دنهام گری، در یک گردهمایی مدیریت دانش، عمده‌ترین مزیت‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش را این‌گونه موردبحث قرار می‌دهد: مدیریت دانش دیدگاه‌ها، رهیافت‌ها و بصیرت قرار دادن سرمایه‌گذاری‌های مناسب در داده و اطلاعات را در بهترین موارد استفاده که بیشترین نیاز به آن می‌رود فراهم می‌آورد. مدیریت دانش، تصمیمات کجایی، چگونگی و زمان ساخت، ایجاد، انباشت و علت دانش جدید را هدایت می‌کند. اجازه می-دهد که سازمان علت سرمایه‌های کلیدی خود ازجمله آموزش، کارآموزی و تجربه ضمن خدمت را که اغلب بیشترین هزینه را در بسیاری از شرکت‌ها در بردارد توضیح دهد. این هزینه بندرت به کمیت درمی‌آید یا دنبال می‌شود. هیچ‌گونه پاسخی برای این‌گونه هزینه‌ها وجود ندارد. بدون توجه کانونی فعّال و به‌هنگام‌سازی، دانش ارزش خود را از دست می‌دهد. مدیریت دانش مزایای شایان اهمیتی دربردارد؛ متأسفانه، استناد به آن‌ها یا به کمیت درآوردن مستقیم آن‌ها مایه ناکامی و مشکل است. ارزش یک ایده نوآور چیست؟ اصل و منشأ ایده چگونه تعیین می‌شود؟ مزایای یافتن راه‌حل زودتر یک مشکل خاص نسبت به راه‌حل دیرتر آن چیست؟
دست‌اندرکاران مدیریت دانش، مزایای بسیاری را برای مدیریت دانش بیان کرده‌اند. ازجمله تسریع فرایندهای تجارت و کار، کسب مزیت رقابتی پایدار از طریق نوآوری، شناسایی و سازگاری با تغییرات، تداوم (در اختیار گرفتن دانش، بخصوص دانش ضمنی کارکنان و در دسترس قرار دادن آن برای کارکنان)، حفظ و رشد دارایی‌های فکری. جدول زیر، برخی دیگر از مزایای مدیریت دانش را نشان می‌دهد.
دنهام گری، هشت نمونه از مزیت‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش را چنین شناسایی می‌کند:
- 1. جلوگیری از افت دانش. سازمان را قادر می‌سازد تا تخصص فنی حیاتی خود را حفظ کرده، افت دانش حیاتی که از بازنشستگی، کوچک‌سازی، یا اخراج کارکنان و تغییرات ساخت حافظه انسانی ناشی می‌شود جلوگیری کند.
- بهبود تصمیم‌گیری. نوع و کیفیت دانش موردنیاز را برای تصمیم‌گیری‌های اثربخش شناسایی می‌کند و دسترسی به آن دانش را تسهیل می‌بخشد. درنتیجه، تصمیمات سریع‌تر و بهتری می‌تواند در سطوح پایین‌تر سازمانی صورت گیرد.
- انعطاف‌پذیری و انطباق‌پذیری. به کارکنان اجازه می‌دهد درک بهتری از کار خود به عمل‌آورده، راه حل-های نوآور مطرح کنند، با سرپرستی مستقیم کمتر کار کنند و کمتر نیاز به مداخلات داشته باشند. درنتیجه، کارکنان می‌توانند در موقعیت‌های چندوظیفه‌ای فعال باشند و سازمان می‌تواند روحیه کارکنان را بالا ببرد.
- مزیت رقابتی. سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا کاملاً مشتریان، دیدگاه‌ها و بازار و رقابت را درک کرده، بتوانند شکاف‌ها و فرصت‌های رقابتی را شناسایی کنند.
- توسعه دارایی. توانایی سازمان را در سرمایه‌گذاری در حفاظت قانونی برای مالکیت معنوی بهبود می‌بخشد.
- افزایش محصول. به سازمان اجازه می‌دهد که دانش را در خدمت فراورده‌ها بکار گیرد. درنتیجه، ارزش محصول با نسبت مستقیم میزان و کیفیت دانش در محصول افزایش پیدا می‌کند.
- مدیریت مشتری. سازمان را قادر می‌سازد تا توجه کانونی و خدمت به مشتری را افزایش دهد. دانش مشتری باعث سرعت پاسخ به سؤالات، توصیه‌ها و شکایت‌های مشتری می‌شود. این امر همچنین تضمین‌کننده سازگاری و کیفیت بهتر خدمات به مشتریان می‌گردد. راه‌حل مشکلات عادی به‌سادگی قابل‌دسترسی است.
- به‌کارگیری سرمایه‌گذاری‌ها در بخش سرمایه انسانی. ازطریق توانایی بخشیدن به سهیم شدن درس‌های یادگرفته شده، فرایندهای اسناد و بررسی و حل استثنائات و در اختیار گرفتن و انتقال دانش ضمنی، سازمان‌ها می‌توانند به بهترین وجهی در استخدام و کارآموزی کارکنان سرمایه‌گذاری کنند.
مزیت‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش از سطح فنی گرفته تا سطح استراتژیک، بر فرهنگ و بهره-وری کل سازمان مؤثر خواهد بود. از دیگر مزایای مدیریت دانش، می‌توان به بهبود پاسخ رقابتی، جلوگیری از هزینه‌ها و هدر رفتن سرمایه‌های ذهنی، جهت‌گیری استراتژیک و تحقق نیاز جهانی‌شدن، اثربخشی شغلی و سازمانی اشاره کرد.
- بهبود پاسخ رقابتی. توانمند ساختن سازمان‌ها برای پاسخگویی به تغییرات بازار و زمان سریع ارائه محصولات جدید به بازار.
- جلوگیری از هزینه‌ها و هدر رفتن سرمایه‌های ذهنی. جذب دانش ضمنی این اجازه را به سازمان می‌دهد تا آن دانش را بکار ببرد تا فرایندها را برای کاربردهای آتی حفظ کند و هزینه‌های آموزش مجدد کارکنان و ایجاد مجدد متخصصان درزمینه دانشی که از بین رفته است را از میان بردارد.
- تحقق نیاز برای جهانی شدن. عملیات‌هایی که ازنظر جغرافیایی پراکنده‌اند، چالش‌های خاصی را درزمینه فرهنگی و مدیریت دانش می‌طلبد. سازمان‌هایی که دارای فرهنگ اثربخشی درزمینهٔ مدیریت دانش هستند، می‌توانند به روحیه آن‌ها و ما خاتمه داده و منابع پراکنده را حداکثر کنند.
- اثربخشی شغلی. به‌کارگیری یک زیرساخت مدیریت دانش، محدودیت‌های سنتی را از بین برده و تسهیم دانش را در میان کارکنان افزایش داده و درنتیجه اثربخشی شغلی را افزایش می‌دهد.
- اثربخشی سازمان. ابزارها، الگوها و بهترین کاربردهای مدیریت دانش که با فرهنگ تسهیم دانش همراه است، یک محیط همکاری شکل داده و اثربخشی سازمان را افزایش می‌دهد.
- جهت استراتژیک. استفاده از فرهنگ تسهیم دانش، خلاقیت و نوآوری را ارتقاء داده و درنتیجه بر جهت استراتژیک تأثیر می‌گذارد.
