جابجایی کارکنان اغلب ممکن است ناشی از علتی باشد که شرکت کنترل کمی بر آن دارد یا هیچ کنترلی بر آن ندارد. این منجر به از دست رفتن دانش می‌شود؛ و ازآنجایی‌که مزیت رقابتی یک سازمان با میزان به‌کارگیری از دانش سازمانی آن تعیین می‌شود، مستندسازی و حفظ دانش خبرگان در حال خروج از سازمان بسیار مهم است تا جریان کاری سازمان، مختل نشود.
آیا شما در موقعیتی هستیدکه از بازنشسته شدن و خروج کارکنان سازمان نگران می‌شوید؟ و به این فکر می‌کنید که ای‌کاش به مستندسازی و ذخیره دانش کارکنان در سازمان پرداخته بودید؟
در اینجا پیامدهایاز بین رفتن دانش در سازمان و راه‌هایی که می‌توانید، از آن جلوگیری کنید و فرهنگ اشتراک دانش را در سازمان ایجاد کنید، آورده شده است.
هزینه از دست رفتن دانش
طبق گزارش «دانش و بهره‌وری سازمان» توسط Panopto و YouGov، سازمان‌های بزرگ سالانه ۲۶۵ میلیون دلار در نتیجه اشتراک‌گذاری ناکارآمد دانش از دست می‌دهند.
عدم ذخیره‌سازی دانش، منجر می‌شود که کارکنان موجود به بازآفرینی دانش قبلی زمانشان را تخصیص دهند. تأثیر این وضعیت فراتر از ضرر مالی در سازمان است که منجر به بهره‌وری پایین، اختلال در عملیات، تاخیر در پروژه، آسیب به شهرت، از دست دادن وفاداری مشتری و نارضایتی کارکنان می‌شود. این پیامدها می‌تواند برای هر سازمانی که هدف آن ساده کردن عملیات سازمان، افزایش مزیت رقابتی یا صرفاً تلاش برای انطباق با یک بازار پویا باشد، به‌شدت مضر باشد.
نیاز به انتقال موثر دانش
نظرسنجی نیروی کار اروپایی Deloitte نشان می‌دهد که حدود 29٪ از کارمندان ادعا می‌کنند که بازیابی دانش از پایگاه‌های دانش برای کارهای روزانه دشوار است. در همین حال، نزدیک به 19 درصد دریافت اطلاعات از همکاران خود را چالش‌برانگیز می‌دانند.
رویکرد صحیح به اشتراک‌گذاری دانش، فراهم کردن تمهیداتی است که دانش در سازمان خلق، ذخیره و به اشتراک گذاشته می‌شود. این باید یک استراتژی سیستماتیک باشد که در آن کارشناسان موضوعی اطلاعات را در سازمان مستندسازی و منتشر می‌کنند تا:
- به کارکنان موجود در هنگام اشتراک دانش، به نقش‌های جدید کمک کنید
- کاهش زمان برای مهارت برای کارآموزان یا تازه‌کارها
- تسریع در تجمیع دانش در سراسر شرکت
هدف انتقال و تبدیل سرمایه‌های فکری مانند مهارت‌های فردی، دانش فنی، تجربه همبسته و تخصص مدیریتی برای برنامه‌ریزی جانشین پروری است.
تگهداری از دانش حیاتی
برای مدیریت دانش موثر، مدیران یادگیری و توسعه (L&D) باید مدل Train The Internal Trainer (TTIT) را پیاده‌سازی کنند. این چارچوب سازمان‌ها را به مهارت‌ها، فرآیندها و ابزارهای موردنیاز برای آموزش پایدار و پیشرفت منابع انسانی خود مجهز می‌کند تا بتوانند برای دستاوردهای بلندمدت قرار گیرند.
در بسیاری از موارد، مدیریت دانش در مقیاس بزرگ و تنوع دانش می‌تواند دلهره‌آور به نظر برسد، بنابراین در اینجا آمده است که چگونه مدل TTIT شمارا به سمت ایجاد ارزش، راهنمایی می‌کند.
1. منابع دانش را بیابید
تعیین منابع اطلاعاتی و یافتن راه‌هایی برای مستندسازی آن مهم است، با شناسایی اهداف کسب‌وکار، موقعیت‌های حیاتی کسب‌وکار، مهارت‌های موردتقاضا و کارمندی که باید این دانش را از او کسب کنید، شروع کنید.
یک گزارش گالوپ بیان می‌کند که ممکن است درنهایت شکاف‌هایی در جریان دانش پیدا کنید، با توجه به اینکه 85 درصد از نیروی کار شما ممکن است در حال حاضر محل کار خود را ترک کنن؛ برای اینکه بتوانید شکاف بین کارهایی که کارمندان می‌توانند انجام دهند و آنچه از آنها در نقش جدید موردنیاز است را کشف کنید، باید سوالاتی زیر زا بپرسید:
- نقش‌های کلیدی که مستلزم پرورش استعدادها هستند چیست؟
- خبرگان مربوط به این دانش انتقادی چه کسانی هستند؟
- وظایفی که در حال حاضر فقط این افراد قادر به انجام آن هستند چیست؟
در غیاب آن ها، آیا منبع دیگری وظایف آنها را بر عهده می‌گیرد یا به دلیل کمبود مهارت‌ها بی‌توجه می‌مانند؟
برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
پس از ایجاد منابع اولیه، روش‌های جایگزین برای الگوبرداری از دانش جدید یا موجود پیدا کنید؛ و درحالی‌که ممکن است اطلاعات شما اکنون از دارایی‌های مختلف در سازمان باشد، مطمئن شوید که برای جمع‌آوری اطلاعات از منابع مطمئن استفاده می‌کنید. اکنون می‌توانید به جمع‌آوری دانش اقدام کنید.
2. ایجاد دانش از طریق اسناد دیجیتالی
اطمینان حاصل کنید که دانش به اشتراک گذاشته‌شده توسط منابع در قالب دیجیتالی ثبت‌شده است. مدیریت دانش دیجیتالی در دسترس بودن دانش ساختاریافته را برای ذینفعان به‌سادگی با کلیک یک دکمه تضمین می‌کند و به تصمیم‌گیری‌های بهتر کمک می‌کند. محتوا و شبیه‌سازی‌های دیجیتالی ایجادشده، تجربیات یادگیری همه جانبه‌ای را ارائه می‌دهند که به آموزش کارمندی بعدی کمک می‌کند، احتمال شکست دادن او به اهداف سازمانی و دستیابی به سودآوری پایدار در بلندمدت را افزایش می‌دهد.
سیستم‌های مدیریت دانش دیجیتالی مزایای متعددی را برای سازمان ارائه می‌دهند:
- افزایش حمایت از سرمایه فکری
- فرهنگ دانش‌محور برای چابکی کسب‌وکار
- حذف سیلوهای اطلاعاتی برای دسترسی فوری به دانش مربوطه از طریق ماژول‌های یادگیری
- زمان پاسخگویی سریع‌تر برای عیب‌یابی به دلیل اتوماسیون
- پشتیباتی سریع‌تر
- تکنیک‌های همکاری ایمن و مسئولیت‌پذیری
- حذف تعدیل کار
3. کارشناسان موضوعی(خبرگان) را توسعه دهید
با داشتن محتوای آموزشی دیجیتالی، لازم است مجریان و کارشناسان موضوعات داخلی به دانشی که انتظار می‌رود ارائه دهند، کاملاً مجهز باشند. درحالی‌که داشتن مهارت‌ها به همان اندازه مهم است، مربیان باید بتوانند به‌طور موثر کارکنان زیر را آموزش دهند. آنها به آموزش رسمی نیاز دارند تا بتوانند مؤثرترین رویکردهای آموزشی را که منجر به نتایج می‌شود، شناسایی کنند. شرکت‌ها می‌توانند برای دریافت آموزش در قالب‌های مختلف، مانند آموزش الکترونیکی، آموزش سنتی کلاس درس یا رویکرد ترکیبی، با ارائه‌دهندگان آموزش دیجیتالی همکاری کنند.
4. ارتقاء مهارت در سطح سازمان را اجرا کنید
هنگامی‌که با آموزش کارشناسان و ایجاد یک مخزن دانش سازمانی به‌روز شده را تنظیم کردید، اکنون با طراحی مکانیزم اشتراک‌گذاری، آماده انتقال دانش به تیم‌های مختلف در سازمان هستید. دانش سازمانی باید به‌راحتی در دسترس همه قرار گیرد، در غیر این صورت تلاش برای مستندسازی بیهوده می‌شود. استفاده از فرآیندها و فناوری‌های مناسب می‌تواند انتقال دانش را ساده‌تر و مقرون‌به‌صرفه‌تر کند، به‌ویژه اگر با شریک آموزشی همراه باشید که به شما کمک می‌کند ابزارها، فناوری‌ها و فرآیندهای مناسب را به کار بگیرید. آموزش دیجیتالی را می‌توان از طریق یک اکوسیستم یادگیری یکپارچه شامل سیستم مدیریت یادگیری مبتنی بر پلت فرم (LMS)، مخازن محتوا، شبیه‌سازی، گیمیفیکیشن و سایر ماژول‌های محتوای یادگیری ارائه داد. شما برنامه‌های سفارشی را دریافت می‌کنید که بر اساس دانش به اشتراک گذاشته‌شده توسط منابع شما طراحی‌شده‌اند. قالب‌های فرآیندهای از پیش تعریف‌شده، محتوای آموزش الکترونیکی و شتاب‌دهنده‌ها، کارایی بالاتر و زمان ورود سریع‌تر به بازار را ممکن می‌سازد.
5. نتایج انتقال دانش را ارزیابی کنید
شما اکنون یک سرمایه دانش غنی ساخته‌اید، یک مخزن دانش که می‌توانید از آن اطلاعات را در هر زمان و هر مکان استخراج و تحویل دهید تا مهارت‌ها و توانایی‌های نیروی کار خود را آموزش دهید. اکنون، ارزیابی‌های دوره‌ای باید انجام شود تا موفقیت انتقال دانش مشخص شود و ببینیم آیا اهداف محقق شده‌اند یا خیر. بازخورد سهامداران در مورد کیفیت آموزش و مهارت‌ها می‌تواند به شرکت کمک کند تا هرگونه نقص رویه‌ای را شناسایی کند. ارزیابی پس از آموزش مزایای متعددی را ارائه می‌دهد زیرا به‌اندازه گیری پارامترهای زیر کمک می‌کند:
- اثربخشی محتوای آموزشی
- درک مفاهیم توسط کارکنان
- سطوح تعامل کارکنان
- بازگشت سرمایه
- پیش‌بینی تاثیر کسب‌وکار
با تکمیل این فرآیند، شما اکنون دارای مزیت واقعی سازمانی، حداقل برای آینده کوتاه‌مدت هستید. مدیریت دانش پایدار شکاف‌های دانشی را پر می‌کند، اما به تلاش مستمر برای ایجاد، آموزش و انتقال دانش ساختاریافته و به‌کارگیری دانش نیاز دارد. درحالی‌که 63 درصد از نیروی کار ترجیح می‌دهند برای سازمان‌هایی کار کنند که دانش منحصربه‌فرد آنها حفظ‌شده است، شما دلایل درستی برای ایجاد یک برنامه فعال برای توسعه برنامه‌های آموزشی دیجیتالی دارید که نیروی کارآگاه تر، همسوتر و مشارکتی‌تر را پرورش می‌دهد.
یک پاسخ
مطالب مفید و سودمندی بود. موضوع از بین رفتن دانش مقوله ای است که تقریبا برای اکثر سازمان های ایرانی موضوعیت دارد و به بافت و فرهنگ سازمان ارتباط زیادی پیدا می کند. اساساً جدا از هر گونه ارائه راهکار، ابتدا دانش باید برای سازمان ها مهم(در عمل نه روی کاغذ) تلقی شود. به نظر بنده اگر فرآیند مدیریت درس آموخته ها در سازمان نهادینه باشد موضوع از بین رفتن دانش، مسئله سازمان نخواهد بود.
ممنون از آگاهی سازی در حوزه مدیریت دانش