اکثر مقالات در مورد مدیریت دانش، به بررسی « سازماندهی و به اشتراکگذاری مؤثر» دانش سازمانی اشاره میکنند. اصطلاح فنی این فرآیند «چارچوب مدیریت دانش» است. در این مطلب به بررسی چگونه چارچوب مدیریت دانش را در سازمان پیادهسازی کنیم؟ میپردازیم.
محققان مدتهاست میدانند که توسعه یک چارچوب استراتژی مدیریت دانش میتواند زمانی را که کارکنان برای جستجوی اطلاعات صرف میکنند تا ۳۵ درصد کاهش دهد؛ اما مدیریت دانش بسیار فراتر از صرفهجویی در زمان است. همچنین کمک میکند:
- فرهنگسازمانی مثبت ایجاد کنید.
- استعدادهای برتر را حفظ کنید.
- ارائه تجربیات استثنایی به مشتری
و همهچیز با ایجاد یک چارچوب مدیریت دانش آغاز میشود. بیایید برخی از اصول چارچوب مدیریت دانش را بررسی کنیم تا به شما در شکلدهی چارچوب مدیریت دانش کمک کنیم و درعینحال متدولوژیهای موجود کسبوکار خود را به حداکثر برسانید.
درک آنچه یک چارچوب مدیریت دانش انجام میدهد
یکی از اجزای حیاتی فرآیند مدیریت دانش سازمانی، یک چارچوب مدیریت دانش برای جذب، سازماندهی، اشتراکگذاری و اهرم داراییهای دانش داخلی شرکت طراحیشده است. نوعی نقشه راه فناوری است که نحوه شناسایی داخلی، کسب، ایجاد، ذخیره و توزیع دانش را توسط سازمان تعریف میکند. تمام چارچوبهای مدیریت دانش شامل فرآیندها، ابزارها و فناوریهایی هستند که به سازمان کمک میکنند تا کشف، همکاری و انتشار دانش را تسهیل کند.
کسبوکارهایی که چارچوبهای استراتژی مدیریت دانش قوی ایجاد میکنند نسبت به رقبای خود مزایای متعددی کسب میکنند زیرا:
- آنها میتوانند با استفاده از دانش موجود، نوآوری و قابلیتهای حل مسئله را تقویت کنند.
- تصمیمگیری سرعت میگیرد.
- تکثیر وظایف کاهش مییابد.
- بهرهوری کلی بهبودیافته است.
یک چارچوب مدیریت دانش که به خوبی طراحیشده است، فرهنگ یادگیری را تقویت میکند، مشارکت کارکنان را افزایش میدهد و حفظ دانش را ترویج میکند.
چگونه چارچوب مدیریت دانش را در سازمان پیادهسازی کنیم؟
ایجاد چارچوب مدیریت دانش یک فرآیند تکراری است، به این معنی که برای اطمینان از موفقیت آن نیازمند اصلاح، سازگاری و مشارکت فعال ذینفعان است. این یک فرآیند یکبارمصرف نیست و لزوماً یک مسیر خطی را دنبال نمیکند. در عوض، این امکان را برای بهبود مستمر و اصلاح بر اساس پیادهسازی در دنیای واقعی، بازخورد سهامداران و تغییر نیازهای سازمان فراهم میکند.
درحالیکه یک چارچوب مدیریت دانش شامل چندین مؤلفه است، سه مؤلفه برتر عبارتاند از:
جذب و خلق دانش
جمعآوری دانش استخراج و مستندسازی بهترین شیوهها، بینشهای مفید، درسهای آموختهشده و ایدههای خلاقانه است. این میتواند شامل منابعی مانند نظرسنجی، مصاحبه، ممیزی دانش، جلسات طوفان فکری و ورودی کارشناسان موضوع باشد. هدف از جمعآوری این مجموعه دادههای متنوع، تبدیل دانش فردی به یک فرم مشترک و بهراحتی قابلدسترسی است.
از سوی دیگر، خلق دانش، دانش جدیدی است که از طریق تحقیق، همکاری، حل مسئله و آزمایش ایجاد میشود. فرهنگ یادگیری و نوآوری مستمر در محل کار را تقویت میکند که منجر به بهبود عملکرد، بهبود تصمیمگیری و مزیت رقابتی پایدار میشود.
سازماندهی و ذخیره دانش
اگر میخواهید چارچوب مدیریت دانش شما مؤثر باشد، باید دسترسی افراد و بازیابی اطلاعات موردنیاز برای انجام وظایفشان آسان باشد. این فرآیند معمولاً شامل طبقهبندی و طبقهبندی اطلاعات، برچسبگذاری و مدیریت ابر داده است. اجزای دیگر شامل مخازن دانش و پایگاههای داده، مکانیسمهای کنترل نسخه و قابلیتهای جستجو و بازیابی مانند جستجوی متن کامل و الگوریتمهای جستجوی هوشمند است.
اشتراک و اشاعه دانش
یک مثال واضح از اشتراک و انتشار دانش زمانی است که یک سازمان یک پلت فرم مدیریت دانش در سطح شرکت را پیادهسازی میکند که بهعنوان یک مرکز متمرکز عمل میکند که در آن افراد به کمک، دسترسی و تبادل دانش یا اطلاعات عمل میکنند. این فرآیند که برای کمک به کسبوکارها از اختراع مجدد چرخ طراحیشده است، شامل همهچیز از کانالهای ارتباطی گرفته تا اجتماعات تمرینی، آموزش و مشوقهایی است که اعضای تیم را تشویق میکند تا دانش و خرد آموختهشده خود را به اشتراک بگذارند.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
نمونههایی از پیادهسازی چارچوب مدیریت دانش در سازمان
شرکتهای متعددی در صنایع مختلف با موفقیت از قدرت مدیریت دانش برای ساده کردن عملیات داخلی و ارائه پشتیبانی سلفسرویس بهتر برای بهبود رضایت مشتری استفاده کردهاند.
نایک
پایگاههای دانش نباید خشک یا کسلکننده باشند. بهعنوانمثال، پایگاه دانش نایک با استفاده از اصطلاحات ورزشی مانند «کمک سریع» بهجای سؤالات متداول، برند را بهطور خلاقانهای نشان میدهد. کاربران مجبور نیستند برای دیدن متداولترین سؤالات مشتری اسکرول کنند؛ و در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، نیازی به جستجوی شماره تلفن ندارند – همه مخاطبین بهطور برجسته در پایین صفحه فهرست شدهاند، ازجمله مکانیاب فروشگاه.
مایکروسافت
صفحه دانش مشتری مایکروسافت یک چارچوب جامع مدیریت دانش را منعکس میکند. نوار جستجو دارای یک «چگونه میتوانیم به شما کمک کنیم؟« دوستانه دارد. احوالپرسی؛ و آیکونهای قابل کلیک کاربران را بهسرعت به اطلاعات محصولات، دستگاهها، ابزارهای بهرهوری و بازی میرساند. بخش «موضوعات پرطرفدار» راهنماییهایی را که معمولاً جستجو میشوند پوشش میدهد و بخش هوش مصنوعی جدید برند و Microsoft 365 Copilot توضیح میدهد که چگونه ویژگیهای جدید هوش مصنوعی در ماههای آینده در سایت ادغام خواهند شد.
ناسا
اکتشاف فضا موضوع پیچیدهای است، اما ناسا چارچوب مدیریت دانش سادهشدهای را پیادهسازی کرده است که دانش بهدستآمده از ماموریتهای مختلف اکتشاف فضایی را جذب میکند و از آنها استفاده میکند. آژانس فضایی مخازن دانش، پایگاههای اطلاعاتی آموختهشده و بسترهای به اشتراکگذاری بهترین عملکرد را ایجاد کرده است تا اطمینان حاصل شود که دانش به دست میآید و در دسترس محققان، دانشمندان، مهندسان و عموم قرار میگیرد.
زیمنس
شرکت چندملیتی زیمنس از مدیریت دانش متمرکز برجذب و به اشتراکگذاری دانش برای افزایش نوآوری و بهبود حل مسئله استفاده میکند. این چارچوب شامل ابزارها و پلتفرمهایی برای به اشتراکگذاری دانش، همکاری و مکانیابی تخصص است. این به کاربران اجازه میدهد تا به منابع دانش مربوطه دسترسی داشته باشند، در پروژهها همکاری کنند و با کارشناسان ارتباط برقرار کنند و درعینحال فرهنگ تبادل دانش و یادگیری مستمر را تقویت کنند.
انبار سفال
اولین چیزی که مشتریان هنگام رفتن به مرکز راهنمایی آنلاین Pottery Barn میبینند، فهرستی است که بهراحتی قابل پیمایش است از پیوندهایی به موضوعات محبوب مانند سفارش، حملونقل و تحویل و امنیت آنلاین. فهرست پرسشهای متداول در پایین صفحه گسترده است، اما با اولویتبندی مشکلاتی که مشتریانش اغلب تجربه میکنند، این برند خدمات سلفسرویس را لذتبخشتر میکند و ناامیدی مشتری را کاهش میدهد.
پیادهسازی یک چارچوب مدیریت دانش مؤثر
اجرای موفقیتآمیز مدیریت دانش مستلزم برنامهریزی و اجرای دقیق است. برخی از مؤثرترین راهها برای پیادهسازی چارچوب مدیریت دانش برای سازمان شما عبارتاند از:
- خرید رهبری حمایت مدیریت ارشد باید بر اولویتبندی و ارتقای ابتکارات مدیریت دانش، تخصیص منابع و انتقال ارزش به اشتراکگذاری دانش به کارکنان متمرکز باشد.
- اهداف روشن حوزههای خاصی را که مدیریت دانش بیشترین تأثیر را در آنها خواهد داشت، شناسایی کنید و آنها را با اهداف و استراتژیهای سازمانی هماهنگ کنید.
- نقشهبرداری دانش داراییهای دانش موجود را ارزیابی کنید و شکافهای دانش را شناسایی کنید تا بتوانید یک “نقشه دانش” ایجاد کنید که به شما کمک میکند مناطقی را برای بهبود و ارتقاء هدف قرار دهید.
- روی فناوری مدیریت دانش سرمایهگذاری کنید. ابزارها و پلتفرمهای فناوری مدیریت دانش کاربرپسند و مقیاسپذیر را خریداری کنید که از اهداف و مقاصد دانش شما پشتیبانی میکنند، ازجمله مخازن دادهها، نرمافزارهای همکاری، موتورهای جستجو و ابزارهای تجزیهوتحلیل دادهها.
- ایجاد فرهنگ اشتراک دانش کارکنان را تشویق کنید تا دانش و تجربیات خود را از طریق مشوقها، شناسایی و پاداشها به اشتراک بگذارند و بسترهایی را فراهم کنید که کارکنان بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، ایدهها را تبادل کنند و از یکدیگر بیاموزند.
- آموزش و آگاهی. ابتکارات یادگیری مستمر تضمین میکند که کارکنان اهمیت مدیریت دانش را درک کرده و مهارتها و ابزارهای لازم را برای مشارکت مؤثر در اختیار آنها قرار میدهند.
- نظارت و ارزیابی کنید. ضروری است که بهطور مداوم بررسی کنید که آیا چارچوب مدیریت دانش شما نتایج مورد انتظاری را تولید میکند یا خیر. اندازهگیری تأثیر ابتکارات مدیریت دانش به شما کمک میکند تا بر اساس نیازهای در حال تحول سازمان خود تنظیمات را انجام دهید.
- “قهرمانان مدیریت دانش” را تعیین کنید. افراد متعددی را انتخاب کنید تا بهعنوان حامیان، مربیان و تسهیلکنندههای مدیریت دانش عمل کنند که دیگران را به مشارکت فعال در اشتراکگذاری دانش تشویق میکنند.
- فرآیندهای تجاری موجود را یکپارچه کنید. تعبیه اشتراک دانش و همکاری در فعالیتهای روزانه تضمین میکند که مدیریت دانش در فرهنگسازمانی ریشه دوانده است.
- بررسی و انطباق. برای مؤثر بودن، چارچوب مدیریت دانش شما باید بهطور مرتب بر اساس بازخورد، درسهای آموختهشده و نیازهای سازمانی در حال تغییر اصلاح شود.
عقب نمانید
چشمانداز کسبوکار بهسرعت در حال تحول مستلزم استفاده بهتر از دانش سازمانی است. سازمانهایی که موفق به اتخاذ و اجرای شیوههای مؤثر مدیریت دانش نمیشوند، میتوانند در موارد زیر در مضیقهای قرار بگیرند:
- فرصتهای ازدسترفته مدیریت دانش استفاده از هوش جمعی و اهرم سرمایه فکری را برای مشاغل آسانتر میکند. جذب و به اشتراکگذاری دانش به سازمان شما کمک میکند فرصتهای جدید را شناسایی کند، چالشها را برطرف کند و رقابتی بماند. بدون پلت فرم مدیریت دانش، میتوانید بینشهای ارزشمند، روندهای نوظهور و مفاهیم نوآورانه را از دست بدهید.
- فرآیندهای ناکارآمد مدیریت دانش با حذف موارد اضافی و تشویق به همکاری، عملیات را ساده میکند. سازمانهایی که مدیریت دانش را در اولویت قرار نمیدهند، اغلب با گردش کار ناکارآمد، اطلاعات محوشده و تلاشهای تکراری که منجر به افزایش هزینهها و تأخیر در تصمیمگیری میشود، دستوپنجه نرم میکنند.
- از دست دادن تخصص کارشناسان میگویند 50 درصد کارمندان در دو سال اول پس از استخدام کار را ترک میکنند. نیمی از آنها میگویند اگر آموزشهای داخلی و مداوم بهتری دریافت میکردند، میماندند. مدیریت دانش تضمین میکند که دانش حیاتی ضبط و حفظ میشود، حتی زمانی که کارمندان آن را ترک میکنند
- برای شغل دیگری، بازنشسته شوید یا به سمت دیگری بروید. بدون مدیریت دانش، شما خطر از دست دادن دانش سازمانی را دارید که میتواند بر عملکرد آینده تأثیر بگذارد.
- خدمات مشتری ضعیف مدیریت دانش نقش مهمی در ارائه خدمات استثنایی به مشتریان دارد. فرآیندهای مدیریت دانش ناکارآمد، ارائه اطلاعات دقیق و بهموقع به مشتریان را دشوارتر میکند و منجر به ناامیدی و کاهش وفاداری مشتری میشود. سازمانهایی که از شیوههای مدیریت دانش، ازجمله تجارب خودکار استفاده میکنند، برای ارائه راهحلهای متناسب با نگرانیها یا سؤالات خاص مجهزتر هستند.
- درایو کم شده شرکتهایی که میخواهند فرهنگ نوآوری را تقویت کنند به مدیریت دانش برای تسهیل اشتراکگذاری ایدهها، بینشها و بهترین شیوهها متکی هستند. بدون مدیریت دانش، سازمان شما میتواند خلاقیت را خفه کند، مانع از همکاری متقابل شود و توانایی خود را برای هدایت نوآوری محدود کند.
برای جلوگیری از عقب ماندن، سازمانها باید اهمیت و ارزش مدیریت دانش را بهعنوان یک ابزار استراتژیک هم در داخل و هم برای بهبود تجارب مشتری بشناسند. بهعنوانمثال، یکی از مشتریان ما، مرکز پزشکی تل آویو سوراسکی، بیماران را در 170 کلینیک سرپایی در سراسر اسرائیل درمان میکند. هنگامیکه مؤسسه تحقیقاتی و درمانی مراقبتهای بهداشتی کامل میخواست فعالیتهای دستوپا گیر و ناکارآمد مرکز تماس خود را بهبود بخشد، به مدیریت دانش S Lighthouse روی آورد. این مرکز پزشکی با پیادهسازی و ادغام نرمافزار مبتنی بر هوش مصنوعی در سیستمهای موجود خود، توانست رضایت بیماران را تا 40 درصد افزایش دهد.
آیا آماده باز کردن پتانسیل کامل دانش سازمان خود هستید؟ با مدیریت دانش S Lighthouse تماس بگیرید تا درباره ایجاد و اجرای چارچوب مدیریت دانش که نوآوری را هدایت میکند، مزیت رقابتی را تضمین میکند و عملیات شما را متحول میکند بیشتر بدانید.
https://kmslh.com/blog/implementing-a-successful-knowledge-management-framework/
