.
پیدا کردن و فیلتر کردن اطلاعات مناسب
یکی از مهم ترین چالش‌های مدیریت دانش مقابله با حجم بالای اطلاعات موجود یا غیرقابل دستیابی است. با ظهور پلتفرم‌های دیجیتال و منابع داده، مدیران اغلب برای فیلتر کردن و استخراج دانش مرتبط از میان دریای وسیعی از اطلاعات تلاش می‌کنند. این چالش از دشواری شناسایی باارزش‌ترین و دقیق‌ترین نشئت می‌گیرد. مشکل از جایی شروع می‌شود که تیم‌های تحقیق و توسعه نیاز دارند با کمک گرفتن از کارشناسان داخلی این دانش را استخراج کنند. درحالی‌که ممکن این کارشناسان زمان کافی و توانایی لازم برای به اشتراک گذاشتن بینش‌های ارزشمند خود را نداشته باشند. تیم‌های مربوطه می‌توانند این کار را با شناسایی اطلاعات باارزشی که با سایرین به اشتراک‌گذاری شده است و ارائه آن در یک قالب استاندارد انجام دهند.
وجود موانع همکاری
یکی دیگر از مهمترین چالش‌های مدیریت دانش وجود موانعی در مسیر همکاری است. بسیاری از سازمان‌ها با چالش دانش ذخیره‌شده در سیلوها روبرو هستند. این مسئله مانع از شکل‌گیری یک همکاری گسترده در میان تیم‌های مختلف سازمان است. دانشی که با سایر تیم‌ها به اشتراک گذاشته نمی‌شود، یادگیری متقابل عملکردی را مهار کرده و توانایی سازمان را برای استفاده از هوش جمعی کارکنان با چالش مواجه می‌کند. غلبه بر این چالش مستلزم شکستن سیلوها و پرورش فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش و اجرای استراتژی‌ها و به‌کارگیری فناوری‌هایی است که همکاری مؤثر را تسهیل می‌کنند. حل این مسئله برای تیم‌ها بسیار ضروری است زیرا کارکنان بر اساس روش‌های سنتی و دستورالعمل‌های همیشگی عمل می‌کنند و با قرارگیری در نقاط سختی که راه‌حل جدیدی را طلب می‌کند، باید به منابع اطلاعاتی دسترسی داشته باشند تا وظایف خود را به شکل موفقیت‌آمیزی به انجام برسانند.
محدودیت‌های تکنولوژیکی و پذیرش
زمانی که کارکنان سازمان در برابر تغییر مقاومت نشان دهند یا زیرساخت‌های فناوری وجود نداشته باشد پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش می‌تواند چالش‌هایی را به همراه داشته باشد. انتخاب ابزارهای مناسب و اطمینان از ادغام یکپارچه آن‌ها با سیستم‌های فعلی سازمان می‌تواند پیچیده باشد. علاوه‌براین، آموزش کارکنان برای استفاده از این ابزارها نیز چالش‌هایی را به همراه دارد.
مقاومت فرهنگی و مدیریت تغییر
اجرای نوآوری‌های مدیریت دانش اغلب نیازمند ایجاد یک تغییر فرهنگی در درون سازمان است. مقاومت در برابر تغییر، ترس از دست دادن دانش یا عدم درک مزایای به اشتراک‌گذاری دانش مانع اجرای موفقیت‌آمیز می‌شود. غلبه بر این چالش مستلزم ایجاد یک فرهنگ سازمانی حمایتی است که به ایجاد انگیزه برای همکاری و به اشتراک‌گذاری دانش کمک کند. همچنین لازم است استراتژی‌های مدیریت تغییر نیز به‌منظور در هم شکستن مقاومت کارکنان و تقویت ذهنیت کارکنانی که از اشتراک‌گذاری دانش امتناع می‌کنند تمایل دارند دانش و اطلاعات را نزد خود نگه دارند، به کار گرفته شوند.
عدم حمایت سهامداران
یکی دیگر از مهمترین چالش‌های مدیریت دانش عدم خرید سهامداران است. این سرفصل نشان‌دهنده مقاومت یا عدم تمایل سهامداران کلیدی سازمان برای مشارکت یا حمایت فعالانه از طرح‌های مدیریت دانش است. این موضوع رایج‌ترین عاملی است که می‌تواند به‌تنهایی به شکست برنامه‌های مدیریت دانش بینجامد. بدون حمایت مدیریت، تأمین منابع مالی و انسانی برای پروژه‌های مدیریت دانش می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که هیئت‌مدیره و سهامداران نمی‌توانند رابطه میان مدیریت دانش و نرخ بازگشت سرمایه ROI را تشخیص بدهند. از سوی دیگر، اگر کارکنان متوجه عدم حمایت یا علاقه رهبری شوند، ممکن است در فعالیت‌های مدیریت دانش مشارکت فعالانه‌ای نداشته باشند
از دست دادن دانش حیاتی
یکی از خطرات مهمی که پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز مدیریت دانش را تهدید می‌کند، از دست دادن دانش حیاتی سازمان به دلیل عواملی مانند جابجایی کارکنان، بازنشستگی یا تجدید ساختار سازمانی است. اگر دانش ارزشمند به‌درستی جمع‌آوری، مستندسازی و منتقل نشود سازمان‌ها در امکان تصمیم‌گیری آگاهانه و اجتناب از اشتباهات پرهزینه با چالش‌هایی مواجه می‌شوند. به‌کارگیری استراتژی‌های مدیریت دانشی مانند استخراج دانش، منتورینگ و فرآیندهای مستندسازی دانش می‌توانند ریسک از دست دادن دانش حیاتی را پایین بیاورند.
امنیت اطلاعات و حریم خصوصی داده‌ها
مدیریت دانش شامل مدیریت و ذخیره حجم وسیعی از اطلاعات حساس و تخصصی است. اگر تدابیر امنیتی مناسبی اعمال نشود سازمان‌ها با خطر دسترسی غیرمجاز به اطلاعات، نقض داده‌ها یا سرقت مالکیت معنوی اطلاعات روبرو هستند. حفاظت از دارایی‌های اطلاعاتی، اجرای کنترل‌های دسترسی و رمزگذاری و اطمینان از رعایت مقررات حفظ حریم خصوصی داده‌ها برای کاهش این خطرات حیاتی است.
عدم اعتبار دانش
اعتبار و دقت دانش در یک نرم‌افزار مدیریت دانش بسیار مهم است. بدون فرآیندهای راستی‌آزمایی و اعتبارسنجی مناسب، خطر انتشار اطلاعات نادرست و قدیمی وجود دارد که منجر به تصمیم‌گیری ضعیف یا اقدامات ناکارآمد از سوی کارکنان می‌شود. ایجاد مکانیسم‌هایی برای تأیید کیفیت و صحت دانش، مانند یادگیری از همتایان، اعتبار سنجی دانش توسط متخصصین و ارزیابی مستمر منابع دانشی، کمک می‌کنند تا ریسک اطلاعات غلط کاهش پیدا کند.
عدم مشارکت کاربر نرم‌افزار مدیریت دانش
سیستم‌ها و تکنیک مدیریت دانش تنها در صورتی مؤثر هستند که کارکنان آن‌ها را بپذیرند و از آن‌ها استفاده کنند. مشارکت کارکنان زمانی کمرنگ می‌شود که کارکنان دسترسی آن‌ها منابع دانشی با دشواری ممکن شود. برای کاهش این خطر، سازمان‌ها باید بر رابط‌های کاربرپسند، برنامه‌های آموزشی برای آموزش چگونگی استفاده از نرم‌افزار، تشویق کارکنانی که مشارکتی فعالانه دارند، تمرکز کنند. با شناسایی این خطرات، سازمان‌ها می‌توانند از دارایی‌های دانشی خود محافظت کنند، امنیت اطلاعات را افزایش دهند و از قابلیت اطمینان و استفاده از منابع دانشی مطمئن شوند. اجرای استراتژی‌های کاهش ریسک در کنار شیوه‌های مؤثر مدیریت دانش به ایجاد یک چارچوب قوی و انعطاف‌پذیر در سازمان کمک می‌کند.
برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
چگونه بر مهمترین چالش‌های مدیریت دانش غلبه کنیم؟
همان‌طور که Deloitte می‌گوید، ریشه این چالش‌ها در اکثر سازمان‌ها عدم رعایت اصول اولیه پیاده‌سازی مدیریت دانش است. علاوه بر این، چالش‌های مذکور معمولاً با مسائل انسانی در ارتباط هستند تا اینکه به جنبه فنی نرم‌افزار ربط داشته باشند. برای حل این چالش‌ها ، می‌توانیم چند روش خوب برای مدیریت دانش مؤثر در سازمان شما به شرح زیر استخراج کنیم:
کارکنان را سوار کنید
چالش‌های کارکنان در مدیریت دانش به اشکال مختلف وجود دارد و اغلب زمینه شکست را فراهم می‌کند. شما فناوری مناسب را در اختیار دارید اما این پیاده‌سازی این نرم‌افزار موفقیت‌آمیز نبوده است؛ در این مواقع می‌توانید مسیر زیر را طی کنید:
تأثیر مدیریت دانش بر نرخ بازگشت سرمایه را برای ذینفعان تشریح کنید: در هنگام شروع همه ذینفعان ازجمله مدیریت و کارمندان معمولی را مدنظر داشته و روی نتایجی تمرکز کنید که برای آن‌ها مهم است. برای مدیران، روی اهداف استراتژیک تمرکز کنید. برای کارکنان، به اهدافی فکر کنید که پله‌هایی برای رشد شخصی و حرفه‌ای هستند.
یک سیستم مناسب برای آن‌ها بسازید: هنگام طراحی نرم‌افزار مدیریت دانش، کارکنانی را که دائماً از آن استفاده می‌کنند در نظر بگیرید و آن را مطابق با نیازهای خود توسعه دهید.
فرهنگ را به‌درستی دریافت کنید: انباشت دانش یک موضوع حیاتی در چنین فرآیندهایی است. به‌عنوان یک کارشناس استراتژی یادگیری و توسعه L&D، باید بر ارزش حاصل از اشتراک دانش تأکید کنید و نشان دهید که کارکنان سازمان چگونه باید در جوار همدیگر حرکت کنند.
ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش روشن
توسعه یک استراتژی مدیریت دانش که به‌خوبی تعریف شده و به‌اندازه کافی روشن و واضح است، برای غلبه بر مهمترین چالش‌های مدیریت دانش ضروری است. این استراتژی باید با اهداف سازمانی هماهنگ باشد، اهداف مدیریت دانش را ترسیم کند و نقشه راه سازمان را نیز ارائه دهد؛ باید به جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری و استفاده از دانش بپردازد.
با ارائه تعریف واضح استراتژی مدیریت دانش، مدیران سازمان می‌توانند به طور مؤثری تیم‌های خود را هدایت کرده و منابع را به مدیریت دانش تخصیص دهند. اغلب کارکنان مدیریت دانش را به‌خودی‌خود هدف می‌دانند درحالی‌که بهتر است مدیریت دانش را به‌عنوان اولین گام برای تجسم موفقیت استراتژیک سازمان معرفی کنید. این رویکرد، می‌تواند رویکرد بسیار مفیدتری باشد.
تشویق فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش
پرورش فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش برای غلبه بر سیلوها و ترویج همکاری بسیار مهم است. مدیران باید ارتباطات باز را تشویق کنند و به اشتراک‌گذاری دانش پاداش دهند و بسترهایی را برای ایجاد کنند تا کارکنان تخصص و بینش خود را به اشتراک بگذارند. پیاده‌سازی ابزارها و فناوری‌های مشترک، مانند اینترانت، انجمن‌های گفتگو یا مخازن دانش دیجیتالی، می‌تواند تبادل دانش را تسهیل کرده و آن را به بخشی از DNA سازمان تبدیل کند.
سرمایه‌گذاری در آموزش و آموزش مدیریت دانش
آموزش و آموزش در مورد شیوه‌های مدیریت دانش، مدیران و کارکنان را با مهارت‌های لازم برای عبور مؤثر از چالش‌های مذکور مجهز می‌کند. برنامه‌های آموزشی موضوعاتی مانند تکنیک‌های فیلتر کردن اطلاعات، روش‌های جذب دانش، استفاده از ابزارهای مشارکتی و استراتژی‌های مدیریت تغییر را پوشش می‌دهند. با سرمایه‌گذاری روی استراتژی یادگیری و توسعه (L&D) می‌توان نیروی کار آگاهی ایجاد کرد که اهمیت مدیریت دانش را درک کرده و می‌تواند به موفقیت آن کمک کند.
اهرم راه‌حل‌های فناوری
پذیرش فناوری نقش مهمی در غلبه بر مهمترین چالش‌های مدیریت دانش ایفا می‌کند. به‌عنوان یک مدیر تحقیق و توسعه، انتخاب سیستم‌ها و ابزارهای مدیریت دانش مناسب که با نیازها و قابلیت‌های سازمانی هماهنگ باشد برای موفقیت شما ضروری است. این سیستم‌ها می‌توانند ذخیره‌سازی، بازیابی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات کارآمد را فعال کنند و از همکاری و ارتباط بین تیم‌ها پشتیبانی کنند. علاوه‌براین، شما باید با فناوری‌ها و روندهای نوظهور در مدیریت دانش تا از آن‌ها برای افزایش کارایی و اثربخشی استفاده کنید. اخیراً، سازمان‌هایی مانند Project Cortex مایکروسافت از هوش مصنوعی تعبیه‌شده برای ساده‌سازی انتشار دانش از طریق خوشه‌بندی موضوعات و کارت‌ها استفاده کرده‌اند. و این فقط نوک کوه یخ است: هوش مصنوعی به بسیاری از سازمان‌ها کمک کرده است تا از رکود ایجادشده توسط سازمان اطلاعات پر هرج‌ومرج خارج شوند.
ایجاد قهرمانان مدیریت دانش
تعیین قهرمانان مدیریت دانش در سازمان می‌تواند منجر به پذیرش، مشارکت و بهبود مستمر شود. این قهرمانان می‌توانند از میان کارکنانی انتخاب شوند که علاقه‌مند به اشتراک‌گذاری دانش هستند و از تخصص لازم برای راهنمایی دیگران نیز برخوردار باشند. آن‌ها می‌توانند به‌عنوان مدافعین مدیریت دانش عمل کنند، جلسات آموزشی را تسهیل کنند و از کارکنان در اتخاذ شیوه‌های مدیریت دانش حمایت کنند. با داشتن قهرمانان اختصاصی، سازمان‌ها می‌توانند شبکه‌ای از سفیران دانش تشکیل بدهد که به‌طور فعال ابتکارات مدیریت دانش را ترویج می‌کنند. با اجرای این شیوه‌ها، مدیران محیطی را ایجاد می‌کنند که در آن دانش ارزش‌گذاری شده و به اشتراک گذاشته می‌شود و به طور مؤثری مورداستفاده قرار می‌گیرد. غلبه بر چالش‌های مدیریت دانش مستلزم ترکیبی از برنامه‌ریزی استراتژیک، تحول فرهنگی، توسعه مهارت، یکپارچگی فناورانه و حمایت مستمر است. سفر مستلزم تعهد است، اما پاداش بهبود تصمیم‌گیری، نوآوری و عملکرد سازمانی آن را ارزشمند می‌کند.
نتیجه‌گیری
با درک اهمیت مدیریت دانش و پذیرش شیوه‌های مؤثر، مدیران می‌توانند بر موانع غلبه کرده و پتانسیل کامل سرمایه فکری سازمان خود را باز کنند. از مقابله با اضافه‌بار اطلاعات و شکستن سیلوها تا پرداختن به محدودیت‌های تکنولوژیکی و مقاومت فرهنگی، مدیریت دانش موفق نیاز به برنامه‌ریزی استراتژیک، فرهنگ اشتراک دانش، یادگیری مستمر و استفاده از راه‌حل‌های فناورانه مناسب دارد. درحالی‌که خطراتی مانند از دست دادن دانش و امنیت اطلاعات وجود دارد، پیاده‌سازی فرآیندهای تقویت تعامل با کاربر می‌تواند چالش‌های مدیریت دانش را کمرنگ کند. با سرمایه‌گذاری روی بهترین شیوه‌های مدیریت دانش، مدیران می‌توانند تیم‌های خود را به سمت آینده‌ای هدایت کنند که در آن دانش مهار شود، همکاری شکوفا شود و تصمیم‌گیری آگاهانه به سنگ بنای رشد سازمان تبدیل شود.
