مدیریت دانش مؤثر، عامل کلیدی موفقیت در دورکاری است. در سال‌های اخیر، جذب و به‌کارگیری منابع انسانی به‌صورت دورکار به‌عنوان یک مزیت رقابتی موردتوجه قرارگرفته است و از فناوری‌های موجود برای جذب استعدادهای برتر مستقل از جغرافیا و پراکندگی مکانی، استفاده می‌شود. این رویکرد دارای مزایای بسیاری ازجمله دسترسی به بانک استعداد جهانی، کارایی هزینه و افزایش انعطاف‌پذیری سازمانی است. بااین‌حال، چالش‌های منحصربه‌فردی را نیز در پی داشته است. نتایج پژوهش‌ها حاکی از آن است که به اشتراک‌گذاری دانش، انتقال اطلاعات و همکاری برای کارکنان این سازمان‌ها به‌طور فزاینده‌ای دشوار می‌شود. از طرفی کیفیت اطلاعات به‌طور گسترده‌ای متفاوت بوده و همچنین توانایی دسترسی به هنگام، کاهش سرعت دسترسی و درنتیجه مبهم شدن فرآیند تصمیم‌گیری را به دنبال داشته است. بااین‌وجود، سازمان‌های بسیاری نیز هستند که با به‌کارگیری روش‌های مؤثر مدیریت دانشی توانسته‌اند بر این چالش‌ها غلبه کنند.
این مقاله به این موضوع می‌پردازد که چگونه و چرا شیوه‌های خاصی از مدیریت دانش، نقشی محوری در توانمندسازی سازمان‌های که تمام و یا تعداد زیادی از کارکنان آن‌ها دور کار هستند، تأثیرگذار است. همچنین چگونگی عملکرد مؤثر مدیریت دانش در اشتراک‌گذاری و استفاده از اطلاعات و دانش با کیفیت بالا در تیم‌های مختلف و پراکنده را نشان داده است. این روش باعث می‌شود تا جریان کسب‌وکار به‌آرامی ادامه یابد و سازمان‌ها را برای موفقیت در هنگام برنامه‌ریزی برای فناوری‌های پیشرفته مانند هوش مصنوعی (AI) آماده کند.
افزایش همکاری و ارتباطات:
خانم لوری گری[1]، به‌عنوان یک رهبر یا عضو یک سازمان با دارا بودن بیشترین نیروی دورکار، می‌گوید: «یکی از دلایل اصلی که ممکن است علاقه‌مند به ایجاد و حفظ یک تجربه مدیریت دانش مؤثر باشید، افزایش همکاری و ارتباطات است». در این سازمان‌ها، اعضای تیم اغلب دارای اختلاف زمانی، پراکندگی جغرافیایی، فرهنگ‌ها و زبان‌های مختلف کار هستند. اغلب، دانش به‌صورت فردبه‌فرد یا در قالب شبکه‌های کوچک مبادله می‌شود. کارکنان به دلیل اینکه چه کسانی را می‌شناسند یا در کجا قرار دارند، به اطلاعات دسترسی دارند. این روش غیررسمی و موقتی برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات، مقیاس‌پذیر نیست.
رویکردهای مؤثر و پیشرفته‌ای برای انتقال دانش وجود دارد و می‌تواند متناسب با نیازهای سازمان بکار گرفته شود. این رویکردها، به‌ویژه زمانی که توسط محتوا و فرآیند پشتیبانی می‌شوند، تضمین می‌کنند که بینش‌های ارزشمند، بهترین شیوه‌ها و درس‌های آموخته‌شده کسب و مستند شده و به‌طور مداوم برای همه اعضای تیم قابل‌دسترسی هستند. این حس ارتباط، انسجام و هدف مشترک را تقویت می‌کند، تأثیر چالش‌های ناشی از جدایی فیزیکی را کاهش می‌دهد و منجر به نتایج بهتر کسب‌وکار می‌شود.
در یک مطالعه موردی این موضوع به اثبات رسیده است و مزایای آن ملموس شده است. واحد خدمات پارک ملی[2] (NPS) متوجه شد که باید کارکنان افتخاری (بدون دستمزد) و کارکنان استخدامی خود را از سراسر کشور به یکدیگر متصل کنند. برای این منظور گروه (شرکت) EK[3]، انجمن‌های خبرگی و گروه‌های تعاملی را طراحی و راه‌اندازی کرد تا کارشناسان در موضوعات مختلف NPS در سراسر کشور به هم متصل شده و بتوانند دیدگاه‌ها و تجارب و دانش خود را به اشتراک گذارند. درنتیجه این افراد توانستند به‌راحتی یکدیگر را پیدا و از دانش یکدیگر استفاده کنند.
فرهنگ جمع‌آوری، حفظ، یادگیری و به‌کارگیری دانش:
بسیاری از سازمان‌ها نگرانی‌های خود را در مورد خطر از دست دادن دانش هنگام ترک کارکنان یا انتقال به نقش‌های دیگر بیان کرده‌اند. برنامه‌های مدیریت دانش مؤثر، حفظ دانش را با به دست آوردن دانش آشکار و پنهان تسهیل و تضمین می‌کند که دانش و اطلاعات حیاتی حفظ شده و در دسترس کارکنان فعلی و آینده است، به‌طور ایده‌آل لازم است این مهم در فرهنگ یادگیری هر سازمانی لحاظ شود.
برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
ترکیب قدرت یادگیری سازمانی و مدیریت دانش مؤثر تضمین می‌کند که تبادل ایده‌ها و اطلاعات، ایستا و یک‌طرفه نیست. در عوض، اطلاعات ساختاریافته و دقیق به‌راحتی جمع‌آوری می‌شود و آزادانه در بین همه کارکنان جریان می‌یابد. یک تصور غلط رایج این است که فقط کارکنان جدید از دانش کارمندان قدیمی‌تر و با تجربه‌تر بهره می‌برند، اما این‌طور نیست. یک رویکرد برنامه‌ریزی‌شده و ساختاریافته مانند انجمن‌های خبرگی، جستجوی سازمانی مناسب بین تیم‌ها، یا حتی یادگیری از همتایان و آموزش به همتایان برای تبادل اطلاعات بین کارکنان، توانایی هر نفر را برای پاسخ به چالش‌های جدید تقویت می‌کند، زیرا کارکنان بر اساس دانش موجود توانمند می‌شوند و توسعه استراتژی‌ها و راه‌حل‌های جدید برای مواجهه و رفع چالش‌های جدید، عملی می‌شود. هنگامی‌که ذخیره‌سازی و مستندسازی دانش به‌طور مناسب انجام شود، چرخه دانش متوقف نشده و می‌تواند از نو شروع شود. این یک برنامه عالی برای هر سازمان یادگیرنده‌ای است که باید آن را داشته و پرورش دهد.
یک رویکرد برنامه‌ریزی‌شده برای تبادل اطلاعات بین کارکنان، توانایی هر نفر را برای پاسخگویی به چالش‌های جدید تقویت می‌کند و به کارکنان اجازه می‌دهد بر اساس دانش موجود، استراتژی‌ها و راه‌حل‌های جدیدی برای چالش‌های جدید اتخاذ کنند
کیفیت، سازگاری و یافتن اطلاعات:
همواره شنیده می‌شود که حفظ کیفیت و ثبات در بین فرآیندها و رویه‌ها برای مشتریان یک کسب‌وکار، به‌ویژه آن‌هایی که تیم‌های پراکنده دارند، به‌طور فزاینده‌ای چالش‌برانگیز شده است. مدیریت دانش مؤثر با استانداردسازی فرآیندها، مستندسازی رویه‌ها و انتشار دستورالعمل‌ها در سراسر سازمان به رفع این چالش کمک می‌کند. موفق‌ترین برنامه‌ها دارای سیستم‌ها و فرآیندهایی هستند که برای تکمیل جریان کار طراحی و ساخته‌شده‌اند، نه اینکه آن را مختل کنند. درعین‌حال، اطمینان از دقیق بودن محتوا و قابل اعتماد بودن آن بسیار مهم است. اخیراً روی یک سیستم مدیریت کسب‌وکار برای یک مشتری در سطح جهانی پژوهشی انجام‌شده است، جایی که اسناد فرآیند کنترل حیاتی در آن قرار دارد. در این مطالعه موردی، تحقیقات این امکان را داد که به‌طور منطقی تخمین زده شود که این سیستم به‌طور بالقوه می‌تواند تقریباً 1.5 میلیون دلار در روز در کاهش از دست دادن درآمد از طریق محتوای ساختاریافته، دقیق و به‌راحتی قابل شناسایی باشد.
تخمین زده‌شده است که سیستم مدیریت کسب‌وکار یک مشتری، یک مخزن دانش از اسناد کنترلی کسب‌وکار حیاتی برای کارکنان در سراسر جهان، می‌تواند به‌طور بالقوه تقریباً 1.5 میلیون دلار در روز، در کاهش از دست دادن درآمد از طریق محتوای ساختاریافته، دقیق و به‌راحتی کمک کند
تصمیم‌گیری کارآمد:
تصمیمات اتخاذشده در این‌گونه سازمان‌ها (سازمان‌هایی که بیشترین کارکنان دورکار را دارند) به‌شدت بر اطلاعات موجود و در اختیار تصمیم‌گیرندگان، وابسته است. به‌عنوان‌مثال می‌توان به مشخصات دقیق و خاص تجهیزات یا دفترچه‌های راهنما که در صورت خرابی تجهیزات به‌راحتی قابل‌دسترسی هستند، اشاره کرد. این مفهوم همچنین در مورد مدیران اجرایی که به داده‌های فعلی و دقیق برای تصمیم‌گیری به‌موقع و تأثیرگذار نیاز دارند، صدق می‌کند.
اگر اصول مدیریت دانش به‌طور مؤثر به کار روند، رویکردی ساختاریافته برای جمع‌آوری، سازمان‌دهی و ارائه محتوا و داده‌های مرتبط، ارائه می‌دهند که به‌نوبه خود می‌تواند تصمیم‌گیری‌های سریع و آگاهانه را امکان‌پذیر کند. این می‌تواند تأخیرهای ناشی از نیاز به جمع‌آوری، اعتبارسنجی و بررسی متقاطع داده‌های پراکنده را به حداقل برساند و خطر تصمیم‌های نادرست ناشی از داده‌های نادرست یا ازدست‌رفته را کاهش دهد. این سطح از چابکی در چشم‌انداز تجاری پرشتاب امروزی ضروری است، جایی که حتی صرفه‌جویی در زمان اندکی در کارهای معمول می‌تواند به صرفه‌جویی قابل‌توجهی در هزینه در مقیاس تبدیل شود.
علاوه بر این، ازآنجایی‌که سازمان‌ها به وعده‌های هوش مصنوعی برای کمک به تصمیم‌گیری نگاه می‌کنند، مهم است که به یاد داشته باشیم که تلاش‌های هوش مصنوعی مبتنی بر دانش از محتوایی که در دسترس است استفاده می‌کند. اگر محتوای دانش موجود وجود نداشته، نادرست یا تکراری باشد، احتمال زیادی وجود دارد که نتایج هوش مصنوعی مطلوب نباشد.
اگر اصول مدیریت دانش به‌طور مؤثر اعمال شود، یک رویکرد ساختاریافته برای جمع‌آوری، سازمان‌دهی و ارائه داده‌های مربوطه ارائه می‌دهد که به‌نوبه خود می‌تواند تصمیم‌گیری‌های سریع و آگاهانه را امکان‌پذیر کند. این برای سازمان‌هایی که اجرای هوش مصنوعی را در نظر می‌گیرند بسیار مهم است
مدیریت ریسک و انطباق:
EK تعدادی از مشتریان را به‌عنوان پایلوت انتخاب و تحت نظارت مستقیم قرار داد. این مشتریان نیازهای منحصربه‌فردی دارند که توسط محیط‌های نظارتی متنوع به آن‌ها دیکته شده است. مشتریان در این محیط‌ها ملزم به رعایت دقیق استانداردهای قانونی و اخلاقی بودند. مدیریت دانش مؤثر که منعکس‌کننده یک رویکرد ساختاریافته برای مستندسازی و انتشار مقررات، خط‌مشی‌ها و رویه‌های مربوطه است، می‌تواند به این مشتریان در مدیریت ریسک‌ها و تضمین انطباق کمک کند. اگر مدیریت دانش مؤثر توسط سازمان یادگیرنده حمایت و ترویج شود، رهبران می‌توانند اطمینان حاصل کنند که این اطلاعات به‌طور فعال ارائه‌شده و در زمان و مکان مناسب بکار گرفته می‌شود. این نه‌تنها خطر عدم انطباق را کاهش می‌دهد، بلکه شفافیت و پاسخگویی را در سراسر سازمان، حتی در تیم‌هایی که از نظر مکانی و جغرافیایی پراکنده هستند، افزایش می‌دهد.
نمونه سیستم مدیریت کسب‌وکار که قبلاً مورد بحث قرار گرفت، نمونه بارز این است که چگونه محتوای ساختاریافته و تنظیم‌شده می‌تواند به‌طور مؤثر در بین سازمان‌های با کارکنان دورکار و به اشتراک گذاشته شود. این نوع محتوا هنگامی‌که با داده‌های مدیریت دسترسی ترکیب می‌شود، می‌تواند بر اساس موقعیت جغرافیایی، نقش سازمانی و یا سطوح شغلی به‌طور خاص، در زمان مناسب به کاربران مناسب ارائه شود. همچنین زمانی که با ابزارهای سازمان یادگیرنده استاندارد مانند یادگیری در روز کاری[4] یا سیستم مدیریت یادگیری[5] همراه شود، می‌توان به‌راحتی کنترل انطباق را نظارت و مدیریت کرد.
مدیریت دانش مؤثر خطر عدم انطباق را کاهش می‌دهد، شفافیت و مسئولیت‌پذیری را در سراسر سازمان حتی در تیم‌هایی که ازلحاظ جغرافیایی پراکنده هستند را افزایش می‌دهد.
نتیجه:
با حصول اطمینان از اجرای واقعاً مؤثر مدیریت دانش، سازمان‌هایی که دارای کارکنان دورکار هستند، می‌توانند چالش‌های محیطی منحصربه‌فرد خود را بررسی و پتانسیل کامل تیم‌های متنوع خود را به‌کارگیرند. این به‌نوبه خود منجر به موفقیت بلندمدت سازمانی خواهد شد.
Effective Knowledge Management: A Key Success Factor for Distributed Organizations
[1] Laurie Gray
[2] National Park Service
[3] EK Group companies
[4] Workday Learning
[5] learning management system
