پیاده‌سازی آسانسوری مدیریت دانش!!

آیا تابه‌حال پیاده‌سازی آسانسوری مدیریت دانش به گوشتان خورده است؟ طی سال‌های گذشته مدیریت دانش در بسیاری از شرکت‌ها، به شکل ارگانیک رشد کرد و تبدیل به ابزاری شد که توانست بسیاری از نیازهای شرکت‌ها را برآورده ساخته و شکاف‌های دانشی آن‌ها را پر کند. هرچند بسیاری از این شرکت‌ها، با اتخاذ یک استراتژی رسمی، ابتکارات یا بخش‌هایی از مدیریت دانش را پذیرفته‌اند ولی هرگز زمان لازم را برای توسعه طرحی که به‌طور مشخص و قدرتمند ارزش پیشنهادی مدیریت دانش را برای شرکت آن‌ها بیان کند، اختصاص نداده‌اند و به‌راحتی ارزش ذاتی مدیریت دانش را با ظهور روندهای جدید فراموش کرده‌اند. در بسیاری از سازمان‌ها، یکی از سوالات همکاران و مدیران اجرایی از متخصصانی که سعی در جلب حمایت کارکنان از ابتکارات مدیریت دانش در گروه یا مجموعه‌سازمانی خود  دارند این است که مدیریت دانش دقیقاً چیست؟

مدیریت دانش آسانسوری

تغییرات به‌سرعت اتفاق می‌افتند و فرصت، بسیار کم و کوتاه است. مدیریت دانش می‌تواند، زمان بیشتری را برای شما ذخیره کند و عملکرد شما را مؤثرتر، دقیق‌تر و سازنده‌تر کند. برای همه کارشناسان حرفه‌ای مدیریت دانش که به دنبال اولویت‌بندی مدیریت دانش در سازمان خود هستند، توانایی بیان و تشریح مختصر مدیریت دانش و ارزشی که به ارمغان می‌آورد، بسیار مهم است. راه‌حل «آسانسور مدیریت دانش»، روشی مناسب برای کسانی است که به‌دنبال جذب مخاطب و خریدار مدیریت دانش در سازمان خود هستند؛ زیرا این روش درک مشترکی از مدیریت دانش و از چالش‌های مهم سازمانی به دست می‌‌دهد که توسط مدیریت دانش برطرف می‌شوند.

گام‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش آسانسوری در سازمان

در ایجاد طرح‌های آسانسوری مدیریت دانش، شما می‌توانید برای هر جزء از مأموریت و یا برای هر پروژه، یک طرح آسانسور جداگانه ایجاد کنید. دلیل اینکه از واژه آسانسور استفاده‌شده این است که شما از هنگام وارد شدن به آسانسور تا لحظه خروج از آن تنها چند ثانیه فرصت دارید تا دانش خود را برای همراهتان توضیح دهید و باید نهایت استفاده را از این چند ثانیه بکنید. در ادامه گام‌هایی که به شما کمک می‌کنند پیاده‌سازی آسانسوری مدیریت دانش  را به‌صورت موفقیت‌آمیز به انجام برسانید شرح داده شده است:

• تعریفی از مدیریت دانش: مدیریت دانش شامل افراد، فرآیندها، فرهنگ و فناوری‌های لازم برای جذب، مدیریت، به اشتراک‌گذاری و یافتن دانش و ایجاد ارزش از آن برای سازمان است. این تعریف طیف گسترده‌ای از دانش ضمنی و صریح و همچنین داده‌های ساختاریافته و محتوای بدون ساختار را پوشش می‌دهد. برای ادغام مدیریت دانش در گروه‌ها، جریان‌های کاری و در مقیاس سازمانی، حامیان مدیریت دانش باید تعریفی مختصر، کامل و سفارشی برای نیازهای خاص سازمان خود ارائه دهند. پرسش‌هایی که در ادامه می‌آیند می‌توانند به تعریف موردنظر از مدیریت دانش خاص هر سازمان، کمک کنند: کارکنان برای انجام کارهای روزانه و برنامه‌های استراتژیک سطوح بالاتر سازمان به چه دانش منحصربه‌فردی (شامل: دانش ضمنی، اطلاعات و داده‌ها) نیاز دارند؟ آیا مدیرت دانش را برای سازمان تعریف می‌کنید یا برای یک بخش، یک عملکرد و یا یک گروه خاص؟ دانش منحصربه‌فرد سازمان در خدمت چیست و از آن برای چه‌کاری استفاده می‌شود؟ چه جنبه‌هایی از مدیریت دانش برای سازمان شما مهم است (شامل: یافتن، جذب، اشتراک‌گذاری، مدیریت، ذخیره، افزایش و غیره)؟

• شناسایی چالش‌های فعلی سازمان در ارتباط با دانش و اطلاعات: با در نظر گرفتن تعریفی منحصربه‌فرد از مدیریت دانش برای سازمان شما، گام بعدی شناسایی و برجسته کردن چالش‌های سازمانی است که کارکنان در ارتباط با دانش و اطلاعات با آن مواجه هستند. هنگام ایجاد و راه‌اندازی آسانسور مدیریت دانش، متخصصان باید مشخص کنند که آیا چالش‌های مشخص‌شده آن‌ها در یک گروه یا بخش خاصی ظاهر می‌شود یا اینکه این چالش‌ها و موانع با یک رویداد مزمن و دیرینه در سطح سازمان، مرتبط هستند؟ همچنین باید در نظر داشته باشید که چه کسانی از مدیریت دانش استفاده می‌کنند و چه چیزی به‌طور خاص با بهره‌برداری از مدیریت دانش طنین‌انداز می‌شود؟ بر اساس درک بهره‌برداران از مدیریت دانش، این امکان وجود دارد که پیاده‌سازی آسانسوری مدیریت دانش را سفارشی کنید تا به‌طور مستقیم با چالش‌های هر سازمان روبرو شده و احتمال پشتیبانی و اجرای پروژه‌های مدیریت دانش را افزایش دهید. برخی از چالش‌های احتمالی عبارتند از: از دست دادن دانش سازمان پس از خروج یا بازنشستگی کارکنان، قراردادهای نامناسب برای ایجاد پایگاه‌های داده و اطلاعات حیاتی سازمان و همچنین اتلاف زمان در طی جستجوی اطلاعات باشند.

• تهیه و تدوین بیانیه‌های ارزش تجاری مدیریت دانش: مهم‌ترین مرحله پیاده‌سازی آسانسوری مدیریت دانش، اتصال و گره زدن چالش‌های شناسایی‌شده سازمان با بیانیه‌های ارزش تجاری است که نشان می‌دهد چگونه مدریت دانش مزایایی ملموسی را برای سازمان شما فراهم می‌کند. بیانه‌های ارزش کسب‌وکار درمورد مدیریت دانش باید قابل‌اندازه‌گیری (از طریق انواع مختلف معیارها) و همسو با اهداف استراتژیک سازمان باشند تا از پیاده‌سازی صحیح مدیریت دانش اطمینان حاصل شود. یک بیانیه ارزش تجاری می‌تواند از این قرار باشد که: «دانش سازمانی، زمانی که کارکنان بازنشسته می‌شوند و سازمان را ترک می‌کنند، از بین نمی‌رود، زیرا سازمان فرآیندهایی را برای گرفتن دانش و اطلاعات کلیدی ایجاد کرده است که اثربخشی عملیاتی را تضمین می‌کنند.» بیانیه ارزش تجاری، چالش سازمانی از دست دادن دانش ضمنی ناشی از خروج کارکنان را در برمی‌گیرد و برای جلوگیری از آن راه‌حل‌هایی کاربردی مدیریت دانش را ارائه می‌دهد. با این بیانیه جامع و درعین‌حال کوتاه ارزش تجاری، ذی‌نفعان سازمانی مدیریت دانش را در عمل (به‌جای تعریفی جداگانه)،  و در طی بررسی چالش‌ها و ترسیم راه‌حل آن‌ها، تعریف می‌کنند که می‌تواند در زمان و هزینه سازمان صرفه‌جویی و توانمندی و بهره‌وری کارکنان را بهبود بخشد. پس از در نظر گرفتن نحوه تعریف مدیریت دانش برای سازمان خود، چالش‌ها و فرصت‌های مرتبط و ارزش ملموس آن، با اعمال شیوه‌های مربوط به پیاده‌سازی آسانسوری مدیریت دانش که زیر آورده شده‌اند، از قدرتمندی و مختصرومفید بودن آن اطمینان حاصل کنید.

• استفاده از «قلاب» (hook): اگر بخواهید عنوانی درمورد مزایای مدیریت دانش برای سازمان خود بنویسید، بیشتر مایل به جذب چه چیزی و یا چه کسانی هستید؟ بخشی از هنر پیاده‌سازی آسانسور مدیریت دانش این است که ضمن آنکه توضیح می‌دهد مدیریت دانش درباره چیست، در بیانیه‌ای بسیار کوتاه و قابل‌فهم به این سؤال نیز پاسخ می‌دهد که مدیریت دانش «چگونه می‌تواند به سازمان ما کمک کند؟». سرفصل‌های خبری را در نظر بگیرید؛ آن‌ها نه‌تنها به‌دلیل بازی هوشمندانه با کلمات، بلکه به‌دلیل توانایی انتقال هم‌زمان پیام در حین جذب خوانندگان، مشهور هستند. آسانسور ایجادشده در مدیریت دانش نیز باید بتواند همین کار انجام دهد.
• آن را به‌یادماندنی کنید: ممکن است تجربه حضور در جلساتی را داشته باید که با استفاده از کمی شور و هیجان می‌توانستند جلسات متفاوتی را رقم بزنند. مطمئن باشید که صدای آسانسوری که شما ساخته‌اید، احساسات یکسانی را در افراد و کارکنان ایجاد نمی‌کند. تصور کنید شنونده شما تنها یک‌ چیز را از این تعامل کوتاه برداشت می‌کند، آنچه خواهد بود؟ ( نکته: در حالت ایده‌آل، شنونده باید از تعامل شما با درک پایه‌ای ازآنچه مدیریت دانش مستلزم آن است و چگونه می‌تواند به رفع چالش‌های سازمان شما کمک کند، کنار بیاید)
• کوتاه نگه‌ دارید: همان‌طور که از نام آن پیداست، طراحی روش پیاده‌سازی آسانسوری باید به‌گونه‌ای باشد که بتواند قبل از خروج شما از طبقه خود به‌طور منسجم پیام شما را به سایر مسافران آسانسور منتقل کند (مثلاً در یک بازه زمانی 20 تا 30 ثانیه)؛ بنابراین موفقیت طرح آسانسور شما به توانایی شما در انجام کوتاه و دقیق آن بستگی دارد.

نتیجه‌گیری

هر راه‌حل مؤثر مدیریت دانش باید شامل یک تعریف کاربردی از مدیریت دانشی باشد که به سازمان شما مربوط می‌شود، چالش‌هایی که می‌تواند آن‌ها را کاهش دهد و راه‌هایی که در آن ارزش تجاری خاصی برای شرکت شما فراهم می‌کند.

منبع:

https://enterprise-knowledge.com/crafting-an-effective-km-elevator-pitch/