ارزش دانش، به اندازه کاربرد آن در سازمان است. زمانی که کارکنان، دانش لازم برای انجام کارها را به نحو موثر در اختیار نداشته باشند، دستاورد قابل توجهی در آن سازمان به دست نخواهد آمد. گاهی احساس می‌شود که در سازمان‌ها شکاف‌های دانشی وجود دارد. در این زمان، متخصصان شروع به تجزیه و تحلیل می‌کنند و ممکن است به این نتیجه برسند که اشتباهی در جریان دانش رخ داده است. این نوع تحلیلِ واکنشی می‌تواند بهره‌وری را در معرض ریسک قرار دهد. سازمان‌ها می‌توانند به جای انتظار برای کشف شکاف‌های دانش، از همان ابتدا از طریق نقشه دانش به دنبال تعریف و رسیدگی فعالانه به شکاف‌های دانشی سازمان باشند.
حل شکاف‌های دانشی از طریق نقشه دانش
نقشه دانش، ابزار قدرتمندی است که می‌توان از آن برای تهیه لیست دانش کلیدی سازمان و مشخص کردن حوزه‌های در معرض ریسک استفاده کرد. در بسیاری از موارد، ایجاد نقشه دانش موجب آشکار شدن پیوندهای ضعیف و تنگناهای موجود در مسیر دانش می‌شود. تیم‌های کاری می‌توانند با بیان دقیق مسیر جریان دانش در سازمان، فرصت‌های بهبود را شناسایی کرده و تنظیمات هدفمند را برای اطمینان از اینکه دانش مناسب در نقطه مناسبی از فرآیند به افراد مناسب می‌رسد، انجام دهند.
فراتر از شناسایی شکاف‌های دانش، نقشه دانش دارای مزایای زیر است:
- گرد هم آوردن ذینفعان برای ایجاد تفکر انتقادی در مورد دانش مربوط به کار آنها.
- بررسی حوزه‌هایی که ممکن است دانش حیاتی سازمان را در معرض ریسک قرار دهد.
- مشخص کردن فرصت‌های همکاری بیشتر و تبادل و انتقال دانش.
آنالیز شکاف‌ها و ریسک دانش
متخصصان مدیریت دانش آرزو می‌کنند که یک گوی جادویی داشته باشند و به کمک آن بتوانند حوزه‌های دانش در معرض ریسک از دست دادن دانش و حوزه‌هایی که بیشترین آسیب را از این اتفاق می‌بینند، مشاهده کنند. انجام آنالیز عملی شکاف‌ها می‌تواند به از بین رفتن حدس و گمان‌ها کمک کند. ماتریس ریسک از دست دادن دانش APQC ، ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند به شناسایی مناطقی از دانش بپردازند که بیشتر در معرض ریسک از دست دادن دانش قرار دارند. همچنین به شناسایی حیاتی‌ترین حوزه‌های مستندسازی یا انتقال دانش کمک می‌کند. بدین ترتیب، امکان بررسی و ارزیابی الزامات مدیریت دانش فراهم می‌شود.
برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
تجزیه و تحلیل کامل شکاف دانشی، می‌تواند بسته به نیازهای سازمانی شما گسترده یا خاص باشد. اینکار می‌تواند به شناسایی اختلاف بین نحوه جریان دانش موجود و جریان دانش مطلوب کمک کند.
- در موقع لزوم، چه دانش حیاتی وجود ندارد یا در دسترس نیست؟
- چه چیزی (یا چه کسی) مانع جریان دانش می‌شود؟ چرا؟
- چه چیزی (یا چه کسی) جریان دانش را تقویت می‌کند؟ چرا؟
- مراحل بعدی نقشه دانش چیست؟ (در چه مواردی قرار است از نقشه دانش استفاده شود؟)
در حالی که باید تیم متخصصان، به بررسی و شناسایی شکاف‌های دانش بپردازند، تعیین دلیل ایجاد این شکاف‌ها نیز اهمیت زیادی دارد. پاسخ به این سؤالات می‌تواند منجر به ارائه راهکارهایی شود که سازمان می‌تواند از آنها برای بهبود جریان دانش در فرآیند یا حوزه مورد بررسی استفاده کند.
همیشه تهیه نقشه دانش آسان نیست!
همیشه معرفی یک مفهوم یا ایده جدید، با مقاومت و مخالفت کارکنان و ذینفعان سازمان همراه است؛ زیرا همیشه تغییر آسان نیست و این کار برای بسیاری از افراد ناآشنا است. در چنین شرایطی، تلاش برای جلب مشارکت افراد و همکاران سازمان برای ایجاد نقشه دانش اثربخش نمی‌باشد. از آنجاکه نقشه دانش، یکی از قدرتمندترین رویکردهای مدیریت دانش برای شناسایی و درک دانش‌های حیاتی سازمان است، باید تیم‌های مدیریت دانش برای «فروش» این مفهوم به کارکنان هوشمندانه رفتار کنند. بدین معنی که باید دلیل تهیه نقشه دانش را به صورت واضح و دقیق برای کارمندان و ذینفعان توضیح دهند، تا آنها از اهمیت اینکار برای توسعه کسب و کارشان اطلاع پیدا کنند.
مراحل کلی تدوین کلیدی نقشه دانش
مرکز کیفیت و بهره‌وری امریکا مراحل کلی زیر را برای تهیه نقشه دانش پیشنهاد می‌کند:
گزاره ارزش را توضیح دهید: مزایای کلی تهیه نقشه دانش را به چالش‌ها و فرصت‌های منحصر به فرد مرتبط با دانش -از جمله احتمال از بین رفتن دانش بالقوه پس از بازنشستگی متخصصان یا اهمیت پیشرفت در حوزه‌های دانش فنی نوظهور و غیره- مرتبط کنید. در صورت امکان، ارتباط نقشه دانش با اولویت‌های استراتژیک کسب و کار و اهداف مدیریت استعداد را توضیح دهید.
در مورد تعهد مربوطه شفاف باشید: در مورد مدت زمان انجام فرآیند شفاف باشید. در صورت امکان، برای کاهش فشار بر ذینفعان کلیدی مانند کارشناسان و صاحبان فرآیند می‌توانید از راهکارهایی نظیر صحبت با همکاران یا بررسی اسناد ایجاد شده توسط آنها استفاده نمایید.
به شرکت‌کنندگان در طرح تدوین نقشه دانش کمک کنید که احساس ارزشمندی کنند: نامزدهای مشارکت در طرح تدوین نقشه دانش، نباید از مشارکت خود هراس داشته باشند. در عوض، آنها باید بدانند که به دلیل در اختیار داشتن دانش ارزشمندی که نشر گسترده آن به نفع سازمان خواهد بود، برای اینکار دعوت شده‌اند. پس از اینکه چند شرکت‌کننده در این فرآیند مشارکت کردند، می‌توانید از آنها به عنوان افراد مدافع این طرح، برای تشویق سایر افراد (برای مشارکت در این طرح) استفاده کنید.
باید برای توضیح نقشه دانش و ارائه دارایی‌های مرتبط با آن (مانند الگوها یا نقشه‌های دانش تکمیل شده)، از زبانی استفاده کنید که برای کارمندان قابل درک باشد. همچنین اینکار به مرتبط کردن نقشه دانش با مفاهیم و فرآیندهای آشنا در سازمان کمک می‌کند. به عنوان مثال، اگر سازمان شما دارای سابقه طولانی در زمینه تهیه نقشه فرآیندها است، می‌توانید از همین موضوع به عنوان یک نقظه شروع مناسب برای صحبت کردن درباره تهیه نقشه دانش استفاده کنید.
منبع:
