وقتی رهبران کسب‌وکار می‌گویند که قصد دارند مدیریت دانش را در سازمان خود پیاده‌سازی کنند، یکی از اولین نکاتی که مطرح می‌شود درمورد تیم‌سازی در مدیریت دانش کارکنان است. بدون وجود یک تیم منسجم، فرایند مدیریت دانش پیش نمی‌رود. تجربیات شرکت‌های موفق بیانگر این مسئله است که حداقل یکی نفر از کارکنان باید به‌صورت تمام وقت خود را به توسعه استراتژی مدیریت دانش و اجرای آن اختصاص دهد.
وقتی از تیم‌سازی در مدیریت دانش صحبت می‌شود، همیشه تیم بزرگ‌تر به معنی عملکرد بهتر نیست. تحقیقات مدیریت دانش APQC در سال 2022 نتایج قابل‌تأملی را در این خصوص نشان می‌دهند. این تحقیقات به ما می‌گوید که پروژه‌های موفق مدیریت دانش به‌ازای هر 444 کارمند، یک نفر نیروی تمام‌وقت عضو تیم مدیریت دانش دارند که از اقدامات این حوزه پشتیبانی می‌کند. این تحقیقات نشان می‌دهد که تیم‌های مدیریت دانش با تعداد کارکنان لزوماً عملکرد قابل‌توجه بهتری نسبت به تیم‌های کوچک ندارند.
اگر بزرگ کردن تیم مدیریت دانش همیشه راه‌حل پیشبرد سریع‌تر پروژه نیست، پس راه‌حل آن چیست؟ تجزیه‌وتحلیل مرکز کیفیت و بهره‌وری امریکا نشان می‌دهد که زمانی که افراد در کنار انجام وظایف روزانه، نقش‌های پشتیبانی رسمی مدیریت دانش را بر عهده گیرند، احتمال موفقیت بیشتری دارند؛ چه به‌صورت پاره‌وقت و چه داوطلبانه، این نقش‌ها با آگاه کردن همکاران از مدیریت دانش و نحوه کمک به آن‌ها، حمایت از مشارکت و استفاده از دانش و ارائه منتورینگ و کوچینگ و پشتیبانی، فعالیت‌های تیم مدیریت دانش را تکمیل می‌کنند. آن‌ها همچنین برخی از اقدامات موردنیاز برای خلق، شناسایی، بررسی و به اشتراک‌گذاری دانش را بر عهده می‌گیرند.
چهار نقش حمایتی در ساختار مدیریت دانش می‌تواند فرایند پیاده‌سازی را تسهیل کند. این نقش‌ها عبارتند از:
- سفیران دانش که فرصت‌های کسب‌وکار را برای اعمال مدیریت دانش در سازمان شناسایی می‌کنند.
- دانشکاران و خبرگان که دانش را به اشتراک می‌گذارند و به آن اعتبار می‌دهند.
- مربیانی که مسئول آموزش و آگاهی از ابزارها و رویکردهای مدیریت دانش هستند.
- قهرمانانی که از استفاده از مدیریت دانش در حوزه‌های کسب‌وکار خود دفاع می‌کنند.
وقتی صحبت از پشتیبانی در حوزه تیم‌سازی در مدیریت دانش می‌شود، هرکدام از این نقش‌ها وظایف خاصی را انجام می‌دهند. برای مثال، شرکت‌های کوچک و متوسط ممکن است افراد و پروژه‌هایی را جذب کنند که بتوانند از آن دانش و تجارب ارزشمندی کسب کنند و قهرمانان مدیریت دانش ممکن است آموزش و مربیگری را به‌عنوان بخشی از نقش خود ارائه دهند. نکته کلیدی این است که در هر صورت باید کارکنانی وجود داشته باشند که این وظایف را بر عهده بگیرند و ساختاری رسمی برای آن ایجاد کنند. رسمیت، مسئولیت‌پذیری ایجاد می‌کند و همچنین به تیم مدیریت دانش نقطه تماس شفافی برای برقراری ارتباط با کسب‌وکار، ایجاد تغییرات یا دریافت بازخورد در محل می‌دهد. در ادامه خلاصه‌ای از چهار نقش کلیدی پشتیبانی مدیریت دانش کسب‌وکار و چرایی اهمیت آن‌ها ذکر شده است.
- سفیران دانش: وجود سفیران دانش برای پیاده‌سازی راهکارها، تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت دانش بسیار مفید است. این سفیران می‌توانند در شناسایی فرصت‌های مدیریت دانش پیش‌قدم شوند و همچنین می‌توانند فرصت‌های مختلف را فیلتر و اولویت‌بندی کنند. تحقیقات APQC نشان می‌دهد که در 60 درصد از پروژه‌های مدیریت دانش، سفیران را برای شناسایی فرصت‌های مدیریت دانش سازمان، به کار می گیرند. این کار نتایج مطلوبی به همراه دارد:
- رهبران معتقدند مدیریت دانش در ارائه ارزش کسب‌وکار موردنظر خود بسیار مؤثر است
- مدیریت دانش برای تحقق اهداف و مقاصد خود بسیار مؤثر عمل می‌کند
- مدیریت دانش ارزش قابل‌اندازه‌گیری زیادی ارائه می‌دهد
وقتی مدیریت دانش مشکلات و چالش‌های سازمان را بهتر درک کند و برای آن راهکارهای مناسبی ارائه دهد، احتمال دستیابی به نتایج معنادار برای کسب‌وکار بیشتر است.
- دانشکاران و خبرگان: دانشکاران و خبرگان همیشه برای مدیریت دانش مؤثر حیاتی هستند. این افراد دارای تخصص و صلاحیت مستندسازی پیچیده‌ترین دانش سازمان، رویه‌ها و راهنمایی‌های رسمی، ارائه وبینارها در موضوعات پیشرفته و پاسخ به سؤالات پیچیده در انجمن‌های اشتراک دانش هستند. وجود کارشناسان موضوعی، جهت رسمیت بخشیدن به مدیریت دانش مزایای قابل‌توجهی را به همراه دارد. براساس بررسی‌های APQC، به‌واسطه مشارکت دانشکاران و خبرگان در پیاده‌سازی مدیری دانش، 57 درصد از برنامه‌های مدیریت دانش که توسط شرکت‌های کوچک و متوسط اجرایی شده است، نتایج مطلوبی را به همراه داشته است.
هنگامی‌که متخصصان در مدیریت دانش درگیر می‌شوند، کیفیت دانش به اشتراک گذاشته‌شده افزایش می‌یابد و کارکنان اعتماد بیشتری به دانشی دارند که در دسترس آن‌اه قرار گرفته است. دانش مورداعتماد بیشتر به کار گرفته می‌شود و ارزش بیشتری ایجاد می‌کند.
- مربیان: تیم اجرایی مدیریت دانش، به‌ویژه در هنگام پیاده‌سازی تغییرات بزرگ بر ارتباطات و آموزش گسترده مدیریت دانش نظارت می‌کند. به همین دلیل است که دوسوم برنامه‌های مدیریت دانش باید برای آموزش و آگاهی مدیریت دانش صرف شوند. مربیان و منتورها می‌توانند توضیح دهند که چگونه کارکنان باید با فرآیندها و سیستم‌های مدیریت دانش درگیر شوند.
- قهرمانان دانش: قهرمانان مدیریت دانش که از استفاده از مدیریت دانش در بخش‌های خاص کسب‌وکار حمایت می‌کنند، کمترین نقش رسمی در سازمان را دارند و نقطه اتکایی برای اطمینان از استفاده از دانش سازمانی درجهت منافع کسب‌وکار هستند. سازمان‌هایی که نقش‌های قهرمان رسمی مدیریت دانش رابرعهده دارند، نرخ مشارکت بسیار بالاتری داشته و احتمال موفقیت آن‌ها به شکل قابل توجهی بیشتر است.
منبع:
https://www.apqc.org/blog/small-km-teams-can-thrive-right-business-support
