مدیریت دانش در آژانس ارتباطات و اطلاعات ناتو
سازمان پیمان آتلانتیک شمالی (NATO) یک اتحاد نظامی بین‌دولتی، میان 30 کشور اروپایی و آمریکای شمالی است. این سازمان، پیمان آتلانتیک شمالی که در 4 آوریل 1949 امضا شد را اجرا می‌کند. ناتو سیستمی از دفاع جمعی را تشکیل می‌دهد که به موجب آن کشورهای مستقل عضو آن در پاسخ به حمله طرف خارجی به دفاع متقابل می‌پردازند. قلب پیمان ناتو مادهٔ ۵ آن است که در آن کشورهای امضاکننده توافق کرده‌اند حمله نظامی علیه یک یا چند کشور عضو در اروپا یا آمریکای شمالی را به عنوان حمله به تمامی کشورهای عضو تلقی کنند و به مقابله آن برخیزند.
در حال حاضر 3000 نفر در این مجموعه مشغول به کارهستند. ستاد ناتو در بروکسل بلژیک واقع شده است. از زمان تأسیس، عضویت کشورهای جدید این پیمان را از 12 کشور اصلی به 30 کشور افزایش داده است.
ساختار سازمانی در ناتو از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است. دیپلماسی عمومی، واحد امور آکادمیک، کتابخانه و آرشیو مستندات، اسناد و اطلاعات ناتو، برنامه آموزشی ناتو، امور سیاسی و امنیتی، عملیات، طراحی و سیاست دفاعی، سرمایه گذاری دفاعی و آژانس ارتباطات و اطلاعات ناتو از جمله واحدهای تشکیل دهنده این سزمان به شمار می‌آیند.
ناتو در جایزه سرآمدی مدیریت دانش APQC در سال 2020، موفق به دستیابی سطح سوم بلوغ مدیریت دانش شد و در جمع 10 سازمان برتر این ارزیابی قرار گرفت.
نکات برجسته مدیریت دانش در ناتو
- در برنامه استراتژیک آژانس ارتباطات و اطلاعات ناتو، مدیریت دانش به عنوان جزئی ضروری در موفقیت کلی سازمان قلمداد می‌شود.
- کارکنان تمام‌وقت و پاره‌وقت واحد مدیریت اطلاعات و دانش در این سازمان بر ایجاد مشارکت و تعامل روزمره تمرکز دارند.
- در ناتو مدیریت دانش کاملا با رهبری ارشد در ارتباط است. آژانس ارتباطات و اطلاعات ناتو یک گروه راهبری مدیریت دانش و اطلاعات ایجاد کرده و نمایندگانی از تمامی حوزه‌های سازمان در آن حضور دارند. این گروه مستقیماً به رئیس ستاد گزارش می‌دهد.
سیرتکاملی بلوغ مدیریت دانش در ناتو
ناتو پیاده‌سازی مدیریت دانش را از سال 2012 آغاز کرد. مراحل بلوغ مدیریت دانش در این شرکت را می‌توان در 4 بازه زمانی دسته‌بندی نمود. طی کردن این مسیر موجب شد تا این شرکت در سال 2020 در سطح سوم بلوغ مدیریت دانش قرار بگیرد.
سال 2012: آژانس ارتباطات و اطلاعات ناتو از طریق ادغام سازمان‌های مشاوره، فرماندهی و کنترل ناتو با هدف توسعه مدیریت دانش ایجاد شد.
سال 2014: ناتو بخش مدیریت اطلاعات و دانش را برای بهبود وضعیت اطلاعات و دانش و همچنین بهبود ارتباطات داخلی در سراسر سازمان تأسیس کرد.
سال 2015 تا 2018: سازمان تلاش کرد تا بلوغ مدیریت دانش را به وسیله توسعه یک پلتفرم فناوری، ایجاد ساختار حاکمیتی و اجرای تکنیک‌های مناسب مدیریت دانش ارتقاء دهد.
سال 2019: ناتو یک استراتژی جدید مدیریت دانش را متمرکز بر ایجاد یک محیط مدیریت دانش مدرن، کارآمد و شفاف برای کارکنان، جهت تسریع فرآیند‌های تصمیم‌گیری داخلی و بهبود اجرای کسب‌وکار آژانس تدوین و اجرا کرد.
ابزارها و رویکردهای کلیدی به کارگرفته شده
ناتو برای موفقیت در پیاده‌سازی مدیریت دانش از رویکردها، ابزارها و تکنیک‌های مختلفی استفاده کرده که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم.
اینترانت: با استفاده از این ابزار امکان همکاری و به اشتراک‌گذاری منابع و محتوای دانشی برای انجمن‌ها و دپارتمان‌های مختلف در سازمان فراهم شده است. هر کارمند یک صفحه پروفایل مختص به خود دارد که متناسب با انجمن‌های عضو، نقش و موقعیت مکانی خود می‌تواند محتوا را منتشر کند.
مدیریت محتوا: کارکنان واحد مدیریت دانش و اطلاعات با تیم‌های محلی در سازمان برای کسب اطمینان از مرتبط، دقیق و به روز بودن محتوا همکاری می‌کنند. این کار موجب می‌شود تا دسترس‌پذیری به محتوای مناسب در سازمان تسهیل شود.
طبقه‌بندی سازمانی: طبقه‌بندی سازمانی از استانداردهای اصلی فراداده ناتو استفاده می‌کند. شرایط و ضوابط بر اساس نیازهای کسب‌وکار که توسط کارکنان واحد مدیریت دانش و اطلاعات شناسایی شده و طبقه‌بندی کلیه مستندات و درس‌آموخته‌ها بر این اساس انجام می‌شود.
نتایج کسب‌وکار و عوامل کلیدی موفقیت
- تیم مدیریت دانش و اطلاعات موفقیت را از طریق نظرسنجی کارمندان به صورت منظم ارزیابی می‌کند و بلوغ مدیریت دانش را به صورت سالانه می‌سنجد.
- ارزش ابزارهای مدیریت دانش، به ویژه اینترانت، به طور فزاینده‌ای هنگام رویارویی آژانس با اختلالات ناشی از شیوع کووید19 آشکار شد. با استفاده از این ابزار ارتباط و تعامل کارکنان در شرایط دورکاری حفظ شد.
- ساختار یک عامل موفقیت حیاتی در مدیریت دانش ناتو است. آژانس ارتباطات و اطلاعات ناتو حاکمیت متمرکز (تیم اصلی مدیریت دانش و اطلاعات و کمیته راهبری) را با اجرای غیرمتمرکز (کارکنان واحد مدیریت دانش و اطلاعات) ترکیب می‌کند تا نیازهای متنوع کسب‌وکار را در یک استراتژی منسجم مدیریت دانش بگنجاند.
در طول سفر ما، پرسش “چرا” عاملی بوده که به ما امکان پیشرفت داده است. اگر پرسش “چرا” را نداشتیم، فقط می‌توانستیم موارد اندکی را در سازمان بهبود ببخشیم و به همان بسنده می‌کردیم و متوقف می‌شدیم. اما با پرسیدن این سوال ما همیشه آرزوی بزرگتری در سر داشتیم.