دانش قبیله‌ای: اساسی غیرقابل مشاهده که کارخانه‌ها را به کار می‌اندازد

زهرا اسکندری
شهریور 15, 1405
مقالات

در ساخت و تولید، دانش قبیله‌ای، تخصص عملیاتی مستند نشده‌ای است که در ذهن کارگران باتجربه وجود دارد. این دانش شامل میان¬برها، راه‌حل‌ها، نشانه‌های حسی و تصمیمات مبتنی بر زمینه است که اپراتورها طی سال‌ها و گاهی دهه‌ها، در حین کار توسعه می‌دهند.

تحقیقات نشان می‌دهد که تا ۷۰٪ از دانش عملیاتی حیاتی، دانش قبیله‌ای است:

هرگز مستند نشده
هرگز به طور رسمی آموزش داده نشده
در معرض خطر ناپدید شدن است وقتی فردی که آن را در اختیار دارد، شرکت را ترک کند.

دانش قبیله‌ای می‌تواند تخصص افراد زیر باشد:

یک ماشین‌کار ارشد که تنظیم دقیق نرخ تغذیه را که از لرزش روی یک ماده خاص جلوگیری می‌کند، می‌داند.
یک تکنسین تعمیر و نگهداری که می‌تواند خرابی یاتاقان را قبل از اینکه حسگری تغییر را ثبت کند، از طریق صدا تشخیص دهد.
یک سرپرست شیفت که سه مرحله‌ای را که رویه کتبی آن را بیان نکرده می‌داند.

هزینه جایگزینی مستقیم زمانی که یک متخصص یک شرکت تولیدی را ترک می‌کند، از ۵۰٪ تا ۲۰۰٪ حقوق سالانه هر کارمند متغیر است. این با فرض این است که تولیدکنندگان می‌توانند جایگزینی برای او پیدا کنند.

هزینه واقعی، از دست دادن بهره‌وری ناشی از موارد زیر است:

افزایش خطاها
آموزش طولانی مدت
حل مسئله تکراری
از دست دادن کارایی عملیاتی

یک فرد تازه استخدام شده حداقل به شش تا نه ماه زمان نیاز دارد تا به بهره‌وری کامل برسد. اگر دانش متخصص در حال خروج در دسترس نباشد، فرد جدید استخدام شده ممکن است هرگز به سطح عملکرد آن فرد نرسد. مشکل دانش قبیله‌ای این نیست که به دست آوردن آن غیرممکن است. بلکه این است که افرادی که آن را در اختیار دارند اغلب آن را به عنوان دانشی که ارزش به دست آوردن دارد، تشخیص نمی‌دهند.

از دیدگاه یک اپراتور باسابقه، تنظیماتی که اپراتور انجام می‌دهد، صرفاً نحوه انجام کار است که تجربه¬ای پشت آن پنهان شده. به همین دلیل است که نمی‌توان جمع‌آوری دانش قبیله‌ای را صرفاً به یک پروژه مستندسازی یا یک پلتفرم پایگاه دانش واگذار کرد. این امر مستلزم مشاهده مستقیم در محل، گفتگوی ساختاریافته با متخصصان موضوع و روشی برای تبدیل آنچه آن متخصصان به طور خودکار انجام می‌دهند به چیزی است که یک کارگر کم‌تجربه‌تر بتواند به طور مستقل به آن دسترسی پیدا کند، آن را بفهمد و به کار گیرد.

چرا مشکل دانش قبیله‌ای در حال تشدید است

دانش قبیله‌ای همیشه در بخش تولید وجود داشته است. چیزی که تغییر کرده، نرخ خروج آن است. طبق گزارش اداره سرشماری ایالات متحده، ۲۵٪ از نیروی کار تولیدی در ایالات متحده ۵۵ سال یا بیشتر سن دارند، سهمی که به مدت دو دهه در حال افزایش بوده است، زیرا کارگران این بخش دیرتر و در تعداد بیشتری نسبت به نیروی کار بازنشسته می‌شوند.

این تمرکز تجربه به طور مساوی توزیع نشده است. بخش‌هایی مانند تولید، بالاترین سهم کارگران نزدیک به بازنشستگی را در هر بخش از اقتصاد دارند. موسسه تولید، تولیدکنندگان را در مورد این سوال بررسی کرد و دریافت که ۹۷٪ از آن¬ها از پیر شدن نیروی کار خود آگاه هستند. ۹۷٪ نیز نگرانی خود را در مورد فرار مغزها، از دست دادن دانش پنهان و فنی که بازنشستگی از بین می‌برد، ابراز کردند. همین پویایی در داده‌های فرسایش نیروی کار نیز دیده می‌شود. طبق نظرسنجی موسسه تولید که توسط انجمن ملی تولیدکنندگان گزارش شده است، ۸۲ درصد از کارگران تولیدی که در یک دوره شش ماهه اخیر شغل خود را ترک کرده‌اند، به دلیل بازنشستگی از منظر سن یا سلامتی بوده است، نه به خاطر اینکه برای فرصت دیگری استعفا داده‌اند. دانشی که با یک اپراتور بازنشسته از سازمان خارج می‌شود، در بیشتر موارد، دیگر برنمی‌گردد.

چرا دانش قبیله‌ای در برابر مستندسازی مقاومت می‌کند

تولیدکنندگانی که سعی می‌کنند دانش قبیله‌ای را از طریق یک پروژه مستندسازی استاندارد به دست آورند، اغلب نتیجه را ضعیف‌تر از حد انتظار می‌یابند. درست است که مجموعه‌ای از رویه‌ها نوشته می‌شود اما شکاف دانش باقی می‌ماند. دلیلِ آن تلاش نیست. ماهیت خود دانش است.

تخصص تولید معمولاً چندین ویژگی مشترک دارد که آن را در برابر یک صفحه نوشتاری مقاوم می‌کند:

حسی است. کارگران باتجربه به آنچه می‌شنوند، می‌بینند و احساس می‌کنند تکیه می‌کنند: صدای دستگاهی که به درستی کار می‌کند، حس یک جوش مناسب، نشانه بصری مبنی بر اینکه یک ماده خارج از محدوده طبیعی رفتار می‌کند. انتقال این نشانه‌ها به صورت کتبی دشوار است.
بستگی به زمینه دارد. راه‌حلی که تحت یک مجموعه شرایط کار می‌کند، ممکن است تحت شرایط کمی متفاوت کار نکند، که باعث می‌شود یک رویه مستند واحد به خودی خود ناقص باشد.
اغلب ناخودآگاه است. کارگران باتجربه اغلب میزان دانش تخصصی خود را تشخیص نمی‌دهند، زیرا تنظیماتی که انجام می‌دهند برایشان عادی و معمول است.
تکامل می‌یابد. دانش تولید ایستا نیست. با تغییر مواد، تجهیزات و فرآیندها، این مکانیزم¬ها نیز تغییر می‌کند، به این معنی که مستنداتی که یک بار ثبت شده و به حال خود رها می‌شوند، منسوخ می‌شوند.

این ویژگی‌ها توضیح می‌دهند که چرا رویکردهای سنتی، یک پوشه از رویه‌ها یا یک ویدیوی آموزشیِ واحد، تنها سطحی از آنچه یک کارگر باتجربه می‌داند را ثبت می‌کنند. لایه عمیق‌تر، یعنی قضاوت پشت تصمیم، نیاز به نوع متفاوتی از فرآیند برای آشکار شدن دارد.

جایی که ریسک دانش قبیله‌ای متمرکز است

هر قطعه دانش مستند نشده، سطح ریسک یکسانی ندارد. برای یک تولیدکننده کوچک یا متوسط با زمان و منابع محدود برای اختصاص به جمع‌آوری دانش، سوال این نیست که آیا باید شروع کرد یا خیر، بلکه سوال این است که از کجا.

ریسک معمولاً در تعداد کمی از حوزه‌های قابل تشخیص متمرکز می‌شود:

oعیب‌یابی تجهیزات حیاتی. ماشین‌هایی که به روش‌های غیراستاندارد خراب می‌شوند، جایی که یک یا دو نفر به طور مداوم مشکل را سریع‌تر از هر کس دیگری در تیم تشخیص می‌دهند.

راه‌اندازی و تنظیم برای فرآیندهای پیچیده. تغییرات، کالیبراسیون‌ها و تنظیمات فرآیند که به جای یک تنظیم ثابت، به حس تجهیزات بستگی دارند.

oقضاوت کیفی برای مسائل دشوار. تصمیمات بازرسی که برای تشخیص آنچه یک چک‌لیست به تنهایی از دست می‌دهد، به تجربه متکی هستند.

یک سوال تشخیصی مفید برای هر مدیر کارخانه: اگر این شخص فردا برود، تیم بدون او چه کاری نمی‌تواند انجام دهد؟ در جایی که پاسخ صادقانه به یک نام واحد اشاره دارد، ریسک دانش متمرکز است و ارزش دارد که ابتدا به آن پرداخته شود.

از دانش فردی تا دانش در سطح تولیدکننده

ثبت دانش یک متخصص در یک سند واحد، یک مشکل محدود را به طور خلاصه حل می‌کند. این کار الگوی اساسی را حل نمی‌کند، که در اکثر شرکت‌های تولیدی، دانش در افراد وجود دارد نه در سیستم‌ها. این نقطه‌ای است که ثبت دانش قبیله‌ای به چرخه عمر دانش گسترده‌تری متصل می‌شود.

ثبت آنچه یک متخصص می‌داند تنها مرحله اول است. این دانش باید سازماندهی شود تا بتوان آن را پیدا کرد، اعتبارسنجی کرد، تا با تغییر فرآیندها دقیق باقی بماند و در لحظه مناسب در حین کار در مقابل فرد مناسب قرار گیرد. تلاش برای ثبت دانشی که پس از مصاحبه، بدون برنامه‌ای برای سازماندهی، نگهداری و آشکارسازی آنچه ثبت شده است، متوقف شود، در عرض یک یا دو سال به دانش قبیله‌ای تبدیل می‌شود. اما اکنون به جای اینکه در ذهن فرد باشد، در یک پوشه قرار دارد.

یکی از راه‌های پایدارتر برای حفظ دانش ثبت شده توسط تولیدکنندگان در طول زمان، ایجاد یک COP پیرامون آن است: یک گروه ساختاریافته و مداوم از افراد در نقش‌ها و شیفت‌های مختلف که دانشی را که یک تولیدکننده قبلاً ثبت کرده است، حفظ کرده، زیر سوال می‌برند و بهبود می‌بخشند، به جای اینکه به یک پروژه مستندسازی یک‌باره برای حفظ نامحدود آن تکیه کنند.مستندسازی و اشتراک‌گذاری دانش اهمیت دارد. در جایی که مستندسازی ساختاریافته یک تصویر لحظه‌ای را ثبت می‌کند، یک COP آن تصویر لحظه‌ای را به‌روز نگه می‌دارد. مستندسازی بدون سازوکاری مداوم برای حفظ آن، عمر کوتاهی دارد و فرهنگ اشتراک‌گذاری دانش بدون چیزی برای مستندسازی نتایج جدید، اطلاعاتی غیررسمی است که در هر لحظه، هر کجا که فرد در مکالمه باشد، به دنبال او می‌آید.

چرخه عمر دانش، که توسط COP پشتیبانی می‌شود، به این معنی است که چگونه یک تولیدکننده از این شرایط خارج ‌شود و دانشی را که به دست می‌آورد، پس از رفتن متخصص اصلی، مفید و زنده نگه می‌دارد.دانستن اینکه دانش قبیله‌ای باید به دست آید، با دانستن اینکه از کجا باید شروع کرد، متفاوت است. یک چارچوب اولویت‌بندی ساختاریافته، این را تغییر می‌دهد.