سرعت تغییرات در این سالها بسیار بالاست و سازمانها به دنبال راههایی هستند تا عملکرد خود را بهبود بخشند و اهداف استراتژیک خود را محقق سازند. دو رویکرد که به طور گستردهای در این زمینه شناخته شدهاند، مدیریت دانش و چارچوب OKR اهداف و نتایج کلیدی است. این دو ابزار به سازمانها کمک میکنند تا دانش سازمانی را به خوبی مدیریت کنند و عملکرد را با اهداف کلان سازمان همسو سازند.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
مدیریت دانش به معنای شناسایی، سازماندهی و به اشتراکگذاری دانش در سراسر سازمان است. این فرآیند باعث میشود که افراد بتوانند به اطلاعات مهم دسترسی پیدا کنند و تصمیمات بهتری را اتخاذ نمایند.
از سوی دیگر، OKRچارچوبی برای تعیین اهداف واضح و قابل اندازهگیری به همراه نتایج کلیدی میباشد که نشاندهنده پیشرفت در مسیر رسیدن به آن اهداف است. این چارچوب به سازمانها کمک میکند تا تمامی کارکنان بر روی اهداف مهم تمرکز و پیشرفتها را به صورت شفاف دنبال کنند. OKR، مدیریت صحیح دانش را در سازمان تضمین میکند.
نقش مدیریت دانش در بهبود عملکرد
امروزه، مدیریت دانش برای هر کسب و کار یا پروژهای به خصوص هنگام کار با تیمهای ماتریسی، چندوظیفهای یا در محیطهای تجاری پویا حیاتی است. در این شرایط، تعیین چگونگی همسو کردن اشتراکگذاری دانش با اهداف، استراتژیها و چشمانداز کلی کسب و کار حائز اهمیت است. اتخاذ چارچوب OKR با ایجاد روشی قدرتمند اما ساده برای تعیین اهداف قابل اندازهگیری و قابل دستیابی و پیگیری پیشرفت فعالیتها، این مهم را برجسته میسازد.
مدیریت دانش همکاری را افزایش میدهد و به ایجاد یک جهتگیری و چشمانداز مشترک کمک میکند. از سوی دیگر OKR ها تضمین میکنند که اهداف و نتایج کلیدی تیم قابل مشاهده هستند واین امر فرهنگ پاسخگویی و شفافیت را تشویق میکند. علاوه بر یادگیری مداوم، میتوان به راحتی OKR ها را مجددا ارزیابی و تنظیم کرد و در عین حال چالشهای بالقوه و زمینههای بهبود را شناسایی نمود.
تنظیم و همسوسازی OKR برای موفقیت سازمانی
همانطور که جان دوئر در کتاب خود با عنوان «آنچه مهم است را بسنجید» میگوید، OKRها خط دید را به سمت اهداف تیم شما روشن و تلاشهای زائد را برای صرفهجویی در زمان و هزینه آشکار میسازند.
تنظیم و همسوسازی OKRها تضمین میکند که تیم شما هرگز از آنچه برای کسب و کار شما مهم است غافل نشود. OKRها به معیارهای «ستاره قطبی» تبدیل میشوند تا تلاشهای فردی را به سمت چشمانداز کلی و اهداف جمعی هدایت کنند. آنها به همه کمک میکنند تا دلیل استراتژیک «چرا»، «چگونه» و «برای چه چیزی باید تلاش کنند» را درک نمایند.
همچنین همسوسازی OKR پیشرفت ساده و تلاشهای یکپارچه را تضمین میکند. این امر باعث ایجاد شفافیت و هماهنگی میشود تا زمینههای همافزایی شناسایی شود. علاوه بر این، OKRها از یکدیگر پشتیبانی میکنند و به هم پیوستهاند؛ به عبارت دیگر با تنظیم OKR، یک محیط مشارکتی پر جنب و جوش ایجاد میشود که از دستاوردهای جمعی انرژی میگیرد.
تکنولوژی برای مدیریت دانش و OKR
فناوری مدیریت دانش به رفع چالشهایی مانند از دست دادن و انبار کردن دانش کمک میکند. این ابزارهای پیشرفته نحوه استفاده، اشتراکگذاری و ذخیره دانش سازمانی را ساده میکنند. به راحتی میتوان یک سیستم ساختاریافته ایجاد کرد که از تصمیمگیری متمرکز بر داده، نوآوری و بهرهوری بهینه پشتیبانی کند. برخی فناوریهای کلیدی که میتوان برای نظارت بر OKR ها در مدیریت دانش استفاده کرد عبارتند از:
ابزارهای نوآورانه همکاری کارهای تیمی، سیستمهای مدیریت یادگیری LMS)) ،ابزارهای تحلیلی شناسایی دانش، ابزارهای بصریسازی نقشه دانش و …
چالشها و راهکارها
دانش اغلب پویا است و میتواند به سرعت منسوخ شود، به خصوص اگر کسب و کار در یک صنعت با سرعت بالا در حال تغییر و تحول باشد. چالشهای رایجی که ممکن است در مدیریت دانش با آن مواجه شد شامل موضوعات ذیل است:
۱. شکلگیری سیلوهای دانش: غلبه بر سیلوهای دانش یکی از بزرگترین چالشهایی است که ممکن است با آن مواجه شد. تیمها یا اعضایی که به صورت جداگانه کار میکنند، بر همکاری تأثیر میگذارند و باعث از بین رفتن بینشهای ارزشمند میشوند. بهترین راه برای غلبه بر این چالش، پرورش فرهنگ اشتراک دانش است. معرفی برنامههایی مانند یادگیری از همتایان peer-to-peer mentorship)) به اعضای تیم این امکان را میدهد که تخصص خود را به اشتراک بگذارند، حتی با افرادی که ذاتا تمایلی به اشتراکگذاری دانش ندارند.
۲. محدودیتهای تکنولوژی: تکنولوژی ضعیف یا ناکافی میتواند مدیریت دانش مؤثر را از مسیر خارج کند. ابزارهای پیچیده و قدیمی، دستیابی به اهداف را چالشبرانگیزتر میکنند، زیرا تیم را از بکارگیری سیستم منصرف میسازد. بهتر است روی ابزارهای شهودی و پیشرفته سرمایهگذاری کرد تا با گردشهای کاری فعلی و فرآیندهای روزانه ادغام شوند. چنین پلتفرمهایی فرآیندهای تکراری را خودکار و دانش را متمرکز میسازند و اطلاعات را برای صرفهجویی در زمان در دسترس قرار میدهند.
۳. فرآیندهای غیرمشخص: فقدان دستورالعملهای واضح اغلب باعث ایجاد ناهماهنگی در نحوهی جمعآوری، سازماندهی و اشتراکگذاری دانش میشود. برخی افراد ممکن است درک نکنند که چه چیزی نیاز به مستندسازی دارد و چه چیزی مهم است و کجا باید آن را ذخیره کرد. باید تلاش کرد استانداردها و فرآیندهای واضحی را ایجاد کرد و به تمام اعضای تیم در مورد اهمیت آنها و نحوهی رعایت آن آموزش داد.
نتیجهگیری
با ترکیب مدیریت دانش و OKR ها، سازمانها میتوانند یک چرخهی بازخورد قدرتمند ایجاد کنند. مدیریت دانش، اطلاعات لازم را برای دستیابی به اهداف فراهم میکند و OKRها، مسیر و معیارهای موفقیت را مشخص میسازند. این همکاری به بهبود مستمر عملکرد کمک میکند و انگیزهی تیمها را برای رسیدن به نتایج بهتر افزایش میدهد.
به علاوه، این ترکیب باعث میشود که فرهنگ سازمانی بر پایه یادگیری مداوم شکل بگیرد. افراد در سازمان تشویق میشوند تا دانش خود را به اشتراک بگذارند و به طور فعال در تعیین و تحقق اهداف مشارکت کنند.
در نهایت، ترکیب مدیریت دانش و OKRها به سازمانها کمک میکند که نه تنها افراد به اهداف خود برسند بلکه عملکرد کلی سازمان به صورت مداوم بهبود یابد. این دو رویکرد مکمل یکدیگرند و زمانی که به درستی پیاده شوند، باعث افزایش بهرهوری و نوآوری میشوند.
