بروز آشفتگی در سازمانها موضوعی غیرقابلاجتناب است. چالشهای اقتصادی، اجتماعی و حتی مواردی مثل کرونا تجربیات جدیدی را برای سازمانها به وجود آورده است. در این وضعیت سازمانها باید به هر طریقی اطمینان به دست آوردند که مهمترین دارایی سازمان، یعنی دانش خود از دست نمیدهند. راهحلی که میتوان برای حل این چالش اندیشید انتقال دانش کارکنان است.
انتقال دانش از طریق داستانسرایی
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
به عقیده جولین: «داستانسرایی به کارکنان کمک میکند وارد ذهن شما شده و به تصمیماتی که در حین کار گرفتهاید آگاه شوند.»
پیشینه داستانسرایی در میان انسانها به هزاران سال میرسد. مغز ما انسانها به شکلی برنامهریزیشده است که از داستانها برای فیلتر کردن و به خاطر سپردن اطلاعاتی استفاده کند که با ما به اشتراک گذاشته میشوند. با ارائه جزئیات موردنیاز کارکنان در داستان رویهها و نیازهای سازمان را بهگونهای به کارکنان ارائه میکنید که یک قدم جلوتر از وظایف خود باشند.
بهعنوانمثال، بهجای ارائه این توضیح به کارکنان جدید که «برای تکمیل سفارشهای بزرگ از این دستگاه استفاده میکنیم» با داستانی در مورد چگونگی داغ شدن بیشازحد دستگاه و خراب شدن آن در حین کار به او نشان میدهید که مزیت یک دستگاه نسبت به دیگری چیست. داستانسرایی توضیحات را بهیادماندنیتر کرده و به کارمند جدید کمک میکند تا هوشمندانهتر و کارآمدتر عمل کند.
با این روش اگر دانشی پیشتر به کارکنان منتقل شده باشد، مراحل دستیابی به درک چگونگی انجام کار کوتاه خواهد شد. صرفهجویی در زمان یکی از مزایای اصلی انتقال دانش است. از طرفی نادیده گرفتن این فرآیند نیز هزینههای هنگفتی را به همراه دارد.
گاهی کارکنان بدون اینکه دانش خود را به دیگران منتقل کنند بازنشسته میشوند. درواقع این کارکنان اطلاعاتی را که در طی دههها به دست آورده بودند و میتوانست برای صرفهجویی در زمان و هزینه مفید واقع شود، با خود از سازمان خارج میکنند. بازنشستگان چیزهایی میدانند که افراد جایگزین باید بهسختی یاد بگیرند. آنها این میدانند که چگونه از اشتباهاتی که بهناچار دوباره مرتکب میشوند، اجتناب کنند و بهطورکلی چگونه از اتلاف زمان و منابع سازمان جلوگیری کنند.
اگرچه این رویکرد را میتوان در تمامی حوزهها و سطوح شغلی به کار برد، بیایید ببینم این رویکرد در هنگام در استخدام چگونه عمل میکند:
هنگام جذب نیرو، برخی از تیمها بر روی جایگزینی فرد جدید تمرکز میکنند. ولی مدیران میتوانند بهجای تمرکز بر این مسئله، بر داستانی که در پس چرایی استخدام کارمند جدید نهفته است، تمرکز کنند. این رویکرد به تیم استخدامکننده کمک میکند تا سؤالاتی که در قصد دارند در فرآیند مصاحبه مطرح کنند درک روشنی به دست آورده و همچنینی بتوانند، نیازهای شرکت را بهوضوح برای فرد مصاحبهشونده بیان کنند تا مصاحبهشونده بتواند انتظارات واقعبینانهای از نقش خود داشته باشد. جولین خاطرنشان میکند: «من فکر میکنم بیان آن در قالب یک داستان شما را از برخی اشتباهات، اطلاعات نادرست و ارائه نادرست از آن شغل نجات میدهد.»
جولین همچنین به ما میآموزد که داستانها ابزاری عالی برای آشنا کردن جنبههای مثبت و منفی نقشهای سازمان به مصاحبهشوندگان هستند. این مسئله در تعیین سطح انتظارات کارکنان مؤثر است و روش مناسبی برای تمرکز بر وظایف دارای اهمیت است. این داستانها میتوانند دربردارنده تاریخچه سازمان و انتظاراتی باشد که هریک از کارکنان میتوانند از سازمان داشته باشند. با ارائه جزئیاتی درمورد تجربیاتی که اعضای هر تیمی تجربه کردهاند میتوان کارکنان جدید را با وظایف و چالشهای نقشها آشنا کرد. درس آموختههای که به شکل داستان به کارکنان ارائه میشوند به گامهایی عملی برای غلبه بر چالشهای ناشناخته احتمالی که پیش روی کارمندان قرار دارند، تبدیل خواهد شد.
نحوه کسب و به اشتراکگذاری دانش
تسهیم دانش مؤثر دو جنبه دارد: کسب دانش و انتقال دانش. گام اول شامل به دست آوردن مؤثر دانش از راههایی مانند ضبط ویدیو، نوشتن یک راهنما و غیره است. گام اول یعنی به دست آوردن دانش کلید موفقیت در گام بعدی است. بهترین روش کسب دانش، به موضوع موردنظر بستگی دارد. بااینحال چند مرحله کلی برای جذب دانش ذکر شده است:
1. مهمترین دستاورد تیم خود را مشخص کنید.
2. دلیل این موفقیت را توضیح دهید.
3. این دستاورد را با یک مثال مطرح کنید و از مراحل دستیابی به آن داستانی بهیادماندنی بسازید که دارای شروع، میانه و پایان است.
این داستان شامل نقطه وقوع اشتباه، تصمیمات تعیینکننده، نقطه عطف و نتایج نهایی باشد. بهجای اینکه به تعریف صرف داستان بسنده کنید دلیل وقوع این اشتباه را نیز با ذکر جزئیات تعریف کنید.
در مرحله بعدی روشی برای ذخیره و به اشتراکگذاری دادهها پیدا کنید و این داستانها را از کانالهای مختلف با کارکنان به اشتراک بگذارید. این کانال میتواند کانال خصوصی مانند نرمافزار مدیریت دانش، کتابخانه شرکت یا یک کانال عمومی مانند یوتیوب و غیره باشد.
همین دستورالعمل درمورد سایر جنبههای حیاتی شرکت مانند داستانهای شکست، غلبه بر چالشها، درک عملکردهای شغلی و موارد دیگر نیز قابلاجرا است. این داستانها و تجربیات درون آنها میتوانند به مواد آموزشی تبدیل شود تا کارکنان با تکمیل این دانش پایه و افزودن تجربیات خود به این دانش پایه، به سطوح بالاتری ارتقا پیدا کنند.
ناگفته نماند که این داستانها باید توسط شخصی تدوین شوند که در حوزه استخراج و چارچوببندی داستانها توانمند است و قادر است آن را به نحوی طراحی کند که برای دیگران قابلدرک باشند. این فرد در درجه اول باید شنونده خوبی بوده و از قادر باشد نوع دانش موردنیاز را شناسایی کرده و مخاطب هدف آن را نیز به درست تشخیص دهد. با استفاده از این ابزار میتوان فرایند تطبیقپذیری کارکنان جدید با نقش آنها را تسریع کرد.
داستانسرایی فقط یک ابزار فوقالعاده نیست که بتوان از آن برای الهام بخشیدن در زمینه تجارب کارکنان از آن بهره برد. با توجه به اینکه مغز انسان بهطور طبیعی آماده پاسخگویی به داستان است، داستانسرایی ابزار قدرتمندی برای انتقال میراث سازمانها است.
منبع:
https://narativ.com/employee-onboarding/knowledge-transfer-storytelling