در این مطلب به بررسی روش‌های ثبت درس‌آموخته‌ها می‌پردازیم.
شاید مرور پس از اقدام از شناخته شده ترین شیوه‌ها برای حفظ درس‌آموخته‌ها و روش‌های ثبت درسآموختههای سازمانی باشد، اما شیوه‌های دیگری نیز وجود دارند که می‌توانند در موقعیت‌های مختلف به شما کمک کنند. به عبارت دیگر AAR احتمالاً شناخته شده ترین شیوه برای حفظ درسآموختههای سازمانی است، اما قطعاً تنها شیوه نیست. در اینجا مجموعه مختصری از شیوه‌های دیگر وجود دارد که می‌تواند در موقعیت‌های مختلف به شما کمک کند. روش‌های ثبت درس‌آموخته‌ها براساس نگاه به گذشته، نگاه به آینده و بینابینی به سه دسته تقسیم شده‌اند. در ادامه این مطلب مروری بر شیوه‌هایی نظیر Retrospect ،Quality processes، Appreciative inquiry، Surprise journal، Peer assist، Environmental scanning ،working out loud، Challenge session، Pre-mortem، Future backwards خواهیم داشت.
روش‌های ثبت درس‌آموخته‌ها
نگاه به گذشته
- Retrospect: اساساً همان مرور پس از اقدام است ولی تفاوت اساسی در میدان دید آنتت‌ها است. مرور پس از اقدام بیشتر بر بازخوردگیری آنی جهت تصحیح مسیر در میانه راه پروژه تاکید دارد یا اینکه به ثبت و ضبط آموخته‌ها پرداخته و در عین حال پروژه را پویا نگه می‌دارد. Retrospect در تضاد با اتخاذ رویکرد تصویر بزرگ است و معمولا در پایان یک برنامه بزرگ یا به صورت مرور پایان سال صورت می‌گیرد. در اینجا، هدف ثبت درس‌های راهبردی بزرگی است که ممکن است در زمانی که تیم پروژه در میانه علف‌های هرز احاطه شده است، آن درس‌ها فراموش شوند.
- Quality processes: از آنجا که بسیاری از فرایندهای کیفی به طور طبیعی به سمت تجزیه و تحلیل علی ریشه‌ای و کاهش نقص هستند آنها به خوبی خودشان را معطوف به ضبط درس‌آموخته می‌کنند. بسیاری از آنها در منابع تحقیقی از قبیل شش سیگما وجود دارند. فوت و فن‌های بدست آمده از منظر درس‌های آموخته شده نه تنها برای حل چالش‌ها و مسائل موجود استفاده می‌شود بلکه از آن راه برای تغییر فرایندها و رویه‌های تجاری به روش‌هایی قابل استفاده است که چالش‌های مشابهی را از وقوع در آینده حفظ می‌کنند.
- Appreciative inquiry: همانگونه که نام آن اشاره دارد تاکید بر نقاط مثبت دارد. این شیوه بخصوص در موقعیت‌هایی مناسب است که احساسات فراوانی وجود داشته و نیاز به یافتن مقصرهایی جهت سرزنش کردن آنها وجود دارد. به جای تمرکز بر آنچه که نیاز به تغییر دارد، تاکید بر آن صورت می‌گیرد که چه تیم یا سازمانی می‌خواهد حفظ شود. این فرایند شامل سه مرحله است:
- 1) قدردانی از به بهترین چیزی که است.
- 2) پیش‌بینی آنچه که می‌توانست باشد.
- 3) شکل گیری اجماع بر سر آنچه که باید باشد.
- Surprise journal: همانند روش قبل، این روش می‌تواند شیوه‌ای برای کمک به بازطراحی چالش‌ها باشد. این شیوه بوسیله جولیا گالف[2] در مرکز عقلانیت کاربردی[3] به مثابه مهارتی برای توانمندی فردی طراحی گردید. هر چند که من تاکنون آن را برای ضبط درسآموختههای سازمانی بکار نگرفته‌ام اما فکر می‌کنم ابزار مفیدی می‌تواند باشد. مهارت پایه ای آن بسیار ساده می‌باشد؛ فقط کافی است تا دفتری فراهم نموده و هر زمان که چیزی شما را شگفت زده می‌کند ثبت نمایید. اگر دفترها بوسیله اعضای تیم پروژه نگهداری شوند می‌تواند مزیت قدرتمندی برای مرور پس از اقدام باشند چرا که تعریف عینی «شگفتی» چیزی فراتر از انتظار و توقع است. اگر دفترهای شگفتی تیم در پایان پروژه مرور گردند، می‌تواند پایه‌ای برای گفتگوها پیرامون انتظاراتی باشد که به مرور پس از اقدام منجر می‌گردد.
نگاه بینابینی
- Peer assist: این دیدگاه در برگیرنده آن است که فرد دیگری پیش‌تر کاری مشابه با آن چیزی را شما انجام می‌دهید، انجام داده و از این رو شما این فرصت را دارید تا از درس‌های آموخته شده توسط او، استفاده نمایید. در این فرایند، تیمی که مسئول انجام این وظیفه یا پروژه است از دیگر همکاران بیرونی برای انجام مجموعه گفتگوهایی دعوت می‌نماید. تیم میزبان در ابتدا چالش یا پروژه‌ای که با آن سر و کار دارند را معرفی می‌نماید. همتایان (یعنی کسانی که بخاطر تجربه‌شان در این حوزه، انتخاب گردیده‌اند) سوالات متعددی را در حد لزوم می‌پرسند تا به شناخت کافی درباره این موقعیت دست یابند. سپس آنها تجربه خودشان را به اشتراک گذاشته و راه‌حل‌های محتمل را برای اجتناب، حذف یا تقلیل مشکلاتی که ممکن است پیش بیایند، ارائه می‌کنند.
- : Environmental scanningسازمان‌ها در صورتی که هوشیار باشند تلاش می‌کنند تا درس‌های زیادی را در حد ممکن از رقبا و سازمان‌های مشابه بیاموزند و در مسیر نادرستی نروند که رقیب در گذشته تجربه کرده است؛ زیرا در بسیاری موارد هزینه‌مند است. این روش فرایند جستجو و استفاده از اطلاعات درباره وقایع، گرایش‌ها و روابط رخ داده در محیط بیرونی سازمان است که می‌تواند به طراحی آینده آن سازمان کمک نماید. یک سازمان بوسیله شکل گیری این فرایند (به عبارتی شناسایی حوزه‌های مورد علاقه، ایجاد فرایندهای جستجوی منظم و ساز و کارهای هشداردهنده، ارزیابی مسئولیت‌پذیری برای تحلیل و گزارش دهی و غیره) می‌تواند با مشاهده‌گری درس‌های ارزشمندی را با هزینه پایین و به سادگی بدست آورد.
- working out loud: من درباره این رویکرد در پست‌های پیشین خودم بسیار نوشته‌ام و بنابراین فهم آن دشوار نیست. همین مقدار کافی است بگویم زمانی که کارمندان به طور فعالانه کارهایشان را به اشتراک می‌گذارند، برخی از اطلاعاتی که اشتراک گذاشته می‌شود درس‌هایی در ارتباط با عملکردهای صحیح و خطای صورت گرفته است. اگر این اشتراک در صحنه‌ای مشارکتی صورت بگیرد، برای دیگران جستجو و یافتن آنها ممکن خواهد بود. اگر سازمان افرادی را برای مدیریت کردن نظام درس‌های فراگرفته شده داشته باشد، آنها باید به صورت معمول این صحنه مشارکتی را رصد کرده تا مباحث آنها در گفتگوها و پست‌های وبلاگی قرار داده شوند. سپس می‌توان این مواد خام را برای قرار دادن در پایگاه داده درس‌های فراگرفته شده، تدوین نمود.
نگاه به آینده
- :Challenge sessionاین شیوه و دو شیوه بعدی یادآور درس‌هایی هستند که که از تاریخ فرضی و واقعی بدست می‌آیند. در واقع، هرچه یک پروژه ریسک پذیرتر یا خطرناک‌تر باشد، فراگرفتن درس‌های بیشتر از تجربیات ذهنی در آن پروژه، ارزشمندتر خواهد بود. به جلسه چالشی بعنوان یک نشست بیندیشید. هدف از این نشست شناسایی مفروضات اساسی موجود در پس وضعیت کنونی است و سپس اظهارات چالش برانگیزی را ایجاد می‌کند که متناقض با آنها است. فرض کنید این اظهارات صحیح هستند و سپس برای استنتاج درس‌هایی که می‌توانند مفید واقع شوند بحث کنید.
- Pre-mortem: این رویکرد همانگونه که از نامش بر می‌آید اشاره به عملکرد اشتباه داشته و ما باید بفهمیم چرا اینگونه شده است. تیم زمانی را در آینده و بعد از اینکه پروژه تمام شده است در نظر می‌گیرد. در این هنگام یک فاجعه کامل رخ داده است. آنها درباره هر چیزی که ممکن است اشتباه باشد طوفان فکری می‌کنند و سپس این موارد را فهرست می‌نمایند. این کار سبب می‌گردد تا ریسک‌هایی که ممکن است نادیده گرفته شود در سطح فرآیند مشخص شود و برای تیم راهی را فراهم آورد تا درس‌هایی را ایجاد نموده و نقشه‌های پیشگیرانه و کاهش‌‌دهنده قبل از وقوع حوادثی که واقعاً رخ می‌دهند، تهیه نماید.
- Future backwards: این شیوه به عنوان یک ابزار مفید برای مدیریت تغییر است. گام اول ایجاد یک جدول زمان‌بندی شده است که وقایع کلیدی منجر به وضعیت فعلی را نشان می‌دهد .پس از آن، از مشارکت‌کنندگان می‌خواهد تا به آینده رفته و سناریو « Heaven» را تصور نمایند که در آنجا همه کارها به صورت کامل انجام شده است. در مرحله بعد به حال بازگشته و نقطه مقابل که منجر به وضعیت پایانی می‌شود، شناسایی نمایند. با تکرار این فرایند، نقاط مقابل مقدم بر سناریوی فرضی را تعیین می‌کنید تا اینکه سرانجام کارتان را در زمان حاضر، انجام دهید. بعد از آن، سناریو « Hell» آینده (بدترین حالت ممکن در آینده) را تصور نمایید و مشابه عملکرد قبل را انجام دهید. تیم اکنون دو جدول زمانی ممکن برای هدایت پیشروی دارد.
منبع:
Learning in fun/ Dennis Pearce/ realkm.com/ /13 MARCH 2020
پانوشت:
[1] AAR: After Action Review
[2] Julia Galef
[3] Center for Applied Rationality
