تفاوت مدیریت محتوا و مدیریت دانش

در این مطلب به بررسی تفاوت مدیریت محتوا و مدیریت دانش می‌پردازیم.

ممکن است در ابتدا این‌گونه به نظر برسد که مدیریت محتوا و مدیریت دانش عبارات مترادفی هستند، اما درواقع باید اظهار داشت تفاوت‌های عمده‌ای میان آن‌ها وجود دارد. این روز‌ها واژه مدیریت محتوا زیاد شنیده می‌شود. با توجه به اینکه شخصی‌سازی مشتری و بازار‌یابی هدفمند به طور فزاینده در حال گسترش است، بنابراین نمی‌توان اهمیت آن را نادیده گرفت. ازاین‌رو دانستن اینکه مدیریت محتوا دقیقا شامل چه مواردی است و چگونه کار می‌کند حائز اهمیت می‌باشد.

در مقابل یک عبارت مشابه نیز وجود دارد؛ مدیریت دانش؛ دانستن تفاوت بین این دو عبارت و اینکه هریک از آن‌ها چه هدفی را به دنبال دارد و چگونه بر سازمان تاثیر می‌گذارند بسیار مهم است.

مدیریت محتوا چیست؟

سازمان‌ها همواره برای ایجاد و مدیریت محتوای هدفمند خود در شبکه‌های چند‌گانه از یک سیستم مدیریت محتوا (CMS[1])  استفاده می‌کنند. در این راستا محتوا شامل تبلیغات بازاریابی، اطلاعیه‌ها و شبکه‌ها شامل وب‌‌سایت، پیامک، پست الکترونیک و موارد بسیار زیاد دیگری است که به‌طور روزافزون در حال افزایش است. همچنین گفتنی است سیستم مدیریت محتوا به ایجاد، مدیریت و توسعه محتوا کمک می‌کند.

سیستم مدیریت محتوا بخش‌های زیادی را تحت پوشش قرار می‌دهد؛ به‌طور مثال بازار‌یاب‌ها می‌توانند از طریق سیستم مدیریت محتوا برای به اشتراک گذاشتن محتوا در یک برنامه بازاریابی آنلاین استفاده کنند تا محتوای موردنظر گروه خاصی از جامعه را به طور دقیق‌تر مورد هدف قرار دهد. آن‌ها همچنین می‌توانند از این سیستم برای به اشتراک گذاشتن محتوا با مشتری، در قالب پیام و در حالت شخصی‌تری نیز استفاده کنند؛ که بر اساس مشخصات فردی مشتری نیست، بلکه بر اساس اطلاعات فردی شخص است که سازمان آن‌ها را جمع‌آوری کرده است.

اساسا کاربرد عمده سیستم‌های مدیریت محتوا  به سه بخش کلی زیر تقسیم می‌شود:

• محتوای متنی(Text Content): این محتوا شامل اخبار، مقالات، کتب و سایر محتواهای متنی از این قبیل می‌باشد که خود حجم عظیمی از اطلاعات را بر روی وب تشکیل می‌دهند.
• محتوای چند رسانه‌ای(Multi Media Content):  این محتوا شامل صوت، تصویر و فیلم می‌شود که برای مدیریت آن از استاندارهای خاصی استفاده می‌شود؛ ازاین‌رو سیستم‌های مدیریتی در این بخش کاملا تخصصی بوده و عمدتا کاربرد عمومی ندارد.
• محتوای فایلی(File base Content): این محتوا شامل فایل‌های فشرده، فایل‌های اجرایی و کتب الکترونیک است که عمدتا برای نگهداری و مدیریت آن لازم است از استانداردهای خاصی استفاده شود، این نوع محتوا نیز به اندازه محتوای چند رسانه‌ای کاملا تخصصی بوده و برای مدیریت آن کمتر از سیستم‌های مرسوم استفاده می‌شود.

در رأس یک سیستم مدیریت محتوا، مدیریت محتوای سازمانی (ECM[2]) قرار دارد که یک سیستم مدیریت محتوای پیچیده در گردش کار است. مدیریت محتوای یک سازمان، برنامه‌ی زمان‌بندی توسعه محتوا را مشخص می‌کند، هدف‌گذاری را به صورت خودکار انجام ‌می‌دهد و تاییدیه‌‌ها و گزارش‌ها را به عنوان بخشی از فرآیند یکپارچه می‌سازد. این عمل خودکار‌سازی منجر به ایجاد یک سیستم مدیریت محتوای بی‌وقفه می‌شود، و امکان ایجاد محتوا به صورت پویا را برای مشتری به هنگام تغییر شرایط در لحظه ،مثلاً در طول بررسی وب‌سایت یک سازمان، فراهم می‌کند.

مدیریت محتوای سازمانی به یک فناوری یا فرآیند واحد اشاره نمی‌کند، بلکه یک اصطلاح کلی است که برای توصیف ترکیبی از روش‌ها، ابزارها و استراتژی‌هایی استفاده می‌شود که از ضبط و مدیریت محتوا و همچنین ذخیره، حفظ و تحویل اطلاعات در کل چرخه آن پشتیبانی می‌کند.

سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی به ساده‌سازی چرخه عمر اطلاعات با مدیریت اسناد و اتوماسیون گردش کار فرآیند کمک می‌کنند. برای هر سازمانی که دارای حجم زیادی از محتوا است، داشتن یک برنامه مدیریت محتوای سازمانی مشخص برای از بین بردن ناکارآمدی عملیاتی، کاهش هزینه‌ها و پایبندی به دستورالعمل‌های انطباق قانونی بسیار مهم است.

برخی از زمینه‌های خاص کسب و کار که از ECM استفاده می‌کنند عبارت‌اند از:

• مدیریت قراردادها: یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی به کاربران این امکان را می‌دهد تا به صورت دیجیتالی همکاری کنند و اطمینان حاصل کنند که قراردادها به موقع بررسی می‌شوند و با مسیریابی خودکار و اطلاع‌رسانی دقیق به کارکنان در هنگام نیاز به قرارداد، آن‌ها را بررسی می‌کنند.
• اتوماسیون منابع انسانی (HR): سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی می‌توانند ضمن بهبود فرایندهای جدید استخدام، ساده‌سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی و تضمین انطباق با دستورات پردازش HR، نیاز به پرونده‌های مبتنی بر کاغذ کارمندان را برطرف کنند.
• اتوماسیون حساب‌های پرداختی: سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی کاربران را قادر می‌سازند تا سفارشات خرید، بلیط‌های تحویل و فاکتورها را به طور دقیق مطابقت، توزیع و تأیید کنند. بنابراین هزینه‌های دیررس را کاهش و کارایی را افزایش می‌دهند.
• اتوماسیون حساب‌های دریافتی: سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی دسترسی فوری به سفارشات خرید، فاکتورها و رسیدهای امضاشده را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. بنابراین با تسریع در سرعت پرداخت مشتری، موجب کاهش زمان روزهای معوق فروش می‌گردند.

مدیریت دانش چیست؟

اساسا، مدیریت دانش شباهت زیادی به مدیریت محتوا دارد. مدیریت دانش دقیقا همانند مدیریت محتوا، شامل ایجاد، مدیریت و توزیع کردن است. در حالی که مدیریت محتوا، محتوا را خلق، مدیریت و توزیع می‌کند، مدیریت دانش همین کار را برای دانش انجام می‌دهد.

به طور کلی دانش آن‌چیزی است که موضوعی را توصیف می‌کند، یا کاربرد آن را توضیح می‌دهد، و یا چگونگی انجام آن را بیان می‌کند. بنا به یک تعبیر قدیمی میتوان گفت اطلاعات از داده‌ها به دست می‌آید و دانش از اطلاعات حاصل می‌شود. این حرف نسبتاً درست است؛ اما نکته‌ی حائز اهمیت این است که دانش دارای یک مولفه‌ی انسانی مجزا است، حتی فراتر از داده‌ها و اطلاعات؛ زیرا به درک انسان مربوط می‌شود.

در سازمان، این موضوع شامل طیف گسترده‌ای از انواع اطلاعات است. دانش سازمانی می‌تواند شامل جزئیات فرآیند‌های کسب‌وکار باشد.

دقیقاً مانند مدیریت محتوا، مدیریت دانش هم می‌تواند دارای انواع و مقیاس‌های متفاوتی باشد. در یک سازمان، مدیریت دانش می‌تواند یک سیستم مدیریت اسناد ساده باشد که شامل مستند‌سازی فرآیند‌ها و خط‌مشی‌ها است. ممکن است در یک سازمان دیگر، مدیریت دانش در قالب یک پایگاه دانش ظاهر شود، – سیستمی که حقایق و مدارک را در یک بخش جمع‌آوری می‌کند، جایی که کاربران می‌توانند در صورت تایید، به آن‌ها دسترسی پیدا کنند.

در طول زمان، مدیریت دانش در سیستم مدیریت دانش ظاهر می‌شود، که فرآیند توزیع دانش و ساده‌سازی دسترسی به آن را اعمال می‌کند تا کاربران بتوانند خیلی سریع به هر دانشی که نیاز دارند دسترسی پیدا کنند. این فرآیند می‌تواند شامل گردش کار، دسترسی چند شبکه‌ای، برچسب‌زنی گسترده، مکانیسم‌های انتشار و ابزار‌هایی برای همکاری در بخش ثبت و ضبط، ذخیره و توزیع دانش باشد.

تفاوت‌های عمده بین مدیریت محتوا و مدیریت دانش چیست؟

تفاوت‌های مهم بسیاری میان این دو نوع سیستم وجود دارد که در این بخش به آن پرداخته شده است:

1. سازندگان؛ اصولا در یک سیستم مدیریت محتوا، تولید محتوا توسط یک تیم کوچک و ویژه متشکل از کارشناسان محتوا انجام می‌شود؛ اما در یک سیستم مدیریت دانش، عکس این موضوع صدق می‌کند. از آنجایی‌که هدف از این سیستم، ضبط و کد‌گذاری دانش عملی سازمانی است، در نتیجه تا حدودی هر یک از کارکنان یک یاری‌رساننده بالقوه محسوب می‌شوند. حتی در برخی موارد ممکن است از مشارکت افراد خارجی نیز استقبال شود.
2. مصرف‌کنندگان؛ اصولا در یک سیستم مدیریت محتوا، مصرف‌کننده نهایی یک مشتری یا مشتری بالقوه است، اما در یک سیستم مدیریت دانش، مصرف‌کننده نهایی یکی از کارکنان سازمان است.
3. کالا‌؛ در یک سیستم مدیریت محتوا، کالای اصلی اطلاعات است. سازمان جزئیات یک محصول، یک رویداد بازاریابی یا تبلیغاتی، و یا هر چیز دیگر که ویژگی‌ها و برنامه‌ی مرتبط با آن وجود داشته باشد و به احتمال زیاد برای مشتری جالب باشد را در اختیار مشتری قرار می‌دهد. در حالی‌که در یک سیستم مدیریت دانش، اطلاعات لزوما مهم نیستند، بلکه هدف تبادل درک است. این مورد به به‌اشتراک‌گذاری درک، تدبیر و مهارت مربوط می‌شود.
4. انواع تبادلات؛ مدیریت محتوا به توافق بین شرکت و مشتری مربوط می‌شود، اما مدیریت دانش به همکاری بین کارکنان سازمان مربوط می‌شود.
5. مسیر توزیع؛ مدیریت محتوا، اطلاعات را مطرح می‌کند، اما مدیریت دانش اطلاعات را مبادله می‌کند.

تاثیر و اهمیت هر دو مورد

با وجود تمامی این تفاوت‌ها، این دو سیستم در یک مورد مهم با هم اشتراک دارند. به طور اساسی هر دوی آن‌ها، به فرا‌داده‌ وابسته هستند. ویژگی‌های توصیفی محتوا باعث می‌شود که آن‌ها دقیقا به مشتریان انتقال داده شوند؛ ویژگی‌های مولفه‌های دانش نیز باعث می‌شود تا آن‌ها دقیقا برای کارکنان سازمان قابل دسترسی باشند.

تفاوت عمده بین این دو سیستم تأکید می‌کند که هر یک از این دو سیستم چقدر برای سازمان‌ها ضروری هستند. محتوا، اطلاعات کاملا ویژه‌ای است که در کاربرد دارای موارد بسیار جزئی است. دانش دقیقاً بر عکس آن است؛ به محض این که مصرف‌کننده آن را دریافت و درک کند، تا جایی که می‌تواند کاربرد گسترده‌ای دارد. به همین دلیل، وجود هر دو سیستم در سازمان ضروری است. یکی از این سیستم‌ها بدون وجود دیگری می‌تواند مزایای هر دوی آن‌ها را از بین ببرد.

منبع:

https://searchcontentmanagement.techtarget.com/tip/Content-management-vs-knowledge-management-What-are-the-differences

 

پانوشت: 

[1] Content Management System

[2] Enterprise Content Management