۳ توصیه برای هدایت سازمان در کرونا

مدیریت دانش کرونا

۳ توصیه برای هدایت سازمان در کرونا

۳ توصیه برای هدایت سازمان در کرونا عنوان مطلبی است که به تازگی در سایت APQC منتشر شده است.

در حالی که ورود به وضعیت فعلی و بیماری COVID-19، ناگهانی بود، اما خروج از این بیماری همه‌گیر با سرعت بسیار کمی پیش می‌رود. اکنون زمان آن است که به این سوال فکر کنیم: ” بعد از کرونا چه اتفاقی خواهد افتاد؟ ” وقتی از این بحران خارج ‌شویم، چه کار خواهیم کرد؟ استراتژی ما برای حفظ دانش پنهان چیست؟ باید ببینیم چه چیزی در طول این زمان یاد گرفتیم و چگونه به آنچه که در آینده اتفاق خواهد افتاد، عمل می‌کنیم؟

یکی از اهداف مدیریت دانش در چنین شرایطی حفظ آمادگی کسب‌وکارها به شکل متداول و همیشگی است. بنابراین بر اساس سه نکته‌­ زیر می‌توان فضای مدیریت دانش سازمان را به نوعی هدایت کرد که با چالش‌های کمتری مواجه باشد.

  1. آماده بیان داستان خود باشید.

لیستی از کارهای انجام شده، ذینفعان، و ارزش افزوده کسب شده از طریق افراد و کسب‌وکارها را مستندسازی کنید. در ذیل، چند نکته از برخی از داستان‌های منحصر به فرد و جالب در مورد آنچه که گروه‌های مدیریت دانش برای کمک در وضعیت فعلی بیماری COVID-19 انجام می‌دهند، آورده شده است.

  • “مدیریت دانش چسبی است که اشخاص را کنار هم نگه می‌دارد!”
  • ” تیم‌های پراکنده مدیریت دانش، پوشش جهانی مورد نیاز برای حفظ محتوای ارزشمند را فراهم کرده و این محتواها را به­‌روزرسانی می‌کنند. “
  • “با توجه به تغییراتی که در هر ساعت در جهان اتفاق می‌­افتد، گروه مدیریت دانش، مدیریت عالی‌­ای از پروژه را در اختیار سازمان قرار داده، تا افراد را بر روی موضوعات مهم متمرکز کند.”
  • ” مدیریت دانش به اشخاص کمک می‌­کند تا بدون تاخیر در زمان پروژه خود، جلسات رو در رو برای پروژه‌های مهم و فشرده دانش را به شکل مجازی ایجاد کنند.”

چه اتفاقی داستان افراد را ارزشمندتر خواهد کرد؟ آیا می‌توان با حداقل از دست دادن بهره‌وری به کار ادامه داد؟ آیا پروژه‌هایی هستند که قادر به بازگشت به برنامه با کم‌ترین کاهش زمان و هزینه باشند؟، آیا اطلاعات/ تخصص کسب شده کارکنان در ارائه خدمات بهتر به مشتریان کمک کرده است؟ قرار دادن معیارهای مشخصی برای کار، باعث بیادماندنی شدن داستان یک کسب و کار می­‌شود.

  1. آنچه را کار نمی­‌کند تشخیص داده و آن را تعمیر کنید!

این دوره بحرانی، فقدان برخی از قابلیت‌های دانش­ی با اهمیت در سازمان‌ها را برجسته کرده‌است. وضعیت کنونی در حال حرکت به سوی سرعت بخشیدن به همه فناوری­‌های دیجیتالی است و استراتژی‌ها نیز سریع‌تر پیش می­‌روند. اگر پیاده­‌سازی و اجرای فناوری‌های دیجیتالی و همکاری مشترک، قبل از شیوع بیماری همه‌گیر کرونا در فهرست خواسته­‌های شما قرار داشت، احتمالا این ابزارها هم اکنون به بالای این لیست منتقل شده‌اند و در حال حاضر به خوبی در حال اجرا هستند.

بسیاری از گروه‌های مدیریت دانش به درستی توانسته‌­اند دست­‌اندازهای این مسیر را مدیریت کنند و همه چیز از نظر افرادی که قادر به استفاده از این فناوری­‌ها هستند، بهتر خواهد شد. سازمان­‌هایی که در حال حاضر از ابزارها و فناوری­‌های تعاملی استفاده می­‌کنند، می‌­آموزند که چگونه با آنها بهره‌­وری بیشتری داشته باشند و همچنین تماس‌­های شخصی مانند افزودن کانال­‌های اجتماعی در سایت­‌های چت برای کارمندان خود را فراهم می­‌کنند.

نگران­ کننده‌­ترین مواردی که مشاهده شده و باید برطرف شود، عدم وجود فرآیندهای کار مشترک است. کارکنان با برقراری ارتباط و صحبت کردن چندان راحت نیستند. آن­‌ها انجام چند کار را به عهده می‌­گیرند و کارهای مشارکتی را در اولویت قرار نمی‌­دهند. ابزارهای مختلف و کاربردی وجود دارند؛ اما در واقعیت نحوه کار گردن با آن‌ها تبدیل به چالش شده است. فرآیندهای کاری مشترک منجر به ایجاد روابطی بر پایه اعتماد می­‌شود. فرایندها و تکنیک‌های زیر ارزش زمان و منابع را حفظ کرده و و می‌توانند به سازمان کمک کنند تا عدم اطمینان زمان را مدیریت کند.

  • تهیه نقشه‌ دانش برای کمک به افراد در خصوص حل مشکلات پیچیده، انجام کار­های عمیق و مفهومی و یا شناسایی شکاف دانشی.
  • از کارشناسان بخواهید برای جلوگیری از، از دست رفتن دانش در معرض خطر، الگوهای مشاغل را تکمیل کنند.
  • استفاده از برنامه هفتگی جهت “مرور پس از اقدام” برای به دست آوردن دانش محلی و اشتراک ­گذاری در سطح جهانی.

مدیریت دانش در کرونا

  1. تمرکز روی دانش انتقادی را متوقف نکنید.

محتوا و تخصص با ارزش بالا که به سرعت می­توان به آن دسترسی داشت، هنجار جدیدی است. قرار دادن دانش مرتبط و متناسب در مقابل افراد، به آن‌ها کمک خواهد کرد تا کاری که باید انجام شود را تسریع کنند. یکی از نکات مهم در طول این بیماری همه‌گیر، رسیدگی به این موضوع است که چگونه بسیاری از تیم‌های مدیریت دانش به نیازهای کسب­ وکار خود توجه نشان داده و آن­ها را سازماندهی می­‌کنند. کارمندان باید از آنچه به طور منظم اتفاق می­‌افتد، مطلع شوند و مدیریت دانش به تسهیل جریان مداوم و ثابت محتوا کمک کرده است؛ که اغلب از طریق راه­‌حل­‌های فناوری سطح پایین[1] ارائه می‌­شود. این محتوا برای پرداختن به سوالات و چالش­‌های موجود ایجاد می‌­شود.

هم اکنون با وجود این بیماری همه‌­گیر، لحظه‌­ای از زمان به وجود آمده که پنجره­ای برای تغییر عمیق به روی ما باز است. به جای زیاد فکر کردن، عمل کنید. به کسب و کار خود نزدیک باشید و به این درک برسید که تجارت خود به دلیل تجربه همه‌­گیر شدن این بیماری چگونه تغییر کرده است و یا تغییر خواهد کرد. تمایل به استفاده از قابلیت­‌های دانش بالا است؛ بنابراین از آموخته­‌های خود استفاده کنید تا به شما کمک کند قبل از بسته شدن پنجره فرصت­‌ها را در دست گیرید.

فناوری­‌های سطح پایین: به آن دسته از صنایع و ابزار گفته می‌شود که آغاز استفاده از آن‌ها به دوران قبل از انقلاب صنعتی باز می‌گردد. یک معیار برای تشخیص فناوری پست این است که می‌تواند به وسیلهٔ یک فرد یا گروه کوچکی از افراد و با کم‌ترین میزان سرمایه‌گذاری ساخته و پرداخته شود؛ هم‌چنین، یک فرد بدون نیاز به تخصص اضافی قادر است دانش لازم برای ساختن و پرداختن فناوری پست را به‌طور کامل درک کند.

اصطلاح فناوری پست در تقابل با فناوری عالی  در توصیف طرح‌ها و فنون جدید، بر این موضوع تاکید دارد که فنون مورد نظر در مرزهای فناوری نیستند. طرح‌ها و فناوری‌های پست ممکن است به دلیل شرایط و اولویت‌های اجتماعی و اقتصادی از رده خارج شوند.

منابع:

https://www.apqc.org/blog/kms-exit-strategy-3-recommendations-leading-your-organization-out-pandemic

 

پانوشت: 

[1] Low technology

نوشتن دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*
*

شش − پنج =