مدیریت دانش با جریان دانش آغاز می‌شود

وقتی حیاتی‌ترین دانش یک سازمان در حال حرکت در سازمان باشد و در زمان مناسب به افراد مناسب برسد، شما جریان دانش دارید! این جریان زمانی شروع می‌شود که یک دانش جدید ایجادشده و شامل تمام افراد و سیستم‌هایی می‌شود که دانش باید برای استفاده و ایجاد ارزش از آن‌ها عبور کند.

چرا مدیریت جریان دانش مهم است؟

بسیاری از ما با انبوهی از فرآیندهای جریان دانش پیچیده، زائد یا ناموجود سروکار داریم که احتمالاً به‌درستی مستند نشده‌اند؛ بنابراین، برای سازمان‌ها مهم است که در مورد شناسایی، درک و به دست آوردن فرآیندهایی که دانش مربوطه را به کسانی که به آن نیاز دارند، آگاه باشند. هدفمندی هنگام طراحی و اجرای رویکردهای مدیریت دانش مانند درس‌های آموخته‌شده، انجمن‌های خبرگی یا قابلیت‌های جستجو بسیار مهم است. دانش تا زمانی که به آن دسترسی پیدا نکرده و مورداستفاده قرار نگیرد، ارزشی ارائه نمی‌دهد. ابزار یا رویکرد مدیریت دانش که جریان دانش مؤثر را امکان‌پذیر نمی‌کند، نمی‌تواند به خوبی از اهداف مدیریت دانش و در نهایت اهداف سازمان پشتیبانی کند.

برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.

چگونه می‌توان به جریان دانش فکر کرد؟

تفکر هدفمند در مورد جریان دانش با استفاده از فرآیند جریان دانش APQC می‌شود، یک چرخه هفت مرحله‌ای است که جزئیات نحوه حرکت دانش در سازمان‌ها را شرح می‌دهد. این چرخه شامل ایجاد، شناسایی، جمع‌آوری، بررسی، اشتراک‌گذاری، دسترسی و استفاده از دانش بوده و یک رویکرد کل‌نگر است که افراد، فرآیند، محتوا و فناوری را در هر مرحله شامل می‌شود.

• مرحله 1: ایجاد، نوآوری و اختراع کنید. ایجاد دانش هر روز به روش‌های مختلف مانند الگوبرداری، آزمایش‌های جدید، طرح‌های پیاده‌سازی برای مشتریان جدید، بهبود محصول و خدمت و غیره اتفاق می‌افتد.
• مرحله 2: شناسایی، تعریف و اولویت‌بندی کنید. مشخص کنید چه دانشی در راستای استراتژی‌های سازمان حیاتی است تا بر آن دانش تمرکز کنید. علاوه بر این، تک‌تک کارکنان باید دانشی را برای به اشتراک گذاشتن در جریان فرایند کاری خود شناسایی کنند.
• مرحله 3: سازمان‌دهی و جمع‌آوری کنید. دانش را در بستری مانند نرم‌افزار مدیریت دانش، پورتال، پایگاه داده یا وبلاگ مستند و ذخیره کنید. جمع‌آوری می‌تواند از طریق یک فعالیت تسهیل شده، در طول یک رویداد مانند یک جلسه تیمی، یا در طول کار روزانه اتفاق بیفتد.
• مرحله 4: بررسی، ارزیابی، اعتبارسنجی و تجزیه‌وتحلیل کنید. بررسی و ارزیابی دانش جهت استفاده بهتر و کاربردی‌تر دانش است. برخی از دانش‌ها نیاز به بررسی متخصصان موضوعی دارند، درحالی‌که برخی دانش‌ها می‌توانند توسط یک جامعه کاربر گسترده‌تر بررسی و مدیریت شوند.
• مرحله 5: اشتراک‌گذاری، انتقال و انتشار دانش. دانش یا اطلاعات را به دیگران به اشتراک بگذارید یا به دیگران منتقل کنید، در یک فعالیت یا بحث گروهی مشارکت کنید و/یا به سؤالات پاسخ دهید.
• مرحله 6: دسترسی پیدا کرده و با دانش‌ها روبرو شوید. این شامل هر دو مکانیسم “فشار” (دانش در زمان‌های تعیین‌شده یا در پاسخ به محرک‌ها ارائه می‌شود) و مکانیسم‌های “کشش” (دانش در صورت تقاضا قابل‌دسترسی است).
• مرحله 7: از دانش استفاده، یادگیری و تطبیق/اقتباس کنید. دانش به شکل فعلی خود دریافت می‌شود و در موقعیت دیگری برای حل یک مشکل، بهبود فرآیند یا تصمیم‌گیری اعمال می‌شود.

جریان دانش در عمل چگونه است؟

سازمان‌ها از چارچوب فرآیند هفت مرحله‌ای برای درک بهتر و بهینه‌سازی فرآیندها و قابلیت‌های مدیریت دانش خود استفاده می‌کنند، اما باید رفتارهای لازم برای مشارکت کارکنان را نیز در نظر بگیرند. هنگام توسعه فرآیندهای خاص جریان دانش، ذهنیت‌های لازم را در طول مراحل این چرخه در نظر بگیرید تا دانش شما به‌طور مؤثر جریان یابد:

• به اشتراک‌گذاری: وقتی دانش جدید است، برای کارکنان مهم است که ارزش به اشتراک‌گذاری در سازمان را داشته باشد.
• پرسیدن و جستجو: زمانی که دانشی موردنیاز است، برای کارکنان مهم است که بدانند چگونه آزادانه و به سهولت درخواست دانش را داشته و به جستجوی آن بپردازند.
• یادگیری و بهبود: هنگامی‌که دانش در چرخه خود سپری و توسط دیگران دریافت شد، مهم است که کارکنان بدانند می‌توان آن را به روش‌های جدید استفاده کرد و برای ارزش افزودن در سازمان بهبود داد.

اکثر برنامه‌های مدیریت دانش بالغ، از فرآیندهای جریان دانش تعریف‌شده استفاده می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که دانش مهم و مرتبط آن‌طور که باید در سرتاسر سازمان حرکت می‌کند. یک فرآیند جریان دانش تعریف‌شده به تیم‌های مدیریت دانش کمک می‌کند تا شکاف‌ها را شناسایی کرده و فرصت‌های بهبود را مشخص کنند و عمیق‌تر در مورد تجربه استفاده‌کننده نهایی دانش فکر کنند.

به گفته یکی از متخصصان مدیریت دانش «تیم‌ها در واقع به یک متخصص مدیریت دانش نیاز ندارند تا در طول فرآیند دستشان را بگیرد یا منتظر بمانند تا همه‌چیز را کنترل کنند. در اصل، ما تیم‌ها را قادر می‌سازیم تا سریع‌تر دانش را در سازمان به جریان بیندازند و مدیریت دانش را در عملکرد خود بگنجانند».

منبع:

https://kmslh.com/blog/knowledge-based-management-in-healthcare-best-practices/