در کنفرانسی که در اوایل امسال برگزار شد، متخصصان مدیریت دانش و مدیریت فرایند را گرد هم آوردیم. در این جلسه چندین بار به وجود ارتباطی قوی بین این دو رشته تأکید شد. اگرچه ارتباط میان این دو رشته در زمینه‌هایی مانند بهبود تجربه مشتری، کاهش زمان چرخه جایگزینی کارکنان، کاهش میزان دوباره‌کاری‌ها و ارتقای مهارت کارکنان تازه‌کار کاملاً مشهود است، این نگرانی وجود دارد که فرصت‌های کلیدی‌ای که از همکاری میان این دو رشته می‌توان به دست آورد، نادیده گرفته‌شده باشند.
مدیریت دانش و مدیریت فرآیند دو رشته مختلف با نیازها و اهداف مشابه هستند که وقتی با همدیگر جفت شوند قادر خواهند بود تعادلی باورنکردنی در کارایی و اثربخشی میان فرآیند و برنامه ایجاد کنند. طبق نظرسنجی‌ای که در سال 2023 انجام گرفت و وظیفه بررسی بهبود فرآیندها، کاهش ریسک‌ها و افزایش مشارکت کارکنان همسو با کمک مدیریت فرآیند و مدیریت دانش را بر عهده داشت، متوجه شدم «مدیریت و توانمندسازی کارکنان» یک شکاف فرصتی است که مشارکت مدیریت دانش و مدیریت فرآیند به‌خوبی از عهده آن برمی‌آید.
برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
مدیریت و توانمندسازی کارکنان
صرف‌نظر از نوع سازمان، عموماً پذیرفته‌شده است که کارکنان شریان حیاتی سازمان هستند. به‌طور خاص از نگاه مدیریت دانش، کارکنان در ایجاد، مدیریت و حفظ دانش حیاتی سازمان نقشی کلیدی را بر عهده‌دارند. در اینجا دو نکته حائز اهمیت وجود دارد: «چه» نوع دانشی مدیریت می‌شود؟ و «چگونه» می‌توان دانش را به بهترین شکل مدیریت کرد؟
مدیریت دانش و مدیریت فرآیند با طرح چند سوال به این نکات می‌پردازند. مدیریت دانش از شما می‌پرسد:
چه نوع دانشی در حال ایجاد شدن است؟ چه کسی این دانش را ایجاد و مدیریت می‌کند؟ مدیریت فرآیند می‌پرسد: دانش چگونه در طول زمان ذخیره و نگهداری می‌شود؟ چگونه این دانش در یک سازمان جریان پیدا می‌کند؟
در هر دو حوزه ایجاد و ذخیره دانش، کارکنان نقش کلیدی را بر عهده‌دارند و بااین‌حال، اگرچه یک فرآیند در ظاهر خودکار به نظر می‌رسد، تنها از طریق نظارت استراتژیک کارکنان می‌تواند به‌صورت یکپارچه در سازمان و درمیان کارکنان جریان پیدا کند. حتی بهترین فناوری نیز نمی‌تواند افراد غیرماهر یا غیرمتخصص، فرآیندهای ناقص یا دانش ذخیره‌شده در ذهن کارکنان یا دسکتاپ شخصی آنها را جبران کند.
توانمندسازی کارکنان برای حمایت از فناوری
اکثر سازمان‌ها می‌دانند که فناوری یک ضرورت برای توانمندسازی فرایندها است؛ اما در عصری که نقش فناوری اطلاعات کمرنگ می‌شود، ممکن است استعداد کافی برای انجام تمام مسائل مربوط به فناوری در سازمان‌ها وجود نداشته باشد تا به کارکنان اجازه دهد روی وظایف سطح بالاتر تمرکز کرده و با رضایت وظایف خود را به انجام برسانند؛ بنابراین سازمان‌ها به نوآوری نیاز دارند و شما باید به آنها کمک کنید تا نیازهای فوری خود را برآورده ساخته و مهارت‌های جدیدی را توسعه بدهند. سازمان‌ها نباید صرفاً به فناوری اطلاعات تکیه کنند بلکه باید آن را با فرایندهای خود ادغام کرده و به بهترین نحو به‌کارگیرند.
مرکز کیفیت و بهره‌وری امریکا، یک برنامه توسعه شهروندی را توصیه می‌کند که از طریق آن کارمندان واحدهای غیر فناوری اطلاعات، ابزارهای دیجیتال، اتوماسیون، برنامه‌های کاربردی یادگیری ماشینی یا حتی راه‌حل‌های هوش مصنوعی را با استفاده از پلتفرم‌های بدون کد یا کم کد، توسعه و پیاده‌سازی می‌کنند؛ اما برنامه توسعه شهروندی چیست؟ توسعه‌دهندگان شهروندی سازمان را به چندین روش پشتیبانی می‌کنند. علاوه‌براین، درراستای کمک به حل مشکلات احتمالی فناورانه، از حوزه‌هایی مانند رفع نیاز به استعدادهای ماهر، افزایش چابکی و پیاده‌سازی دانش، بهبود بهره‌وری، مشارکت با فناوری اطلاعات، شکستن مقاومت کارکنان در برابر تغییر و غیره زیر حمایت می‌کنند.
ادامه همکاری مدیریت دانش و مدیریت فرآیند
نکته واضحی که از نظرسنجی مدیریت فرآیند به آن می‌رسیم این است که مزایای آشکاری در همکاری مدیریت دانش و مدیریت فرآیند وجود دارد. در این همکاری فرصت‌هایی برای پیشرفت بلندمدت‌تر نیز وجود دارد که با کمی حفاری و کشف بیشتر می‌توان به آنها دست یافت. در ادامه برخی از مزایای برتر همکاری مدیریت دانش و مدیریت فرآیند ذکرشده است:
- بهبود کارایی عملکرد
- ایجاد ثبات در اجرای کار
- بهبود تجربه مشتری
- کاهش هزینه‌های
- کاهش زمان چرخه جایگزینی کارکنان
- ارتقای مهارت کارکنان
- به حداقل رساندن سیلوها
شما چه شکاف‌ها و چه فرصت‌هایی را شناسایی کرده‌اید که مشارکت مدیریت دانش و مدیریت فرآیند به مرتفع ساختن آن کمک کند؟
منبع:
https://www.apqc.org/blog/process-and-knowledge-collaboration-bridging-gaps
