به گفته گارتنر، سازمان‌های مدرن در سه سال گذشته دستخوش پنج تغییر عمده در سطح شرکت شده‌اند. این تغییرات در هر سازمانی به شکل منحصربه‌فردی بروز پیدا کرده است. می توان گفت «تغییر» تنها نقطه مشترک این تحولات است.
گاردنر توضیح می دهد که چرا مدیریت تغییر برای هر کسب‌وکاری حیاتی است. درعین‌حال که این سازمان ها ممکن است از استراتژی‌های مدیریت تغییر کمک بگیرند، ممکن است با مشکلاتی مانند عدم آمادگی کارکنان و عدم اجرای مؤثر این استراتژی ها دست‌و‌پنجه نرم کنند.
مدیریت تغییر موثر تغییر سازمانی، کارکنان را برای همراهی با تغییراتی که در سازمان به وقوع می‌پیوندند تشویق می‌کند. این مسئله به کارکنان اجازه می‌دهد تا انتقال به شرایط جدید را درک کرده، به آن متعهد شوند. مهمتر از آن، مدیریت تغییر مانع از آن می‌شود که سازمان با تجربه کاهش بهره‌وری، لطمه به برند یا پیامدهای مالی منفی ناشی از تغییرات غیرمنتظره و شدید روبرو شود. بیایید نگاهی دقیق‌تر به نیاز و اهمیت مدیریت تغییر سازمانی بیندازیم.
فرآیند مدیریت تغییر موثر در یک سازمان چگونه است؟
فرآیند مدیریت تغییر سازمانی شامل پنج مرحله است: برنامه ریزی، آماده سازی، اجرا، نظارت و ارزیابی. این مراحل یک سازمان را از وضعیت فعلی به وضعیت مطلوب جدید هدایت می کنند. در هنگام ورود فناوری جدید، تغییر نام تجاری، یا بازسازی سازمان‌ها می‌توان از مدیریت تغییر بهره برد.
تغییر معمولاً کل سازمان را تحت تأثیر قرار می دهد و فرآیند مدیریت تغییر، هر کارمند را با مهارت ها و ابزارهای لازم برای همراهی با فرایند انتقال و اعمال موفقیت‌آمیز تغییرات مجهز می کند. مدیریت تغییر همچنین شامل تعیین انتظارات و حصول اطمینان از درک همه نقش‌ها و مسئولیت های خود در این مرحله جدید است.
به گفته گارتنر، 75 درصد از سازمان‌ها علاقه‌مند هستند که در سه سال آینده تغییرات گسترده ای را در سازمان خود تجربه کنند. تغییر می‌تواند در هر زمانی رخ دهد، و به این ترتیب، بها دادن به مدیریت تغییر باعث می‌شود کسب‌وکار از این مرحله با آرامش عبور کند.
بنابراین نحوه مدیریت تغییر می تواند به شما در دستیابی به اهدافتان کمک کند:
مدیریت تغییر موثر مشارکت کارکنان را افزایش داده و ناامیدی از تغییرات عملیاتی و فناوری را کاهش می‌دهد.
بازخورد مثبت کارمندان و رعایت زمان را تضمین می کند.
هزینه ها و خطرات تغییر را به حداقل می رساند.
مدیریت پروژه را بهینه می کند و بازده سرمایه‌گذاری پروژه ها را بهبود می بخشد.
با افزایش مقیاس سازمان، سازگاری و کارایی مدیریت تغییرات را افزایش می‌دهد.
با وجود پیچیدگی ها، ایجاد یک فرآیند مدیریت تغییر موفق کاملاً عملی است. دستیابی به این مهم به تلاش قابل‌توجهی نیاز دارد، اما شما با ثبات و تعهد موفق شوید.
برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
اهمیت مدیریت تغییر موثر در یک سازمان
مدیریت تغییر رشته‌ای است که نحوه آماده‌سازی، تجهیز و حمایت از کارکنان را برای اتخاذ تغییرات برای پیشبرد موفقیت سازمان راهنمایی می‌کند. مدیریت تغییر موثر اجازه می دهد تا انتقال سازمانی ازنظر زمان و منابع هموارتر و کم هزینه تر باشد.
مزایای مدیریت تغییر موثر در یک سازمان
در زیر هشت مزیت مدیریت تغییر موثر را مرور می‌کنیم
رویکرد منسجم و حرفه ای
سازمانی که خود را به صورت حرفه ای معرفی می کند نزد کارکنان، مشتریان و سرمایه گذاران احتمالی خود اعتبار کسب می کند. یک فرآیند مدیریت تغییر مشخص و برنامه‌ریزی‌شده به کسب‌وکارها کمک می کند تا با ارائه یک رویکرد ثابت و تکرارپذیر برای رویارویی با تغییرات، حرفه ای بودن خود را حفظ کنند.
مدیریت کارآمد تغییرات در سازمان
تغییر اگر به خوبی مدیریت نشود، می‌تواند به اصطکاک‌های جدیدی منجر شود. زیرا کارکنان سعی می‌کنند خود را با فرآیندها، فناوری یا روش‌های کار جدید وفق دهند (یا آن‌ها را کاملاً رد می‌کنند). یک برنامه مدیریت تغییر به شناسایی نقاط اصطکاک احتمالی و رسیدگی به آن‌ها قبل از بروز کمک می کند تا بتوان تغییرات را تا حد امکان به شکل کارآمدی اجرا کرد.
حفظ اعتماد در سراسر سازمان
توانایی مدیریت هموار تغییرات درصورت بروز می تواند اعتماد کارکنان را به سازمان شما ایجاد کند. کارکنان خواهان محل کاری هستند که در آن تغییرات به طور مؤثر مدیریت شده و به طور شفاف اطلاع‌رسانی شوند. با استفاده از یک پلتفرم مدیریت دانش، می توانید استراتژی های مدیریت تغییر برنامه‌ریزی شده خود را برای تقویت روحیه و اعتماد کارکنان به شرکت به اشتراک بگذارید.
رشد سازمان
مدیریت تغییر به کسب و کارها کمک می کند تا فرآیندهای تجاری جدید را ارزیابی کرده، مجدداً طراحی و پیاده‌سازی کنند. رشد سازمانی و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار یک سفر بی پایان است. نرخ بازگشت سرمایه (ROI) فرایندهای کسب‌وکار بهبودیافته به نوع فرآیندی که بهینه شده است بستگی دارد.
برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
آموزش کارکنان در سطح سازمان برای تغییرات
مدیریت تغییر شامل آماده سازی کارکنان برای تغییرات عمده و جزئی دیگر است. این به طور طبیعی کارکنان را در سراسر سازمان آموزش می دهد تا برای هر گونه تغییری آماده باشند و آن را مدیریت کنند. به عبارت دیگر مدیریت تغییر عنصر غافلگیری را از بین می برد و کارمندان را برای آینده آماده نگه می دارد.
مدیریت مقاومت کارکنان
موانع تغییرات سازمانی در اشکال مختلفی ظاهر می شوند: مقاومت کارکنان، محدودیت‌های تکنولوژیکی، محدودیت‌های بودجه، عدم حمایت اجرایی و غیره. مقاومت کارکنان زمانی انفاق می‌افتد که کارکنان با عدم مشارکت یا انتخاب مخالف با تغییر مخالفت کرده و مانع از موفقیت سازمان و کاهش بهره‌وری می‌شوند. مدیریت تغییر، مدیران را برای تسهیل تغییراتی که می‌خواهند در محل کار اعمال کنند، مجهز می کند.
مدیریت هزینه
پروژه‌هایی که مدیریت ضعیفی دارند می‌توانند به سرعت از بودجه‌های برنامه‌ریزی‌شده فراتر بروند؛ علی‌الخصوص اگر پروژه‌ای بیشتر از آنچه در ابتدا پیش‌بینی شده به طول بینحامد. مدیریت تغییر موثر می تواند با پیش بینی و جلوگیری از تاخیرهای ناشی از مقاومت کارکنان یا مدیریت، به مدیریت هزینه کمک می کند.
کنترل فرسودگی شغلی کارکنان
روحیه ضعیف کارکنان می تواند برای عملکرد و رشد سازمان مضر باشد، به خصوص اگر کارکنان شما از رویارویی با تغییرات سازمانی خسته شده باشند. مدیریت تغییر به شما کمک می کند تا تغییرات را به اشتراک بگذارید و آن‌ها را به آرامی اجرا کنید تا کارمندان حداقل اختلال را تجربه کنند و مزایای بلندمدت تغییر را درک کنند.
چگونه مدیریت دانش کمک می کند
هر راهکار مدیریت تغییر مستلزم شکل‌گیری ارتباط شفاف و ثابت در سراسر سازمان است. درحالی‌که تیم شما ممکن است از چندین کانال ارتباطی مختلف استفاده کند، یکی از تاکتیک‌های سودمند استفاده از یک پلتفرم مدیریت دانش برای متمرکز کردن به‌روزرسانی‌ها و اطلاعات‌رسانی درمورد تغییرات است. این اطلاعات باید به طور برجسته در پلتفرم نمایش داده شود (به عنوان مثال، در صفحه اصلی سنجاق شود) تا در ذهن کارمندان باقی مانده و نشان دهد که سازمان شما برای شفافیت ارزش قائل است. همچنین می‌تواند ازطریق اعلان‌ها هم در پلتفرم و هم از طریق ایمیل یا در یک برنامه چت مانند Slack یا Microsoft Teamsنیز به کارمندان اطلاع‌رسانی شود.
دسترسی داشتن همه کارکنان به تغییراتی که ایجاد می‌شوند، به دوام تیم ها در طول دوره تغییر کمک می‌کند و این اطمینان را ایجاد می‌کند که هیچ‌یک از کارکنان به‌روزرسانی های مهمی را از دست نمی دهد. در نهایت کمک می کند تا تغییر به راحتی و سریع‌تر انجام شود و همه این‌ها به نفع سازمان شما است.
منبع:
