امروزه مقاومت و برخورد در برابر تغییرات در سازمانها به طور معمول مشاهده میشود. متخصصان مدیریت دانش در تلاشند تا از طریق اجرای استراتژیها، رویکردها، فرآیندها و فناوریهای مدیریت دانش به فرهنگ اشتراک دانش و همکاری دست پیدا کنند. اما نیاز است ابتدا از خود بپرسند آیا مدیریت دانش باعث خستگی و اضافه کاری در سازمان میشود؟ یا به طور مثبتتر، آیا با گنجاندن شیوههای مدیریت تغییر مؤثر در استراتژیها و برنامههای مدیریت دانش خود به کاهش احساس غرق شدن کارکنان کمک میکنند؟
مدیریت تغییر را میتوان به عنوان توانایی مدیریت فعالانه “به نفع کارکنان” و به حداقل رساندن مقاومت از طریق استفاده از فرآیندها و رویکردهای استاندارد برای کمک به انتقال کارکنان، تیمها یا کل سازمان به وضعیت مطلوب آینده توصیف کرد. در APQC، تحقیقات اولویتها و پیشبینیهای مدیریت دانش در سال 2023، مدیریت تغییر را به عنوان مهارت برتر برای متخصصان مدیریت دانش برای سومین سال متوالی رتبهبندی کرد.
چرا مدیریت تغییر در مدیریت دانش مهم است؟
طبق تحقیقات APQC، شش شیوه رایج در مدیریت تغییر به موفقیت هر تغییر سازمانی کمک میکند و مدیریت دانش نیز از این قاعده مستثنی نیست. در نظر گرفتن این رویکردها و حصول اطمینان از اینکه مدیریت تغییر بخشی مستمر از استراتژی مدیریت دانش سازمان است، نه تنها بلوغ برنامه مدیریت دانش سازمان را بهبود میدهد، بلکه از پذیرش تغییرات و همچنین مشارکت توسط کارکنان اطمینان حاصل میکند.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
نقش رهبری در مدیریت تغییر شامل حمایت فعال و قابل مشاهده است در حالی که کارکنان را در طول گذار هدایت میکند. ابتکارات تغییر اغلب با مقاومت و انواع احساسات همراه است. بنابراین، زمانی که مدیران بتوانند گوش دهند، با کارمند و مربی همدلی کنند، احتمال تغییر موفقیت آمیز بیشتر است.
- ساختار و منابع به بودجه و افراد دارای قابلیت مدیریت تغییر، روش تغییر اعمال شده و رویکردهای ارزیابی که از مدیریت تغییر پشتیبانی میکنند، اشاره دارد. اکثر سازمانها در یک رویکرد متمرکز، غیرمتمرکز یا فدرال برای مدیریت تغییر قرار میگیرند. در حالی که نوع ساختار تأثیری بر اثربخشی کلی تغییر ندارد، تحقیقات APQC نشان میدهد که سازمانهایی با مدل فدرال کمترین مقاومت را در برابر تغییر دارند.
- ارتباطات شامل رویکردها و ابزارهایی است که برای ایجاد آگاهی نسبت به تغییر، جمعآوری و ترکیب بازخورد کارکنان، تعیین انتظارات و پرورش خرید مورد استفاده قرار میگیرد. بهترین سازمانها تضمین میکنند که یک برنامه ارتباطی مرحلهای و مستند دارند، شفافیت را در اطلاعرسانی مرتبط با تغییر ایجاد میکنند و از روشهای مختلفی مانند ایمیل، سالنهای شهر، انجمنهای کارمندان، ویدیوها و رسانههای اجتماعی استفاده میکنند. APQC همچنین دریافت که سازمانها زمانی که پیامها و روشهای ارتباطی را برای مخاطبان مختلف بسته به نیازشان تنظیم میکنند و اطمینان میدهند که فردی که در ارتباط است «فرستندهای معنادار» است، اثربخشی مدیریت تغییر بالاتری را مشاهده میکنند.
- آموزش شامل فعالیتهای ساختاری است که یک سازمان برای انتقال اطلاعات، تغییر رفتارها، بهبود عملکرد و کمک به کارکنان در دستیابی به دانش یا مهارتها استفاده میکند. سازمانها معمولاً کارکنان را در مورد تغییر آموزش میدهند، اما میتوانند آموزش مدیریت تغییر را نیز برای کمک به کارکنان در درک چگونگی مدیریت مؤثر از طریق تغییر به عنوان یک فرد در نظر بگیرند. تحقیقات APQC نشان داد که بیش از نیمی از سازمانها از آموزشهای همتا و آموزش در حین کار استفاده میکنند و مربیگری فردی نیز به طور فزایندهای محبوب شده است.
- پاداشها و به رسمیت شناختن شامل مشوقهای رسمی و غیررسمی است که رفتار یا عملکرد خاص و مطلوب را تشویق میکند. این گام میتواند شامل پاداشها و مشوقهای رسمی، و همچنین به رسمیت شناختن غیر پولی و ابراز تشکر باشد. پاداش دادن به افراد برای تلاشهایشان در پذیرش تغییر تأثیر قابلتوجهی بر نتیجه دارد. و از آنجایی که افراد مختلف به انگیزههای متفاوتی پاسخ میدهند، مهم است که مجموعهای از اشکال پولی و غیر پولی پاداش و شناسایی را شامل شود. گنجاندن رفتارهای مورد نظر در بررسی عملکرد نیز کلیدی است. این پیام را منتقل می کند که رفتارهای جدید تابع مورد نیاز شغل هستند.
- مشارکت بخش بسیار مهمی از هر ابتکار تغییر است و به ارتباط عاطفی یک کارمند نسبت به سازمان خود و همچنین رویکردهای مورد استفاده اشاره دارد. وقت گذاشتن برای یادگیری اینکه چه چیزی باعث انگیزه – و نه انگیزه – کارکنان میشود، به رهبران و تیمهای مدیریت تغییر کمک میکند تا مشوقهای موثری طراحی کنند.
مشارکت دادن کارکنان در مراحل اولیه تغییر میتواند اطمینان حاصل کند که صدای کارمندان شنیده میشود و آنها اهمیت نقش خود را در تغییر میبینند. این در نهایت مقاومت را کاهش و مشارکت را افزایش می دهد.
جمعبندی
مدیریت مؤثر تغییر به یک موضوع کانونی تبدیل شده است زیرا نیروی کار با نرخ فزایندهای از تغییر و احساس نتیجه «خستگی تغییر» مواجه است. به همین دلیل است که هنگام اجرای برنامه مدیریت دانش خود، مهم است که یک رویکرد تغییر که شامل شش مؤلفه تغییر باشد انتخاب شود. این به تأثیرگذاری بر اثربخشی برنامه مدیریت دانش سازمان کمک میکند، در حالی که مشارکت کارکنان را افزایش میدهد و به موفقیت کلی سازمان کمک میکند.
منبع:
