چهار مؤلفه کلیدی پیاده‌سازی مدیریت دانش

در این مطلب به بررسی چهار مؤلفه کلیدی پیاده‌سازی مدیریت دانش می‌پردازیم.

در بسیاری از مدل‌‌های معتبر مدیریت دانش از مؤلفه‌های کلیدی نظیر کارکنان، فرایند، فناوری اطلاعات و محتوا و استراتژی یادشده است. برای پیاده‌سازی مدیریت دانش صرف‌نظر از صنعت، اندازه و یا نیازهای دانشی سازمانتان، شما همیشه به افرادی برای رهبری، حمایت و پشتیبانی از اشتراک دانش نیاز دارید. همچنین به‌منظور مدیریت و اندازه‌گیری جریان‌های دانشی به فرآیندهای تعریف‌شده‌ای نیاز دارید. باید محتوای دانشی و ابزارهای فناوری اطلاعاتی که افراد مناسب را به محتوای مناسب در زمان مناسب متصل می‌کند در اختیار داشته باشید.

درنهایت نیز به یک استراتژی شفاف و مستند برای استفاده از مدیریت دانش نیاز دارید تا مهم‌ترین و ضروری‌ترین نیازهای کسب‌وکار را خود را برآورده سازید. در طی بیش از دو دهه تحقیق درباره مدیریت دانش، APQC به این نتیجه رسیده که این موارد اجزای کلیدی ساخت و پرورش یک برنامه مدیریت دانش پایدار هستند. بیایید کمی عمیق‌تر در مورد هر مؤلفه کندوکاو کنیم.

 

چهار مؤلفه اینفوگراف

کارکنان

احتمالاً عبارت «کارکنان، فرآیند و فناوری» را شنیده‌اید. حداقل از اوایل دهه 1990، رهبران سازمانی از این الگو – که اغلب با عنوان «مثلث طلایی» نامیده می‌شود، استفاده کرده‌اند تا ابتکار عمل و تغییرات سازمانی را هدایت و رهبری کنند. نکته مهم این است که اگر بیش‌ازحد روی یک عامل تمرکز کنید، ابتکار عمل شما شکست خواهد خورد و ترتیب توجه و تمرکز بر این عوامل بسیار مهم است. شما ابتدا باید افراد مناسب را پیدا کنید و بعد به فرایندها و فناوری وارد شوید. وقتی یک برنامه مدیریت دانش را شروع می‌کنید، به دو نوع از افراد در سازمان نیاز دارید:

• رهبران ارشد برای تأمین مالی و حمایت معنوی از اقدامات مدیریت دانش در سطح استراتژیک
• ذی‌نفعان فرا وظیفه‌ای به‌منظور هدایت پیاده‌سازی مدیریت دانش

رهبران ارشد سازمان که از برنامه‌های مدیریت دانش حمایت می‌کنند باید به‌تمامی کارکنان معرفی شوند. در این صورت اهمیت بالای این مفهوم در سازمان نمایان می‌شود.

در کنار این گروه، ذی‌نفعان فرا وظیفه‌ای یا تیم‌های کاری میان واحدی نیز باید در فرایند مدیریت دانش مشارکت فعال داشته باشند. اغلب این تیم را افرادی تشکیل می‌دهند که حوزه‌های کسب‌وکار را با نیازهای دانشی اساسی و ضروری هدایت می‌کنند. در انتخاب اعضای این تیم، اول به همکاران خود در منابع انسانی، فناوری اطلاعات و بهبود فرایندها توجه کنید. تحقیقات APQC نشان می‌دهد که مشارکت با این بخش‌ها اثربخشی استقرار مدیریت دانش را افزایش می‌دهد.

وقتی تلاش‌های مدیریت دانش به مرحله دوم بلوغ می‌رسد، بیشتر سازمان‌ها یک تیم اصلی را تشکیل می‌دهند، سفیران دانش و تسهیلگران را شناسایی می‌کنند و یک کمیته راهبری اجرایی برای هدایت فعالیت‌های مدیریت دانش ایجاد می‌کنند. اگر فکر می‌کنید این به معنای تعداد خیلی زیادی از افراد است، حق با شماست! شما در سطوح مختلف و در حوزه‌های متفاوت کسب‌وکار به افراد متعهدی نیاز دارید تا واقعاً بتوانید اشتراک دانش را در فرهنگ‌سازمانی وارد کنید؛ اما این بدان معنا نیست که مجبور هستید پول زیادی هزینه کنید یا زمان زیادی را از افراد بگیرید. به‌ویژه اگر فرایندهای سازمان هوشمند هستند، محتوا و زیرساخت فناورانه دست‌وپا گیر نیست و استراتژی مدیریت دانش شما قانع‌کننده است.

فرایند

در سازمان‌هایی که فرایند مدیریت دانش قوی دارند، دانش مانند یک منبع آب شهری جریان پیدا می‌کند. وقتی کسی به آن نیاز دارد، فقط لازم است که شیر را بچرخاند. تیم مدیریت دانش مثل یک برنامه‌ریز شهری، می‌داند که چطور هر چیزی در زیر سطح جریان می‌یابد. این تیم می‌توانند گلوگاه‌ها را شناسایی کنند، مسیر جریان را تغییر دهند و ورودی‌ها و خروجی‌ها را اندازه بگیرد؛ اما نیازی نیست که کاربر هدف بفهمد همه این موارد چگونه کار می‌کند و برای آن‌ها کسب دانش موردنیازشان با روشی راحت و ساده مهم است که با این سیستم محقق می‌شود.

APQC فرایند جریان دانش استانداردی را شناسایی کرده که توصیف می‌کند دانش چگونه در طول سازمان جریان می‌یابد. این چرخه هفت مرحله‌ دارد:

• ایجاد دانش جدید (این فرآیند هرروز، تمام‌وقت و در همه حوزه‌های کسب‌وکار اتفاق می‌افتد)
• شناسایی دانشی که برای استراتژی و عملیات سازمان حیاتی است.
• جمع‌آوری دانش به‌طوری‌که بتوان آن را با بقیه به اشتراک گذاشت.
• مرور دانش تا ارتباط، صحت و قابلیت کاربرد آن ارزیابی شود.
• اشتراک دانش از طریق مستندسازی، پست‌های غیررسمی و اقدامات مشارکتی
• دسترسی به دانش از طریق مکانیسم‌های کشیدن pull (مثل جستجو) و هل دادن push(مثل هشدارها)
• استفاده از دانش به‌منظور رفع سریع‌تر چالش‌ها و اخذ تصمیمات آگاهانه‌تر

فناوری اطلاعات و مدیریت محتوا

محتوا عبارت است از هر نوع دانش مستند، از بهترین تجارب گرفته تا نکاتی که سریع بین همکاران به اشتراک گذاشته می‌شود. محتوا ممکن است بلافاصله قابل‌استفاده باشد مانند قالب‌ها و ویدئو‌های چگونگی انجام کار یا می‌تواند اطلاعات درهم و بدون ساختار باشد (مثل مستندهای یک پروژه). ما محتوا را در کنار فناوری اطلاعات قرار می‌دهیم چون زیرساخت‌های فناوری به افراد امکان می‌دهد این محتواها را ایجاد کنند، آن را درجایی قرار دهند، به آن دسترسی داشته باشند و از آن استفاده مجدد کنند.

اگر مدیریت دانش نداشته باشید، افراد کماکان محتوا را ایجاد خواهند کرد و از آن استفاده خواهند نمود اما آن را در محل‌هایی قرار می‌دهند که دیگران نتوانند پیدا کنند. با این کار چیزهایی را دوباره می‌سازند که دیگران قبلاً ساخته‌اند و (خطرناک‌تر از همه) از محتوایی مجدداً استفاده می‌کنند که قدیمی شده یا نادرست است.

برنامه‌های مؤثر مدیریت دانش دارای گردش کار برای ایجاد و بررسی محتوا، طبقه‌بندی برای سازمان‌دهی محتوا و ابزارهای فناوری هستند تا افراد را به محتوا متصل کنند. سازمان‌های پیشرفته از مدیریت محتوا برای تسهیل همکاری، افشا کردن نوآوری‌ها و ارائه خودکار محتوا به کارمندان در آموزنده‌ترین لحظات آموزشی‌شان استفاده می‌کنند.

استراتژی

هر برنامه مدیریت دانش به یک استراتژی شفاف، مستند و مرتبط با کسب‌وکار احتیاج دارد. سازمان می‌توانید بهترین ابزارهای فناوری و یک تیم ابرهوشمند مدیریت دانش داشته باشد، اما همه این‌ها بدون استراتژی بی‌ارزش است. شاید کنیچی اوهمائه[1] آن را به بهترین نحو بیان کرده باشد «اگر قایق در جهت اشتباه حرکت کند، سخت‌تر پارو زدن کمکی نمی‌کند.»

شما به یک بیزینس کیس محکم نیاز دارید که نشان دهد نیازهای دانشی حیاتی سازمان شما عمیقاً درک شده است. مورد بیزینس کیس این موارد را در بربگیرد:

• پیشنهاد ارزش برای مدیریت دانش (این‌که مدیریت دانش چطور چالش‌های کسب‌وکار را حل خواهد کرد)؛
• ابزارها، رویکردها و نقش‌هایی که باید به کار ببرید؛
• بودجه
• تأثیر مورد انتظار مدیریت دانش و نرخ بازگشت سرمایه (ROI)

 

صدها شرکت از این چهار مؤلفه بر مبنای ابزار ارزیابی قابلیت مدیریت دانش (APQC’s KM Capability Assessment Tool) برای ارزیابی برنامه‌های خود استفاده کرده‌اند. بعد از تکمیل ارزیابی، یک سطح کلی بلوغ دریافت خواهید کرد و می‌توانید قابلیت‌های مدیریت دانش خود را با همتایان و رقبا مقایسه کنید. بر اساس این ارزیابی نقاط قوت و قابل‌بهبود در 4 مؤلفه اصلی پیاده‌سازی مدیریت دانش شناسایی‌شده و بر اساس آن می‌توان استراتژی‌های مدیریت دانش مناسب برای سازمان را تدوین و اجرایی نمود.

منبع:

What are the Best Four Components of Knowledge Management?/ Mercy
Harper/ APQC.org/ Oct21,2019

پانوشت:

[1] Kenichi Ohmae