بعضی از کارمندان پس از همه‌گیری کرونا به فکر تجدیدنظر در مورد شغل خود افتادند. این موضوع زنگ خطری برای حافظه سازمانی محسوب می‌شود، در چنین شرایطی حفظ دانش سازمان و کمک به کارمندان جدید ازطریق مدیریت دانش در سال 2022 ضروری خواهد بود. در شش ماه گذشته مجموعه‌ای از مقالات متعدد روی یک گرایش قدرتمند تأکید کرده‌اند: کارمندانی که از اتفاقات 18 ماه گذشته متزلزل شده‌اند در حال تجدیدنظر در الویت‌ها و رابطه خود با کارشان هستند. در این شرایط طبق راهنمای برنامه‌ریزی 2022 گارتنر مدیریت دانش داخلی برای افزایش بهرهوری و تداوم همکاری حیاتی خواهد بود. همراه با تغیر نقش‌ها بسیاری از کارمندان انتظارات خود از نقش را به دورکاری و کارهای توزیع‌شده تغیر می‌دهند. باتوجه‌به اینکه برای اکثر صنایع محیط‌های کار ترکیبی، تیم‌های راه‌دور و ارتباطات ناهم‌زمان به یک روند به‌هنجار تبدیل می‌شود، استراتژی برقراری ارتباط و همکاری با یکدیگر در حال تغیر است. آرتنر توضیح می‌دهد: ایمیل، به تدریج جایگاه خود را به‌عنوان روش ارجح برقراری ارتباط و همکاری، از دست می‌دهد. کارکنان و تیمهایی که با آن‌ها درارتباط هستند برای تعامل با یکدیگر به سمت جریان کاری و کانال‌های اجتماعی تمایل پیدا کرده‌اند. تغییرات اخیر به شکل چشم‌گیری نوع نگرش به «دورکاری» و «همکاری از راه دور» را شدت داده است و باعث تسریع فراگیری این نگرش شده است. باید خاطرنشان شود برنامه‌هایی که WFA را فعال می‌کنند شایستگی فراگیری در محیط کار را دارند. این برنامه‌ها باید قابلیت ثبت دانش، به‌اشتراک‌گذاری دانش و برقراری ارتباط و تعامل بین کارکنان دانشی را داشته باشند و بدون محدودیت مکانی امکان دسترسی سریع به نرم‌افزار را امکان‌پذیر کنند.
چرا مدیریت دانش در این زمان اهمیت زیادی دارد؟
مدیریت دانش در این زمان بسیار حیاتی است زیرا کار و کارکنان تغیرات اساسی کرده‌اند. کارمندان همانند گذشته در مکانی مشترک نیستند و به مدیران، همتایان و کارشناسان موضوعی خود دسترسی آسان و مطمئن ندارند. ارتباط در زمان واحدی اتفاق نمی‌افتد؛ شما نمی‌توانید روی شانه کسی بزنید و با آن صحبت کنید یا در اتاق کنفرانس در مورد موضوعی با یکدیگر جلسه بگذارید. کارکنان به میزان بی‌سابقه‌ای در حال ترک شرکت‌ها هستند. در چنین شرایطی بدون وجود یک سیستم مدیریت دانش کارآمد، کارکنانی که سازمان را ترک می‌کنند می‌توانند چندین دهه تجربه و دانش سازمان را با خود ببرند و شکاف عمیقی در سازمان برای جایگزینان خود ایجاد کنند.
به گفته گارتنر دو روند زیر در سال 2022 ادامه دارد و شتاب خواهد گرفت و بهرهوری و تداوم کسب‌وکار را به خطر می‌اندازد:
- اکنون‌که دورکاری امری عادی و تازه محسوب می‌شود و امکان دسترسی حضوری به مدیران و کارشناسان حوزه موضوعی خود وجود ندارد.
- علاوه‌براین با ریزش بی‌سابقه کارکنان سازمان مواجه هستیم. هنگامی‌که که مشاغل کلیدی سازمان را ترک می‌کنند تخصص و تجربه و بالتبع بخشی از سرمایه دانشی سازمان نیز به همراه آن‌ها ا زدست می‌رود.
برای کاهش این خطر، مدیریت دانش داخلی با تمرکز برجذب دانش و ارتباط متخصصان یک حوزه موضوعی با یکدیگر ضروری است.
اجرای صحیح مدیریت دانش در سال 2022
چگونه دانش را به شیوه‌ای مؤثر و پایدار مدیریت می‌کنید؟ با در نظر گرفتن این موضوع به‌عنوان اشتراک دانش نه مدیریت دانش شروع کنید. مشکل اساسی در بیشتر سیستم‌های مدیریت دانش قدیمی این است که فناوری الویت اول آن‌‌هاست و توجه زیادی به نیروی انسانی ندارند. راه‌حل‌های قدیمی سخت‌گیرانه و بیش‌ازحد ساختارمند هستند؛ درصورتی‌که هر راه‌‌حلی باید یک روش اساسی و درست برای جست‌وجو و به‌اشترک‌گذاری دانش داشته باشد. برای اینکه یک سیستم با نیازهای ارتباطی و مشارکتی امروزی بتواند کار کند، افراد باید بتوانند بدون اینکه در کارهای روزمره‌شان وقفه ایجاد شود، به‌راحتی دانش را جست‌وجو، بازیابی و ثبت کنند.
گارتنر توصیه می‌کند که توسعه‌دهندگان باید بتوانند یک بینش یا راه‌حل متناسب با سازمان خود تدوین کنند. سازمان‌هایی که از راه‌حل‌های قدیمی مدیریت دانش استفاده می‌کنند با مشکلات بزرگ‌تری در جذب کارمندان جوان‌تر مواجه می‌شوند. همان‌طور که ورج اشاره می‌کند مفهوم دایرکتور و فایل فولدر برای نسل‌های قدیمی ضروری است اما برای بسیاری از دانش‌آموزان مدرن بی‌معنی است؛ وقتی کارمندان گیج می‌شوند به‌طورمعمول ازطریق جست‌وجو در یک مرورگر یا رفتن به یک انجمن به دنبال پاسخ خود هستند. افرادی که مستقیماً از آن‌ها سؤال پرسیده می‌شود انگیزه کافی برای پاسخ دادن به پرسشگر را دارند و معمولاً به‌راحتی دانش خود را به اشتراک می‌گذارند. اگر از همین افراد بخواهید مستندات دقیقی را در ویکی ارائه دهند ممکن است مقاومت کنند ولی با کمال میل به سؤالی که همکار آن‌ها در چت مطرح کرده است پاسخ می‌دهند. پاسخ دادن به یک سؤال خیلی آسان‌تر از نوشتن اسناد و مدارک خالی است زیرا مخاطب، نقطه شروع و هدف از ابتدا مشخص است. ساختارهای مبتنی بر فایل از روش‌های صحیح برای جست‌وجو و بازیابی اطلاعات استفاده نمی‌کنند، فرآیند اشتراک‌گذاری دانش یک راه‌حل ایده‌آل است که پایدار، در دسترس و بدون تداخل با فرآیندهای دیگر است.
بسیاری از شرکت‌های بزرگ دنیا برای اشتراک‌گذاری دانش، همکاری بهتر و اطمینان از تداوم کسب‌وکار خود از نرم‌افزار مدیریت دانش استفاده می‌کنند. استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش به شما این امکان را می‌دهد که:
- با متمرکز کردن دانش بر روی یک پلتفرم بصری سرعت اشتراک‌گذاری و دسترسی به دانش را افزایش دهید.
- ذخیره، بازیابی و اطمینان از به‌روز بود اطلاعات و اطمینان از نگهداری دقیق دانش.
- جلوگیری از دست رفتن دانش و کاهش تکرار سؤالاتی که بهرهوری را کم می‌کند.
- دانش سازمانی و تخصصی را به‌صورت مداوم و اصولی سازمان‌دهی کنید.
- میزان تعامل را بررسی کنید تا ببینید مردم چگونه با دانش شما در طول زمان تعامل می‌کنند.
نرم‌افزار مدیریت دانش به کارمندان شما اجازه می‌دهد تا در جریان کاری فعلی خود باقی بمانند. اگر یافتن و ارائه اطلاعات سخت و دردسرساز باشد، مردم از آن اجتناب می‌کنند، اما اگر بتوانند این کار را به‌طور اصولی و راحت در چارچوب جریان‌های کاری تعیین‌شده‌شان انجام دهند، می‌توانید یک سیستم اشتراک‌گذاری دانش موفق و همیشگی و پایدار داشته باشید که باعث بقاء سازمان می‌شود.
کاهش ریسک از دست رفتن دانش
پس از افزایش بهرهوری و اطمینان از تداوم سازمان در سال 2022 ، گارتنر توصیه می‌کند که شرکت‌ها روی راه‌حل‌‌هایی سرمایه‌گذاری کنند که دانش را به یک هسته اصلی از سیستم‌های تجاری، فرآیندها و گردش کار تبدیل می‌کند. نرم‌افزارهایی که مدیریت دانش مؤثر و همکاری ازراه‌دور را امکان‌پذیر می‌سازد برای سازمان ضروری و همه‌جانبه شده است. به این دلیل است که از دست رفتن دانش بر ای سازمان بسیار گران تمام می‌شود.
با سرمایه‌گذاری نکردن در حوزه مدیریت دانش ممکن است کسب‌وکار خود را در معرض خطر قرار دهید؛ اما اگر سازمان شما دانش را سازمان‌دهی کند، بازیابی و به‌روزرسانی آن در آینده آسان‌تر است و تداوم سازمان را ضمانت می‌کند. سازمان شما مانند یک بانک دانشی است که سرمایه آن رشد و تکامل دانش کارکنان در پایگاه دانش است و با افزایش این سرمایه روزبه‌روز سودآوری بیشتری عاید سازمان می‌شود و سرمایه اصلی آن هرروز رشد می‌کند و این مزیت رقابتی واقعی سازمان شما است.
یکی از خدمات مدیریت دانش به سازمان‌ها نرم‌افزار مدیریت دانش و یکی از بهترین ارائه‌دهندگان این نرم‌افزار، گروه مشاوره مدیریت دانش دانا است که با مراجعه به وب‌سایت دانا می‌توانید جزئیات بیشتری را در این باره مطالعه کنید
منبع