چگونه با مدیریت دانش هزینه‌های سازمان را کاهش دهیم؟ مدیریت دانش ما را قادر می‌سازد تا منابع را به بهترین نحو ممکن مدیریت کنیم تا هزینه‌ها را در سازمان‌ها کاهش دهیم.
مدیریت دانش شرکتی باهدف بهینه‌سازی منابع درون شرکت‌ها و تسهیل دسترسی به دانش است؛ بنابراین، ادغام روش‌های مدیریت دانش در استراتژی سازمان شما می‌تواند یک مزیت ازنظر کاهش هزینه‌های سازمان باشد.
چگونه هزینه‌ها را در یک سازمان کاهش دهیم؟
مدیریت منابع شرکت با استراتژی مدیریت دانش
منابع تجاری (یا دارایی‌های تجاری) را می‌توان به دودسته اصلی طبقه‌بندی کرد: دارایی‌های مشهود و نامشهود.
اولی شامل تمام فیزیک و منابع مالی است که در صورت‌های مالی آشکار می‌شود.
دومی‌ها منابع قابل‌اندازه‌گیری نیستند، مانند روش‌های تولید، ظرفیت نوآوری و دسترسی به اطلاعات.
ازجمله منابع نامشهود، به اطلاعات و دانش موجود در سازمان اشاره کردیم. در این میان مطمئناً همه آن دسته از بهترین شیوه‌هایی هستند که امکان رسیدگی به رویه‌های جدید و حل مشکلات را فراهم می‌آورند، اما اغلب بزرگ‌نمایی نمی‌شوند، جمع‌آوری و سازمان‌دهی نمی‌شوند تا در دسترس کسانی قرار گیرند که به آن‌ها نیاز دارند.
ضروری است که هر شرکت یا سازمانی دارای سیستم‌های مدیریت دانش باشد. نرم‌افزار مدیریت دانش در واقع به بهینه‌سازی منابع برای دستیابی به هدف کاهش هزینه‌های سازمان اجازه می‌دهد.
چگونه با مدیریت دانش هزینه‌های سازمان را کاهش دهیم؟
مدیریت دانش سازمانی در پیاده‌سازی سیستم‌ها برای ذخیره، مدیریت و ردیابی اطلاعات موجود در پایگاه دانش متکی است.
استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش باید برخی از مزایای پایه را تضمین کند که امکان کاهش هزینه‌ها را در سازمان فراهم می‌کند:
- سازگار با تمام فرمت‌های فایل (رومیزی و وب)
- با پلتفرم‌ها و برنامه‌های متعدد یکپارچه شود
- امکان تقسیم به کاربران و گروه‌های مربوط به دسترسی به اسناد.
- امکان پیگیری و به‌روزرسانی محتوا، ارائه نمودارها و تجزیه‌وتحلیل فعالیت‌ها.
- تضمین امنیت داده‌ها، همچنین در فضای ابری.
این جریان کار شرکت را بهبود می‌بخشد و از اتلاف وقت برای جستجوی اسناد و رویه‌ها جلوگیری می‌کند. کارمندان می‌توانند در حین ارتقای همکاری، بر فعالیت‌های باارزش افزوده بالاتر تمرکز کنند.
علاوه بر این، ارائه دسترسی به دانش روابط با مشتریان را نیز بهبود می‌بخشد، مشتریانی که دیگر مجبور نیستند با خدمات مشتری تماس بگیرند یا منتظر پاسخ باشند، بلکه می‌توانند اطلاعات موردنظر خود را به‌سرعت دریافت کنند یا خودشان درباره آن تحقیق کنند.
هزینه‌هایی که با معرفی نرم‌افزار مدیریت اسناد کاهش می‌یابد، عمدتاً مربوط به منابع مادی است که به ایجاد و ذخیره اسناد کاغذی فیزیکی مربوط می‌شود.
به لطف فضای ذخیره‌سازی ابری، دسترسی به اطلاعات و بازیابی فایل‌ها حتی از راه دور آسان‌تر و امکان‌پذیر است.
برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
چگونه بهره‌وری سازمان را افزایش دهیم؟
بهبود بهره‌وری یک هدف حیاتی برای هر سازمانی است. با اجرای استراتژی‌های مؤثر و استفاده از ابزارهای مناسب، کسب‌وکارها می‌توانند فرآیندهای خود را ساده‌سازی کنند، کارایی را افزایش دهند و درنهایت به سطوح بالاتری از بهره‌وری دست یابند. در اینجا چند نکته کلیدی برای کمک به بهبود بهره‌وری سازمان می‌پردازیم:
1- فناوری را در آغوش بگیرید: در عصر دیجیتال امروزی، فناوری نقشی حیاتی در افزایش بهره‌وری ایفا می‌کند. پیاده‌سازی نرم‌افزار و ابزار مناسب می‌تواند کارهای تکراری را خودکار کند، گردش کار را ساده‌تر کند و همکاری بین اعضای تیم را بهبود بخشد. نرم‌افزارهای مدیریت دانش مانند Pigro می‌توانند دارایی ارزشمندی در این زمینه باشند. این امکان ذخیره‌سازی، مدیریت و ردیابی آسان اطلاعات را فراهم می‌کند و کارمندان را قادر می‌سازد تا به‌سرعت به دانشی که برای انجام کارآمد وظایف خود نیاز دارند دسترسی پیدا کنند.
2- پرورش فرهنگ یادگیری مستمر: تشویق کارکنان به یادگیری مداوم و توسعه مهارت‌های خود برای بهبود بهره‌وری ضروری است. کسب‌وکارها با فراهم کردن فرصت‌هایی برای آموزش، کارگاه‌ها و توسعه حرفه‌ای، می‌توانند نیروی کار خود را برای کسب دانش جدید و به‌روز ماندن با آخرین روندهای صنعت توانمند کنند. سیستم‌های مدیریت دانش می‌توانند با فراهم آوردن بستری متمرکز برای اشتراک‌گذاری و دسترسی به اطلاعات، نقش بسزایی در تسهیل این فرهنگ یادگیری مستمر ایفا کنند.
3- ارتباطات و همکاری را ساده کنید: ارتباط و همکاری مؤثر برای گردش کار روان و بهبود بهره‌وری حیاتی است. پیاده‌سازی ابزارهای مشارکتی، مانند نرم‌افزار مدیریت پروژه یا بسترهای ارتباطی، می‌تواند
ارتباط بین اعضای تیم را بهبود ببخشد و ایده‌ها را به اشتراک می‌گذارند و یکپارچه باهم کار می‌کنند. سیستم‌های مدیریت دانش اغلب دارای ویژگی‌های همکاری داخلی هستند که به کارمندان اجازه می‌دهد در اسناد همکاری کنند، بازخوردشان را به اشتراک بگذارند و در یک پایگاه دانش جمعی مشارکت کنند.
4- تعیین اهداف روشن و ارائه بازخورد: اهداف و مقاصد واضح به کارکنان جهت و هدف می‌دهد. وقتی کارکنان بفهمند که از آن‌ها چه انتظاری می‌رود و چگونه کار آن‌ها به اهداف کلی سازمان کمک می‌کند، انگیزه و تمرکز بیشتری پیدا می‌کنند. بازخورد منظم و ارزیابی عملکرد به کارکنان کمک می‌کند تا پیشرفت خود را پیگیری کرده و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند که درنهایت منجر به افزایش بهره‌وری می‌شود.
5- تشویق به تعادل بین کار و زندگی: حفظ تعادل کار و زندگی سالم برای رفاه و بهره‌وری کارکنان بسیار مهم است. هنگامی‌که کارکنان تحت استرس یا فرسودگی قرار می‌گیرند، عملکرد و بهره‌وری آن‌ها آسیب می‌بیند. تشویق ساعات کاری انعطاف‌پذیر، ترویج شیوه‌های مراقبت از خود و فراهم کردن یک محیط کاری حمایت‌کننده می‌تواند به کارکنان کمک کند تعادل بین کار و زندگی سالم را حفظ کنند و منجر به بهبود بهره‌وری شود.
با اجرای این استراتژی‌ها و استفاده از راه‌حل‌های مدیریت دانش مانند Pigro، سازمان‌ها می‌توانند سطح بهره‌وری خود را به میزان قابل‌توجهی افزایش دهند. به یاد داشته باشید، بهبود بهره‌وری یک فرآیند مداوم است که مستلزم ارزیابی مستمر، سازگاری و سرمایه‌گذاری در منابع و ابزار مناسب است.
مدیریت دانش باهدف مدیریت دانش شرکتی، چه آشکار و چه پنهان، توسعه‌یافته است.
بنابراین، این شاخه از سازمان نه‌تنها بر دانش آشکار و مستند، بلکه بر کارکنان نیز تمرکز دارد. همه‌کسانی که به‌عنوان بخشی از یک سازمان، مهمترین سرمایه آن را تشکیل می‌دهند، دارندگان دانش و تجربه، به‌اصطلاح «درس آموخته» را نمایندگی می‌کنند.
تمرکز بر توسعه یک سیستم مدیریت دانش خوب امروزه به معنای ایجاد فرصت‌هایی برای همه کارکنان و مشتریان یک سازمان است تا اطلاعات را در سریع‌ترین زمان ممکن به اشتراک بگذارند و به آن‌ها دسترسی داشته باشند و درنتیجه هزینه‌ها و منابع مورداستفاده در گردش کار سازمان کاهش یابد.
ایجاد یک پایگاه داده روی ابر که در هر زمان و هر مکان قابل‌دسترسی باشد، چرخه دانش را برای همه بخش‌ها تضمین می‌کند؛ اما قبل از اتخاذ یک سیستم مدیریت دانش، ایده خوبی است که چند نکته مرتبط بافرهنگ سازمان خود را برجسته کنید و اجرا کنید.
ازجمله این موارد، روش خوب شناسایی و ارزش‌گذاری کارشناسانی است که در شرکت خوددارید.
اگر به کارمندی به خاطر متخصص بودن در یک موضوع خاص پاداش داده شود، احتمال بیشتری دارد که دانش و تجربه خود را به اشتراک بگذارد.
برای انجام این کار، همچنین لازم است که شیوه مستندسازی بهترین شیوه‌ها برای حل مسئله گسترش یابد.
به‌این‌ترتیب، هر کارمند در هنگام برخورد با یک روش حل مسئله جدید که یک پایگاه دانش جدید را تشکیل می‌دهد، به درس آموخته نویسی عادت خواهد کرد.
این مصلحت‌ها برای استخراج دانش پنهان و تبادل نکات و اطلاعات بر اساس مهارت‌های هر یک، برای تقویت فرهنگ اشتراک‌گذاری دانش مفید خواهد بود.
منبع:
https://blog.pigro.ai/en/how-to-use-knowledge-management-to-reduce-business-costs
