تکنیک بازنگری پس از اقدام چیست؟

در پاسخ به این سوال که تکنیک «بازنگری پس از اقدام چیست؟» باید گفت برای توضیح چگونگی انجام یک پروژه و درک آنچه اتفاق افتاده است از این تکنیک استفاده می‌کنیم. در این تکنیک در مورد اینکه چه اتفاقات خوب یا بدی اتفاق افتاده است و چگونه اتفاق افتاده است بحث می‌شود و به نقاط قوت و ضعف پروژه و چگونگی بهبود آن پرداخته می‌شود. از تکنیک بازنگری پس از اقدام برای یادگیری از گذشته و بهبود آینده استفاده می‌شود. برای دانستن اینکه بازنگری پس از اقدام چیست در ادامه‌ مطلب همراه ما باشید:

زمانی که تعداد پروژه‌های زیادی دارید ممکن است در زمان خیلی کم به سراغ کارهای یک پروژه دیگر بروید، دیگران به خاطر زمان از پیش تعیین‌شده‌ای که برای انجام یک پروژه وجود دارد در انجام کارها به شما وابسته هستند به این معنا که خیلی سریع کارها را انجام دهید تا در مسیر حرکت پروژه باقی بمانید اما چیزی مهم از رعایت زمان مشخص‌شده وجود دارد و آن عملکرد یک پروژه است.

برای انجام دادن بهترین کار به زمان نیاز دارید تا در مورد آن فکر کنید. شما می‌توانید از تجربیات پروژه‌های گذشته برای بهبود پروژه‌های آینده استفاده کنید. تکنیک بازنگری پس از اقدام انتقال تجربیات بین پروژه‌ها را فراهم می‌سازد و امکان بررسی و ارزیابی اینکه چه چیزی خوب بوده است و چه چیزی خوب نبوده است را ارائه می‌دهد.

بازنگری پس از اقدام چیست؟

بازنگری پس از اقدام ابزاری برای توضیح یک پروژه ‌یا رویداد است تا متوجه شویم جه اتفاقی افتاده است؟ چرا اتفاق افتاده است و چگونه می‌توان آن را بهبود بخشید. هنگامی‌که به‌درستی از این تکنیک استفاده شود می‌شود نقاط قوت و ضعف پروژه و تیم پروژه را برجسته کرد.

بازنگری پس از اقدام بینشی از موارد زیر به ما می‌دهد؟

• ارتباط تیمی: آیا تیم شما به‌گونه‌ای باهم ارتباط برقرار می‌کند که کار را به‌طور مؤثر انجام دهد؟
• میزان استفاده: آیا تعداد افراد در تیم شما به حد کافی است تا بتوانید در زمان مقرر وظایف پروژه را انجام دهید؟
• منابع پروژه: آیا منابع کافی برای تولید محصولات تحویلی پروژه به‌درستی در دسترس شما قرار گرفته است؟
• نقش‌ها و مسئولیت‌ها: آیا اعضای تیم نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را به‌درستی انجام می‌دهند و برای انجام کارها با یکدیگر همکاری می‌کنند؟

بازنگری پس از اقدام در پایان پروژه انجام می‌شود و هدف آن بهبود پروژه‌های آینده با ویژگی‌های مشابه است. به‌عنوان‌مثال، اگر بازنگری پس از اقدام  نشان دهد که تیم شما در تخصیص منابع به دلیل استراتژی ضعیف با مشکل مواجه شده است، می‌توانید یک استراتژی تخصیص جدید برای پروژه‌های آینده ایجاد کنید.

 بازنگری پس از اقدام  یک چارچوب چهارقسمتی است که می‌توانید با آن مانند یک گردش کار پروژه رفتار کنید. هر مرحله از چارچوب مراحلی دارد که بازتاب عملی و بهبود را تسهیل می‌کند.

مراحل بازنگری پس از اقدام

چهار مرحله از بازنگری پس از اقدام  عبارت‌اند از:

1. طراحی: جزئیات کلیدی بازنگری پس از اقدام خود را شناسایی کنید.
2. تحقیق: در مورد پروژه‌ی خود تحقیق کنید و اطلاعات مخصوص آن را جمع‌آوری کنید و فعالیت بازنگری پس از اقدام پروژه‌ی خود را برنامه‌ریزی کنید
3. پیاده‌سازی: در تجزیه‌وتحلیل و تفکر در مورد بازنگری پس از اقدام پروژه‌ی خود عمیق شوید
4. انتشار: یافته‌های خود را مرتب کنید و گزارش آن را بنویسید و یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید.

از مراحل زیر برای عمیق‌تر شدن در هر مرحله از بازنگری پس از اقدام  و به دست آوردن بینش در مورد عملکرد کلی پروژه خود استفاده کنید.

1. طراحی

مرحله طراحی فرصتی برای ارائه ساختار بازنگری پس از اقدام  شما است. پروژه‌ها بخش‌های زیادی دارند، بنابراین مهم است که هنگام جستجوی راه‌هایی برای بهبود، شناسایی کنید که از چه رویکردی استفاده کنید

• محدوده‌ اهداف خود را تعیین کنید

تکنیک بازنگری پس از اقدام شما نیازی به تجزیه‌وتحلیل هر عضو تیم، ذی‌نفعان، آیتم بودجه و نقطه عطف ندارد. برای به دست آوردن بیشترین بینش از بازنگری پس از اقدام  خود، محدوده خود را مشخص کنید و اهداف کلیدی را برای آنچه که امیدوارید انجام دهید تعیین کنید. شما احتمالاً با یک ایده اولیه در مورد چیزهایی که به دنبال آن‌ها هستید یا تجربیاتی ناموفقی که امیدوارید اتفاق نیفتد وارد فرآیند بررسی خواهید شد. از این ایده‌ها به‌عنوان اهداف خود استفاده کنید.

• شناسایی ذی‌نفعان

هر فردی که در فرایند بازنگری پس از اقدام دخیل هست و تحت تأثیر نگرش‌هایی که از بازنگری پس از اقدام  به دست می‌آورید قرار می‌گیرد ذی‌نفع است. ذی‌نفعان ممکن است اعضای تیم شما،تأمین‌کنندگان (VENDOR) و مشتریان (CLIENT) مدیران و ذینفعان پروژه موردنظر باشند.هنگام اجرای بازنگری پس از اقدام  این افراد را در ذهن خود داشته باشید تا بتوانید طیف متنوعی از دیدگاه‌ها را به دست بیاورید.

2. آماده‌سازی

در مرحله آماده‌سازی اطلاعاتی برای را برای انجام بخش عمده‌ای از فرآیند بازنگری پس از اقدام  جمع‌آوری کنید، همچنین این بخش باید شامل بحث  با تیم خود در مورد فعالیت‌ها و سؤالاتی که هنگام تجزیه‌وتحلیل بخش‌هایی از پروژه خود در مرحله طراحی شناسایی کرده‌اید باشد.

تحقیق کنید:

بخش تحقیقاتی اطلاعات موردنیاز شما برای یافتن جواب سؤالات بازنگری پس از اقدام  را فراهم می‌کند. اگر بازنگری پس از اقدام  خود را بر نحوه مدیریت بودجه متمرکز کنید پس باید به پیشنهاد بودجه نیز دسترسی داشته باشید و درباره‌ی تأمین‌کنندگان تحقیق کنید و رسیدهای خرید و گزارشات ارتباطی بودجه را بررسی کنید.

• برگزاری جلسات برای یافتن راه‌حل

تیم شما می‌تواند برای یافتن اینکه چه فعالیتی برای برگزاری بازنگری پس از اقدام پروژه‌ها مفید است از جلسات طوفان فکری استفاده کند،اگر به دنبال یافتن نقاط درد پروژه‌ها هستید برگزاری جلسات طوفان فکری به شما خیلی می‌تواند کمک کند.همچنین می‌توانید از  بازی «What, So What, Now What?» برای یافتن بهترین راه‌حل استفاده کنید.

3. پیاده‌سازی کنید

مرحله پیاده‌سازی جایی است که شما بحث و تحلیل بازنگری پس از اقدام  خود را آغاز می‌کنید. در این مرحله، باید بدانید که می‌خواهید در جلسه بازنگری پس از اقدام  در مورد چه چیزی صحبت کنید، چگونه می‌خواهید موضوع را تجزیه‌وتحلیل کنید، و چه کسانی درگیر این موضوع هستند.

• برگزاری کارگاه آموزشی و تحلیل نقاط ضعف

با استفاده از اطلاعاتی که در بخش دوم جمع‌آوری کردید، کارگاه آموزشی را شروع کنید. اگر اهل برگزاری رویداد هست از این ابزار استفاده کنید و نقاط ضعف را شناسایی کنید و برای آن راه‌حلی پیدا کنید و این نقاط ضعف را الویت‌بندی کرده و در هر جلسه رویداد به ترتیب اهمیتی که دارند در مورد آن‌ها بحث کنید.

چهار سؤال کلیدی برای پاسخ دادن در هر بازنگری پس از اقدام  وجود دارد:

• انتظار داشتیم چه اتفاقی بیفتد؟
• واقعاً چه اتفاقی افتاد؟
• چه چیزی خوب شد و چرا؟
• چه چیزی را می‌توانیم بهبود بخشیم و چگونه؟
• با پاسخ به این سؤالات موضوعات مربوط به پروژه کامل بررسی می‌شود و نحوه‌ی بهبود نقاط ضعف را متوجه می‌شوید.

4. انتشار دهید

پس از برگزاری کارگاه آموزشی در مورد پروژه و پاسخ به چهار سؤال کلیدی،زمان انتشار یافته‌ها و تحلیل‌های شما فرا رسیده است.مرحله‌ی آخر تهیه گزارشی است که در آن اطلاعات و یافته‌ها و توصیه‌های شما برای پروژه‌های آینده ذکر می‌شود.

• ایجاد یک برنامه عملیاتی

هنگام نتیجه‌گیری از بازنگری پس از اقدام خود، راه‌حل‌هایی برای نحوه عملکرد بهتر در آینده ارائه دهید. درحالی‌که راه‌حل‌های شما ممکن است برای هر پروژه در  آینده اعمال نشود، رفتن به پروژه‌های جدید با سطح آمادگی بالاتر می‌تواند احساس خوبی در شما ایجاد کند. برای مثال، برنامه عملیاتی که ایجاد می‌کنید ممکن است شامل فرآیند برنامه‌ریزی پیشنهاد بودجه یا استراتژی تخصیص منابع باشد.

مزایای استفاده از تکنیک بازنگری پس از اقدام

بهتر است به‌صورت شماتیک و نمودار و تصویر به تیم خود نشان دهید که استفاده از نقاط قوت و ضعف پروژه‌های گذشته چه فوایدی برای آن‌ها دارد تا اینکه کلامی بگویید این کار باعث ایجاد حس اعتماد در تیم شما و الگوبرداری از پروژه‌های گذشته می‌شود.زمانی که نگرشی از بازنگری پس از اقدام به دست میاورید و از آن‌ها در جهت بهبود پروژه‌های آینده استفاده می‌کنید شاهد پویایی تیم خود و بهبود کارخواهید بود.

• الهام‌بخش نوآوری

هنگامی‌که تیم‌ها متوجه می‌شوند که اشتباهات قبلی کجا رخ داده است، می‌توانند راه‌حل‌های خلاقانه‌ای برای بهبود آن ارائه دهند.

• تصمیم‌گیری بهتر

وقت گذاشتن برای انعکاس نتایج به رهبران و اعضای تیم کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری را در پیشبرد اهداف اتخاذ کنند.

• شناسایی اشتباهات گذشته

بازنگری پس از اقدام  ها فرصتی را برای بررسی پروژه‌های گذشته و شناسایی هرگونه اشتباه یا نقاط ضعف را فراهم می‌کنند.

• ایجاد همکاری بین تیم‌ها

ماهیت کارگاهی بازنگری پس از اقدام  ها به گروه‌ها فرصتی می‌دهد تا باهم کار کنند و یک برنامه عملیاتی ارزشمند تولید کنند که در عمل یک همکاری مثبت و مفید است.

• بهبود پروژه‌های آینده

هدف نهایی بازنگری پس از اقدام  بهبود پروژه‌های آینده است.

مزیت اصلی استفاده از بازنگری پس از اقدام  یادگیری است. وقتی از گذشته خود درس بگیرید، برای آینده ماهرتر خواهید شد. به‌عنوان نوعی از بهبود مستمر، بازنگری پس از اقدام  به شما کمک می‌کنند تا با حذف ناکارآمدی‌های گذشته خود، تغییرات کوچکی ایجاد کنید، که درنهایت منجر به بهبودهای بزرگ و بلندمدت می‌شود.

منبع:

 

https://asana.com/resources/after-action-review-template