شنیدن درد و دل و دغدغه‌های کارکنان سازمان، همیشه در طراحی راهکارهای اثربخش مدیریت دانش برای ما مفید بوده است. مخصوصاً اگر این درد و دل‌ها از زبان سفیران دانش یا همان نمایندگان مدیریت دانش سازمان مطرح شود؛ چرا که عموماً سفیران دانش از میان کارکنان علاقهمند به نظام‌های مشارکتی و بهبودی انتخاب می‌شوند و همواره با دلسوزی و با نگاه اینکه سازمان برای آنهاست، مطالب و دغدغه‌های خودشان را بیان می‌کنند. در یکی از جلسه‌های آموزشی سفیران دانش در یکی از شرکت‌های پتروشیمی، سوالی را با عنوان «عوامل تسهیل‌کننده تغییر سازمانی در راستای نهادینه‌سازی مدیریت دانش» بیان کردم و از سفیران دانش خواستم تا با زبان خودشان در یک برگه پاسخ‌شان را بنویسند. نتیجه را هم بدون دست بردن در پاسخ سفیران دانش عیناً در ادامه آورده‌ام. یقین دارم برای کسانی که می اندیشند! دروس ارزشمندی در راستای پیاده‌سازی اثربخش مدیریت دانش نهفته است.
- ایجاد انگیزه در کارکنان در قالب پاداش‌ها و تشویق‌های مالی و معنوی
- قرار دادن ثبت دانش در چرخه کاری کارکنان؛ به طوریکه بخشی از کار فرد ثبت دانش باشد
- الزام برای مطالعه دانش‌های ثبت شده توسط کارکنان جدید برای جلوگیری از تکرار خطاها
- استفاده از مدیریت دانش به عنوان شرح وظایف کارکنان و ورود آن به فرم‌های کاری
- بیان مزایای استفاده از این دانش به صورت مستمر بین کارکنان
- اعتقاد و اهمیت مدیریت دانش در بین مدیران سطوح بالا و انتقال آن به کارکنان
- الزام‌آور بودن مشارکت کارکنان در مدیریت دانش تا زمانی که فرهنگ آن ایجاد شود
- تشویق به صورت مالی، ارتقاء جایگاه سازمانی، لوح تقدیر و غیره
- ارزیابی نفراتی که در مدیریت دانش حضور پررنگی دارند، بهتر در نظر گرفته شود
- تقدیر و تشکر مدیریت ارشد شرکت در جمع، از مشارکت‌کنندگان سیستم مدیریت دانش که تجربه خود را در اختیار دیگران قرار می‌دهند.
- برگزاری جلسه‌های آموزش عملی نحوه اشتراک‌گذاری دانش
- مدیریت سازمان قدرت پذیرش اشتباه کارکنان را داشته باشد و به تغییر و نظام پیشنهادات اهمیت بدهدoانتخاب نفرات علاقهمند به صورت داوطلب به عنوان متصدی پیگیری فعاالیت‌های دانشی
- تعیین پاداش برای پیگیری‌کنندگان و تولید‌کنندگان دانش
- اطلاع‌رسانی به تمامی نفرات، حتی پیمانکار جهت ضبط ویدیو از انجام کارهای دانشی
- کسانی که بیشترین دانش را در اختیار دیگر نفرات قرار می دهند از جایگاه و پست سازمانی بالاتری برخوردار شوند
- ایجاد حس تعهد و انگیزش نسبت به کار در کارمندان، آگاهی کارکنان و مدیران از هزینه‌های خطاهای تکراری و عدم التزام به مدیریت دانش
- ایجاد سازمان یادگیرنده، اهمیت دادن به نوآوری به جای اهمیت به تغییر تدریجی سازمان
- تعیین نفراتی به عنوان تسهیل‌گر دانش و مسئول انجام کار
- تعیین وظیفه سازمانی هر شخص برای ثبت دانش‌ها در پایان هر ماه کاری
- معین نمودن روزهای خاص و الزام‌آور برای بررسی و ثبت دانش و پایش آن‌ها
- ایجاد سیستمی برای معرفی و توصیف فرآیند مدیریت دانش با استفاده از ابزارهای مختلف مانند بروشور راهم نمودن فضای دسترسی جهت افراد در کلیه ادارات
- اعطای پاداش به نفراتی که دانش آن‌ها در سازمان موثر ارزیابی شود
- اطلاع‌رسانی و شناسایی نفرات دارای دانش
- انجام فعالیت‌های انگیزشی مانند پاداش جهت ترغیب افراد به شرکت در سیستم مدیریت دانش
- برگزاری مسابقه و اعطای جوایز ارزنده به نفرات برگزیده
- اعطای مجوز دانلود و دسترسی به پورت‌های فلش و سی‌دی برای سفیران دانش
- کاربردی کردن و طبقه‌بندی منظم‌تر و بهتر دانش‌های وارد شده
- ایجاد ساز و کارهای جدید مثل مصاحبه و غیره برای ثبت تجربیات
- برگزاری کلاس‌های آموزشی و تجزیه و تحلیل موانع انجام کار
- دسترسی کارکنان بخش فنی به سیستم‌های نرم‌افزاری؛ اداره بهره برداری شرکت، با جمعیتی در حدود 400 نفر، کمترین دسترسی به شبکه برای استفاده از نرم افزار را دارد
- آموزش مداوم و نه منقطع در زمینه مستندسازی دانش
- به اشتراک‌گذاری تجربه‌های مدیران و سرپرستان جهت ایجاد انگیزه برای کارکنان
- ایجاد فرصت و امکانات مناسب برای مستندسازی دانش
- پالایش سیستم موجود (به کسانی که نمی‌دانند بگوییم ساکت!)
- ارزیابی افراد و دانش‌های وارده و مشارکت آنان در فرآیندهای کاری و تصمیم‌گیری
- تعریف دقیق دانش و معرفی مصادیق آن برای بازآموزی کارکنان
- یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت دانش با سایر نرم‌افزارها و سیستم‌های موجود
- به اشتراک گذاری تجربه یا دانش جدید در جلسه یا کلاس
- نهادینه کردن فرایند ثبت تجربه در چارچوب نرم‌افزار مدیریت دانش
- وجود یک سیستم تعریف شده در فرآیندهای روزانه کاری و یا ماهانه برای ثبت دانش و پیگیری آن توسط سرپرستان بخش‌های مختلف
- ایجاد انگیزه لازم در نفرات برای ثبت دانش (انگیزه مالی، غیرمالی و غیره)
- ایجاد امکانات لازم برای ثبت مدیریت دانش (مسائل سخت افزاری و غیره)
- باور مدیریت کلان شرکت به مدیریت دانش
- تهیه زیرساخت‌های مورد نیاز مشارکت در مدیریت دانش برای کلیه نفرات سازمان
- اجرای مداوم مستندسازی ویدویی در سازمان
- ایجاد انگیزه به وسیله تخصیص پاداش به صورت منسجم و مشخص
- نرم‌افزار به‌روزرسانی شده و کاربرپسند
- افزایش امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری و در دسترس گذاشتن سهل و آسان برای تمامی کارکنان شرکت
- ساز و کاری برای افراد در شرف بازنشستگی مد نظر باشد تا یک سال آخر در اختیار تیم مدیریت دانش باشند
- مشارکت بیشتر مدیران عالی سازمان در فرآیند مدیریت دانش
- فرهنگ‌سازی و ارائه نتایج و دستاوردهای مدیریت دانش
- زمان مصاحبه و ثبت دانش بسیار نزدیک به زمان اجرای کار باشد مثلا بعد از تعمیرات اساسی
- ایجاد الزام در ثبت دانش (مثلا گزارش ماموریت پس از ثبت شدن در سامانه)
چالش‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش را به حداقل برسانید
نیت اصلی سوالم این بود که از زبان سفیران دانش مهمترین چالش‌ها و راهکارهای مدیریت دانش را با در نظر گرفتن شرایط و اقتضائات سازمان خود بیان کنند. همانطور که می‌بینید، موارد مطرح شده مرز خاصی ندارد و برای تمامی سازمان‌ها، اعم از کوچک و بزرگ، دولتی و خصوصی، تولیدی و خدماتی و غیره صادق است.
پیشنهاد می‌کنم اگر متولی مدیریت دانش در سازمان هستید، همه 60 مورد اشاره شده را به دقت بخوانید و با استفاده از آن فرایندهای مدیریت دانش خود را بازطراحی کنید. قطعا با پاسخ به موارد مطرح شده که البته برخی جنس راهکار هم دارد، می‌توانید به راحتی چالش‌های مدیریت دانش را به حداقل برسانید. البته این موضوع را هم باید در نظر داشت که انجام برخی از موارد بالا، نیازمند تایید مدیران ارشد است ولی اگر مدیریت ارشد، به نظام‌های مشارکتی معتقد باشد، کار خیلی دشوار نیست!
شنیدن صداهای درون سازمان!
به‌طور کلی شنیدن صداهای درون سازمان به واحد متولی مدیریت دانش کمک می‌کند تا ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش را متناسب با نیازهای سازمان طراحی، برنامه‌ریزی و اجرا کند. این موضوع همیشه در طراحی اقدامات مدیریت دانش مورد توجه گروه دانا بوده است؛ چرا که معتقدیم لباس مدیریت دانش را باید به قواره سازمان دوخت و نمی‌توان به صورت سری‌دوزی مفاهیم کلی مدیریت دانش را به همه سازمان‌ها خوراند!
مدیریت دانش مفهومی ساده است ولی پیاده‌سازی اثربخش آن الزاماً آسان نیست. در نگاه اول بسیاری از سازمان‌ها در ابتدا بیان می‌کنند که ما مدیریت دانش داریم ولی وقتی به صورت عمیق و دقیق و مبتنی بر مدل‌های جهانی مورد ارزیابی قرار می‌گیرند، متوجه می‌شوند که در حقیقت کار خاصی نکرده‌اند و باید در مسیر بلوغ مدیریت دانش و مبتنی بر نقشه راه اقدامات مناسب را متناسب با شرایط خود انجام دهند و مشارکت سفیران دانش در این مهم می‌تواند کمک شایانی به واحد متولی مدیریت دانش کند.