تکنیک «انجمن خبرگی» یا Communities of Practice بهعنوان یکی از رویکردهای موثر در مدیریت دانش در سازمانها شناخته میشود. این تکنیک از مفهوم ایجاد انجمنها یا گروههای کاری با هدف به اشتراکگذاری تجربیات، دانش، و مهارتها برای حل مشکلات مشترک و ارتقاء دانش افراد سازمانی استفاده میکند.
قصدم از نوشتن این مطلب صرفا آشنایی کلی شما همراهان با مزایا، نحوه اجرا و معرفی برخی از شرکتهایی که در اجرای این تکنیک موفق عمل کردهاند بود. بدیهی است که جزییات تئوریک و عملیاتی این تکنیک بسیار مفصل است که شاید در مطالب بعدی به آن پرداختم.
مزایا و ضرورت تکنیک COP
ضرورت اجرای تکنیک انجمن خبرگی در سازمانها به دلایل متعددی قابل توجیه است که بهصورت جامع در زیر تشریح شدهاند:
- به اشتراکگذاری دانش: یکی از اصلیترین دلایل برای ایجاد انجمنهای خبرگی، به اشتراکگذاری دانش و تجربیات بین اعضا واحدهای مختلف سازمان است. این به افراد امکان میدهد تا از دانش و تجربیات یکدیگر بهرهبرداری کنند و از تکرار کارها و اشتباهات پیشگیری شود.
- یادگیری مستمر: ایجاد انجمنهای خبرگی باعث تشویق یادگیری مستمر در سازمان میشود. اعضا با مشارکت در فرآیندهای مشترک و حل مسائل پیچیده، دانش جدید را به دست میآورند و تجربیاتشان را بهروز میکنند.
- تسهیل تبادل تجربیات: انجمنهای خبرگی به اعضا اجازه میدهند تا تجربیات خود را در مواجهه با مسائل و چالشهای مشترک به اشتراک بگذارند. این تجربیات میتواند بهسرعت حل مشکلات و بهبود عملکرد کمک کند.
- بهبود شبکهسازی: ایجاد انجمنهای خبرگی باعث تقویت ارتباطات بین اعضا و افراد مختلف سازمان میشود. این ارتباطات میتوانند به رشد شبکههای ارتباطی و تشکیل ارتباطات مفید بین اعضا کمک کنند.
- تعهد و انگیزه بالا: اعضای انجمنهای خبرگی با شرکت در فرآیندهای مشارکتی و تصمیمگیریهای مرتبط بادانش، احساس تعهد و انگیزه بیشتری به نسبت به سازمان خواهند داشت. این تعهد و انگیزه میتواند بهبهبود عملکرد افراد و تیمها کمک کند.
بهطورکلی، ایجاد انجمنهای خبرگی در سازمانها به تقویت مدیریت دانش، افزایش توانمندیهای انسانی، و تسهیل یادگیری مستمر کمک میکند و به موفقیت سازمان در محیط رقابتی و پویا کمک میکند.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
مراحل کلی اجرا
چگونگی اجرای تکنیک انجمن خبرگی در یک سازمان میتواند به شکل زیر تشریح شود:
- تعیین اهداف: ابتدا باید هدف و اهداف اصلی ایجاد انجمنهای خبرگی در سازمان مشخص شود. این اهداف میتوانند به اشتراکگذاری دانش، حل مسائل مشترک، افزایش توانمندیها، و ترویج نوآوری مرتبط با حوزههای مختلف سازمان مرتبط باشند.
- تشکیل تیم مدیریتی: یک تیم مدیریتی باید برای نظارت و مدیریت عملیات انجمنهای خبرگی تشکیل شود. این تیم میتواند از اعضای متخصص و باتجربه در زمینه مدیریت دانش تشکیل شود.
- انتخاب اعضا: هسته اولیه اعضای انجمنهای خبرگی باید بر اساس تخصص و تجربهشان انتخاب شوند. انتخاب اعضای مناسب برای هر انجمن بسیار مهم است تا تجربیات و دانش خود را بهبهترین شکل به اشتراک بگذارند:
- تعیین ساختار: ساختار انجمنهای خبرگی باید مشخص شود. این ساختار شامل تعیین رهبری، اعضا، اهداف، و وظایف انجمن است. همچنین باید معلوم شود چگونه اطلاعات و دانش به اشتراک گذاشته میشود.
- تشکیل جلسات: انجمنهای خبرگی باید با دورههای منظم جلسات برگزار کنند. این جلسات میتوانند جلسات حضوری یا مجازی باشند. در این جلسات اعضا به تبادل دانش و تجربیات خود بپردازند و به موضوعات مشترکی که در زمینه تخصصی آنها وجود دارد، بپردازند.
- اندازهگیری و ارزیابی: موفقیت انجمنهای خبرگی باید با استفاده از شاخصهای عملکرد مشخص شود. بازخوردهای مداوم از اعضا نیز میتواند بهبهبود فرآیند پیادهسازی کمک کند.
- ترویج و معرفی: برای موفقیت انجمنهای خبرگی، باید آنها را بهمنظور ترویج و جذب اعضای جدید به دیگر کارکنان سازمان معرفی کرد. اطلاعرسانی مناسب در این مورد حائز اهمیت است.
- پشتیبانی مدیریتی: سازمان باید از طریق تیم مدیریتی معین پشتیبانی و نظارت مداوم بر انجمنهای خبرگی را انجام دهد و مشکلاتی که ممکن است به وجود بیایند را حل کند.با اجرای مراحل فوق و با توجه به نیازهای سازمان، انجمنهای خبرگی میتوانند بهبهبود مدیریت دانش و افزایش کارایی و نوآوری در سازمان کمک کنند.
نمونههای موفق پیادهسازی تکنیک انجمن خبرگی در سطح دنیا
- شرکتIBM:IBM یکی از اولین شرکتهایی بود که تکنیک “انجمن خبرگی” را در سازمان خود پیادهسازی کرد. این شرکت به ایجاد انجمنهای خبرگی برای کارکنان خودپرداخت و آنها را به تبادل دانش و تجربیات اشتغالی تشویق کرد. انجمنهای خبرگی در IBMبه دانش افراد دسترسی فراوانی فراهم کردند و افراد بهراحتی میتوانستند با همکاران خود در سراسر سازمان ارتباط برقرار کنند. این انجمنها بهبهبود عملکرد تیمها و تولید نوآوریهای موفق در IBMکمک کردند.
- شرکت مایکروسافت: مایکروسافت نیز از انجمنهای خبرگی بهعنوان یکی از ابزارهای مدیریت دانش در سازمان استفاده کرده است. این انجمنها به تبادل دانش و تجربیات بین تیمها و واحدهای مختلف سازمان کمک کردهاند. مایکروسافت بهوسیله این انجمنها توانسته است نوآوریهای متعددی را در زمینه نرمافزار و فناوری اطلاعات ایجاد کند.
- شرکت3M : این شرکت که رهبر بازار چسب دنیاست، بهعنوان یک شرکت پیشتاز در فعالیتهای مدیریت دانش و ایجاد انجمنهای خبرگی شناخته میشود. این انجمنها بهبهبود عملکرد تیمها در زمینه تحقیق و توسعه و تولید محصولات نوآورانه کمک کردهاند. 3Mبه کمک این انجمنها موفق به ایجاد محصولات مختلفی شده است که در بازار عرضه شده و موفقیتآمیز بودهاند.
- دانشگاه هاروارد: دانشگاه هاروارد از انجمنهای خبرگی بهعنوان یک ابزار موثر در تبادل دانش بین اعضای هیئت علمی خود استفاده کرده است. این انجمنها به اعضا این دانشگاه امکان میدهند تا در زمینه تحقیقات و آموزش با همکاران خود هماهنگ شوند و تجربیات خود را به اشتراک بگذارند. این نوع تعاملات به پیشرفت تحقیقات علمی و آموزش در دانشگاه هاروارد کمک کرده است.
- شرکتShell : شرکت شل در صنعت نفت از انجمنهای خبرگی بهعنوان یکی از ابزارهای اصلی مدیریت دانش خود استفاده کرده و از طریق آنها بهبهبود عملکرد و افزایش بهرهوری پرداخته است. این انجمنها به اشتراکگذاری دانش تخصصی در زمینههای مختلف از جمله اکتشاف و تولید نفت، انتقال و توزیع، و تکنولوژیهای پیشرفته کمک کردهاند. Shell به کمک این انجمنها توانسته است به رقبا پیشی بگیرد و به موفقیت در صنعت نفت دست یابد.
- شرکت مشاوره مککینزیMcKinsey & Company:مککینزی از تکنیک COPبهعنوان یکی از روشهای اصلی مشارکت و تبادل دانش در سازمان استفاده میکند.
- سازمان ملل متحد :سازمان ملل متحد از انجمنهای خبرگی COPبرای تبادل دانش و تجربیات بین کارمندان و اعضای خود استفاده میکند.
در کل، این نمونهها نشان میدهند که اجرای تکنیک انجمن خبرگی بهعنوان یک تکنیک کاربردی مدیریت دانش میتواند بهبهبود عملکرد سازمانها، افزایش توانمندیها، و تشویق نوآوری کمک کند. هر یک از این نمونهها موفقیت در زمینههای مختلف را بهوسیله ایجاد و مدیریت انجمنهای خبرگی به دست آوردهاند. بهطور خلاصه تکنیک انجمن خبرگی بهعنوان یک ابزار موثر در مدیریت دانش میتواند بهبهبود عملکرد سازمانها، افزایش نوآوری، و ارتقاء توانمندیهای افراد کمک کند. انجام مراحل مورد نیاز و انتخاب اعضای مناسب برای انجمنهای خبرگی از عوامل مهم در موفقیت این تکنیک است.