مشارکت و تخصیص منابع؛ دو بال پرواز رهبران مدیریت دانش حتماً ضرب‌المثل «با حلوا حلوا گفتن دهن شیرین نمی‌شه» را شنیده‌اید. داستان برخی سازمان‌های کشور در پیاده‌سازی نظام‌های بهبودی از جمله مدیریت دانش به این مثل گره خورده است. رهبران سازمان تلاش واقعی از خود نشان نداده و صرفا با گفتاردرمانی به دنبال استقرار سیستم‌های بهبودی هستند؛ اما توجه ندارد که «دو صد گرفته چون نیم کردار نیست» و بدون توجه به رویکردهای اجرایی، اتفاق مثبتی در سازمان رخ نخواهد داد. این موضوع از آنجایی جالب‌تر (یا به تعبیری وحشتناک‌تر) می‌شود که پس از مدت زمان کوتاهی از آغاز پروژه مدیریت دانش، از واحد مربوط ROI نیز طلب می‌کنند!
بازگشت چه سرمایه‌ای!
فرمول محاسبه بازگشت سرمایه بسیار ساده است؛ با اندکی تامل درمی‌یابیم تا زمانی که برای هرکاری منابع مناسب تخصیص داده نشود، انتظار کسب خروجی عبث و بی‌اساس است و مدیریت دانش نیز از این قاعده مستثنی نیست.
تمامی مدل‌های مرجع پیاده‌سازی مدیریت دانش به مقوله رهبری توجه ویژه‌ای دارند و یکی از مهمترین انتظارات از رهبران سازمان، تخصیص بودجه و منابع مناسب برای پیاده‌سازی راهکارهای مدیریت دانش است. اگر برای لایه مدیران ارشد سازمان 2 وظیفه اصلی درقبال مدیریت دانش در نظر بگیریم، بدون شک در کنار«ایفای نقش الگو در مشارکت‌های دانشی»، «تخصیص منابع و بودجه» یکی از وظایف کلیدی آن‌ها برای موفقیت مدیریت دانش است؛ دو بال برای پرواز مدیریت دانش!
برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
بی‌مایه فطیره!
عدم تخصیص منابع لازم برای پیاده‌سازی مدیریت دانش توسط رهبران سازمان می‌تواند به نتایج منفی متعددی منجر شود. یکی از این نتایج، کاهش بهره‌وری است؛ زیرا عدم دسترسی به دانش و اطلاعات لازم می‌تواند کارایی و بهره‌وری کارکنان را تحت تأثیر قرار دهد. همچنین، سازمان‌هایی که به مدیریت دانش توجه نمی‌کنند، ممکن است در زمینه نوآوری عقب بمانند و نتوانند به سرعت به تغییرات بازار پاسخ دهند. علاوه بر این، عدم تخصیص منابع برای مدیریت دانش می‌تواند باعث شود سازمان‌ها نتوانند از تجربیات و دانش موجود به خوبی استفاده کنند و در نتیجه مزیت رقابتی خود را از دست بدهند. افزایش خطاها نیز یکی دیگر از پیامدهای منفی این وضعیت است؛ زیرا عدم دسترسی به دانش مناسب ممکن است تصمیم‌گیری‌ها را تحت تأثیر قرار دهد و خطاها را افزایش دهد. کاهش رضایت کارکنان نیز از دیگر عواقب این موضوع است. کارکنانی که احساس می‌کنند دانش و تجربیات آن‌ها موردتوجه قرار نمی‌گیرد، ممکن است از سازمان ناامید شوند و رضایت شغلی آن‌ها کاهش یابد. در نهایت، عدم توجه به مدیریت دانش می‌تواند به تضعیف فرهنگ یادگیری در سازمان منجر شود و کارکنان را از به اشتراک‌گذاری دانش بازدارد.
عدم تخصیص منابع مناسب برای پیاده‌سازی مدیریت دانش عواقب جدی به همراه دارد! رهبران محترم در نظر داشته باشند که در این وضعیت نه تنها بازگشت سرمایه قابل‌محاسبه نیست؛ بلکه باید به دنبال شناسایی زیان‌های تحمیل‌شده به سازمانشان باشند.
ما ز یاران چشم یاری داریم!
با فرض اینکه رهبران سازمان منابع مالی لازم را نیز برای پیاده‌سازی مدیریت دانش تخصیص دهند بازهم کار تمام نشده است.«ایفای نقش الگو در مشارکت‌های دانشی توسط رهبران سازمان» یکی از جنبه‌های کلیدی مدیریت دانش است. رهبران به‌عنوان الگوهای رفتاری و فکری در سازمان‌ها، تأثیر قابل‌توجهی بر فرهنگ و محیط کاری دارند. وقتی رهبران به‌طور فعال در فرآیندهای مشارکت دانش شرکت می‌کنند، این رفتار می‌تواند الهام‌بخش کارکنان باشد و آن‌ها را تشویق کند تا به اشتراک‌گذاری و تبادل دانش بپردازند. این نوع مشارکت نه تنها به بهبود کیفیت تصمیم‌گیری کمک می‌کند، بلکه می‌تواند منجر به نوآوری و افزایش بهره‌وری در سازمان شود.
رهبران با ایفای نقش الگو می‌توانند محیطی را ایجاد کنند که در آن کارکنان احساس راحتی کنند و به اشتراک‌گذاری دانش بپردازند. این رفتار می‌تواند شامل نشان دادن تمایل به یادگیری از دیگران، استقبال از ایده‌های جدید و تشویق به بحث و تبادل‌نظر باشد. وقتی رهبران به‌طور مداوم در جلسات و گفتگوها به نظرات و ایده‌های دیگران گوش می‌دهند و آن‌ها را موردتوجه قرار می‌دهند، این احساس را در کارکنان ایجاد می‌کنند که نظرات آن‌ها ارزشمند است و می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان کمک کند. علاوه بر این، رهبران باید با ایجاد فرصت‌های یادگیری و توسعه، به کارکنان کمک کنند تا مهارت‌های لازم برای مشارکت در فرآیندهای دانشی را کسب کنند. برگزاری کارگاه‌ها، سمینارها و جلسات آموزشی می‌تواند به کارکنان این امکان را بدهد که دانش و تجربیات خود را به اشتراک بگذارند و از یکدیگر یاد بگیرند. این نوع فعالیت‌ها نه تنها به افزایش دانش جمعی سازمان کمک می‌کند، بلکه موجب تقویت روحیه تیمی و همکاری بین کارکنان نیز می‌شود.
اثر دیگری که رهبران به‌عنوان الگو می‌توانند داشته باشند، ایجاد یک فرهنگ باز و شفاف است. وقتی رهبران به‌طور شفاف درباره اهداف، چالش‌ها و موفقیت‌های سازمان صحبت می‌کنند، این امر به کارکنان کمک می‌کند تا درک بهتری از مأموریت و چشم‌انداز سازمان پیدا کنند. این شفافیت می‌تواند به افزایش اعتماد در سازمان منجر شود و کارکنان را تشویق کند تا در فرآیندهای تصمیم‌گیری و حل مسئله مشارکت کنند.
در نهایت، رهبران باید به‌طور مداوم رفتارهای خود را ارزیابی کنند و از بازخورد کارکنان استفاده کنند تا بهبود یابند. پذیرش انتقادات و پیشنهادات می‌تواند به رهبران کمک کند تا بهتر درک کنند چگونه می‌توانند به‌عنوان الگوهای مؤثر در مشارکت‌های دانشی عمل کنند. با ایجاد یک محیط حمایتی و تشویق به یادگیری مستمر، رهبران می‌توانند به بهبود فرهنگ سازمانی و افزایش توانمندی‌های کارکنان کمک کنند. در نتیجه، ایفای نقش الگو توسط رهبران نه تنها به تقویت مشارکت‌های دانشی کمک می‌کند، بلکه به تحقق اهداف سازمانی و ایجاد یک محیط کاری مثبت و پویا نیز منجر می‌شود.
یک تجربه واقعی از رهبری موفق در مدیریت دانش
چند هفته پیش بود که در نیمه مردادماه و گرمای طاقت‌فرسای بندرعباس، تسهیلگر «جلسه شورای راهبری مدیریت دانش» پالایشگاه ستاره خلیج فارس بودم که با حضور مدیرعامل و مدیران ارشد این سازمان برگزار شد. در طول این جلسه که قرار بود ۱ ساعت باشد ولی حدودا ۳ ساعت طول کشید اتفاقات جالبی رخ داد!
جلسه با ارائه گزارشی از اقدامات مدیریت دانش که علیرضا زارع (مدیر تحقیق و توسعه) و محمد شکرانه (رئیس واحد مدیریت دانش) آماده کرده بودند شروع شد. بعد از ارائه محمد، مهندس علیرضا جعفرپور مدیریت جلسه را به دست گرفت و با یک شروع طوفانی به تمامی مدیران سازمان نشان داد که مدیریت دانش چقدر برایش مهم است!
جعفرپور با صدایی آرام اما قاطع، برای مدیران ارشد پالایشگاه توضیح داد که مدیریت دانش فقط با چند جلسه آموزش و یک نرم‌افزار پیاده‌سازی نمی‌شود؛ بلکه مدیریت دانش باید به‌عنوان یک مقوله «فرهنگی» موردتوجه همه مدیران قرار بگیرد تا همکاران اهمیت آن را درک کنند و تمایل داشته باشند تجربیاتشان را با هم به اشتراک بگذارند. مثال‌هایی که برای تشریح این موضوع زد، نشان می‌داد که چقدر دقیق مفهوم مدیریت دانش را درک کرده؛ اما چیزی که برای من بسیار قابل‌توجه بود، نگرش جعفرپور به نقش «رهبری» و تاثیرش رو موفقیت مدیریت دانش بود.
مدیرعامل پالایشگاه ستاره، بعد از توضیحاتش از تک تک مدیران خواست اقداماتی که تاکنون برای مدیریت دانش انجام داد‌ه‌اند را توضیح دهند. با این کار هم حمایت خودش از مدیریت دانش را مجدداً به همه نشان داد و هم یک رقابت ضمنی بین مدیران واحدهای مختلف به‌وجود آورد. او تاکید کرد «از این به بعد، در کنار بررسی شاخص‌های عملیاتی، شاخص‌های مرتبط با مدیریت دانش رو هم تو هر واحد می‌سنجم» با این تاکید همه مدیران هم متوجه شدند که باید انرژی و جدیت بیشتری به خرج دهند؛ چرا که در غیر این صورت در جلسه بعدی چیزی برای ارائه نخواهند داشت.
نتیجه‌گیری
برای موفقیت در مدیریت دانش، نقش مدیران ارشد سازمان به‌ویژه در دو حوزه کلیدی «ایفای نقش الگو در مشارکت‌های دانشی» و «تخصیص منابع و بودجه» بسیار حیاتی است. این دو وظیفه به‌عنوان دو بال برای پرواز مدیریت دانش عمل می‌کنند. از یک سو، مدیران با ایفای نقش الگو، فرهنگ مشارکت و تبادل دانش را در سازمان تقویت می‌کنند و به کارکنان انگیزه می‌دهند تا در فرآیندهای یادگیری و به اشتراک‌گذاری دانش مشارکت کنند. از سوی دیگر، تخصیص مناسب منابع و بودجه به این فرآیندها، امکان ایجاد زیرساخت‌های لازم و فراهم کردن ابزارهای مناسب برای ارتقاء مدیریت دانش را فراهم می‌آورد.
بنابراین، ترکیب این دو عامل می‌تواند به بهبود کارایی سازمان، افزایش نوآوری و تقویت روحیه همکاری در بین کارکنان منجر شود. در شرایط فعلی کشور، سازمان‌هایی که به این دو جنبه توجه ویژه‌ای دارند، قادر خواهند بود تا از مزایای مدیریت دانش بهره‌برداری کنند و در مسیر رشد و پیشرفت پایدار گام بردارند. این رویکرد نه تنها به بهبود عملکرد داخلی سازمان کمک می‌کند، بلکه می‌تواند به ایجاد مزیت رقابتی در بازار نیز منجر شود. در نهایت، موفقیت در مدیریت دانش نیازمند تعهد و حمایت مستمر مدیران ارشد است که می‌توانند با ایجاد یک فرهنگ مثبت و تخصیص منابع کافی، به تحقق اهداف سازمانی کمک کنند.
